现代高职教育档案管理模式的探索.docx

现代高职教育档案管理模式的探索 摘 要：现代档案管理模式是安全、高效、智慧的信息服务模式，可以实现高校档案集中管理、网络管理、安全管理，改变传统管理模式的弊端。高校档案现代化管理存在认识不足、投入不足、制度不健全、标准规范欠缺，档案人员数量不足，结构不合理等制约因素，应以档案法制观念为引领，加大软硬件投入力度、建设数据库群信息资源管理平台、网站档案信息发布利用平台、档案管理标准规范、高素质人才队伍方面进行组织规划实施。 关键词：高职院校；档案现代化；建设 中图分类号：G270 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2015）04-0295-02 现代档案管理模式是指在档案管理过程中全面应用计算机技术、多媒体技术和网络技术，进而建立起科学的管理机制，使之获得最佳的工作效率、经济效率和社会效率。包括管理思想、管理体制、管理组织、管理方法、管理手段和管理人才的现代化。这五个方面具有内在的有机联系，相辅相成地发挥着各自的作用。海南经贸职业技术学院档案是教学、科研、管理工作的真实记录，反映了学校创建、奋斗、改革和发展的历史轨迹，是弘扬高职教育文化的重要载体。现代档案管理模式构建是为适应信息时代发展的需要，实现档案资源的科学管理和高效共享，为学校和社会发展提供安全、高效、智慧的信息服务。 一、构建现代档案管理模式的重要性 1.实现档案由分散管理向集中管理转变。海南经贸职业技术学院档案通过单机版“琼兰档案管理系统”平台得到较好的管理和利用，但仍有大量的文件资料、声像材料、史志资料、实物资料、业务信息等资源分布比较分散，利用十分不便。通过数字档案管理系统，可打破部门条块分割，科学整合学校不同职能部门，甚至本高校区域各大学档案馆（室）的档案资源，实现不同内容形式档案信息的集约式和精细化管理，变单一信息访问为数据库访问，变切换访问为一站式信息服务，逐步建立覆盖全校师生员工和社会用户的档案资源体系，满足不同用户的信息需求。 2.实现档案由实体服务向信息服务转变。学校目前以档案室固定地点的实体档案利用形式，附以目录数据库为查找手段，虽然在一定程度上提高了利用效率，但无法满足信息时代及时、高效的信息需求，通过数字化、网络化技术，用户可以利用任一上网设备，如计算机终端、ipad、手机，或者通过 QQ、微博、微信、E-mail和二维码技术获取档案信息，变档案室访问为网络访问，变个体访问为网络用户共享，超越时空限制，方便快捷，逐步实现被动服务向主动服务，由档案实体服务向知识信息服务转变，建立健全方便用户的档案利用体系。 3.规避档案管理的安全风险。海南经贸职业技术学院作为国家骨干高职院校，积累了丰富的教育、科研、管理各类档案资料，有的档案非常珍贵，近些年来因工作查考等方面来查找档案的人数不断增多，而同一份档案因多数人反复复制利用，折叠、拆钉、复制磨损更加严重，还有年代较长的档案纸张变黄，字迹模糊，而受台风袭击库房多次积水，对档案的安全更造成严重威胁，因此，现代档案管理模式的启动，使档案资源数字化存贮，网络化利用，并对计算机进行安全有效控制，这无疑可规避学校档案管理的安全风险。 二、构建现代档案管理模式主要制约因素 1.认识不足，缺乏组织规划。目前学校各层面对档案现代化建设的重要性、紧迫性、艰巨性及主动性认识不到位，学校主客观方面的现代化意识没有完全能动起来。始终摆不上议事日程，进行科学规划和组织领导，档案部门也局限于现有的管理模式进行管理和利用，缺乏自身战略发展规划的建设，集中体现在数字化校园建设中统一的档案信息网络平台没能统筹安排，档案部门数字档案信息建设缓慢等，直接影响了档案现化建设的步伐。 2.资金投入不足，设备设施不到位。虽然学校每年对档案工作有一定的投入，包括人员的培训、案盒等基本用品的购买，但投入还是极为有限，目前使用的“琼兰档案管理系统”，年代较长，性能不稳定，单机版不能与校园网进行对接，电子文件的接收无法进行有效的控制和管理，同时所使用的扫描仪也比较陈旧，分辨率不高，超大纸张无法扫描，而数码相机、刻录机、文档一体化管理系统等设备不到位，这种现状对档案数字化、网络化建设造成严重影响。 3.制度不完善，标准规范欠缺。档案管理制度和标准规范是现代档案管理的根基，顺畅的档案实体管理流和标准规范的数据流将事半功倍。学校虽然建立了一些规章制度，但是不完善、不健全。以档案室为中心的档案工作网络，对各门类和载体的档案实行集中统一管理氛围尚未形成。档案实体管理规范有待于提高。对电子文件的真实性、有效性的控制、档案信息管理系统的通用性和实行性标准、档案数字化标准、数据库建设标准等方面缺失都直接影响着档案现代化建设的步伐。 4.档案人员数量不足，结构不合理。学校档案人员数量不足，结构不合理已是制约档案现代化建设的关键瓶颈。在校生7563人的办学规模，教职工503人，室藏档案总数11 376件（卷）的档案室人员共两人，其中专职1人、兼职1人，而专职也身兼部分其他工作，数量的严重不足显而易见。而档案人员的年龄、知识、智能结构的不合理更是制约档案现代化建设的关键因素，无暇对档案数字化、网络化、标准规范建设等进行更多的分析研究。 三、现代档案管理模式实施路径 1.认真学习档案法律法规方针政策，以法制观念为引领。思想是行动的先导和动力。应认真学习、宣传并贯彻执行教育部和国家档案局高等学校档案管理办法（教育部第27号令）、教育部关于加快推进职业教育信息化发展的意见（教职成20125号）、国家档案局中央档案馆全国档案事业发展“十二五”规划、中共中央办公厅 国务院办公厅关于加强信息资源开发利用工作的若干意见（中办发200434号文件）、电子文件管理暂行办法（中办 国办 厅字200939号）、关于加强和改进新形势下档案工作的意见（中办发201415号）等一系列文件精神，这些法律文件是应对信息时代的发展需要，从不同方面提出档案现代化建设的重要性、目标、任务以及建设规范，增强档案意识、责任意识、法制意识、信息意识，主动在思想上构筑坚强堡垒。 2.加大基础设备设施投入力度，以档案软硬件建设为保障。学校应加强组织领导，加大资金投入力度，对不适用的档案设备进行更新换代，没有配置就及时配置，包括专用计算机、服务器、打印机、复印机、刻录机、数码相机、扫描仪、应用系统（文档一体化管理系统、电子文件管理系统、数字档案馆系统）、网络设施等档案室现代化建设所需的设施设备，使之纳入学校数字化校园建设工程获得发展机遇，确保档案数字化、网络化工作基础设备设施投入到位。 3.加快档案信息资源建设，以档案库群信息资源平台为建设目标。档案室应以抢救性、价值性、实用性、开放性和特色性原则，加快对室藏文书档案、科技档案、重点项目建设档案、照片档案、实物图片档案、图纸档案的数字化建设工作，并通过数据整合、系统整合，建设党群类、行政类、教学类、科研类、基本建设类、设备类、出版类、外事类、专题类全文数据库群、多媒体数据库群，建成电子档案中心，方便师生员工及社会利用。 4.建设校园网档案信息网站，以网站为主要信息发布利用平台。以档案信息网站为信息发布利用平台是档案现代化建设的重要标志和体现。档案室应与学校网络中心配合，共同分析研究制定档案网站建设方案，包括网站策划、网页设计、网站功能、网站优化技术、NNT流量、网站内容整理、网站运营、网站整体优化、网站维护、网站改版等，使数据库资源与校园网进行挂接，以解决网络用户的信息利用。网站进行信息发布利用需要妥善解决信息安全问题，一是身份认证、数据加密、访问控制；二是进行异地备份、异质备份、在线、离线等。 5.建立健全档案管理标准规范，以标准规范为质量保证。档案管理制度和标准规范是档案信息高效利用的基础和保证。首先，应建立院级领导职能部门领导专职档案人员兼职档案员组成的档案工作管理网络，建立“三纳入、“四同步”即纳入学校长远规划、年度计划、管理制度，在布置、检查、验收、总结工作时，同时布置、检查、验收、总结档案工作，修订文件材料归档范围及保管期限等，确保以档案室为中心的档案实体物流顺畅。其次，要有效控制和管理数据流，要建立纸本档案数字化标准规范（如在操作规程、分辨率、颜色模式、存用格式、载体选择等要有明确规定）、现行电子档案管理规范、数据库建设的标准规范、应用系统建设（要具备收集、管理、存储、编研、统计、利用等功能要求）标准等，使档案信息数据管理的每个环节都有章可循，每件数字档案都标准规范，有效实现档案信息的安全保密，互联互通、资源共享。 6.加强档案人员引进和培养，以建设高素质档案管理队伍为关键。人是事业成功的根本。档案工作中档案工作人员是主体和核心，其素质直接影响到档案管理工作的实际成效。要更好地推进学校档案现代化建设进程，档案人员素质的全面提高是其中关键一环。目前针对学校专职人员少，结构不合理等现状，首先应合理引进专业人才，一是在学校师资引进过程中同时引进，二是在学校内部调整，如信息技术系、网络中心教师兼职或调岗；其次是对现有档案人员调整工作任务，使兼职变专职，集中精力开展档案现代化建设工作，并定期进行档案业务培训，培训内容包括档案法律法规、计算机应用知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理知识等，培训形式可以是专门的短期培训，也可以将每周或每月固定时间作为自行业务培训时间。档案工作人员通过培训，能够在较短时间，掌握现代化管理技术，提高现代化管理水平，尽快适应现代化管理的要求。 参考文献： 邓杰，覃晓立.浅