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浅谈高校会计档案管理信息化 摘要：文章分析了传统纸质会计档案管理存在的问题，并讨论了会计档案管理信息化对于传统套计档案管理的创新，指出会计档案管理信息化是高校进步发展的必然要求。 下载 关键词：会计档案；高校档案管理；信息化建设 中图分类号：G475文献标识码：A文章编号：1674-1145(2010)12-0138-02 自20世纪中叶以来，随着科学技术尤其是信息、网络技术的飞速发展与广泛应用，我们已经进入了信息时代、电子时代，各行各业也均已开始信息化建设。作为社会信息网络的一个重要组成部分，高校档案管理信息化建设工作也势在必行。高校会计档案是高校档案中的重要组成部分，它是记录高校的会计凭证、会计账薄，它和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映高校各项经济业务的重要史料和证据。对高校的发展起着重要的见证与参考作用。2009年财政部发布了关于全面推进我国会计信息化工作的指导意见，提出了发展我国会计信息化的建设要求。这说明原有会计档案管理模式已不能适应教学、科研等对会计信息的需求，信息化、电子化已成为会计档案管理工作的必然趋势。 一、高校传统会计档案管理中存在的问题 会计档案管理包括立卷、归档、调阅和销毁等环节。但在会计档案管理的实际工作中，各环节都存在着许多问题。 (一)立卷归档上，缺乏专门人员、资料收集不全 会计档案是一种专门档案，涉及会计和档案管理两个方面的专业知识。会计档案管理人员既要懂会计专业知识。又要懂得档案业务知识，负责财务部门立卷归档工作。然而一方面，不少高校都缺乏会计档案管理专门人员，要么懂会计不懂档案管理，要么懂档案管理却又不懂会计，不利于会计档案工作的保管和利用；另一方面，会计档案包括会计凭证类、会计账簿类、财务报告类和其他类。许多高校在收集会计资料时。并未将财务报表类中的上级有关文件、财务制度、财务活动分析等归档，造成会计档案资料不完全。 (二)保管上，传统纸质档案安全性欠佳 首先，纸质会计档案的字迹日久易消淡。会计档案管理办法中将会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限又分为3年、5年、10年、15年和25年五类。而在工作实践中，有些新技术工具的应用反使会计档案的字迹变得不易保存，如用色带打印的发票，发票联上的数字有的在报销时马马虎虎能识别，保存不到1年时就已淡化得模糊不清。原始凭证字迹的消退给档案查询造成较大的障碍，当此欠缺性被别有用心的人利用时，将产生较大的财务风险。 其次，会计档案包括了各类原始凭证、账薄、报表及其他专业资料。在进行会计档案的移交时，通常财务部门与档案部门是按册移交，而每册中的原始凭证从装订到移交及之后存档的漫长过程，由于人力、财力有限，往往难以有效监管。当某册会计档案中的某份原始凭证被抽离时，很难被发现。 (三)调阅难度较大，以至利用率不高 高校的办学规模在日益扩大，教学、科研等各项经费的收支数量与金额也呈逐年增长的趋势，迎接各类专项经费检查时，调阅、复印大量相关的会计档案是高校财务部门的档案管理人员较头疼的工作之一。例如，某项国家级基金项目进行经费审查时，需调阅跨度几年的项目周期内各相关会计凭证，要复印几十份甚至上百份的发票等相关资料。仅配合一项经费审查，就需花费会计档案管理人员数天甚至数周的时间来准备，纸质会计档案在调阅的便捷性上存在欠缺。而且很多高校会计档案的借阅手续不完备，既妨碍了对会计档案的调阅、利用，而且也容易造成借出的会计档案不能如期移交。 (四)销毁制度不严，致使提前或拖延销毁 提前销毁既有客观也有主观方面的原因，一方面由于档案室保管条件不好，纸质会计档案容易发霉腐烂；另一方面高校档案室往往不太大，其所需要保管存放的档案数量、种类又巨大、繁多，在此情况下就有可能出现故意或无意提前销毁的情况。拖延销毁则有可能是由于学校经济活动增加，调阅借阅活动频繁又或者由于历史原因，许多未了结的债权、债务的原始凭据、固定资产账薄以及工资册等，学校财务部门经常使用，以至到期不能移交。 二、会计档案信息化在会计档案管理工作中的创新 近几年来，电子计算机在高校财务系统中普及应用，高校的会计电算化工作得到了迅猛发展，它不仅促进了高校会计基础工作的规范化和现代化，提高了会计工作的质量与水平，也改变了高校传统的会计档案工作模式和内容，解决了传统会计档案工作中存在的诸多问题。 第一，从源头上解决了传统纸质档案保存难，档案资料收集不全的问题。一方面，会计信息化将产生大量的电子文件。所谓的电子文件，是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读，并可在通信网络上传送的文件。随着会计信息化的发展，高校会计档案的载体不再局限于传统意义上的纸质，而是拓展到各类磁带、磁盘、光盘等现代存储工具，新的技术手段的运用，丰富了会计档案的存储形式；另一方面，由于会计信息化的推广，传统的会计档案的内容也在延伸，除了记录经济事项的凭证、账薄等会计专业资料。还包括了会计软件程序、会计软件的工作日志、数据库的初始资料、会计软件的使用说明等计算机信息资料、网络数据资料等，不仅丰富了会计档案的内容，而且在传统纸质档案中不易被收集到的相关资料也都可以利用现代技术，如扫描、拷贝等将其收集整理成完整的卷册。 第二，它能更为有效的保证会计档案信息的安全性。现代的会计信息系统中，计算机信息处理的集中性、自动性，使传统职权分割的控制作用近乎消失，信息载体的改变及其共享程度的提高，又使手工系统以记账规则为核心的控制体系失效。同时由于会计信息系统具有高密度储存、自动高速运行的特点，数据篡改、复制、删除相对容易且不留痕迹。相对于传统的数字数据文件。会计档案的数字化影像文件的防篡改、复制的能力大大提高，从而保障了会计信息系统的系统安全。 第三，解决了调阅、保管难等问题，提高了利用效率。会计资料保质期短，加上频繁地对原件查阅、复印，很容易令这些文档介质污损或丢失。同时由于这些介质的文档资料越来越多，会占用越来越多的库房及人员，那么大量资料异地存放是不可避免的，这样会造成会计资料查阅更加不便。电子影像管理技术的快速发展给会计档案的现代化管理带来了新的契机，其高速先进的图像采集方式、海量的存储空间、方便快捷的网络化数据管理检索手段使得会计资料的数字化管理应用更加方便易行。同时因为不需要频繁地对原件查阅、复印，从而解决了会计档案保管问题 三、高校会计档案信息化是高校进步、发展的必然要求 首先，随着计算机和校园网网络技术在高校的普及应用。高校的信息化建设进程不断加快，信息资源已经成为高校进行经济活动和社会活动的重要战略性资源，而会计档案作为高校会计信息的重要来源和载体，其地位与作用日益明显。传统的高校会计档案工作方式已远远不能适应现代高校快速发展的需要。与时俱进，高校必须对其会计档案工作进行创新，加快高校会计档案工作的信息化进程，使高校会计档案工作的信息化建设顺应潮流，为高校的改革与发展作出应有的贡献。 其次，当前，我国的高等教育事业得到了长足的进步和发展，高校在办学规模、经费来源、后勤社会化、校办产业改制等方面都取得了很大的成绩。随着高校的