ERP采购平台系统基础设置及财务处理规范管理办法.doc

ERP、采购平台系统基础设置及账务处理规范管理办法一、 目的为加强ERP、采购平台系统管理，保障基础数据设置、职责申请及帐务处理的严肃性、准确性，特制订本管理制度。二、 适用范围适用于电机事业部范围ERP、采购平台系统上述操作的使用及管理。三、 操作流程一）、杂项的设置1、 使用部门填写杂项使用申请表提出申请，申请表注明杂项使用条件、范围，交至财务部门。对于申请的新增杂项和系统现有杂项用途相同的情况，必须在申请表中明确提出将系统现有杂项失效。2、 财务部门从财务角度、杂项使用必要性方面对杂项申请进行论证，论证通过给出杂项对应的相关会计分录，经财务经理批准后将申请表交至营运部IT管理组，论证不充分将申请表返回申请部门。3、 营运部IT管理组负责在系统中对已经论证过的杂项进行定义，制订新增杂项的操作细则，并通知相关部门使用。4、 由于业务流程的更改及设计方案的变更，原系统杂项不再使用，则填写杂项失效申请，经财务经理批准后由IT管理组对杂项进行失效处理。二）、仓库的设置仓库的设置流程同杂项设置流程，申请表注明仓库名称和用途，外协仓、客户仓要求注明外协厂家和客户的全称及3个字或6个字符的简称。三）、新增外协操作流程1、 由确定物料发外部门填写新增外协申请，申请表上注明外协厂加工的物料种类及外协厂的全称，外协仓库和采购平台外协用户的添加必须明确注明,并将申请表交至财务部门。2、 财务部门确认物料加工方式，对于未设置外协仓库的厂家，财务给出外协仓库的帐户信息。对于需要添加外协BOM的情况，按照下述流程进行操作，对于特殊情况的外协处理，IT管理组将会给出具体的操作指引，并下发相关部门。3、 IT管理组根据已确认需新增外协BOM的申请单添加备用物料清单，对于需设置外协仓库或采购平台外协用户的厂家，IT管理组将根据申请内容进行添加，并将申请表交至BOM管理组添加外协BOM。4、 BOM管理组在ERP系统中添加外协BOM,并通知相关使用部门。四）、职责申请1、 职责申请包括新增人员的职责申请及已有用户的新职责申请。2、 申请人员必须填写系统职责申请表，表中注明员工工作岗位、工作职责及需要新增的系统职责，交部门领导签字确认，交至营运部IT管理组。对非本人工作范畴的职责申请，必须注明原因，否则IT管理组职责添加人员有权拒绝添加新职责。3、 营运部核实职责申请表的内容，添加用户职责。五）、ERP系统流程更改申请表1、 流程更改发起部门填写ERP系统流程更改申请表，并注明原操作流程和新操作流程，经部门领导确认，提交营运部IT管理组。2、 IT管理组根据提交的申请，充分论证系统可行性，确定最后具体的操作方案。六）、采购平台供应商、外协职责申请表1、 申请人员填写采购平台供应商或外协新增或更改申请表，表中注明供应商或外协的全称和简称，对于更改的情况，必须注明原供应商或外协订单信息是否保留及旧称是否保留，经部门领导和财务人员确认后提交营运部IT管理组。2、 IT管理组根据提交的申请进行相关操作。七）、帐务处理1、 仓库及车间进行的各项帐务处理必须有相应的单据对应，除系统打出的单据外，其余的各种手工单据在进行帐务处理时必须将该单据的编号输入到系统中，以便查询。2、 盘点调整：盘点调整分仓库盘点调整和车间盘点调整两部分，仓库盘点差异报表经仓库初盘、复盘人员签名确认后交至财务部门，经财务经理审批后由仓库人员进行帐务处理；车间盘点差异报表由车间初盘、复盘人员和车间领导签名确认后交至财务部门，经财务经理审批后由财务人员进行帐务处理。3、 杂项调整：正常的杂项业务处理必须注明对应的单号和原因，其余的杂项帐务调整必须经财务经理审批后方可进行操作。4、 帐务处理时间：ERP系统当日有的帐务处理必须在次日上午下班前完成，具体为白班发生的事务处理必须在计划运行前完成，晚班发生的事务处理必须在次日上午下班前完成。四、 本管理办法由营运部IT管理组编制，自下发之日起执行。 营运部IT管理组2005/5/17附件一、杂项申请表附件二、仓库、货位申请表附件三、外协申请表附件四、系统职责申请表附件五、ERP系统流程更改申请表附件六、采购平台供应商、外协职责申请表杂项申请表申请种类：杂项新增/失效申请部门：申请日期：申请原因：使用范围：申请人员：部门领导：杂项使用的会计分录：财务人员：财务经理：营运部IT组审批：IT领导：营运部IT人员：IT人员：仓库、货位申请表申请种类：仓库、货位新增/失效申请部门：申请时间：申请原因：使用范围：客户/外协厂全称：简称(3个字或6个字符)：申请人员：部门领导：仓库帐户：财务人员：财务经理：营运部IT组：IT领导：营运部IT人员：IT人员：外协申请表申请种类：外协新增/失效申请部门：申请时间：申请原因：外协厂全称：简称(23个字或6个字符)： 是否添加外协子库：是否添加采购平台外协用户：申请人员：部门领导：加工方式：外协仓库帐户： 财务人员： 财务经理：营运部IT组：IT人员：BOM组： BOM人员： 系统职责申请表申请人员/部门：申请日期：工作岗位：工作职责：申请系统职责：ERP职责：采购平台职责： 申请人员：部门确认： 部门领导：营运部IT组： IT人员： ERP系统流程更改申请表申请人员/部门：申请日期：原操作流程：新操作流程： 申请人员：部门确认： 部门领导：营运部IT组： IT人员： 采购平台供应商、外协职责申请表申请种类：供应商/外协新增、更改、取消申请日期：供应商、外协新增申请：供应商、外协