巧用的邮件合并功能来快捷编辑通知单.doc

巧用Word的邮件合并功能来快捷编辑通知单2第一步：主文档操作2第二步：数据源操作3巧解多页面问题妙用Word“空行替换”5邮件合并的创立7巧用Word的邮件合并功能来快捷编辑通知单在实际工作中，如果编辑几十、几百份格式一致，数据字段相同，但数据内容不同，且每条记录单独成文、大量单独填写的文件，如邮件信封、工资单、人事简历表等，常常使人感到头疼，这时若采用Word的邮件合并功能就可以方便快捷地解决问题。现以编辑成绩通知单为例，利用一个已经建立好的Excel表格数据，表中有单位、姓名、准考证号、理论考试成绩、上机考试成绩及计算出的总成绩，说明具体操作步骤。第一步：主文档操作1.单击“工具”菜单中的“邮件合并”命令，可打开“邮件合并帮助器”对话框，单击“1主文档”项中的创建按钮，在下拉列表中选择需创建的主文档类型。如图1所示。图12.在出现的提示对话框中，单击新建主文档按钮。若单击活动窗口按钮，则使用当前文档作为主文档；若单击新建主文档按钮，则新建成立一个主文档。3.在“邮件合并帮助器”对话框的“1主文档”项中则会增加一个编辑按钮，单击它，在下拉列表中选择需编辑的主文档名。4.在主文档中输入文字、图形等，并设置格式。主文档是将要生成的多个合并文档中的内容相同的部分。如图2所示。图2第二步：数据源操作数据源是邮件合并所需使用的各类数据记录的总称，可以是多种格式的文件，如Word、Excel、Access等，现以Excel为例。1.在上面的主文档窗口中，单击“邮件合并”工具栏中的邮件合并帮助器按钮。2.在打开的“邮件合并帮助器”对话框中单击“2数据源”项中的获取数据源按钮，在下拉列表中选择“打开数据源”。如图3所示。图33.在“打开数据源”对话框中，选中“选择方法”复选框，选取所需的数据源文件，此例中事先已有的一个Excel工作簿，单击打开按钮。4.在出现的提示对话框中，选中“MSExcel工作簿通过DDE(*.xls)”，然后单击确定按钮。5.再出现提示对话框后，单击确定按钮。6.又出现提示对话框，单击编辑主文档按钮。7.在主文档窗口中，单击“邮件合并”工具栏中的插入合并域按钮。如图4所示。图48.根据需要，单击“插入合并域”下拉列表中的域分别插入到主文档的相应位置。如图5所示。图5第三步：合并数据和文档操作1.在主文档窗口中，单击“邮件合并”工具栏中的邮件合并帮助器按钮。2.在打开的“邮件合并帮助器”对话框中，单击“3合并数据和文档”项中的合并按钮。3.在打开的“合并”对话框中(如图6所示)进行相应设置后，按合并按钮保存。图6巧解多页面问题妙用Word“空行替换”在日常工作中，我们经常从网上下载一些文字材料，往往因空行多使得页数居高不下。关于“空行替换”的相关文章也看过一些，大致都是这种方法：在“编辑”菜单中打开“查找和替换”对话框，在“查找内容”中输入“pp”“替换为”中输入“p”，然后“全部替换”。而眼下的一份二级C试卷，用上面的方法却是屡试屡败，每次都是提示：“Word已完成对文档的搜索并已完成0处替换”。为什么空行就在眼前，Word却不认识它呢？经过细心查找，发现在用替换的办法删除空行时要注意两个问题：1.分清文件中用的是手动换行符(“Shift+回车”)，还是段落标记。“pp”替换成“p”并不能替换所有的空行。如果文件中用的是手动换行符，那么就要用“ll”替换成“l”(这里用的不是1，而是L字母的小写，也可以直接用替换对话框里的“特殊字符”，里面有“有手动换行符”)，空行才能去除。我要用的试卷正是用手动换行符换行的。可是我也用了“ll”替换成“l”的办法，用“全部替换”时依然提示“Word已完成对文档的搜索并已完成0处替换”这又是为什么呢？把我搞得一头雾水，为了搞清楚到底问题出在哪里，我又在Word文档中分别用手动换行符和回车符制造一些空行，用“pp”替换成“p”和“ll”替换成“l”来验证，结果能顺利完成空行的删除。为什么我自己输入的可以替换，网上下载的却不能呢？难道这里面还有“机关”？2.注意空格的存在。无奈之下，我只得手工删除了。在删除的过程中，我发现了它的秘密：原来每个空行的换行符前还有一个空格。空格成了折腾我的“罪魁祸首”！再用“ll”(注意两个换行之间有一个空格)替换成“l”，替换终于有成果了。单击了几次全部替换，又更改了几次“查找内容”，比如把“pl”替换成“l”。我的页面中再也没有空行了。看来用替换的方法来删除空行时，要灵活对待查找的内容，不然，Word可不懂你的心。电脑是智能的也是最“死心眼”的。Word巧妙调用Excel“文本到语音”功能2004/03/0315:59赛迪网-中国电脑教育报文/窦毅在Excel2003中有一个“文本到语音”的功能，使用此功能可以完成语言校对，但是在Word2003中却没有此项功能。其实我们可以在Word中使用VBA代码调用Excel的“文本到语音”功能。1.代码的编写打开Word2003，点击“工具宏宏”菜单命令，这时出现“宏”对话框，将“宏”命名为“语音校对”，“宏的位置”设为“所有的活动模板和文档”。再点击创建按钮，此时出现“代码”窗口，在其中输入下面的代码：Sub语音校对()Excel.Application.speech.speakSelection朗读选中的单元格内容EndSub2.建立与Excel之间的联系点击菜单栏上的“工具引用”菜单命令，在出现的窗口中选择“MicrosoftExcel11.0ObjectLibrary”项，再点击确定按钮，最后点击“文件保存”菜单命令。3.工具按钮的制作通过点击“文件关闭并返回到MicrosoftWord”菜单命令返回到Word界面，然后点击“视图工具栏自定义”菜单命令，出现“自定义”对话框，选中“命令”标签，在“类别”清单内点击“宏”，再将右边“命令”清单中的“Normal.NewMacros.语音校对”拖到菜单栏上，使之成为Word菜单栏上的一个菜单。好了，现在可以选取一段文字，点击菜单栏上的“Normal.NewMacros.语音校对”项，是不是听到了朗读声？邮件合并的创立1、首先在EXCEL里做出以”购书人姓名、书号、书名、单价、编号”为行标题的工作表，下面输入具体内容(假定5行)，保存，关闭。2、在排版好的WORD文档里，工具-信函与邮件-选邮件合并和显示邮件合并工具栏-信函-下一步-使用当前模板-下一步选取收件人-浏览-选择刚保存的EXCEL文件-打开-确定-全选-确定。3、光标插入在“购书人姓名：”右边，点邮件合并工具栏上的插入合并域“按钮-插入合并域对话框中的域里选购书人姓名-点插入-关闭，即在此位置插入购书人姓名；4、依3步骤在相应位置依次插入书号、书名、单价、编号，点合并工具栏上的查看合并域数据，可查看插入的内容；5、点插入合并域对话框右边的合并到打印机或合并到新文档，若合并到打印机，即自动打印出5页不同的通知单，若合并到新文档，则自动生成一个5页的新文档。邮件合并功能用于创建套用信函、邮件标签、信封、目录以及大宗电子邮件和传真分发。邮件合并进程涉及到三个文档：主文档、数据源和合并文档。要完成基本邮件合并进程，您必须按照下列步骤操作：打开或创建一个主文档。主文档：在Word2003的邮件合并操作中，该文档包含对于合并文档的每个版本都相同的文本和图形，例如套用信函中的寄信人地址或称呼。使用独特的收件人信息打开或创建数据源。数据源：该文件包含要合并到文档中的信息。例如，您要在邮件合并中使用的名称和地址的列表。您必须首先连接到数据源，然后才能使用该文件中的信息完成邮件合并进程。在主文档中可以添加或自定义合并域。合并域：它是您在主文档中插入的占位符。例如，插入“城市”合并域可以让Word2003插入存储在“城市”数据字段中的城市名称，例如“巴黎”。在主文档中合并来自数据源的数据可创建一个新的合并文档。合并文档：它是您将邮件合并主文档与您的地址列表合并后得到的结果文档。结果文档可以是打印结果文档或包含合并结果的新的Word2003文档。Word2003使用向导来指