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试析办公室行政管理工作的“角色”与效率提高 【摘 要】随着社会和时代的变迁，各行各业的办公系统都实现了质的飞跃。不论是对政府机关，还是对于企事业单位来说，办公室工作无疑是整个办公系统的轴心，它承载着整个办公系统的顺利进行。论文从办公室的行政管理工作出发，并对其管理工作的内容、管理角色以及如何提高效率，进行了明确分析。 下载 【Abstract】With the changes of society and times， office systems in all walks of life have achieved a qualitative l institutions， the office work is undoubtedly the axis of the entire office system， it carries the entire office system smoote， and makes a clear analysis of the content， management role and how to improve the efficiency of the managem关键词】办公室；行政管理；角色；效率 【Keywords】office； administration； role； efficiency 【中图分类号】C93 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2017）09-0019-02 1 引言 办公室是企事业单位进行日常工作的轴心，它在整个工作流程和系统中担负着基础性的作用。办公室起着承上启下、协调员工与上层领导关系、联系各部门、上层发号施令等作用，是整个企事业单位联系的纽带。在日常工作中，准确把握办公室工作的角色以及效率，具有十分重要的意义。 2 办公室行政管理工作的必要性 2.1 员工高效完成工作的保障 ?k公室的行政管理工作，在整个办公流程中起着举足轻重的作用。办公室的行政管理工作得当，可以有效地帮助员工协调工作时间，以保证员工能及时得到上层的反馈意见，并能帮助员工解决工作中遇到的问题，从而保证员工更好地完成工作目标。 2.2 协调各部门之间的工作 办公室在整个工作中起着“承上启下”的作用，承接上方下达的命令，并将其下放到各个部门。并能在工作中，通过办公室，对各个部门进行协调，以保证部门之间默契配合，共同完成工作的目标。 2.3 优化工作质量 在任何企事业单位的工作过程中，难免会遇到问题。此时，办公室就要担负起为领导出谋划策、为公司长远发展做规划的职责，帮助公司解决眼前的困难，并提出合理的、长远的规划。 3 办公室行政管理工作的内容 3.1 档案管理 档案管理是办公室行政管理工作的重要内容之一。通常情况下，企事业单位的所有员工、所有部门的档案都是由办公室进行统一管理的。在管理的时候，办公室切记要进行分类管理，例如：视频档案、图片档案、文字档案等。 3.2 文书管理 文书管理是办公室行政管理的日常工作。一个企事业单位的部门文件收取、发放、归类等都是在办公室进行存档。在管理的时候，要根据文件的内容，进行有区别的管理，做到有效、有序、分类、高效的管理。 3.3 会议管理 会议管理是办公室行政管理的主要内容之一。办公室要根据企业的发展，合理地安排会议，同时还要做好会议内容的记录和管理，并做好会议的前序和后期的收尾工作，保证公司的会议顺利开展和圆满结束。 4 办公行政管理工作的“角色” 4.1 角色一助手 对于企事业单位和领导来说，办公室就是其工作的左右手。在日常工作中，办公室工作的主要内容就是为领导收集各种数据，并分类提供给领导，做好辅助性工作，并且还要善于收集各种有价值的信息，并将其进行有效整合，反馈给公司领导。在公司推行新的计划和方案时，办公室“这双左右手”尤为重要。不但要辅助领导制定新的方案，还要确保方案的顺利实施。此外，办公室还要帮助领导了解员工的心声，掌握员工的工作状态等。 4.2 角色二参谋 在日常工作中，办公室还要挑起参谋一职。对于公司来说，一个政策、方案的推出不仅是领导的事情，也是办公室的工作职责所在。尤其是当公司在出台新方案之前，办公室有义务、有责任要做好详细的调研工作，尽量提供出全面、客观、详细的信息和数据，并在综合的基础上给领导出谋划策，以制定出最合理的方案。 4.3 角色三执行和落实 办公室是不折不扣的执行者和落实者。领导做出决策之后，办公室要在第一时间将通知下达到各个部门，同时将方案落实，这是办公室最重要的角色之一，因为执行和落实这一环节，关乎企业未来的发展情况。因此，办公室不仅要全面、准确地传递信息，还要及时检查并落实，切实保障政策、方案的有效、顺利执行。 4.4 角色四协调者 在办公室各个部门中，办公室是一个纽带，是保障工作运转的枢纽和调度中心。在工作中，办公室既要调整好平级各部门之间的关系，又要调节好办公室和各部门之间的关系，以确保每项工作都能顺利地展开。 4.5 角色五后勤服务者 办公室是整个公司的后勤服务者。在日常工作中，几乎所有的工作都离不开办公室：办公室负责全公司所需物品的采办，例如：A4纸、中性笔；卫生状况，需要办公室去安排；员工的工作环境也需要办公室去关注可以说，整个公司犹如一个大家庭，办公室就是这个大家庭中的保姆，负责一切琐碎的、前序的工作。 4.6 角色六保障员 在日常工作中，办公室既要保障本部门及时、有效地完成领导交给的任务，同时，还要保障其他各部门工作完成的情况。在发挥这一职能时，办公室要及时搜集各部门的意见，并对其进行有效整合和反馈，确保调动各部门员工的工作积极性。 5 全面提高办公室行政管理效率 办公室工作虽然琐碎，但又十分重要。在此，笔者认为，办公室管理工作的重点在于全面提高办公室行政管理效率。 5.1 抓工作中心，发现工作重点 办公室行政管理工作，一定要抓住工作中心做好本部门的本职工作。在坚持本职工作不动摇的基础上，再开展其他的工作。否则，一味地舍去中心，而去寻求其他的工作，就很难继续开展。 另外，办公室工作内容虽然很广泛，但在开展工作时，一定要有工作重点。只有把握住工作重点，才能避免盲目地开展工作，做到事半功倍的效果，保证工作的效率。因此，办公室在开展工作时，首要的任务就是找到工作重点，然后围绕重点，一件一件去完成。 5.2 把握工作难点 办公室的工作是琐碎的，在实施的过程中也是充满阻力和困难的。一般而言，办公室行政管理工作的难点就是服务，例如：收发文件，这类工作看似简单，但其细致程度很高；再比如，命令的上传下达，需要很强的协调性。 此类的工作创新性很大，只有把握住工作的难点，才能做出最优的处理，并能在既定的时间内提高工作效率。 5.3 工作要讲究分工协作 整?办公室犹如一台机器，要想高效、快速地运转，各个员工之间就必须要有明确的分工，并且做到权责明确，每个人都要负责好自己的本职工作，并且在保证本职工作的同时，能够进行有效的协作，才能确保办公室工作有序、顺利地进行。 因此，在进行办公室行政管理时，务必要遵循“人尽其才”的原则，把每一位员工都安放在合适的位置，充分调动员工的积极性、主动性和创造性。 5.4 重视团队合作 企业是一个大团队，办公室是一个小团队。虽然员工之间彼此分工不同，但都是整个团队中不可或缺的一部分。在这个团队至上的时代，企业唯有重视团队管理，增强员工之间的相互合作、取长补短，才能提高工作效率。 6 总结 综上所述，办公室管理是现代企业管理中一个重要的组成部分。在整个企业的工作中，办公室有着特定的角色和不可忽视的作用，是