会议流程及质量把控.doc

会议、庆典工作流程及质量把控一、工作流程：会议分类：公司目前会议项目大体分为行政会议、庆典活动、晚会三大类。行 政 会 议前 期任务：接到业务下单或电话通知。四要素：会议性质、时间（布场、开会、撤场）、地点、联系人（座机、手机号码）。丈量场地佩戴工具：卷尺、相机、纸和笔。与客户沟通项目内容。常规项目：条幅、背景板。增值项目：升空气球、拱门、欢迎板、刀旗、签到板、指引牌、背景板、桌签、挂牌（或胸牌）、会议手册、投影仪（幕）、胸花、桌花、舞台花、礼仪。项目记录：明确各项目详细数字；欢迎板、签到板、背景板、条幅内容：主题、单位、时间；拍照：会场内部各个角度，外部环境，内容全面；绘制会场布置草图，表明准确丈量后的尺寸、客户要求。下单：详细传达项目信息、客户要求；详细具体的阐述草图尺寸、布局、要求；交接现场实景照片；客户联系方式。配合：配合设计实时跟踪客户最新信息。对接：与设计沟通对接布局图、效果图、项目施工工艺；根据客户心理要求严格控制监督设计人员制作方案。中 期实施：寻找外协工队，落实内部报价；根据客户确认稿，制作预算和报价；制定施工计划、采购计划；组织协调外协进场，布置会场。配合客户布置会场；记录项目过程及得失；拍照。进行：协调各外协单位在现场的配合。保证各个电子设备的正常运行。后 期收尾：组织撤场；收集相关客户信息。调研：满意度回访。庆 典前 期任务：接到业务下单或电话通知。四要素：会议性质、时间（布场、开会、撤场）、地点、联系人（座机、手机号码）。丈量场地佩戴工具：卷尺、相机、纸和笔。与客户沟通项目内容。常规项目：条幅、背景板、舞台、音响设备。增值项目：升空气球、拱门、欢迎板、刀旗、签到板、指引牌、背景板、桌签、挂牌（或胸牌）、会议手册、胸花、桌花、绿植花草、礼仪、地毯；是否要文艺节目；摄像。项目记录：明确各项目详细数字；欢迎板、签到板、背景板、条幅内容：主题、单位、时间；拍照：会场内部各个角度，外部环境，内容全面；绘制会场布置草图，表明准确丈量后的尺寸、客户要求。下单：详细传达项目信息、客户要求；详细具体的阐述草图尺寸、布局、要求；交接现场实景照片；客户联系方式。配合：配合设计实时跟踪客户最新信息。对接：与设计沟通对接布局图、效果图、项目施工工艺；根据客户心理要求严格控制监督设计人员制作方案。中 期实施：寻找外协工队，落实内部报价；根据客户确认稿，制作预算和报价；制定施工计划、采购计划；组织协调外协进场，布置会场。配合客户布置会场；记录项目过程及得失；拍照。进行：协调各外协单位在现场的配合。保证各个电子设备的正常运行。后 期收尾：组织撤场；收集外协及相关客户信息。调研：满意度回访。晚会前 期任务：接到业务下单或电话通知。四要素：会议性质、时间（布场、开会、撤场）、地点、联系人（座机、手机号码）。丈量场地佩戴工具：卷尺、相机、纸和笔。与客户沟通项目内容。常规项目：条幅、背景板、舞台、音响设备、节目单。增值项目：升空气球、拱门、欢迎板、刀旗、签到板、指引牌、背景板、桌签、挂牌（或胸牌）、胸花、桌花、绿植花草、礼仪、地毯；是否要文艺节目；摄像。项目记录：明确各项目详细数字；欢迎板、签到板、背景板、条幅、节目单内容，主题、单位、时间，参会人员名单拍照：会场内部各个角度，外部环境，内容全面；绘制会场布置草图，表明准确丈量后的尺寸、客户要求。下单：详细传达项目信息、客户要求；详细具体的阐述草图尺寸、布局、要求；交接现场实景照片；客户联系方式。配合：配合设计实时跟踪客户最新信息。对接：与设计沟通对接布局图、效果图、项目施工工艺；根据客户心理要求严格控制监督设计人员制作方案。中 期实施：寻找外协工队(基础制作部分、主持人和演员联系），落实内部报价；根据客户确认稿，制作预算和报价；制定施工计划、采购计划；组织协调外协进场，布置会场。配合客户布置会场；记录项目过程及得失；拍照。进行：协调各外协单位在现场的配合。保证各个电子设备的正常运行。后 期收尾：组织撤场；收集外协及相关客户信息。调研：满意度回访。二、会议的质量把控1、 背景桁架的搭建质量标准：（1） 必须按图纸施工。（2） 必须按客户要求施工。（3） 必须根据现场情况文明、安全施工。（4） 户外搭建的，必须酌情考虑配重（配重沙袋等）。（5） 中高端会议负责人必须叮嘱外协提供最美观、最崭新的桁架。（6） 应尽量避免支撑腿影响正面效果，如不能克服，必须提前向客户予以说明。（7） 对于外露的桁架，施工人员应采取美化处理（包装、遮挡等）（8） 变形丑陋的桁架原则上不允许进入施工现场。2、 画面部分的质量标准：（1） 要保持画面正面的干净整洁。（2） 对于中高端会议应积极引导客户采用无色无味的高档材料。（3） 客户如选择喷绘画面，各部门必须衔接安排好时间，以给外协足够的时间对画面进行晾晒（去味处理）。（4） 画面的固定、安装，必须保证画面绝对的平整，不能有皱褶，影响美观。3、 其它部分：印刷品、花卉、音响、投影、桌签等质量须根据各专业技术要求操作。三、庆典的质量把控：1、 桁架的搭建质量标准：(1) 必须按图纸施工。(2) 必须按客户要求施工。(3) 必须根据现场情况文明、安全施工。(4) 户外搭建的，必须酌情考虑配重（配重沙袋等）。(5) 中高端会议负责人必须叮嘱外协提供最美观、最崭新的桁架。(6) 应尽量避免支撑腿影响正面效果，如不能克服，必须提前向客户予以说明。(7) 对于外露的桁架，施工人员应采取美化处理（包装、遮挡等）(8) 变形丑陋的桁架原则上不允许进入施工现场。2、 画面部分的质量标准：（1） 要保持画面正面的干净整洁。（2） 对于中高端会议应积极引导客户采用无色无味的高档材料。（3） 客户如选择喷绘画面，各部门必须衔接安排好时间，以给外协足够的时间对画面进行晾晒（去味处理）。（4） 画面的固定、安装，必须保证画面绝对的平整，不能有皱褶，影响美观。3、 舞台部分的质量标准：（1） 必须保证舞台底部支架的平