浅析办公自动化与电子政务.doc

浅析办公自动化与电子政务摘 要：办公自动化和电子政务是密不可分的，办公自动化是前提和基础，是电子政务的“初级阶段”，电子政务是办公自动化发展的必然趋势。本文简要地介绍了办公自动化与电子政务的概念，分析了办公自动化和电子政务的关系，在此基础上，展望了办公自动化与电子政务的发展趋势，并提出了进一步推进办公自动化和电子政务建设的对策，以便更好的推动社会发展，建设信息社会。关键词：办公自动化；电子政务；关系；发展趋势 20世纪60年代以来，随着信息技术，特别是计算机科学技术的飞速发展，政府机构和企事业单位也开始了“办公室革命”，将管理与办公活动纳入了自动化、网络化与数字化的轨道。办公自动化成为一个非常活跃的领域，尤其是近几年，随着政府上网、电子政务的蓬勃兴起，办公自动化的发展更为迅速。办公自动化是电子政务的重要组成部分，并已成为管理现代化的重要标志。办公自动化技术应用以及电子政务的发展给政府部门的工作带来深远影响。但由于技术差异和经验欠缺，电子政务并未在真正意义上得以实现，相反，不少政府站点在规划建设、管理维护以及安全性方面还停留在较低的水平上，各级政府部门还有待建立和完善从页面制作、审批、更新，流程管理，应用开发，安全性保证，建立“面向社会的政府办公自动化”。一、 办公自动化与电子政务概念分析办公自动化是实现电子政务的基本内容，办公自动化的建设是电子政务发展的源泉。计算机信息传输技术的发展、网络技术的应用给办公环境带来了一场深刻的革命， 同时使办公环境向节能、快捷的方向迈进。全球性的网络化、信息化进程正改变着人们的生活方式，给人们生活工作的各个层面带来了深刻的影响。在当前形势下电子政务应用与一般的办公自动化系统应运而生，电子政务是更广义上的政府办公自动化或者理解为“面向社会的政府办公自动化”。二者的紧密结合既改变了过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，又为决策者提供科学的依据。同时实现办公自动化也是衡量其实现现代化管理的标准所在。（一）办公自动化概念办公自动化（Office Automation，简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，是当前新技术革命中一个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领域，是信息化社会的产物。它是利用计算机及其他电子机械设备辅助办公工作的进行，将各种数据有效地存储在计算机中，由计算机加工处理并经电子通信线路传送，并组成一个处理效率高、数据安全性好的信息系统。在行政机关工作中，是采用Internet/Intranet 技术，基于工作流的概念，以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，使内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作，为科学管理和决策服务，提高办公质量、办公效率，从而达到提高行政效率的目的。（二）电子政务概念电子政务是政务与信息技术相结合的产物，它的实质是通过运用信息技术推进政务改革和政府管理体制变革的创新工程，是现代政府办公和处理政务的有效手段。关于电子政务的概念，如电子政府、数字政府、政府办公自动化等提法从不同角度揭示了电子政务的特征。具体地说，电子政务就是政府机构在国民经济和社会信息化的背景下, 以提高政府办公效率、改善决策和投资环境为目标，运用现代网络通讯与计算机技术等信息技术，将其管理和服务职能进行无缝集成，在政府机构精简、工作流程优化、政府资源整合、政府部门重组之后，通过政府网站将大量频繁的行政管理和日常事务按照设定的程序在网上实施，从而打破时间、空间以及部门分割的制约，全方位地为社会以及自身提供一体化的、规范、高效、优质、透明的管理和服务。二、办公自动化与电子政务的关系电子政务应用与一般的办公自动化系统既紧密相关，又在应用侧重点、用户群体以及采用的技术等方面都有所差异。总的来说，前者在用户的范畴上包含后者，电子政务是更广义上的政府办公自动化或者“面向社会的政府办公自动化”。（一）办公自动化与电子政务的联系1.从发展历程看，先有办公自动化，后有电子政务的发展和应用，办公自动化是电子政务的“初级阶段”，电子政务是办公自动化发展的必然趋势。2.从应用层面划分，电子政务在用户的范畴上包含办公自动化。电子政务侧重于政府部门内部以及跨部门、系统和地区的应用，而办公自动化系统的应用重点一般是在部门内部，并且集中于办公人员的个人层面。3.从网络划分的角度，电子政务包容办公自动化。电子政务是一个由内网、外网和专网三级网络域所构成的庞大信息系统。各个网络域执行着不同的服务内容。内网是一个完整的政府办公自动化环境，外网担负着与公众间信息沟通的任务，而专网则负责政府间内、外网间的数据交换。4.从内涵和目的看，办公自动化强调的是政府内部在各类政务工作的处理方面运用先进设备，并借助这些设备，大幅度提高办事效率，提高政府工作质量。而电子政务比办公自动化的内容更广泛，它不仅强调政府内部办公要实现信息化，而且更注重面向社会公众管理与服务的政务要实现信息化。（二）办公自动化与电子政务的区别办公自动化从概念上可理解为完全采用计算机技术处理办公业务，实现信息共享、交流和协同工作，它的重点是放在政府内部或一个系统内部，而用户绝大多数为政府内部的工作人员；电子政务侧重于政府内部部门之间、跨部门以及政府部门与企业或个人模式的应用，主要用户是政府部门以外的用户，如其他部门的用户、企业用户和社会公众。用户对象的不同决定了办公自动化系统与电子政务系统两者的应用环境、功能设置、操作模式、系统管理模式等方面的区别。综上可知，办公自动化是电子政务的基础，电子政务是办公自动化系统在范围和功能上的对外延伸，是面向全社会的政府办公自动化，不是政府内部的办公自动化。但离开了办公自动化，政府内部的电子政务也就失去了依托。三、办公自动化和电子政务的发展趋势据中国互联网信息中心统计据，截至2006年6月,使用“. gov. cn”域名的政府网站总数发展到近1. 2万个。目前，96%的国务院部门建成了政府网站，约90%的省级政府、96%的地市级政府、77%的县级政府都拥有政府网站。12005年联合国对191个国家和地区的电子政务建设情况进行了评估，前10位的国家是美国、瑞典、澳大利亚、丹麦、英国、加拿大、挪威、瑞士、德国、芬兰等。我国位列第57位，较2004年上升了10位。（一）办公自动化的发展趋势办公自动化作为电子政务的基础，除了把智能技术纳入办公软件系统外，协同办公、知识管理等也将成为新办公软件必须具备的基本功能。国内协同办公软件，一类是在以IBM LotusNotes/Domino为代表的平台上所开发的应用软件，另一类则是国内软件企业自主研发的具有自主知识产权的软件。2协同办公是正在崛起的新方向新技术，在未来发展中需要完善，也必定会有变化，至少现在还不能准确界定它的技术内涵和外延，但仍能探究协同办公应具备的基本特征。1.团队协同办公将单位内部和外部的资源全部整合在统一的平台上进行管理，有效地运用多种方式将工作信息组织起来，内容完整，分类清晰，使得对同一件事，可以通过多种方式灵活地记录、查询、处理。另外，办公自动化系统与业务系统相融合是趋势。3今后协同办公有三个发展方向：一是动态协同，强调随时随地获得最新数据和做出决策；二是系统协同，与各单位的其他信息管理系统实现无缝集成，与电子政务中的公文流转、信息发布、核查审批等系统实现无缝集成。此外，协同办公系统还应具有知识管理功能，可以完成与单位后台构件的数据和应用的整合，并具有可定制性和个性化设计。2.移动、远程办公协同平台应具备综合通信应用能力，提供即时通信、E-mail、手机短信和协作区多种沟通方式。这样即使出差在外的人员，也能实现远程移动办公。3.实用的个人助理协同平台应包括名片、日程安排、文档管理等办公常用功能，用以记录常用业务信息，还应设计概览功能，汇集当天的日程安排、各协作区的信息变化，以及刚收到的新邮件等。4.本地特色鉴于我国特有的文化传统、管理机制，国际通行的办公系统不一定能适合我国的国情，我国特有的需求也不是国际办公软件所能完全提供的，因此无论是国外厂商还是本土厂商，在中国办公软件市场上，开发符合中国特色需求的系统不可回避。（二）电子政务发展的三大趋势在2006年中国“IT两会”，即中国IT财富(CEO)年会和中国信息主管(CIO)年会的电子政务分论坛上，著名电子政务与公共管理专家汪玉凯提出：服务、共享、效益，将是2007年乃至今后一个时期电子政务发展的趋势。1.服务：要像商家对待客户2006年5月20日，国务院发布关于推进国家电子政务网络建设的意见。意见中，“服务”的重要性被提到了电子政务的首位。将公众视为政府的“客户”，一切以客为中心是21世纪政府管理创新的基本理念。我国电子政务将会向突出以公众为中心的服务型政务转变。今后，将以用户为中心，按照用户的意向来设计政府网站。2.共享：让信息发挥最大效益中国信息资源约80%由政府掌控，但这80%信息资源中的80%未被利用。过去，信息资源难以有效共享的最根本的障碍不在于技术电子，而在于管理。电子政务发展到现阶段，需要突出解决的是信息资源共享问题，只有这样，电子政务才会更有效。 3.效益：关注成本、收益、满意度汪玉凯说，衡量效益关键要看三点：成本、收益和满意度。电子政务的目标，就是在做好政府部门内部、政府部门之间业务处理信息化的同时，面向社会公众开展网络办公业务，并在三者之间形成一个无缝协同的网络应用环境，有效利用政府资源，提高办事效率。四、推进办公自动化和电子政务建设的对策电子政务和办公自动化建设是一项长期的任务和系统工程。既要着眼长远，统筹规划，又要增强紧迫感，明确阶段目标，突出工作重点。为此，必须从以下几方面开展工作:（一）切实转变观念，进一步凸显办公自动化与电子政务发展的战略位置；深入学习，制定规划，明确发展目标充分认识发展办公自动化与电子政务的重要性和紧迫性，从战略上高度重视其发展。目前世界经济正处在从工业经济向信息经济转型的过程中，信息技术的发展不仅加快了全球经济一体化的步伐，也对政府管理提出了严峻的挑战。我国加入世界贸易组织后，无论是企业，还是政府机关，都面临着全球范围的竞争。办公自动化与电子政务在国家信息化建设中处于举足轻重的地位，必须引起政府部门的重度重视，把办公自动化与电子政务的发展放在优先发展的战略上，采取必要的对策，加快我国办公自动化与电子政务的发展，缩短同发达国家的差距。国家信息化发展战略(2006-2020年)(以下简称发展战略)是指导我国未来信息化发展的总战略。各级政府部门和企事业单位都要把学习贯彻发展战略作为当前推进办公自动化与电子政务建设的一项重要工作来抓。认真学习发展战略，深刻领会其指导思想、战略目标、政策措施。（二）制定标准，明确工作规范；加快发展办公自动化与电子政务的整体规划，制订发展整体规划和分步实施步骤。各级政府和企事业单位，必须组织强有力的技术队伍，按照发展战略的总要求，结合行业特点，制定出办公自动化和电子政务建设的相应标准。认真研发和完善系统软件，为开展政务信息化提供软件和技术支持。同样，各个高校也必须遵守这些标准，进行办公自动化建设。在技术支持和系统更新时，保持高校与政府和教行政部门相互协调一致。4只有这样，才能避免人力、物力的浪费，才能真正实现高起点的接入，高质量的运行，从而提高办公效率。发展办公自动化与电子政务，国家要制定宏观的发展规划，建立相应的领导机构，加强对其研究、规划和组织协调。并根据实际情况，制定切实可行的阶段性目标，努力贯彻落实。可以借鉴国外先进国家的经验，在国务院建立办公自动化与电子政务的领导机构，统一领导、组织中央政府和地方政府的办公自动化与电子政务的研究、规划、实施，发布国家办公自动化与电子政务实施纲要，并制定统一的办公自动化与电子政务实施规范，为全国办公自动化与电子政务的开展提供指导。（三）积极推进公共服务各级政务部门要加快政务信息公开的步伐。在办公自动化的基础上，充分发挥部门和地方政府的积极性，推动各级政府开展对企业和公众的服务，逐步增加服务内容、扩大服务范围、提高服务质量。逐步形成以多种渠道、多种方式和多种终端以方便公众获取信息资源的环境。（四）积极开展形式多样的人员培训，建设一支高素质的专业队伍要切实加强对广大干部职工的全员培训，把信息化技术办公自动化和电子政务纳入干部职工培训计划，并作为当前的重点内容加以全面普及提高。同时要加大对办公自动化与电子政务从业人员的培训力度，通过专业进修、脱产培训等多种形式，不断提高其业务能力。为此，要发挥各级各类教育培训机构的作用，重视业务能力培养和信息安全、法律法规教育。加强高等院校信息资源开发利用相关学科和专业建设，将信息资源管理等课程纳入教学计划。发挥各类教育培训体系作用，积极开展相关人员的办公自动化与电子政务方面的知识与技能培训。（五）加快相关法律、法规的制定和完善目前，我国关于办公自动化与电子政务方面的法律法规还很不完善，有的甚至是空白。世界主要发达国家为了促进办公自动化与电子政务的快速发展，都制定或修改了相关法律。如美国有政府信息公开法、美国联邦信息资源管理法等一系列法律、法规；英国政府2001年5月通过了电子通信法，确立了数字签名的法律地位；日本政府于2000年3月向国会提出了电子签名与认证法案。5因此，必须加紧制定和完善电子签章、政府信息公开及网络与信息安全、电子文档管理等方面的行政法律法规，为办公自动化与电子政务的健康运行提供法完善的法制环境。（六）加快信息基础设施建设步伐信息基础设施建设是发展办公自动化，建设电子政务的关键。发达国家的经验是政府和私营企业、科研机构密切合作，分工负责，共同建设国家基础信息结，为信息社会的办公自动化、电子商务、电子政务建立基础框架，目标是为全体国民，包括偏僻地区的居民方便接入的、费用能够负担得起的网络联结。我国可以充分利用社会主义国家集中力量办大事的原则，如同建设铁路、公路、水库等基础设施一样，通过发行公债筹集资金，与企业和有关机构共同建设国家信息基础设施，提高国家信息网络的覆盖率，为包括农村地区在内的大多数居民和企业提供廉价的接入连接，为办公自动化与电子政务的开展和国家信息化建设，打下坚实的基础。五、总 结随着信息社会的不断发展，利用计算机技术、网络技术开展办公业务已成为当今社会发展的必由之路，办公自动化发展到今天，人们的认识仅仅限于采用先进的设备简单地模仿人们的手工行为，如何通过实现办公自动化系统来规范政府的办事行为，提高政府的办事效率和决策效能是我们要进一步研究的问题。6在现代社会中，各单位部门的办公自动化是国民经济信息化和国有信息化的基本单元。在信息化建设中，需要给办公自动化赋予一种真实生命力的广泛的现代化的心理基础，自身从思维方式、心理素质、思想意识、行为准则、社会观念、管理决策等方面都经历一个向现代化的转变。这种转变是深层次的、全面性的、革命性的，是进入二十一世纪所必须的，电子政务作为政府行政管理信息化的具体方式已是大势所趋，它应该引起全社会的广泛关注与支持。随着电子政务的发展，办公自动化正从简单的文档处理向基于Interne