Office365在汕头大学的应用.docx

汕头大学建立广受师生欢迎的 Office 365教育云服务概览地区: 中国行业: 教育/学校客户简介汕头大学是一所在改革开放年代迅速崛起的、有特色、国际化的大学。在李嘉诚基金会的大力支持下，学校借鉴境外优秀大学的先进办学理念和经验，引进海外优质教育资源，形成了以国际化为导向、精细化教育的鲜明办学特色。经过30多年建设，已成为在办学理念、人才培养模式、师资团队和管理模式等方面高度国际化的现代化高等学府。业务状况n 原有邮件系统功能和安全方面存在问题n 希望提高协同办公和资源分享的能力n 希望降低IT成本，减少运维压力解决方案n 迁移到Office 365安全、稳健的邮件系统，与原有用户管理系统集成n 利用OneDrive for Business实现共享和协作n 提供易于上手的日常应用和简单的管理运维方式主要优势n 全员邮箱，充分满足国际化沟通和移动办公需求n 提升协同办公和教学分享的效率n 降低硬件成本，减少运维压力“我们为全校师生开通了Office 365邮件服务，并借助云平台，使学校在教学、科研、管理等方面有了显著提高，深受学生和老师的欢迎。我们计划进一步推进Office 365的应用，一方面把学校已经开发的平台更好地融入Office 365，另一方面将Office 365的一些扩展应用深入到学校的各个领域，更好地发挥作用。”林丹明，副校长汕头大学 汕头大学是1981年经国务院批准成立的广东省属“211工程”重点建设综合性大学，是教育部、广东省、李嘉诚基金会三方共建的高等院校，也是全球唯一一所由私人基金会李嘉诚基金会持续资助的公立大学。学校座落在海滨城市汕头的西北区，学校占地面积1888.70亩，建筑面积43.52万平方米。学校秉承“建立自我、追求无我”的育人思想，坚持以学生为本，进行大学管理体制的改革和人才培养模式的创新。学校全面启动以国际化为导向的改革工程，聘请外籍人才担任执行校长、副校长、院长等职务，在课程、教学、资源管理及人事制度进行具典范意义的全方位教育改革探索，诸多改革经验已得到国家的肯定、支持和推广。汕头大学经过近三十年的努力，营造了一个培养跨世纪人才的良好环境，奠定了持续发展的良好基础。汕头大学为了全面推进学校教育、教学及管理的信息化建设，提高学校教育信息化的应用水平，加强对现代教育技术手段进行教育教学的研究，在充分调研的基础上，结合最新发展趋势，采用了微软Office 365建立教育云服务，获得了学校师生的广泛好评。“原来的邮件系统在功能、安全性方面逐步落后。学校很早就想找一个类似Office 365的云服务来提高学校在协同办公、教务、教学等方面的能力。经过一些市场调研，最终选择了国内最好的微软Office 365云平台。”林丹明，副校长汕头大学应用背景汕头大学很早就希望采用云服务来提高学校的协同办公、教务、教学等方面的应用，并解决现有的邮件系统存在的一些问题。原有邮件系统功能和安全方面存在问题汕头大学原先采用的是第三方邮件系统，在应用中存在以下几方面问题：1. 系统功能落后，稳定性不好。2. 安全性一般，垃圾邮件较多。3. 邮箱容量受限，每人只有100MB或500M空间。4. 与国外交流沟通的邮件经常被识别为垃圾邮件。因此，汕头大学希望采用更先进、安全和稳定的邮件系统，并打通孤立系统间的障碍，实现统一的用户管理。“学校的一些部门已经开始进行团队协作，云平台提供了大家一起办公的场所，改变了以往单独做事的方式，能及时地分享、交流，大大提高了工作效率，缩短工作时间，达到事半功倍的效果。” 林丹明，副校长汕头大学希望提高协同办公和资源分享的能力随着国际化交流的日益增多和教学手段的多样化，汕头大学希望为教职员工提供完善一致的协作平台，使他们在日常工作中更容易共同工作和分享，改变单打独斗的个人工作方式。以下是几种常见的工作场景：1. 行政部门安排会议，通过电话通知或邮件形式，通知与会者，缺乏时效性。2. 招生办公室的老师在外出宣传和招生时，希望为潜在生源提供最新的学校资料，通常只能用U盘拷贝或放在网盘上共享，资料缺乏统一管理和及时更新。3. 老师希望将教学资源分享给学生，采用五花八门的方法，不利于学生统一访问。希望降低IT成本，减少运维压力汕头大学在信息化建设中，升级和维护邮件系统，建立自己的协作共享平台，需要大量的投资，投入大量的人力物力。1. 高昂的硬件、设备、软件和建立机房的基础设施成本。2. 随着硬件更新和技术创新，不断需要对硬件和软件进行升级换代。3. 需要庞大的运维管理团队，管理和维护各种应用系统，支撑学校上万教职员工和学生的应用。因此，汕头大学希望在合理的预算控制范围内，采用先进的一体化应用平台，满足全方位的沟通、协作和共享需求，长期有效地降低IT投入，减少运维压力，提升全校师生的用户满意度。解决方案汕头大学网络与信息中心在经过大量市场调研的基础上，了解到微软Office 365的优势。在与微软进行沟通后，举行了多次研讨和培训，认为微软Office 365可以多方面满足学校的需求。迁移到Office 365安全、稳健的邮件系统，与原有用户管理系统集成Office 365的Exchange Online可提供专业级的邮件、日历和联系人服务。用日历安排会议，可有效解决会议安排的沟通和时效性问题。DLP数据防泄漏、邮件策略和垃圾邮件过滤等功能，确保邮件系统的高度安全和稳定。此外，Office 365运营环境强大的安全屏障，可有效阻止外部侵袭和盗用IP发送垃圾邮件，避免用户邮箱被误判为垃圾邮件地址。超大的邮箱（每用户50GB）和超大附件（150MB），结合OneDrive或OneDrive for Business提供的云附件，很好地解决了用户邮箱大小和附件大小受限的问题。Office 365良好的集成性，可将原有用户管理系统与Office 365的用户管理进行集成，帮助用户实现统一的账户管理和单点登录。利用OneDrive for Business实现共享和协作Office 365提供OneDrive for Business网盘协作空间，每用户1TB的个人空间，以及团队协作的文档库共享，支持跨设备访问，可随时随地用PC、MAC、智能手机、平板访问和编辑文档，并支持多人同时编辑和文档版本记录。文档的共享极为简单方便，可轻松设置文档的只读或允许编辑权限，共享给内部人员。此外，也可支持外部人员匿名访问。提供易于上手的日常应用和简单的管理运维方式Office 365开箱即用的特点，使用户能够迅速开始使用各种应用。只需要一个账号登录，就能在电脑或手机上访问邮箱、同步联系人和日历。将文档拖动到OneDrive for Business中，立即实现云端存储和共享。Office 365集中的管理界面，将日常维护所需的功能整合在一起，可以快速批量创建用户、停用或删除用户、指定授权、设置安全性，一个普通的IT人员就能完成各种复杂的管理工作。此外，Office 365提供24x7的客服支持，学校管理员可将运行中的问题提交，获得全方位的专业支持，极大地减少了运维的工作量。优势与收益“目前已有1万多邮件用户，大约有1600教职员工和8300多学生下载安装了Office软件。外教在教学中对网络、电子化的方式更加积极，Office 365可以满足他们多样化的教学方式。” 卢健东，系统组主管网络与信息中心汕头大学随着Office 365邮件服务率先在汕头大学推广应用，以及师生逐渐对OneDrive for Business的了解，目前约有1万多用户开始使用Office 365邮件，约有1500教职员工和8000多学生下载安装了最新的Office，取得了较好的反馈和经验，为汕头大学进一步挖掘和探索Office 365在教育行业的深入应用打下了良好的基础。全员邮箱，充分满足国际化沟通和移动办公需求汕头大学“我们在邮件迁移到Office 365的过程中，采取总体规划、分步实施、控制进度的方式，提前与用户协商沟通，确保用户邮件在迁移过程中的备份和安全，并开展试点和各种形式的培训和支持，很快就在全校成功推广。” 焦中铎，主任，网络与信息中心汕头大学为全校师生以及已毕业的校友开通Office 365邮箱，在以下几方面获得较好的反馈：1. 学生和外教最先认可了Office 365的邮件应用，因为它能够很好地满足移动沟通和国际化沟通的需要。学生还可以建立群组邮箱，了解班级或系里组织的活动。2. 教学管理部门和老师逐步熟悉和掌握新的邮件系统后，发现它大大减少了垃圾邮件，并且提供了更大的邮箱和附件，支持各种移动设备。3. 由于打通了原有的人员信息管理和Office 365账号管理，用一个账号即可访问所有应用，无论是从IT管理人员还是用户的角度，都获得一致好评。提升协同办公和教学分享的效率在协同办公和教学分享方面，汕头大学的老师们逐步体验到Office 365带来的好处：1. 行政部门可通过日历安排会议并自动同步到与会者的手机，随时随地了解工作安排。改变会议日程，只需拖动日历中的时间，所有与会者在手机上可自动得到通知和日程变化。“在Office 365中增加、删除用户很方便，网络环境稳定，邮件能准确区分垃圾邮件。负责邮件系统的IT管理人员由多人减到1人，减轻了IT的维护工作量。邮件服务器和存储升级的预算也减少了。” 焦中铎，主任，网络与信息中心汕头大学2. 教务处可以在线发布教学意见调查表，学生在线填写，自动收集汇总，极大地提高了效率。3. 招生办公室的老师在出差时，可以通过学校SharePoint Online文档库或OneDrive for Business中的文档、图片、视频，宣传本校的教学、生活、文化。这些资源可由学校统一管理，及时更新，并共享给学生和家长，以便更好地了解学校。4. 老师们可以将教学资源上传到OneDrive for Business中，共享给学生，帮助学生课下学习。学生只需登录Office 365，就能查看到不同任课老师共享的资源，还可以关注老师提供的内容更新，第一时间获得学习资料。强大的搜索能力，可以让学生或老师在SharePoint O