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账务及报表管理操作手册 预算单位财务服务平台预算单位财务服务平台 账务及报表管理操作手册账务及报表管理操作手册 北京中科江南信息技北京中科江南信息技术术股份有限公司股份有限公司 账务及报表管理操作手册 1 目 录 第一部分第一部分 账务处理账务处理1 1业务概述.1 2基本概念.1 3业务过程.1 4操作指南.2 4.1基础数据.2 4.1.1增加基础数据.2 4.1.2修改基础数据.2 4.1.3删除基础数据.3 4.1.4会计科目管理.3 4.1.5二级项目维护.3 4.1.6银行账户对会计科目关联关系设置.4 4.2期初数录入.5 4.3凭证录入.9 4.3.1 手动录入凭证9 4.4凭证审核.16 4.5凭证记账.19 4.6凭证查询.20 4.7凭证调号.21 4.8科目汇总表.24 4.9凭证打印.24 4.9.1 格式设置25 4.9.2 模板设计25 4.9.3 页面设置26 4.9.4 凭证打印27 4.9.5 打印机设置27 4.10账簿查询.27 4.10.1 账簿定义及基本操作28 4.10.2 总账查询34 4.10.3 明细账查询35 4.10.4 余额表查询36 4.10.5 交叉统计表查询36 4.10.6 支出明细表37 4.10.7 收入明细表38 4.10.8 财务信息统计表39 4.10.9 多栏明细账40 4.11期末处理.40 4.11.1 月末结账40 4.11.2 自动转账41 4.11.3 年结及结转余额44 第二部分第二部分 报表管理报表管理45 账务及报表管理操作手册 2 1 业务概述45 2 基本概念45 3 业务过程45 4 操作指南45 4.1 如何设置报表格式.45 4.2 如何设置报表公式48 4.3 如何设置浮动报表公式50 （2 2） 行列设置行列设置 .50 4.4决算报表设置.52 4.5 如何进行报表计算52 4.6 如何保存、调用已定义的报表52 4.7 如何输出报表文件54 4.8 如何查询报表.54 账务及报表管理操作手册 1 第一部分 账务处理 1 1业务概述业务概述 账务处理，主要为单位提供日常的账务处理 功能，包括：凭证的录入、审核、记账及账 务报表的查询。 2 2基本概念基本概念 期初数录入期初数录入 会计科目的年初余额录入。 机制凭证机制凭证 通过财政财务一体化接口，下载业务单据，根据系统设置的凭证模板自动生成 的凭证。 冲销凭证冲销凭证 生成一张与被冲销凭证金额相同，但借贷方向相反的凭证。 自动转账自动转账 年终核算终了，将本年的收入支出转结余。 结转余额结转余额 年终核算终了，将本年的结余转入下年的期初。 3 3业务业务过程过程 略 账务及报表管理操作手册 2 4 4操作指南操作指南 4.144.14基础数据基础数据 基础数据，主要是添加本账套自己使用的会计科目、项目分类、指标类型、指标来 源、功能分类、经济分类、预算单位、预算项目、资金性质、支出类型、部门、往来等 数据。 登录系统，选择【账务处理】|【基础数据管理】菜单即可进行基础数据维护。 4.14.24.14.2增加基础数据增加基础数据 单击【增加】 、 【增加下级】按钮，系统弹出增加基础数据对话框。如图4.1.1-1所 示： 图 4.1.1-1 增加基础数据 【增加】按钮和【增加下级】区别是前者增加当前科目的同级科目，后者增加当前 科目的下级科目。如果没有选择科目则是添加一级科目。单击【确定】按钮则完成操作 返回主界面，单击【继续添加】按钮则可以继续添加当前科目的兄弟科目，单击【取消】 按钮放弃操作返回主界面。若基础数据已使用，则不允许增加其下级数据。 4.14.34.14.3修改基础数据修改基础数据 单击【修改】按钮，系统弹出基础数据修改对话框。如图4.1.2-1所示： 账务及报表管理操作手册 3 图 4.1.2-1 修改基础数据 修改基础数据的操作参考【4.1.1-1 增加基础数据】操作。 4.14.44.14.4删除基础数据删除基础数据 选择要删除的基础数据，单击【删除】按钮。 非末级基础数据不允许删除，如果基础数据公用而且选择的基础数据已经在系统中 使用，也不允许删除。 4.14.54.14.5会计科目管理会计科目管理 登录系统，选择【账务处理】|【会计科目管理】菜单即可进行会计科目维护。 增 加、修改、删除同上；统一维护方式下的会计科目不可以进行增删改操作，下级扩展的 会计科目只可以增加下级和补挂辅助要素；参照维护方式下的会计科目可以自由进行增 删改和挂辅助要素。会计科目已经使用的不可以再修改。 4.14.64.14.6二级项目维护二级项目维护 说明：二级项目维护，增加，删除，修改同上；添加项目时，有两个信息项“指标 控制方式”和“资金控制方式” ，如图 4.1.5-1 所示： 账务及报表管理操作手册 4 图 4.1.5-1 项目维护界面 控制方式有四种：严格控制、预警、不控制、默认控制方式 作用：控制凭证的录入、支付申请、借款申请、单位报账 指标控制方式： (1)设置为“严格控制” ，则保存凭证时会做校验，如果超出了可用指标额度，则不 允许保存。 (2) 设置为“预警” ，录入的凭证如果超出了可用指标额度，仍允许保存，会弹出 警告信息。 (3) 设置为“不控制” ，则超出指标额度，仍允许保存，也不会弹出警告信息。 （4）设置为“默认控制方式” ，则按【指标管理】-【指标控制方式】设置的控制 方式进行控制。 资金控制方式和指标控制方式处理一致，区别是判断依据为是否超出了可用指标/ 资金额度。 4.14.74.14.7银行账户对会计科目关联关系设置银行账户对会计科目关联关系设置 银行账户对会计科目关联关系设置主要是启用特定银行账户下的会计科目。 登录系统，选择【账务处理】|【银行账户对会计科目关联关系设置】菜单，进入 银行账户对会计科目关联关系设置主界面，如图 4.1.11-1 所示： 账务及报表管理操作手册 5 图 4.1.11-1 银行账户对会计科目关联关系设置界面 点击【修改】按钮，在上级元素列表中选择一个银行账户，然后对应在下级元素列 表中勾选该银行账户下要启用的会计科目，点击【保存】按钮即可。 4.154.15期初数录入期初数录入 期初数录入用于维护会计科目的期初余额，登录系统，选择【账务管理】|【期初 数录入】 ，进入期初录入界面，如图 4.4-1 所示： 图 4.4-1 期初数录入主界面 白色背景为无辅助核算的末级科目。例如 101 现金； 浅蓝色背景的为非末级科目，用户只需要录入其科目的末级科目的期初数，系统便 会根据级次自动计算出数值，不需录入，例如 401 财政补助收入； 深灰色背景相对应的是带有辅助核算项的会计科目，例如：40101 基本支出。 账务及报表管理操作手册 6 点击【增加】按钮，录入会计科目期初余额，弹出界面如图 4.4-2 所示： 图 4.4-2 期初余额录入界面 点击会计科目，选择要录入期初余额的科目。 若选择的会计科目无辅助核算，则直接录入年初余额（若账套的建账日期不是年初， 需录入借方累计和贷方累计金额。 ） ，按【确定】按钮即可。若继续录入，则按【继续添 加】按钮。 若选择的会计科目为数量或外币核算科目，则如图 4.4-3 所示： 图 4.4-3 数量科目期初余额录入界面 除录入金额外，还要录入数量的年初及借、贷方累计数。 若选择的会计科目为辅助核算科目，则根据科目绑定的辅助核算类创建相应的录入 界面。如图 4.4-4 所示： 账务及报表管理操作手册 7 图 4.4-4 辅助核算科目期初余额录入界面 除录入金额外，还要选择对应的辅助要素明细信息。点击辅助要素后面的按钮，即 可弹出辅助明细选择界面。如图 4.4-5 所示： 图 4.4-5 辅助要素选择界面 在主界面（如图 4.4-1）点击【修改】按钮，可以修改增加的期初，操作同增加期 初。 在主界面（如图 4.4-1）点击【删除】按钮，删除期初。(只能删除末级科目的期初) 全部科目的期初余额录入完毕后，点击【试算平衡】按钮，来查看借贷双方是否试 算平衡，只有借贷双方数值一致，方可进行下一步的初始化确认操作。如图 4.4-6 所示： 账务及报表管理操作手册 8 图 4.4-6 试算平衡 全部期初余额录入完成并进行试算平衡通过后，点击【初始化确认】按钮进行确认 期初余额数据。初始化确认后，期初余额将不允许修改、删除。如果要继续修改期初， 需要先撤销初始化确认，点击【撤销初始化】按钮，撤销初始化确认。 点击【导出】按钮，可将期初数导出 excel 表格； 点击【导入】按钮，可将 excel、txt 格式的期初导入到系统中； 在主界面（如图 4.4-1）辅助信息部分点击【增加明细】按钮，弹出如图 4.4-7 所 示： 图 4.4-7 辅助信息增加界面 选定功能分类和预算项目并设定年初金额后点击【确定】按钮，或点击【继续添加】 按钮，继续添加辅助信息。 在主界面（如图 4.4-1）辅助信息部分点击【修改明细】按钮，可对辅助信息进行 修改。 在主界面（如图 4.4-1）辅助信息部分点击【删除明细】按钮，可删除辅助信息。 在主界面（如图 4.4-1）辅助信息部分点击【查找明细】按钮，将弹出”查找明细” 框，可对编码、名称、金额进行模板查询。 账务及报表管理操作手册 9 注意：试算平衡后一旦点击【初始化确认】按钮，年初数及辅助信息都不能增、删、 改。 4.164.16凭证录入凭证录入 系统支持手动记账和机制凭证自动生成两种方式。机制凭证自动生成就是直接将下 载下来的业务单据根据模板自动生成凭证。 4.3.14.3.1 手动录入凭证手动录入凭证 登录系统，选择【账务处理】|【凭证录入】菜单，进入录入界面，如图 4.6.1-1 所示： 图 4.6.1-1 凭证录入主界面 界面左边显示当前会计期间的凭证列表，右边上半部分显示当前会计凭证明细分录， 右边下半部分显示分录的辅助信息。 点击灰框所示的箭头按钮可隐藏或展现左侧的凭证列表。 点击红框所示“+”按钮可在凭证主表增加行数。 点击红框所示“”按钮可在凭证主表删除行数。 点击蓝框所示向上、向下“箭头”按钮可调整主表数据显示顺序。 点击黄框所示复制按钮可在凭证主表复制当前行。 在凭证录入主界面（如图 4.6.1-1）点击模板明细中【科目余额】按钮，可查看对 应的科目余额界面，如图 4.6.1-1 所示： 账务及报表管理操作手册 10 图 4.6.1-2 科目余额界面 在科目余额界面（如图 4.6.1-1）中点击【查余额表】按钮，可查看对应的科目余 额表，如图 4.6.1-3 所示： 图 4.6.1-3 科目余额表界面 在凭证录入主界面（如图 4.6.1-1）点击模板明细中【辅助余额】按钮，可查看对 应的辅助余额界面，如图 4.6.1-4 所示： 图 4.6.1-4 辅助余额界面 在辅助余额界面（如图 4.6.1-4）点击【查余额表】按钮，即可查询辅助余额表， 如图 4.6.1-5 所示： 账务及报表管理操作手册 11 图 4.6.1-5 辅助余额表界面 在凭证录入主界面（如图 4.6.1-1）点击【新增】按钮，进入录入状态，输入相关 内容后，点击【保存】按钮或按“Ctrl+S”键保存该凭证，如图 4.6.1-6 所示： 图 4.6.1-6 新增凭证状态界面 凭证录入操作： (1)支持全键盘操作，录入完每一项可以敲回车键自动跳到下一项的录入 (2)摘要录入，输入摘要编码，回车后自动带出摘要内容，双击摘要框，可弹出摘 要框，对常用的摘要进行维护，录入完当前分录，回车后，摘要信息会自动带入下行分 录中。 (3)会计科目录入：输入科目编码，回车后自动带出科目名称，也可通过设置按钮 设置快捷键，默认点击回车会计科目自动弹出。 (4)录入金额后，系统自动找平金额。 (5)系统支持临时保存凭证，下次进入系统时可以调入临时凭证继续编辑。 (6)系统支持保存凭证模板，调入模板加快凭证录入速度。 录入会计科目后，如果科目挂有辅助核算，则自动弹出辅助核算录入窗体，如图 账务及报表管理操作手册 12 4.6.1-7 所示： 图 4.6.1-7 录入辅助核算界面 界面中辅助要素项，输入编码会自动带出名称，也可以通过点击右侧的选择按钮来 选择要素。录入完毕点击【确定】按钮，完成辅助核算录入，或点击【继续添加】按钮 继续录入辅助核算。 4.14.2.14.14.2.1 如何增加摘要模板如何增加摘要模板 新增凭证时，双击摘要单元格，弹出选择摘要窗体，如图 4.6.1.1-1 所示： 图 4.6.1.1-1 选择摘要窗体界面 点击【增加】按钮，增加摘要，如图 4.6.1.1-2 所示： 账务及报表管理操作手册 13 图 4.6.1.1-2 增加摘要界面 摘要编码：系统自动生成，也可以修改。 输入摘要内容，点击【确定】按钮，保存当前摘要信息，或点击【继续添加】按钮， 继续添加新摘要。 4.14.2.24.14.2.2 如何临时保存当前录入的凭证如何临时保存当前录入的凭证 条件：当前处于新增凭证状态 在凭证录入主界面，点击【其他】|【本地保存】菜单即可，如图 4.6.1.2-1 所示： 图 4.6.1.2-1 本地保存菜单 下次进入凭证录入界面，点击【调本地】菜单，就可以将之前临时保存的凭证调出， 直接进入新增凭证状态，可以继续编辑。 4.14.2.34.14.2.3 如何保存凭证模板及调用模板如何保存凭证模板及调用模板 点击左侧凭证列表中某张凭证，然后点击【其他】|【存模板】菜单，进入保存模 板界面，录入模板名称，点击【保存】按钮。如图 4.6.1.3-1 所示： 账务及报表管理操作手册 14 图 4.6.1.3-1 凭证录入模板界面 下次新增凭证时，可以点击【其他】|【调模板】菜单，进入选择模板界面，选择 一个凭证模板，点击【调用】按钮，就把模板凭证生成一张新凭证，进入待保存状态， 编辑后保存，就完成一张新凭证的录入。 4.14.2.44.14.2.4 冲销凭证冲销凭证 如果发现已经审核记账的凭证有错误或者需要核销凭证，可以在此处进行冲销处理。 系统会自动生成相应冲销凭证。 在凭证录入主界面，点击左侧凭证列表中准备冲销的凭证，点击【冲销】按钮，会 生成一张与当前选择的凭证借贷方向相反的冲销凭证。同时，左侧列表中，被冲销的凭 证号显示时带“已冲销”字样。 4.14.2.14.14.2.1 生成机制凭证生成机制凭证 登录系统，选择【账务管理】|【凭证生成】菜单，进入机制凭证生成界面，如图 4.6.2.2-1 所示： 账务及报表管理操作手册 15 图 4.6.2.2-1 机制凭证生成界面 首先，进行凭证生成的设置，点击【设置】按钮，弹出设置界面，如图 4.6.2.2-2 所示： 图 4.6.2.2-2 凭证生成设置界面 在凭证生成设置界面，可以设置生成方式、是否预览、是否合并科目、辅助要素列 等。设置好后，点【确定】按钮，返回凭证生成主界面；支持按单据类型设置显示列。 设置了凭证生成模板以及凭证生成设置，就可以进行生成操作了。 在凭证生成主界面中，选择单据类型、单据状态(未生成)及单据日期，然后点击 【查询】按钮，列表中显示出未生成凭证的单据记录，勾选单据，如图 4.6.2.2-3 所示： 图 4.6.2.2-3 机制凭证生成主界面 点击【生成凭证】按钮，如果设置中生成前要预览凭证，则弹出凭证录入保存界面， 如图 4.6.2.2-4 所示： 账务及报表管理操作手册 16 图 4.6.2.2-4 凭证录入保存界面 点击【保存】按钮，该笔单据就生成了对应的凭证，支持单个保存、全部保存，同 时支持拆分辅助录入。 对已生成的机制凭证，也可以撤销生成。首先查询出状态为已生成的单据（也支持 按凭证日期进行查询，点击单据日期的小三角，选择凭证日期进行查询）然后点击【撤 销生成】按钮，即可删除该笔单据生成的凭证。 已生成凭证的单据也可以通过双击该笔单据，查看对应的凭证信息。 选择单据，点击指定关联凭证，弹出图 4.6.2.2-5 指定关联凭证界面，如图所示： 图 4.6.2.2-5 指定关联凭证界面 选择凭证号后点击确定，返回主界面，按凭证日期查询时显示已关联凭证的单据。 4.174.17凭证审核凭证审核 登录系统，选择【账务管理】|【凭证审核】菜单，进入凭证审核界面，如图 4.7-1 所示： 账务及报表管理操作手册 17 图 4.7-1 凭证审核 界面有三个页签：凭证列表、凭证信息、凭证视图，默认为凭证表表页签，用户可 通过单击页签进行切换，如图 4.7-2： 图 4.7-2 凭证审核-凭证信息 账务及报表管理操作手册 18 图 4.7-3 凭证审核-凭证视图 列表界面中，将显示凭证总数、未审核、已审核、未记账、已记账凭证数； 点击【查询】按钮，可弹出凭证查询框，如图 4.7-4 所示: 图 4.7-4 凭证查询条件界面 点击【高级查询】按钮，界面会展开显示科目及要素查询条件，如图 4.7-5 所示： 图 4.7-5 高级查询界面 在凭证查询界面中，输入要审核的凭证的信息，可以快速定位到该凭证。如果不输 入任何条件或者默认系统选项，点击【确定】 ，则所有当前会计期间的凭证均会顺序列 出。 点击会计期间下拉列表，即可按所选会计期间进行查询； 点击凭证状态下拉列表，即可按所选凭证状态进行查询，状态包括：全部、未审核、 账务及报表管理操作手册 19 已审核未记账、已记账； 点击凭证信息页签，即可查看该凭证明细，如图 4.7-6 所示： 图 4.7-6 凭证审核-凭证信息 在凭证信息页签界面，通过单击【首张】 【上一张】 【下一张】 【末账】进行凭证定 位； 选中未审核的凭证记录，点击【审核】按钮将选中的凭证进行审核，审核成功将弹 出“审核成功”提示框，而且系统会自动更新凭证状态为已审核。 注意：若为多条凭证同时审核，其中有不满足审核条件的凭证时，系统审核不通过。 对于已审核的凭证，点击【销审】使已审核凭证回到未审核状态。 【凭证批量审核】界面同凭证审核界面，支持不同制单人的单据同一人可以审核。 具体操作同凭证审核。 4.184.18凭证记账凭证记账 登录系统，选择【账务管理】|【凭证记账】菜单，进入凭证记账界面，如图 4.8-1 所示: 账务及报表管理操作手册 20 图 4.8-1 凭证记账 点击【查询】按钮，可弹出查询框，参考凭证审核，图 4.7-2。 凭证记账的相关操作可以参考凭证审核。 选择状态为“已审核”的凭证，点击【记账】按钮，完成记账操作，凭证状态变为 “已记账” 同样，选择状态为“已记账”的凭证，点击【反记账】按钮，可以重置凭证状态为 “已审核”状态。 【凭证批量记账】界面同凭证记账，区别是可以一次性记账多笔单据，具体操作同 凭证记账。 4.194.19凭证查询凭证查询 登录系统，选择【账务管理】|【凭证查询】菜单，进入凭证查询界面，如图 4.9-1 所示: 账务及报表管理操作手册 21 图 4.9-1 凭证查询 点击凭证信息页签，可查看该凭证明细信息，如图 4.9-2 所示； 图 4.9-2 凭证查询信息 其他操作参考凭证审核； 注：如当前登录用户是凭证的制单人，对查询后的凭证可直接进行修改； 4.204.20凭证调号凭证调号 凭证调号是对某一会计月份的所有凭证按凭证日期顺序、按制单人调号、手工调号 进行重新排号，可查重查漏、凭证对调、凭证移动、补空号使凭证号连续。 登录系统，选择【账务管理】|【凭证调号】菜单，进入凭证调号界面，如图 4.10- 1 所示： 图 4.10-1 凭证调号界面 选择会计期间后，下方凭证列表会自动刷新，列出所选会计期间的凭证，点击【按 日期顺序调号】按钮，自动生成新的凭证号，如图 4.10-2 所示： 账务及报表管理操作手册 22 图 4.10-2 凭证调号界面 点击【保存】按钮，保存调整后的凭证号；点击【取消】按钮，放弃调号。 点击【手工调号】 ，可选择将几月份的几号凭证调到几号凭证后面，也可选择自由 调号，手工在凭证的新凭证号处录入新的凭证号，如图 4.10-3 所示： 图 4.10-3 手工调号 点击【保存】按钮，保存调整后的凭证号；点击【取消】按钮，放弃调号。 点击【查看重漏】 ，系统可检查当前会计期间，是否存在重号、漏号，如图 4.10-4 所示： 图 4.10-4 凭证重号漏号 账务及报表管理操作手册 23 点击【按制单人调号】 ，系统可按制单人的顺序进行排号； 点击【凭证对调】 ，系统将弹出凭证对调框，如图 4.10-5： 图 4.10-5 凭证对调 【确定】后，将设定的两张凭证进行对调； 点击【凭证移动】 ，可将指定凭证移动到所设凭证的前面或后面，如图 4.10-6： 图 4.10-6 凭证对调 点击【补空号】 ，当前界面变为可编辑状态，系统会自动在新凭证号处填充空号， 用户检查后，可点击【保存】进行保存，点击【取消】按钮，取消本次操作，如图 4.10-7： 图 4.10-7 补空号 账务及报表管理操作手册 24 4.214.21科目汇总表科目汇总表 登录系统，选择【账务管理】|【科目汇总表】菜单，进入凭证汇总主界面，如图 4.11-1 所示： 图 4.11-1 凭证汇总表主界面 通过设置汇总方式、凭证类别、会计期间以及凭证号然后点击【查询】按钮，即可 查出汇总表的具体情况。 汇总方式：凭证编号、日期范围； 4.224.22凭证打印凭证打印 登录系统，选择【账务管理】|【凭证打印】菜单，进入凭证打印主界面，如图 4.12-1 所示： 账务及报表管理操作手册 25 图 4.12-1 凭证打印界面 点击【查询】按钮，可以查询需要打印的凭证。 4.9.14.9.1 格式设置格式设置 点击【格式】按钮，出现凭证格式设置的界面，如图 4.9.1-1 所示： 图 4.9.1-1 凭证格式设置 在凭证格式设置界面中，可以进行详细的设置，包括： 设置每页打印凭证数； 设置每页凭证分录数； 是否套打； 科目名称显示打印：只显示末级、首级和末级科目等； 账务及报表管理操作手册 26 辅助要素是否打印，辅助要素打印的级次编码等； 可选择已存在的打印凭证模板，按照不同要求设置凭证模板格式。 设置完成后，点击【确定】按钮，即可按定义的格式显示打印凭证数据。 4.9.24.9.2 模板设计模板设计 系统默认常用的凭证模板文件。若用户有特殊的打印要求，可通过模板设计进行自 定义凭证的打印模板。 点击【模板设计】按钮进入模板设计器。如图 4.9.1-2 所示： 图4.9.1-2 模板设计界面 进入时默认显示为当前模板，用户可以通过对项目的增删，以及各项目的位置的移 动调整来设计自己需要的凭证打印样式。不过一般情况下，用户可以不用调整此处，可 以采用系统默认的打印样式进行打印即可。 4.9.34.9.3 页面设置页面设置 在打印前可以对页面设置进行调整，点击【页面设置】按钮弹出页面设置对话框。 如图 4.9.3 所示： 账务及报表管理操作手册 27 图 4.9.3 页面设置界面 在页面设置中，可选择纸张大小、纸张来源、打印方向、页边距、切换打印机等。 4.9.44.9.4 凭证凭证打印打印 点击【打印】按钮：打印当前显示的此张凭证； 点击【批量打印】按钮：打印选择的凭证或者当前列表的所有凭证； 点击【终止打印】按钮：在开始打印后，可以终止打印过程。 4.9.54.9.5 打印机设置打印机设置 对纸张大小和方向，打印机名称等的设置。如图 4.9.5 所示： 账务及报表管理操作手册 28 图 4.9.5 打印设置界面 选择纸张大小的下拉菜单选择纸张大小，选择来源和方向，点击确定保存，即可打 印。 4.234.23账簿查询账簿查询 账簿查询提供了基本账簿的显示和打印，可按照不同条件定义账簿查询内容。其中 账簿主要包括总账、明细账、余额表、交叉统计表、多栏明细账、支出明细表、收入明 细表、财务信息统计表。 4.10.14.10.1 账簿定义及基本操作账簿定义及基本操作 账簿中各种账表的使用操作是一样的，我们以明细账的定义及设置为例，登录系统， 选择【账务管理】|【明细表】菜单，进入账簿查询页面，如图 4.10.1-1 所示： 账务及报表管理操作手册 29 图 4.10.1-1 账簿查询页面 （1）账簿定义： 点击【账簿】按钮，进行账簿定义，点击【添加】按钮，定义一个新的账簿查询， 如图 4.10.1-2 所示： 图4.10.1-2账簿定义 在基本信息项目里录入账簿名称，选择账簿类型，选择支出科目是否显示功能分类， 在分组要素里选择账簿的分组条件，如图 4.10.1-3 所示： 账务及报表管理操作手册 30 图 4.10.1-3 账簿分组条件设置 分要要素框中可通过上下箭头设置要素的显示顺序；通过设置扩展级次，决定要素 的加载级次； 在条件要素里设置账簿查询筛选条件，如图 4.10.1-4 所示： 选择某一条件要素后，在下方默认值处可以设置该条件的要素，设置后在账簿查询 界面显示默认条件。 图 4.10.1-4 设置账簿查询条件要素 设置好以上基本信息、分组要素及条件要素后，点【保存】按钮，完成账簿定义。 条件要素决定在账薄界面上，哪些要素可做为查询条件，方便查询定位； 账务及报表管理操作手册 31 （2）账簿格式设置： 在账簿查询界面，如图 4.10.1-1 所示，点击【格式】按钮，进入格式设置界面， 如图 4.10.1-5 所示： 图 4.10.1-5 账簿格式设置 （3）账簿页面设置： 在明细账主界面(图 4.10.1-1)，点击【页面】按钮，可对打印内容、打印机、页眉 页脚、页边距、表头表尾等进行设置。如图 4.10.1-6 所示： 图 4.10.1-6 账簿页面设置 （4）账簿导出： 在明细账主界面(图 4.10.1-1)，点击【导出】按钮，可将当前账簿数据导出为 EXCEL 文件进行保存。如图 4.10.1-7 所示： 账务及报表管理操作手册 32 图 4.13.1-7 账簿导出 在明细账主界面(图 4.10.1-1)，点击【全部导出】 ，可弹出批量导出对话框，如图 4.10.1-8 所示： 图 4.10.1-8 批量导出 可指定会计科目，也可选择全部； 点击【浏览】选择导出文件存放地址； 点击【开始导出】按钮，进度条显示导出进度，日志列表框显示导出日志； （5）账簿分页显示： 在明细账主界面(图 4.10.1-1)，账簿可以设置分页显示方式，如图 4.10.1-9 所示： 图 4.10.1-9 账簿分页 账务及报表管理操作手册 33 分页：用于设置账簿是否进行分页显示； 每页行数：用于指定一页显示的数据行数，根据此行数进行分页； 页码：用于指定当前显示的页码，也可以通过后面的按钮改变当前显示页码。 （6）账薄打印： 在明细账主界面(图 4.10.1-1)，点击【打印】向下箭头，显示下拉列表如图 4.10.1-10 所示： 图 4.10.1-10 打印 点击【打印当前页】 ，将只打印当前选定科目的明细账； 点击【打印账薄启用表】 ，将弹出批量打印账薄启用表界面，如图 4.10.1-11 所示： 图 4.10.1-11 账薄启用表 在批量打印账薄启用表界面(图 4.10.1-11)，点击【导出】按钮，可将账薄启用表 导出为 excel 格式文件； 在批量打印账薄启用表界面(图 4.10.1-11)，点击【打印】按钮，即可按页面设置 的情况进行打印； 点击【打印账薄目录】 ，进入打印目录界面，如图 4.10.1-12 所示： 账务及报表管理操作手册 34 图 4.10.1-12 打印目录 在打印目录界面(图 4.10.1-12)点击【定位】按钮，可弹出查找框，在查找框中输 入内容，可实现快速定位； 点击【打印账薄】按钮，弹出批量打印框，如图 4.10.1-13 所示： 图 4.10.1-13 批量打印 在批量打印框中，设置打印范围、奇偶页及打印间隔时间后，点击【开始打印】即 可打印，点击【终止打印】将终止正在进行的打印操作，点击【取消】按钮，取消当前 操作，返回账薄主界面； (7)打印范围设置 在明细账主界面(图 4.10.1-1)，点击【打印范围设置】按钮，可弹出打印范围设置 框，如图 4.10.1-14 所示： 账务及报表管理操作手册 35 图 4.10.1-14 打印范围设置 科目组合树中的底级科目:组合树的中最末级科目； 科目组合树中的全部科目：合树中所有要素科目； 科目组合树中的各要素的底级科目：只打印组合对中各要素的末级科目； （8）账簿自定义查询 如果页面显示的查询条件不符合用户需求，可以自定义账簿条件进行查询，自定义 界面如图 4.10.1-15 所示： 图 4.10.1-15 自定义账簿界面 选择分组要素和条件要素后保存，在账簿界面点击查询，即按自定义条件进行查询。 4.10.24.10.2 总账查询总账查询 总账查询既可查询各总账科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额，也可查询 账务及报表管理操作手册 36 所有明细科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额。 登录系统，选择【账务管理】|【总账】菜单，进入总账窗体，如图 4.10.2-1 所示： 图 4.10.2-1 总账界面 查询条件： (1)凭证类型：可选择某一个凭证类别，为空时，系统认为是所有凭证类别； (2)期间范围：可选择某会计期间的科目总账情况； (3)显示级次：指定科目组织树的显示级次； (4)余额方向：默认、借方、贷方； 账簿联查：双击总账表中月合计，可以查看对应的明细表。 4.10.34.10.3 明细账查询明细账查询 登录系统，点击【账务管理】|【明细账】菜单项，弹出明细账的查询窗体，如图 4.10.3-1 所示： 账务及报表管理操作手册 37 图 4.10.3-1 明细账界面 双击明细账记录，可查看对应凭证明细信息；制单人可联查到凭证明细信息后，对 凭证进行修改； 注：选中分页复选框后，打印账薄启用表、打印账薄目录、打印薄才可用； 4.10.44.10.4 余额表查询余额表查询 登录系统，选择【账务管理】|【余额表】菜单,如图 4.10.4-1: 图4.10.4-1 余额表查询界面 可以对所有会计核算数据进行余额查询，如可查科目余额表、项目余额表、往来余 额表等等，可根据实际需要，自定义账簿。 三级联查：双击科目可联查该科目发生的明细账及双击明细账记录联查凭证明细； 账务及报表管理操作手册 38 4.10.54.10.5 交叉统计表查询交叉统计表查询 登录系统，选择【账务管理】|【交叉统计表】菜单，进入交叉统计表查询页面， 点击【账簿】按钮，设置交叉统计表，如图 4.10.5-1 所示： 图 4.10.5-1 交叉统计表 4.10.64.10.6 支出明细表支出明细表 登录系统，选择【账务管理】|【支出明细表】菜单，进入支出明细表查询页面， 如图 4.10.6-1 所示： 图 4.10.6-1 支出明细表 点击【设置】按钮，弹出设置对话框，如图 4.10.6-2 所示： 账务及报表管理操作手册 39 图 4.10.6-2 设置 如支出科目没有挂项目分类辅助项，则项目分类项为空即可； 点击基本支出科目的选择按钮，设置基本支出的会计科目，点击项目支出科目的选 择按钮，设置项目支出的会计科目，选择表头显示科目，点击【确定】按钮，关闭设置 框； 设置查询条件：凭证类型、月份、支出情况后，单击【查询】即可查询所设条件的 支出情况表，如图 4.10.7-3 所示： 图 4.10.7-3 支出明细月报表 双击可联查明细表； 4.10.74.10.7 收入明细表收入明细表 登录系统，选择【账务管理】|【收入明细表】菜单，进入收入明细表查询页面， 如图 4.10.8-1 所示： 账务及报表管理操作手册 40 图 4.10.8-1 收入明细表 设置查询条件：凭证类别、月份、收入情况、是否隐藏空行，点击【查询】按钮即 可显示收入明细月报表； 双击可联查明细表； 4.10.84.10.8 财务信息统计表财务信息统计表 登录系统，选择【账务管理】|【财务信息统计表】菜单，进入财务信息统计表查 询页面，点击【查询】按钮，弹出财务统计表查询条件框，如图 4.10.9-1 所示： 图 4.10.9-1 财务统计表查询条件 标题名称：手工填写； 显示样式：列表式(所选要素匀以列的形式纵向显示)、交叉式(将分组要素的第一 个要素做为行，第二个做为列交叉显示) 凭证类别：全部、记账、转账； 账务及报表管理操作手册 41 分列显示要素编码和名称复选框，选中时，要素编码和名称各占一列，否则在一列 中显示； 显示金额：用户可根据需要，自由选择； 分组要素：类似账薄中的分组要素； 要素条件：为所选要素指定要素值； 点击【保存查询条件】 ，可弹出下拉列表：本地保存、共享保存；本地保存，此查 询条件将被保存在本机上，换电脑登录时，将看不到查询条件；共享保存，此查询条件 将被保存在数据库中，换电脑登录，仍然可以看到； 点击【调出查询条件】 ，可弹出下拉列表：调用本地条件、调用共享条件；调用本 地条件的前提，本机上已存在保存过的查询条件，否则无法调用，选择文件地址，单击 【调用】即可；调用共享条件，在条件列表中，选择要调用的文件名称，单击【调用】 即可； 4.10.94.10.9 多栏明细账多栏明细账 登录系统选择【账务管理】|【多栏明细账】菜单，进入多栏明细账页面，如图： 4.10.11-1 所示： 图 4.10.11-1 多栏明细账 设置查询条件：账簿类型、凭证类型、会计期间、显示级次、摘要、余额方向、会 计科目，点击查询按钮即可显示多栏明细账。 账务及报表管理操作手册 42 4.244.24期末处理期末处理 4.11.14.11.1 月末结账月末结账 月末结账提供了平衡校验、月结、反月结功能，帮助单位完成会计期末的结账工作。 如图 4.11.1-1 所示： 图 4.11.1-1 月末结账界面 点击【平衡校验】按钮，查证账面的借贷是否平衡。如图 4.11.1-2 所示： 图 4.11.1-2 月末结账平衡校验界面 点击【月末结账】按钮，进行月末结账处理，完成后系统提示“月结成功“自动进 入下一会计期间。 月末结账条件： (1)必须保证本会计期间的凭证均已审核记账； (2)借、贷方余额试算平衡； 账务及报表管理操作手册 43 (3)凭证无空号。 点击【反月结】按钮，撤销月末结账。完成后系统提示“反月结成功“，会计期间 自动恢复到反月结的月份。 反月结条件： (1)年底不需要再进行月结，需要进行年结处理； (2)必须按会计期间顺序反月结，即 3 月份已月结，不可直接将 2 月份反月结； 4.11.24.11.2 自动转账自动转账 登录系统，选择【账务管理】|【自动转账】菜单，进入自动转账主界面，如图 4.11.2-1 所示： 图 4.11.2-1 自动转账界面 界面左侧列表为模板主信息列表，右侧为具体模板的详细信息。 在进行转账前，首先要设置转账模板，然后根据模板，自动转账。 模板可以通过外部直接导入，也可以手动添加。 4.11.2.14.11.2.1 手动添加模板手动添加模板 点击【增加】按钮，在右侧输入模板详细信息，如图 4.11.2.1-1 所示： 账务及报表管理操作手册 44 图 4.11.2.1-1 增加自动转账模板 模板名称：手工填写； 模板类型：年末转账模板、期中转账模板； 转出条件：点击右侧的三点按钮，弹出要素选择窗体，选择条件要素，确定即可。 点击“+”号按钮，可弹出自动转账模板编辑框，如图 4.11.2.1-1 所示，填写模板 摘要、设置转出科目、转出取数、转入科目，点击确定，返回自动转账界面； 点击“X”按钮，可以删除当前行, 点击“修改”按钮，可对当行行进行修改； 转出科目及转入科目录入：双击所在单元格，弹出科目选择树，选择科目即可。 录入完毕，点击【保存】按钮，完成自动转账模板的添加。 点击【修改】按钮，可以修改当前模板。 点击【删除】按钮，可以删除当前模板。 4.11.2.24.11.2.2 通过导入，增加模板通过导入，增加模板 点击【导入】按钮，选择模板文件后，即可导入完成。如图 4.11.2.2-1 所示： 账务及报表管理操作手册 45 图 4.14.2.2-1 导入自动转账模板 4.11.34.11.3 执行转账执行转账 点击【转账】按钮，进入自动转账界面，如图 4.11.3.3-1 所示： 图4.11.3.3-1自动转账界面 在界面中，选择模板类型、选择模板、会计期间，勾选是否只统计已记账数据，选 账务及报表管理操作手册 46 择凭证类型、凭证日期及附件数，然后点击【生成凭证】按钮，提示生成成功后，返回 主界面。 4.11.34.11.3 年结及结转余额年结及结转余额 登录系统，选择【账务管理】|【年结】菜单，进入如下界面，如图 4.11.4-1 所示： 图 4.11.4-1 年结界面 点击【年结】按钮，设置账务系统为“已年结”状态。 点击【结转余额】按钮，将当前年度的余额全部转入下年期初数中。 第二部分第二部分 报表管理报表管理 1 1 业务概述业务概述 报表管理，主要提供财务报表的定义、一次性报表的 生成保存。 账务及报表管理操作手册 47 2 2 基本概念基本概念 报表公式定义报表公式定义 定义报表计算的取数函数 报表计算报表计算 根据报表公式中设置的取数函数，计算出函数金额 3 3 业务业务过程过程 略。 4 4 操作指南操作指南 4.14.1 如何设置报表格式如何设置报表格式 登录系统，选择【财务报表】|【报表定义】菜单，进入报表定义界面，系统默认 创建一张空报表，可直接对新报表进行编辑。如图 4.1-1 所示： 图 4.1-1 报表定义界面 4.1.14.1.1 设置组合单元格设置组合单元格 选择要组合的单元范围，点击工具条中组合单元按钮或菜单【格式】|【组合 单元】 。 账务及报表管理操作手册 48 若对已组合的单元进行取消组合则点击工具条中取消组合或菜单【格式】|【取 消组合】 。 4.1.24.1.2 表格划线表格划线/ /抹线抹线 选择要划线/抹线的单元范围，点击菜单【格式】|【划线/抹线】 ，对选中单元划线 或抹线。如图 4.1.2-1 所示： 图 4.1.2-1 划线/抹线 4.1.34.1.3 页面设置页面设置 点击菜单【文件】|【页面设置】 ，进入页面设置界面，如图 4.1.3-1 所示： 图 4.1.3-1 页面设置 可对报表的打印内容、打印机、页眉页脚、页边距、表页等属性进行设置。设置完 成后点击【确定】按钮，系统自动保存当前设置。下次进入时默认为修改后的设置。 账务及报表管理操作手册 49 4.1.44.1.4 单元格属性单元格属性 通过单元格属性设置单元格的数据类型、显示格式、对齐方式、字体字型、边框类 型等属性设置。如图 4.1.4-1 所示： 图 4.1.4-1 单元格属性 4.1.54.1.5 表页尺寸表页尺寸 定义报表的行列数。点击菜单【格式】|【表页尺寸】 ，进入表页尺寸设置界面，录 入行数、列数后点击【确定】按钮。如图 4.1.5-1 所示： 图 4.1.5-1 表页尺寸设置 账务及报表管理操作手册 50 4.24.2 如何设置报表公式如何设置报表公式 选择要定义公式的单元格，点击工具条中的按钮，系统弹出如图 4.2-1 所示： 图4.2-1 报表函数列表 报表系统里预置定义报表所需要的函数。 报表函数分为通用函数、指标函数、出纳函数、资产函数和账务函数五部分。选择 要取数的公式，点击【参数】按钮录入对应的参数项。如图 4.2-2 所示： 账务及报表管理操作手册 51 图4.2-2 函数参数设置 参数设置中可选择取数公式中的条件参数。 数据年度：选择当前年度，则数据提取为当前登录的账套年度。若选择某一年度， 则数据提取不随登录年度改变，只提取选定年度的数据； 数据月份：选择当前月份，则数据提取为当前登录的账套会计期间。若选择某一月 份，则数据提取不随会计期间改变，只提取选定月份的数据； 报表数据账套：若不选择，则数据提取为当前登录的账套数据。若选定某一个或多 个账套，则数据提取不随登录账套改变，只提取选定的账套数据。 数据核算类型：可分为本币、外币、数量。选择默认为本币核算。 要素参数：根据需要选择要提取数据的要素条件。账务函数定义时要素参数至少要 有一个不为空。 公式列表：点击菜单【公式】|【公式列表】 。显示报表中所有公式的列表，可复制 到外部文件中保存。如图 4.2-3 所示： 账务及报表管理操作手册 52 图4.2-3 公式列表 批量输入公式：点击菜单【公式】|【批量输入公式】进入批量输入界面，如图 4.2-4 所示： 图4.2-4 批量输入公式 在录入公式列表中录入要加入的公式，点击【确定】即可