excel中分级显示的操作方法.docxVIP

在工作表中分级显示数据列表全部显示如果您需要对数据列表进行组合和汇总，可以创建多达八个级别的分级显示，其中每个组对应一个级别。每个内部级别在分级显示符号中由较大的数字表示，它们分别显示其前一外部级别的明细数据，这些外部级别在分级显示符号中均由较小的数字表示。利用分级显示，可以迅速显示汇总行或汇总列，还能显示每个组的明细数据。您可以为行（如左侧的示例所示）和/或列创建分级显示。销售数据的分级显示行，这些数据已按区域和月份进行组合，其中显示了若干个汇总行和明细行。要显示某一级别的行，请单击相应的分级显示符号。级别 1 包含所有明细行的总销售额。级别 2 包含每个区域中每个月份的总销售额。级别 3 包含明细行（当前仅第 11 到第 13 行可见）。要展开或折叠分级显示中的数据，请单击和分级显示符号。您要做什么？创建行的分级显示创建列的分级显示显示或隐藏分级显示数据使用样式自定义分级显示复制分级显示数据隐藏或删除分级显示创建含有图表的汇总报表创建行的分级显示1. 确保每列的第一行都具有标签，每个列中都含有类似的数据，并且该区域不包含空白行或空白列。2. 在该区域中选择一个单元格。3. 对各组中的列排序。操作方法1. 在“数据”菜单上，单击“排序”。随即会显示“排序”对话框。2. 在“排序依据”和“第二依据”框中，单击这些列，接着先按外部列排序，然后按下一内部列排序，依此类推。在上面的示例中，该区域先是按“区域”排序，然后按“月份”排序。这样，“东部”区域中“三月”和“四月”的明细行被分在一组，而“西部”区域中每个月份的行被分在一组。3. 根据需要选择任何其他排序选项，然后单击“确定”。有关排序的详细信息，请参阅对区域排序。4. 插入汇总行。要按行分级显示数据，必须插入汇总行，并使其包含的公式引用该组中每个明细行的单元格。请执行下列操作之一：使用“分类汇总”命令插入汇总行 使用“分类汇总”命令，可以在每组明细行的紧下方或紧上方插入 SUBTOTAL 函数，并自动为您创建分级显示。有关详细信息，请参阅在工作表内的数据列表中插入分类汇总。插入自己的汇总行 在每组明细行的紧下方或紧上方插入自己的带公式的汇总行。1. 指定汇总行的位置是位于明细行的下方还是上方。操作方法1. 分级显示数据。请执行下列操作之一：自动分级显示数据手动分级显示数据返回页首创建列的分级显示1. 确保每行的第一列中都具有标签，每个行都包含类似的数据，并且该区域不包含空白行或空白列。2. 在该区域中选择一个单元格。3. 对各组中的行排序。操作方法4. 在每组明细列的紧右侧或紧左侧插入自己的带公式的汇总列。注释要按列分级显示数据，必须插入汇总列，并使其包含的公式引用该组中每个明细列中的单元格。5. 指定汇总列的位置是位于明细列的右侧还是左侧。操作方法1. 分级显示数据。请执行下列操作之一：自动分级显示数据手动分级显示数据返回页首显示或隐藏分级显示数据1. 如果看不到分级显示符号、和，请单击“工具”菜单上的“选项”，单击“视图”选项卡，然后选中“分级显示符号”复选框。2. 请执行下列一项或多项操作：显示或隐藏组的明细数据 要显示组中的明细数据，请单击该组的。 要隐藏组中的明细数据，请单击该组的。展开或折叠特定级别的整个分级显示 在分级显示符号中，单击所需的级别编号。处于较低级别的明细数据将变为隐藏状态。例如，如果一个分级显示包含四个级别，则单击可隐藏第四个级别，同时显示其他级别。显示或隐藏所有分级显示的明细数据 要显示所有明细数据，请单击分级显示符号中的最低级别。例如，如果存在三个级别，请单击。 要隐藏所有明细数据，请单击。返回页首使用样式自定义分级显示对于分级显示行，Microsoft Office Excel 应用 RowLevel_1 和 RowLevel_2 等样式。对于分级显示列，Excel 会应用 ColLevel_1 和 ColLevel_2 等样式。这些样式使用加粗、倾斜及其他文本格式来区分数据中的汇总行或汇总列。通过更改每个样式的定义方式，可以应用不同的文本和单元格格式，进而自定义分级显示的外观。无论在分级显示的创建过程中，还是在创建完毕之后，都可以向分级显示应用样式。请执行下列一项或多项操作：自动向汇总行或汇总列应用样式1. 在“数据”菜单上，指向“组及分级显示”，然后单击“设置”。2. 选中“自动设置样式”复选框。向现有汇总行或汇总列应用样式1. 选择要应用分级显示样式的单元格。2. 在“数据”菜单上，指向“组及分级显示”，然后单击“设置”。3. 选中“自动设置样式”复选框。4. 单击“应用样式”。注释此外，您还可以使用自动套用格式为分级显示数据设置格式。有关详细信息，请参阅为工作表数据应用或删除自动格式设置。返回页首复制分级显示数据1. 如果看不到分级显示符号、和，请单击“工具”菜单上的“选项”，单击“视图”选项卡，然后选中“分级显示符号”复选框。2. 使用分级显示符号、和可以隐藏不想复制的明细数据。有关详细信息，请参阅显示或隐藏分级显示数据部分。3. 选择汇总行所在的区域。4. 在“编辑”菜单上，单击“定位”。5. 单击“特殊”。6. 单击“可见单元格”。7. 单击“确定”，然后复制数据。返回页首隐藏或删除分级显示注释隐藏或删除分级显示时，不会删除任何数据。隐藏分级显示1. 如果看不到分级显示符号、和，请单击“工具”菜单上的“选项”，单击“视图”选项卡，然后选中“分级显示符号”复选框。2. 通过单击分级显示符号中的最高编号显示所有数据。3. 单击“工具”菜单上的“选项”，单击“视图”选项卡，然后清除“分级显示符号”复选框。删除分级显示1. 单击工作表。2. 在“数据”菜单上，指向“组及分级显示”，然后单击“清除分级显示”。3. 如果行或列仍处于隐藏状态，请拖动鼠标以选择隐藏行和隐藏列两侧的可见行或列的标题，接着指向“格式”菜单上的“行”或“列”，然后单击“取消隐藏”。要点删除分级显示时，如果明细数据处于隐藏状态，则明细行或明细列可能会一直保持隐藏。要显示这些数据，请拖动鼠标以选择与隐藏行和隐藏列相邻的可见行/列的编号/字母。在“格式”菜单上，指向“行”或“列”，然后单击“取消隐藏”。返回页首创建含有图表的汇总报表假设您要为数据创建一个汇总报表，并在其中仅显示总计，同时附有这些总计的图表。一般而言，您可以执行下列操作：1. 创建一个汇总报表。1. 分级显示数据。有关详细信息，请参阅创建行的分级显示或创建列的分级显示部分。2. 通过单击分级显示符号、和隐藏明细可以仅显示总计，如下面的行分级显示示例所示：2. 有关详细信息，请参阅显示或隐藏分级显示数据部分。3. 为汇总报表绘制图表。1. 选择要绘制图表的汇总数据。例如，要仅为林丹和