Word文档格式的一键设置.docx

Word 文档格式的一键设置CLANDY , NJUST摘要：在生活节奏逐渐加快和办公自动化日趋流行的今天，怎样高效快速的处理Word文档成为了文秘工作中最突出的问题，本文以VBA在Word格式设置中的应用为途径，提出一种快速的设置方法，用以启发忙于文秘工作的Office一族，如何通过计算机把自己从重复枯燥中解放出来。关键字：Word VBA 宏 文档设置随着信息时代的发展，办公自动化逐渐成为企事业单位文秘管理的主流趋势。在众多的办公软件中，微软的Office系列以其友好的界面，高效的编辑模式成为了办公软件市场的主流。众所周知，办公自动化的前提是被自动化的对象必须基于相同的标准或者协议。而对于文档来说，这种标准和协议就主要体现在文档的格式上。正是基于此原因，我们上交给上级部门的材料，毕业设计的论文，投给招聘公司的简历等等都必须按照所给的标准来进行设置。因此掌握Word文档的格式设置意义非凡。但现实生活中，我们遇到问题不是不懂得如何去设置，而是怎样高效的去将大量的文档资料统一成相同的格式。一段一段，一篇一篇的去挨个儿重复设置显然浪费时间，那么能否找到一种快捷高效的排版设置方法呢？我们注意到，格式的设置是一个重复的过程，而计算机最擅长的就是进行单调而枯燥的重复工作，把重复的设置交给计算机，会将人从这一枯燥的过程当中解放出来，省时省事。一 VBA简介VBA（Visual Basic for Applications）是新一代标准宏语言，它是VB（Visual Basic）的一个子集，具有跨越多种Office应用软件并且控制应用软件对象的能力。它与传统的宏语言不同，传统的宏语言不具有高级语言的特征，没有面向对象的程序设计的概念和方法。而VBA提供了面向对象的程序设计方法，提供了相当完整的程序设计语言。VBA易于学习掌握，可以使用宏记录器记录用户的各种操作，并将其转换为VBA程序代码。这对于缺乏编程思维和习惯的文秘人员来说，是一种极大的好处，它意味着不懂编程的文秘人员照样可以控制计算机实现办公自动化。正是基于VBA的这些特点，VBA在Office， CAD等软件的定制、自动化和协作化上得到了广泛的应用。二宏简介宏是计算机语言里的一种抽象，我们可以简单的这样来理解，就是我们录制宏的时候，计算机会记录我们所操作的命令，然后把这些命令连接起来，最后自动将这些命令生成VBA语言的代码，这样我们对一个特定对象的操作就抽象成了对一类对象的操作，下次遇到类似的对象，我们就可以运行这个宏，它会按照我们上次记录的命令来依次操作这个对象，这样就达到了让计算机重复相同操作，实现办公自动化的过程。三快速设置思路在基本了解上述概念的基础上，就可以进行相关操作了，录制宏的思路如下：选择对象录制宏执行相应命令停止录制宏赋予快捷键（命令按钮）编辑修改完成录制完一个宏后，我们可以简单的理解为我们已经建立了一个函数，这个函数可以帮我们完成一个特殊的功能，因此只要我们调用该宏，它就能实现我们的功能。调用宏的思路如下：选择对象按快捷键（点击命令按钮）完成功能实现四举例说明下面就以理学院团委要求的入档材料格式设置为例，详细介绍这一过程。理学院团委规定：所有归档材料打印稿一律采用A4纸，页边距设置为上3.7cm，下3cm，左2.8cm，右2.6cm。首行缩进两字符。标题采用宋体3号，加粗，居中，副标题采用楷体小4号，加粗，居中。一级标题采用汉字一、二、三，黑体，小4号，加粗；二级标题采用（一）（二）（三），楷体，小4号，加粗；三级标题采用数字1.2.3.，宋体，小4号，加粗；正文采用宋体，小4号，1.5倍行距。宏的录制A4纸和页边距是每个文档都要进行设置的，但是容易遗漏，因此，我们将这项操作和对标题的格式设置操作捆绑到一起，录制宏“设置页边距和标题”。步骤如下：1 打开需要设置的文档，选择标题。2 点击“开发工具”“录制宏”3 弹出对话框。输入标题，点击键盘按钮（给这个命令赋予快捷键）。4 弹出快捷键设置对话框。完成后点击指定，然后点击关闭，开始录制宏。5 点击“页面布局”选项板，点击纸张大小，选择A46 点击“页边距”，选择自定义边距，弹出设置对话框。点击确定7 设置标题的格式，点击“开始”，设置成相应参数。8 完成之后，点击“开发工具”，“停止录制”。9这个宏已经录制完成了，好了，我们按住键盘上的Alt+F8，这是会弹出宏对话框，选择我们刚才录制的宏，进行相应的操作，我们不妨点击“编辑”按钮，去解开宏的真实面目。宏的调用通过努力，一个设置页边距和标题格式的宏已经做好了，那么使用它呢？其实很简单，当你打开一个需要设置格式的文档的时候，你只需要选中标题文字，然后按住键盘上的Alt+T（你之前设置了什么快捷键就按什么快捷键），标题瞬间就会变成你需要的格式。副标题，正文的格式设置和标题的设置一模一样，这里不再赘述，有关理学院文档资料的格式设置详情请观看视频资料。总结和建议VBA是一种比较容易学，并且非常实用的技术，对于学生来说，无论是制作动态的PPT，还是撰写毕业设计，个人简历，乃至将来的科研论文，它都能让你的效率大大的提高。当然VBA最大的用处是在Excel中，而Ex