浅谈档案信息化建设与管理.docx

浅谈档案信息化建设与管理 摘要:随着档案的发展,档案信息资源的数量不断增加,质量也不断提高,文章阐述了档案信息化建设的意义,并提出了档案工作信息化建设的若干措施及大力推进档案管理信息化建设,力图使档案工作与社会发展同步。尤其现在计算机管理广泛应用于各类单位管理的方方面面,在各项管理活动中,电子文件以其快捷的办公速度和传递速度逐步取代了纸质文件,如何加强档案信息化建设是做好档案管理工作的关键。 下载 关键词:档案管理 信息化 建设与管理 一、前言 近年来档案部门社会现代化的发展,办公自动化、无纸化等事物的出现,使档案的生成方式发生很大变化,诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行,这样档案的前身必须以机读文件为主要形态,那么档案也自然以机读形式存在,这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容,这些信息可能来自不同的机读形式的档案中。把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息。必须有一个精选的过程,使得机读形式的档案信息具有系统性,真实性、有价值性,用户才能获得更为完善的服务。由此看来,档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。 二、档案管理信息化 档案信息化建设的重要性不言而喻,主要有三方面。一是可改善档案管理工作。只有实现档案信息化,才能冲破档案利用的种种局限,使档案管理部门从封闭走向开放,从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变,实现档案信息资源的合理配置、管理,为社会提供高效、优质的服务;二是可用翔实的档案信息支持决策和管理。 1、档案信息化的内容 信息化的基础设施建设。软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件,是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础,而其核心是档案信息网络。它是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段;档案信息资源建设。档案信息是国民经济和社会发展的战略资源之一,它的开发和利用是档案信息化的核心任务,是档案信息化建设取得实效的关键。 2、档案的标准和规范建设 管理性标准规范是对电子文件/档案信息进行管理的一套规则,包括计算机安全法规与标准,数字档案信息资源合法性的确认等,它需要国家档案行政管理部门统一制定并推广实施,以保证电子文件/档案信息的统一规范和资源共享,标准规范是档案信息化建设的重要基础之一,主要包括电子文件归档和电子档案管理,档案信息的资源标识、描述、存储、查询、交换、管理和使用等,逐步形成关于中国档案信息化的标准规范体系。 3、档案信息化 信息化是指培育、发展以智能化工具为代表的新的生产力并使之造福于社会的历史过程。智能工具一般必须具备信息获取、信息传递、信息处理、信息再生和信息利用的功能,档案信息化,就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下,在档案管理活动中全面应用现代信息技术,对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。换言之,档案信息化是指档案管理模式从过去的以档案实体保管为重点向以档案实体这种主要形式为社会提供服务为重点的转变过程,这是一个长期的发展过程,在这个过程中,要不断地采用现代信息技术装备档案部门,从而极大地提高档案管理和利用的现代化水平,其涵盖以下几个个方面:实现档案信息的数字化和网络化;实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化;实现档案信息高度共享;第四,必将引发档案管理模式的变革。 三、档案管理信息化存在的主要问题 1、档案网络安全问题 档案信息现代化不可避免地将涉及安全,如何维护档案网络的安个性问题也日益突出,并且成为限制其发展的一大障碍尽管有防火墙、身份验证等有效的安个防范措施来进行防范,却也难以完个阻挡众多的网上非法侵袭行为另外,要认真执行档案安个保管的各项责任制度,杜绝一切事l改隐患,严把档案利用审查关,小该提供利用的档案坚决小能提供利用要严格执行隔离,采取可靠的防范技术和措施,确保档案部门网络的信息安全,对面向公众的上网信息进行严格审查,确保都是可以公开的信息。 2、电子文件的真实性问题 电子文件具有信息载体的非纸质性、信息的非法识读性、信息系统的依赖性、信息载体的脆弱和小稳定性、信息与载体的分离性、信息存储的高密度性、信息的易修改和易丢失性等特征,从而给档案管理工作既带来了发展的机遇,又带来了问题;如何保证电子文件的真实性和可利用性?就目前维护电子文件真实性的力法和手段还小能达到确保电子文件真实性的日的,制订严格的管理制度和先进的技术来维护电子文件的真实性将是一项长期而又艰巨的工作。 3、档案文件管理的标准化 电子文件管理主要存在的几个问题:确保文件小被非法篡改;文件格式能够超越时空、跨越平台地被准确识读;承载信息的载体能够稳定,并具有较长的使用寿命而解决这此问题需要有系统、成熟的标准。 四、实现单位档案信息化建设与管理的相关对策 电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。电子计算机具有运算速度快,精确度高,存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点,在文件的管理上,运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还,以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在档案管理上,运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录,还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目,如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。因此首先要从硬件上配备电子计算机,提高各类档案馆、档案室计算机和网络技术的应用程度,逐步提高档案信息化水平。其次要建设和完善局域网。使各项工作都网络化,加强档案的利用。主要措施如下: 1、系统设计策略 要求系统在设计之初应充分考虑到系统的安全应急措施、数据的异地备份等硬备份管理策略。同时要在网络的基础建设、系统升级、人文策略、系统权限等方面加强安全管理,保证档案电子数据的真实性、稳定性。 2、人才建设 信息化人才队伍建设是档案信息化成功之本,对其他各个要素的发展速度和质量起着决定性的作用,推进档案信息化的关键是人才,档案信息电子系统的骨干力量是计算机技术队伍,其素质水平直接影响电子信息化水平的提高。档案人员要做好电子文件的管理,既要佳得计算机技术,又要位得进一步深化发展了的档案学理论、原则和经过改革的档案管理方法与技术,才能为加快实现档案数字化网络建设提供充足的技术支持。 3、提高档案意识转变观念 档案工作是档案理工作中的重要组成部分,在单位建设和发展中起着不可替代的作用。档案管理部门要加大档案法律的法规宣传,提高包括档案管理人员在内的学校性体人员的档案意识,用发展的眼光来看待档案信息化建设,使档案信息化观念深入人心,充分认识档案信息化建设的重要性。要把档案信息化建设纳入单位总体规划,纳入单位议事日程,要真正把档案信息化建设落到实处,不要流于形式 4、增加经费投入设备 单位应加大投资从的加快档案馆信息化建设的步伐。把档案网络建设纳入到单位网络的总体规划预算之中,要配备硬件设备,档案管理系统等软件。从实际出发,切实加强档案信息化基础设施的投入和建设,为档案信息化建设配备必要的物质条件的,要利用档案馆信息化建设己取得的成果,积极向上级反映网络化建设的重要性。 五、结束语 档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作,信息化的实现不是档案馆(室)某一部门的工作,也不是单靠几个计算机技术人员就能实现的,它需要所有档案人员的积极参与与配合,档案队伍素质对档案工作信息化建设的质量起着关键的作用,因此,档案队伍计算机技能