如何管理业务报表.doc

如何管理业务报表 (2011-9-11 13:51:13) 发送到微博分类：经营管理 标签：如何管理业务报表 |兵法云：兵马未动，粮草先行。强调了准备工作的在一场战役中的重要性。那么同样的道理，一个成功的商业活动，经过精心的计划准备，通过控制整个活动各个环节，才能在运作过程中，减少失误，降低运营风险，确保工作顺利的实施。第一部分存在的问题虽然计划很重要，但真正做到位的企业没有几个。目前大多数企业对工作的监督和计划管理，都采用报表这种形式，然而效果往往不如人意，主要有以下两种情况：一、公司对报表不够重视目前一些公司虽然制定了一些计划的工具报表（日报表、周报表、月报表、年报表、竞争分析报表、进销存报表等），但管理上受到诸多因素的影响，报表不能够及时、科学地处理，比如没有专业的人员、足够的时间、合理的分析方法、专业的管理流程等；加上领导不够重视，造成为了填报表而编制报表，使得报表的存在流于形式。结果是填写报表的人员填写的内容日趋减少、填写的数据凭空捏造等情况发生。公司对市场经营活动控制力减弱，对销售人员的日常工作缺乏科学管理，交上来报表没有实际参考价值，导致对市场监控和管理失灵，公司销售状况不理想，业绩滑坡的现象。二、业务人员报表填写不够认真销售一线的人员由于没有意识到其重要性，不能够认真对待和填写。久而久之，造成人员工作懈怠的现象，大致有两种情况：1、 在日常的工作上，心不在焉地度日，浪费过多的有效时间，造成向客户拜访的次数逐渐减少，工作缺乏效率2、 常拜访自己喜欢的客户，每次去的逗留时间越来越长，聊的话题从古至今，就是没有商品的话题，业绩因此越来越低存在的问题 目录存在的问题做好工作报表报表管理第二部分 做好工作报表既然报表那么重要，但又得不到科学的利用，那么如何有效管理，提高市场决策的参考性？我们总结了以下几点（以周报表为例）：一、 周报表的本质周报表通过计划、执行、控制、总结四个阶段，实现工作的持续性和连续性发展。就是我们常说的PDCA循环。1. 计划功能根据月工作计划，分解本周的工作。指导本周每天的工作。2. 信息汇总功能对上周市场问题的汇报，及对问题执行的跟踪、反馈。二、周报表填写的目的市场信息主要来源于一线的销售人员，公司通过分析这些信息，合理、及时地采取应对的措施。同时合理分配公司资源，完成对市场的掌控和对一线人员的支持。1. 提高工作效益。2. 提高拜访成功率。3. 轻松地完成工作。4. 按不同类型终端不同的拜访频率。5. 做出拜访安排，避免遗漏。6. 应付突发事件三、周报表的重要性1. 发现新的机会利用业务代表周报告上记录的有关信息，从中能发现市场存在的潜在问题和机会。从而帮助公司和销售人员，划分细分市场、开发市场。2. 帮助公司了解情况（1） 在市场第一线的业务代表对市场信息的了解最快、最直接。（2） 实现公司业务目标。了解市场信息、竞争对手状况、公司目前战略、战术及推广手段的和理性的准确性。（3） 公司制定相应的方法和措施，合理分配资源，帮助业务代表提升销量。3. 目标的实现通过分析与讨论业务代表周报告中反映的机会和问题，帮助我们实现公司和个人的目标、考核工作的合理性及制定下周新的工作目标。四、填写周报表的要求1. 及时结束一天的拜访回到公司后，必须马上填写日报表，据此填写周报表。2. 准确报表上的数据和信息应能够真实地反映实际情况，不能为完成任务而虚构。有关的信息应尽可能的详细，如竞争对手的活动、目的等。3. 建议很重要的一点就是要提出你对这些问题的建议和想法。有利于公司参考、比较。因为一线人员就在市场，对市场的信息能准确的把握和判断，提出的建议更有针对性。同时，能锻炼一线人员管理的专业技能。4. 计划根据上周状况，计划下周拜访重点和应对方案。突出下周工作的针对性，提高拜访成功率。同时，利于公司市场开发和管理的总体规划，充分发挥集体的资源优势。五、周报表格式(略）做好工作报表 目录存在的问题做好工作报表报表管理第三部分报表管理报表填写很简单，关键是如何从各种报表中，归纳、分析、总结出所需的市场信息，并指导日常工作的正常开展，这才是报表存在和管理的关键。以下是报表管理的原则：1、 报表要以可处理为编制基础报表有很多，但报表的选择要以我们目前状况和处理能力为编制原则。做到对每种报表可处理。对处理不了的报表砍去不要。做到“宁缺毋滥”。2、 建立报表管理流程将报表处理建立流程化，提高报表处理的效率。3、 建立专门部门对报表实施管理有条件的，建立专门处理报表的部门和个人，作到专人专管。4、 建立信息资料库将一线人员反馈的信息建立相关的信息资料库，综合利用报表，提高利用率。5、 报表管理制度化将报表填写加入日常考核内容中，有条件的将报表的填写质量和贡献率也做为考核内容。最大限度地提高业务人员对报表的重视程度。6、 最后一条：反馈及时含两层意思，报表处理快和回馈及时：（1）对反馈到管理部门的报表，有关人员尽快答复，有利于指导业务人员下步工作安排和及时处理紧急事件；（2）及时处理报表反映的市场数据，通过调研、论证，编制可供公