企业信息管理师培训教材信息资源开发利用助理级.ppt

信息资源开发利用信息资源开发利用 20042004年年3 3月月 1WWW.CIO.CN 企业信息管理师（助理级） 0.基础知 识 1.信息化 管理 2.信息系 统开发 3.信息网 络构建 4.信息系 统维护 5.信息系 统运作 6.信息资 源开发利用 本讲内 容 2WWW.CIO.CN 6 信息资源开发利用 6.1 信息应用需求调研 6.2 基础数据采集与管 理 3WWW.CIO.CN 6.1 信息应用需求调研 一、学习目标 二、技能与方法 三、相关知识 4WWW.CIO.CN 一、学习目标 了解信息需求调研内容，掌握对 企业的管理、市场和决策方面的 信息需求进行调查和研究的方法 。 5WWW.CIO.CN 6.1 信息应用需求调研 一、学习目标 二、技能与方法 三、相关知识 6WWW.CIO.CN 二、技能与方法 （一）了解企业信息需求的具体内容。 （二）根据调研的目标和内容选择恰当 的调研方法。 7WWW.CIO.CN （一）了解企业信息需求的具体内容 q管理应用需求 q市场应用需求 q决策应用需求 8WWW.CIO.CN 发现和辨别决策信息需求 研究决策者的信息需求，需要模拟决策者的思 考，从他们的工作重心出发考虑问题，明确决策过 程中什么信息是最为关键的。 这项工作的关键是预测决策者的意图，明确决 策者关心的问题。 9WWW.CIO.CN 利用5W方法明确问题 What: 发生了什么事？是怎样发生的？ Where:问题在哪里出现? When: 什么时候出现的？ Who: 了解和问题有关的人有谁？他们是怎样影 响问题的出现和解决的？他们将来还会 和这个问题有关吗？我们能指望它们改 变他们的行为吗？ Why: 为什么问题不能自我消解？ 10WWW.CIO.CN 确定关键信息 确定关键信息时，明确三个问题： q 决策成功的最重要标准是什么？ q 可能会出现什么失误？ q 如果执行此决策，可能会有什么结果？ 11WWW.CIO.CN 二、技能与方法 （一）了解企业信息需求的具体内容。 （二）根据调研的目标和内容选择恰当 的调研方法。 12WWW.CIO.CN （二）根据调研的目标和内容选 择恰当的调研方法 制定进度计划 自上而下初步调查 自下而上具体调研 整理、研究、分析 完成需求调研报告 安排时间和内容； 通知有关人员 了解全局 注意数量概念， 收集足够的数字 供定量分析 13WWW.CIO.CN 6.1 6.1 信息应用需求调研信息应用需求调研 一、学习目标 二、技能与方法 三、相关知识 14WWW.CIO.CN 三、相关知识 （一）信息需求概述 （二）企业信息需求的具体内 容 15WWW.CIO.CN （一）信息需求概述 q信息需求：是人们在从事各种社会活动的 过程中，为解决问题所产生的对信息的需要。 q信息用户：既具备信息需求又具有信息行 为的人，包括个人用户和组织用户。 16WWW.CIO.CN 大型企业信息需求的特征 q 以产品/服务开发为轴心。 q 需要广泛的、综合的信息。 q 信息源的多样性。 q 获取信息的渠道多样化。 17WWW.CIO.CN 小型企业信息需求的特征 q 具有更明显的针对性 q 对经过深度加工的信息最感兴趣 q 信息来源的广泛性 q 以产品为中心开展信息活动 18WWW.CIO.CN 三、相关知识 （一）信息需求概述 （二）企业信息需求的具体内 容 19WWW.CIO.CN （二）企业信息需求的具体内容 （1）管理信息需求 （2）市场信息需求 （3）决策信息需求 20WWW.CIO.CN （1）管理信息需求 q计划中的信息需求 q管理控制活动中的信息需求 q进行“关键问题”分析时的信息 需求 q领导和礼仪活动中的信息需求 q监督活动中的信息需求 q业务控制活动中的信息需求 q人事管理工作中的信息需求 从管理活动角度看信息需求 相关信息贯穿于业务控制的全过程，管理人员 通过直接观察和工作报告来完成这项控制工作。 表现在对生产情况和企业周边环境的信息需求上。生 产情况信息主要来自生产一线的事务，包括财务报表等资 料；企业周边环境的信息需要通过非正式信息渠道或专门 收集外部信息的系统来获得。 实现管理控制目标所需的信息除了来自企业内部的生产运 营部门，还有部分来自企业外部，因为在衡量企业的生产 运营情况时总要与本行业的总体水平进行比较。 人事管理更多的是组织内部的人事工作，涉及 到雇员的许多个人信息。 由于监督是通过直接观察来完成的，因 此有关信息需求量相对较小。 这类信息通常由日常工作报告提供。 这些问题通常产生于企业内部，解决它们的信息也 应来源于企业内部，但分散于各个部门。为解决某一关 键问题，应该从各部门收集相关信息，然后用适当形式 加以重新组织。 21WWW.CIO.CN 各管理层的工作趋向及信息需求满足程度 1.制定战略和长期计划 2.可供选择方案分析和资源配置 3.制定政策 4.管理控制 5.解决关键问题 6.领导和礼仪活动 1.直接监督 3.业务控制 2.业务详细总结 4.人事管理 高层管理 中层管理 基层管理 难 易 满 足 信 息 需 求 22WWW.CIO.CN 从职能部门角度看信息需求 （1）管理信息需求（续） q 销售部门 q 生产部门 q 供应（采购）部门 q 研发（R&D）部门 q 财务部门 q 人力资源部门 供应（采购）部门的信息需求包括三个方面：常规的 原材料或外构件价格、供应保证状况、生产设备的技术水 平以及维修状况；新材料、新技术设备方面的动态信息； 原材料、新设备采购计划。 研发（R&D）部门一方面要了解本企业的生产经营 状况、发展趋势、市场动向等，另一方面更着重于 科技信息，包括国外国有关专业技术的发展动向， 特别是一些新产品的性能、结构和发展前景等的情 报。 生产部门的信息需求包括三个方面：常规的生产数据 ，如产品成本、质量、生产率、产量（日、月、半年、 年）、原材料及能源利用状况等；最终产品的规格、质 量与成本耗费；生产部门还要跟踪新工艺、新技术、新 方法的情况，并进行新技术应用效果评估。 销售部门需要的信息：一是销售数据；二是市场调查分析报 告，除了常规的新产品市场定位、市场调查、产品的生命周 期预测等专题报告，还需要有企业Web站点获取的用户访问 信息、客户反馈信息的分析报告等；另外还要密切关注企业 Web站点上的销售状况，这是成功开展网络营销工作的必备 信息。 人力资源部门的信息需求主要有四个方面： 一是职员基本情况查询，如职员学历、业绩、各 类人员的比例等；二是职员调动、招聘方案；三 是竞争对手的人力资源结构分析；四是员工业绩 评估方案。 财务部门的信息需求主要有两个方面：企业资 产的历史及现状，如筹资能力、资金利用率、资金 收益率、资金周转率、企业其它负担、三角债情况 、总营业额等；另外，竞争对手的财政年度报告。 23WWW.CIO.CN （2）市场信息需求 消费信息 q对环境需要的信息 q对环境影响的信息 q对生活消费品需求的信息 q劳务性消费需要的信息 q消费水平的信息 q消费质量和消费效益的信息 主要包括：满足物质生活需要的劳务；满 足文化生活需要的劳务；满足健康需要的 服务；满足旅游需要的劳务；为满足上述 需要而提供的劳务。 包括考察消费对环境的影响状况 ，如建设对自然环境的破坏、污染程 度，城区绿化面积，市容、环卫设施 等。 围绕自然和社会环境要搜集的 信息指标有地域面积分布与构成， 以及各种资源的分布状况和拥有量 消费水平可以用消费品的实物量和劳 动量来衡量，也可以用获取消费品和劳务 的货币支出即价值量来衡量。衡量消费水 平，要考察消费结构和消费层次的变动。 衡量消费质量的要素有自然环境和条件、人工 技术环境和条件、社会环境和条件、消费品本身的 质量，以及消费者享受消费品的能力。考察消费效 益的具体指标有商品质量指标、商品退货率、平均 寿命指标、社会风气好转程度、余暇时间、投入产 出及消耗和成果的比率。 衡量居民对消费品的需求，不仅要体现在数 量上，还要考虑质量指标以及是否符合消费者的 营养、健康需要等。此外，还应考察消费者的收 入与支出水平，及收集不同收入水平的购买力变 化的信息。 24WWW.CIO.CN （2）市场信息需求（续） 商品信息 q 产品信息 q 价格信息 q 品牌信息 价格信息指关于价格形成和作用的消息、资料，也 包括与价格形成及其作用相关的法律、条令、规则及必 要的知识。价格信息包括：价格决策信息、价格构成变 化信息、价格动态信息、国际市场价格。 品牌信息不仅对城市商品市场走向具有参考价值 ，对企业生产销售活动和制定品牌战略也有一定 的指导意义。注意品牌信息的搜集，了解国内外 品牌的影响和动向是市场信息调研工作的重要内 容。 产品开发，要建立在产品信息的搜集、比较、分析的基 础上。因此了解技术指标、技术行情、技术论证和鉴定，以 及各类产品性能、质量、款式、包装、商标、价格、产量、 供货量、销量等。搜集产品信息要注意了解产品结构、销售 情况、产品组合和产品线几个方面的内容。 25WWW.CIO.CN （2）市场信息需求（续） 金融信息 q 资金（货币）市场信息 q 资本市场信息 q 外汇市场信息 q 财会信息 外汇市场经营用外国货币标识的、可以用于国际 支付和清偿国际债权、债务的金融资产。搜集外汇市 场信息主要是搜集汇率（又称汇价、外汇行市）的变 化，汇率信息可以通过各种媒体上的外汇牌价表直接 获取。 财务是企业通过货币资金的筹集、支配和使用而 同各有关方面发生的经济关系。会计是通过收集、处 理、输送和利用财务信息，对经济活动进行核算和监 督的一种管理活动。财会信息的作用不仅仅局限于记 帐、报帐和算帐，而且还要为企业的市场经营和决策 服务。 搜集资本市场信息，重点在于搜集资本市场的政 策法令、反映股票市场的现时数据、上市公司的业绩 、各种债券的信用情况和利率、影响资本市场的各种 政治、经济和人力因素。 资金运动是不断地通过购买阶段、生产阶段和 销售阶段，相继采取货币资金、生产资金和商品资 金三种职能形式，并经过生产和流通两个领域进行 。寻求资金来源是企业领导的最重要的市场信息需 求之一。 26WWW.CIO.CN （2）市场信息需求（续） 技术市场信息 q 技术开发部门需要的信息 q 技术受让方（买方）需要的信息 q 中介方需要的信息 需要的信息有用户情况、自身情况和同行业情况。 用户情况主要是用户需求和用户现状的信息。自身情况 包括自身技术的可靠性、成熟性、先进性和实用性，了 解能够提供的配套技术和售后服务。同行业情况包括竞 争者调查和协作者调查，如果是协作开发的产品，应当 了解协作单位的人力、物力、技术、管理水平等。 技术买方在购买技术时应对技术供方进行调查， 调查内容首先是技术产品本身及相关的技术服务（人 员培训、技术指导等），其次是对供方单位的调查， 包括技术力量和管理水平是否名副其实以及产品信誉 、售后服务情况。 中介方需要的信息首先是出售的技术，包括与之 相配套的设备、有关技术参数、新产品的制造环境、 对技术人员和操作人员的要求。中介方还要掌握技术 市场管理信息，包括对成果转化的政策支持和资金支 持。 27WWW.CIO.CN （3）决策信息需求 决策是决策者为解决问题而进行的判断、选 择和实施行动方案的过程。决策与管理过程中出 现的问题和困难密不可分。问题大致有三类： q 结构化问题 q 半结构化问题 q 非结构化问题 结构化决策 半结构化决策 非结构化决策 28WWW.CIO.CN 结构化决策大多由基层管理人员 完成，高层管理人员较少涉及这类决策 活动。这类信息可由信息系统提供或查 阅档案资料，也可来源于决策者过去处 理此类事件的经验积累。 结构化决策的信息需求 29WWW.CIO.CN 半结构化决策大多由中层或高层管理人员 完 成。而对于非结构化的决策，主要由高层管理 人员完成。 信息需求有两种形式： 半结构化和非结构化决策的信息需求 q外界形势的描述，以便于把握外界环境 变化的趋势； q专题性信息：针对某一具体题目，要求 收集较为完整的资料并做出系统性的分析。 30WWW.CIO.CN 半结构化和非结构化决策的 信息需求（续） 具体说来，半结构化和非结构化 决策的信息需求包括以下四个方面： q 政策法规信息 q 企业内部信息 q 市场信息 q 行业动态信息 31WWW.CIO.CN 6 信息资源开发利用 6.1 信息应用需求调研 6.2 基础数据采集与管 理 32WWW.CIO.CN 6.2 基础数据采集与管理 一、学习目标 二、技能与方法 三、相关知识 33WWW.CIO.CN 一、学习目标 了解企业数据采集的步骤， 掌握数据管理的方法。 34WWW.CIO.CN 6.2 基础数据采集与管理 一、学习目标 二、技能与方法 三、相关知识 35WWW.CIO.CN 二、技能与方法 （一）正确地开展数据采集工作 （二）使用现代数据管理技术来管理数 据 36WWW.CIO.CN （一）正确地开展数据采集工作 数据采集的步骤： 设计数据 调查问卷 编写填表 指要向导 精心安排 组织实施 37WWW.CIO.CN 二、技能与方法 （一）正确地开展数据采集工作 （二）使用现代数据管理技术来管理数 据 38WWW.CIO.CN q非数字化信息的管理：分类，并按文献 编目规则进行编目后，进行排序，购置相应 设施存放此类信息。 q数字化信息的管理：保存在计算机数据 库中并加以备份，以防信息丢失。此类信息 的备份，如磁盘、光盘等，易受损伤，造成 信息丢失，应当妥善保存。如数量较大，也 应考虑专门的存放场所与设施，并保持适当 的温度和湿度。 （二）使用现代数据管理技术管理数据 39WWW.CIO.CN 6.2 基础数据采集与管理 一、学习目标 二、技能与方法 三、相关知识 40WWW.CIO.CN 三、相关知识 （一）数据采集 （二）数据管理 41WWW.CIO.CN （一）数据采集 （1）数据采集的基本原则 q科学性原则 q全面性原则 q客观性原则 q真实性原则 q针对性原则 q系统性原则 42WWW.CIO.CN （一）数据采集（续） （2）数据分类 q定量数据和定性数据 q客观数据与主观数据 q单项数据与多重数据 43WWW.CIO.CN 三、相关知识 （一）数据采集 （二）数据管理 44WWW.CIO.CN （二）数据管理 （1）文件管理与数据库 管理 （2）数据库的逻辑结构 （3）数据库管理系统 45WWW.CIO.CN （1）文件管理与数据库管理 q实体 q属性 q数据项 q记录 q文件 46WWW.CIO.CN 广义的说，实体就是要为其记录 信息的事物。实体可以是具体的事物， 也可以是抽象的事物。实体还可分为“ 个体”与“总体”两个级。 实体 47WWW.CIO.CN 属性：实体的某一方面的特征。 例： 实体属 性 人 （基本属性）姓名、性别、年龄、民族、出生地 （劳动部门相关）时间、工种、工资、奖惩 （医疗部门相关）身高、体重、血压、血型、病史 文件管理与数据库管理（续） 48WWW.CIO.CN 数据项 数据项又称为字段，是命名和存储数据 的基本单位。一个数据项可以包括任意多个 字节，数据项的作用是描述事物的属性，通 常可以用若干个数据项的组合来描述某一客 体。数据项有型和值两个概念。型是对一个 特征的总描述，可用名字、类型、值域来标 识；值则是对应这一特征的数值或字符串。 49WWW.CIO.CN 记录是按照一定次序排列起来的数据 项的集合。通常，每个记录都由若干个数据 项组成，记录通过数据项来描述实体。例如 一名学生的成绩单、一位病人的病历、一位 职员的人事档案等都是一个记录。人们把实 体集合的总描述成为记录型。记录型又成为 记录格式，是数据项型命名的集合。 记录 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