民办高校档案管理研究.docx

民办高校档案管理研究 提要 民办高校因为投资主体为私人或企业，导致其重要的关注点在学校招生的多少和教学质量的高低，忽略了学校和教师的档案管理。公办高校之所以发展迅速，它的文化传承是必不可少的重要一环，而这一传承的载体就是档案。因此，民办高校要步入高速发展的快车道，必须提高档案管理水平，体现民办高校诚信建设的发展过程和教师的成长历程，把民办高校的历史有机地衔接起来。 关键词：民办高校；诚信建设；档案管理 中图分类号：G271 文献标识码：A 收录日期：2017年8月28日 一、引言 随着新修的民办教育促进法正式实施，民办高校规范管理提到了议事日程。民办高校在我国已经不算是新鲜事了。但是像20世纪80年代之后蓬勃发展的态势确实是很少见的，也很壮观。民办院校的发展，离不开辛勤耕耘的教师和朝气蓬勃的年轻学生，也不可缺少吃苦耐劳的后勤服务和精打细算的财务人员；无一例外的拥有着教学大楼、图书馆、宿舍和食堂，包括先进的教学设施设备、丰富的馆藏纸本图书和期刊、品类齐全的电子书刊、查准率和查全率较高的信息检索管理平台；与时俱进的校园文化、丰富多彩的校园生活、风格各异的教学活动，给成长中的民办高校描绘了一幅绚丽的图画。档案，事无巨细地记载着民办高校从无到有、从少到多、从小到大及从自然到科学的发展过程，记录着教师从事教育教学活动的一段人生旅途，承载着莘莘学子的追梦故事。这一切，不仅让民办高校自觉地开展诚信自律建设活动，也令民办高校付出洪荒之力营造有利于自身发展的客观环境。 最近几年，国家对民办高校的管理越来越关注，为了更好地支持民办高校发展，制定精准扶持民办高校发展的财政支持和宏观调控政策，国家、省及市的教育管理部门经常请民办高校上交诸如财政资金应用绩效评价、内涵建设等项目自评报告。为使民办高校所填写汇报材料的真实性，需要民办高校开展诚信活动，以保证所填写的内容真实性和权威性，助推民办高校档案管理工程提升到一个新的高度。 二、民办高校档案管理现状 事实上，民办高校同国家公立学校一样，同样存在着人事档案、财务档案、教学档案、图书档案、科研档案、内外联档案、收发文档案等等。但是，民办高校的档案管理与民办高校的发展速度并不对称。具体表现有如下几个方面： （一）民办高校举办者不重视档案管理。最先发展起来的民办高校，是摸着石头过河的一群有创新精神和冒险精神的开拓者。他们不知道民办高校的发展会是什么样的，国家的政策会如何变化，只是凭着对教育事业的热爱，或者说被庞大的教育市场利益所吸引，不畏艰难地坚持办学。这一?A段，所有的民办高校创办者，想得最多的事，就是如何把学生招进来，如何招聘到能担任教学工作的老师，如何雇佣到后勤服务和保安人员维持学校的安全。夸张一点说，对于档案管理，这些民办高校的创办者最重视的是学生的档案不要丢了，财务账目尽量清楚。而教师档案、教学档案、科研档案等的管理，还没有引起民办高校举办者的重视。 （二）客观原因忽略了档案管理。民办院校的性质，导致民办高校在成立与发展过程中就存在一些先天性缺陷。加之，其人员的流动性非常快。加大了管理人员对民办高校工作的不安全感和无归属感，思想意识里就有一种随时换工作的准备。表现在工作过程中，他们只注重完成接受的每一项任务，不去考虑这些工作任务完成后的存档问题。或者说，即使当时完成某项目工作任务的管理人员离职后把材料留下来了，由于民办高校的离职制度不完善，可能会出现双方没有进行工作交接的情况。于是，后来的人不一定会知道或注意这些原始档案材料，走掉的人也没有机会告诉后来的人这些档案材料在哪里。最终结果，还是导致原始档案资料的遗失。 （三）主观原因造成档案材料的丢失。一是民办高校人员来往频繁的特点，造成人事档案材料多而复杂。人事管理部门源于对应聘与入职人员频繁性的厌倦，主观上就产生怕麻烦及没有必要保留离职人员档案的思想，加之民办高校的教师来自全国各地，部分教师的人事档案也未必是真实的，所以行政管理人员就自动放弃了离职人员的档案管理。甚至有些离职人员因新单位工作的需要，回原单位请求出具其工作考核情况，遭遇原单位以“不为离职人员服务”的理由拒绝了；二是民办高校工作人员基于自己利益考虑，而放弃岗位工作档案的保存。民办高校用人机制灵活的特点是一把双刃剑，在提高选人用人效率的同时，也造成人员不稳定的情况多发。不排除部分管理人员想保住当前的工作岗位，主观故意将做过的工作内容不做记录，更谈不上留存。其目的是提高工作内容的神秘性，降低工作的连续性，提高工作岗位进入的难度，让新人无法快速进入工作状态，尽而实现其继续在本岗位工作的愿望；三是校方与被聘用方合作不愉快被逼离职，或者是离职时薪酬问题没有处理好，被聘用方为了报复校方及泄私愤等原因，离职时故意损坏或丢失自己所掌管的档案资料。同时，也不排除被聘用者本身素质低、责任心不强，工作过程中不注意资料的保存和整理，也是档案材料丢失的重要原因之一。 三、民办高校档案管理不完善的后果 （一）影响民办高校的诚信度。档案，是固化组织或个人在以往社会实践活动中所做出的决定、开展的活动及所发生事件的信息，是当时情景的再现。任何一个民办高校档案材料的不全面或者是丢失，无疑对民办高校的发展过程缺乏真实和详细的记录，必然会给这些民办高校在经验总结、科学平台建设、教学规律的掌握等方面造成困惑，给民办高校应付各级领导检查及对外宣传等方面造成极大的不便，虚假陈述的现象就不可避免，进而影响到民办高校的诚信度。 （二）影响民办高校的文化沉淀。一所高校，文化的形成需要几十年甚至几百年的不断沉淀、积累和提炼。而对于民办高校，其文化的沉淀更需要一个长期的发展过程。在国外，全世界排在前10名的大学都是民办或者私立高校，中国民办高校因起步较晚在国内都处于劣势，缺乏的就是文化的沉淀。在这样的情况下，如果民办高校发展过程中的档案材料丢失的话，直接影响到民办高校文化建设与传承。 （三）影响民办高校的持续提高与发展。民办高校，因其举办者与公立高校不同和起步晚等特点，导致其发展规律和过程有别于公办高校。同时，民办高校师资结构的不均衡性和学生来源的低分数性，造成民办高校教育规律、管理体制也与公办高校不同。因此，民办高校档案的保存和管理意义巨大，作用非同小可，表现出很高的不可替代性。毫不夸张地说，民办高校档案的缺失，直接影响民办教育服务区域经济社会的发展，进而影响民办高校健康发展与提高。 四、提高民办高校档案管理的措施 （一）建设档案管理制度文件。民办高校要提高对档案管理的重视程度，从制度层面上来完善档案的管理工作，制定一系列可行的档案管理制度。包括办公室档案管理制度、科技档案管理制度、人事档案管理制度、图书馆档案管理制度、院校之间交流活动档案管理制度等，并将制度落实到具体的管理部门，确认责任人，并作为部门和个人的业绩考核指标。 （二）开展档案管理培训工作。采取走出去请进来的方式，对档案管理人员进行岗位技能和责任的培训工作，从思想上让档案管理人员意识到档案管理工作的重要性和不可或缺性。通过培训，增强档案管理人员的工作水平和能力，明确和认知档案管理岗位的责任和义务，提高档案管理人员在工作过程中遵循档案管理工作规律和制度的自觉性，保证档案管理工作的有序开展和质量保证。 （三）利用信息化技术开展档案管理。充分利用电子设备在档案管理工作中的重要作用。将重要的文件和材料扫描为电子文档保存在电脑里，以备纸制档案受损或丢失时可查阅。条件允许的民办高校，可以在OA办公系统中增加档案管理模块，既节省了档案管理信息化的建?O经费，也避免了重复建设，更方便了档案的管理与查找。 （四）设立专门的档案室。2016年11月7日，第十二届全国人民代表大会常务委员会第二十四次会议通过“全国人民代表大会常务委员会关于修改中华人民共和国民办教育促进法的决定”。新的中华人民共和国民办教育促进法对民办教育的发展做出了更详细的规定。而民办高校的档案管理工作是民办高校诚信发展的载体。因此，为了更好地保管档案材料，有条件的民办高校最好设立单独的档案室，用来存放档案材料，真实而详细地记载着民办高校的发展历程，以防丢失或损坏。 （五）加强档案管理经费投入。民办高校档案管理工作薄弱，与民办高校举办者对档案管理工作的重视程度有着非常重要的关系。客观地说，大部分民办高校的举办者对档案管理工作都是不重视的，或者是认为没有用的。因为民办高校创办初期，生存是民办高校的首要问题。而生存、生源是民办高校的命脉。故民办高校无一例外地都将主要精力放在招生和教学方面。随着国家对民办高校的政策与财政支持，民办高校向规范化和正式化的快车道上行驶，档案管理工作成为民办高校科学化发展的一个重要标志。于是，民办高校档案管理工作摆在了议事日程。鉴于档案管理工作是一项重要的物质实践活动，因此，各民办高校要加大在档案管理工作上的经费投入，以保证档案管理工作的顺利进行。 主要参考文献： 方欢欢.对民办高职院校教师业务档案管理的探析J.三门