对水利档案信息化的几点思考.docx

对水利档案信息化的几点思考 摘 要：水利档案工作是水利基础工作的重要组成部分，随着信息化的发展，水利档案信息化建设也是大势所趋，将成为水利行业电子政务建设的重要组成部分。 关键词：水利档案；信息化 水利档案信息化建设包括档案信息资源的整理、档案信息数据库的建设、档案信息网络的建设、档案信息资源的开发利用、档案信息化人才队伍的建设以及促进档案信息资源开发利用的标准、规章等，而目前，水利档案信息化建设已经远远滞后于水利信息化的整体建设。 1 水利档案信息化建设存在的问题 随着水利信息化建设的推进，水利档案也逐步迈入了信息化的阶段，开发档案管理系统，利用电子化的手段进行档案信息的存储、检索，提高了档案利用率，并给用户提供了极大的方便。在水利档案信息化的过程中，仍然存在很多问题，需要引起足够的重视。 1、对水利档案信息化工作重视不够。首先，有些单位领导对水利档案工作的认识仍然停留在纸质文件，手工操作，存入库房，等待借阅的状态，认为水利档案工作在本单位工作中是无足轻重，只需要在正常工作以外，稍加投入即可，在制定本单位水利信息化工作规划时，没有将水利档案信息化提升到相应的高度，没有领导重视，没有规划，水利档案信息化工作就无章可循，不能有的放矢，极大地影响了水利档案信息化工作的开展。其实，水利档案工作是一项专业性、系统性、科学性非常强的工作，需要专业的档案工作者投入大量的人力、物力、财力，才可以做好的一项重要工作，因此，水利档案及水利档案信息化工作需要引起从本单位各级领导的充分重视，才能较好地开展这项工作；其次，在水利档案信息化工作中，各部门对防汛抗旱、水文资源管理等业务系统及文书档案的信息化建设非常重视，而对工程档案、声像档案管理的信息化建设则不够重视，从而造成了水利电子档案种类不齐全，内容不完整，影响了水利档案的准确性、完整性和可用性，不利于发挥水利档案对水利事业的信息支持作用。 2、缺少统一规划和技术支持。首先，水利信息化过程中，在开发各种专业应用软件时，没有将软件产生的电子文件的归档工作统一考虑进去，而信息化的建设也是各自为政，缺乏顶层设计、统一规划，缺少规范的数据格式和标准，也没有水利档案信息化的近期规划和远景目标，处于随意发展阶段，这样不利于将来水利档案信息化的长期发展和整体推进；其次，在水利档案信息化工作中，各部门往往缺少对水利档案管理系统的顶层设计和统一规划，导致各个系统建设标准不统一，系统之间的对接有障碍，档案系统和公文系统不能无缝连接等问题，影响了水利档案系统发挥其应有的作用。 3、档案管理人员管理电子档案技能缺乏。有些档案管理人员不熟悉计算机网络技术，对当下流行的各种信息化手段，如高速扫描、电子档案管理系统等缺少深入了解，许多部门还在使用单一的纸质文件归档，仅将文件目录输入电脑，制作成检索目录以辅助查找档案，而档案的全文录入、室藏档案统计、利用情况统计等，都没有实现电子化，因此，不能充分发挥计算机网络技术对档案管理的辅助作用，提高工作效率。水利档案信息化的发展对档案管理人员的要求越来越高，不仅要懂档案，懂水利，还要懂一定的计算机技术，才能做好水利档案信息化工作。 2 加强水利档案信息化工作的对策 在计算机技术高速发展的今天，不断推进水利档案信息化建设是水利档案工作的大势所趋，要加强水利档案信息化工作，可以从以下几个方面入手： 1、充分重视，制定水利档案信息化的顶层设计和统一规划。各级各部门领导要充分认识到水利档案信息化工作的重要性，为水利档案信息化提供必要的人力、物力、财力的保障。水利档案信息化工作应该由水利档案行政主管部门根据本单位当前实际情况和未来一个阶段的发展情况，以利用为目的，制定科学合理的统一规划，并将水利档案信息化规划纳入本单位水利信息化的总体规划中，一并考虑。制定规划时，既要切合实际，不好高骛远，又要用发展的眼光，有一定的前瞻性，根据工作情况，分阶段推进，确保建成一个，使用一个，避免资源浪费。 2、稳扎稳打，加强水利档案基础信息资源建设。水利档案专业性、技术性强，涉及管理门类较广，要做好水利档案信息化工作，就要做好档案信息资源建设这项基础工作。首先，要根据水利信息化的工作进展制定相应的档案信息化建设规划，制定宏观的发展思路和目标，再分阶段实施，逐步推进；其次，要强化档案行政主管机构的档案业务监督、指导职责，建立健全档案信息管理制度，将本单位各门类业务系统产生的电子档案均纳入档案信息化工作范畴，尽量做到应收尽收，实现各门类档案管理的规范化、标准化；再者，积极推进档案管理系统的开发和应用。档案行政主管部门要将档案管理系统的建设和推广应用作为工作的重要一部分来推动，根据本单位实际情况，结合当前国内外档案管理系统应用情况，开发出适合本单位使用的档案管理系统，尽量覆盖文书、工程、照片、实物等各种档案门类，积极推进档案信息化工作，并建立信息管理制度，确保电子文件的真实完整、安全可用，并严格执行电子文件和纸质文件同时归档的双套制管理办法。 3、制度先行，加强水利档案信息化标准规范建设。为提高档案工作效率，提升工作质量，档案管理需要制定一系列管理制度和各种标准规范。水利档案信息化标准规范主要包括管理性标准规范、业务性标准规范和技术性标准规范几部分。其中，管理性标准规范是对电子文件进行管理的制度规范，如电子文件管理制度，档案管理系统管理制度等；业务标准规范是指电子文件的元数据、技术接口等标准规范；技术性标准规范是指电子文件数据存储、压缩、加密和系统软硬件设施技术标准规范等。 4、人才保障，加强档案管理复合型人才培养。人是水利档案信息化的关键，而信息化的不断推进又对人才提出了更高的要求，因此，不仅要做好现有档案管理人员的培训，又要做好新招录人员的管理，为水利档案信息化做好人才储备和支持工作。首先，要加强在职档案管理员的继续教育，依托科研院所，有计划地对在职档案管理员开展档案理论知识和操作技能、计算机网络技术、以及水利专业培训，可采用专题讲座，专门学习，现场研讨交流等方式，使在职档案管理员学习新知识、新技术，掌握新技能、新方法，了解水利专业知识，当前水利工作的重点、难点、关注点等，并及时提高信息素养和技能，以适应水利档案信息化对人才提出的更高要求；同时，也要根据本单位人才队伍建设情况，做好人才补充招录计划，也可以根据工作需要，和高校做好沟通，培养具有良好档案素养，懂计算机网路技术，懂管理的研究型、复合型人才，为水利档案和水利档案信息化工作做好人才储备和支持工作；再者，可以结合实际工作，有计划地引进信息管理、计算机、网络技术等方面的专业人才，优化人才结构，以适应档案信息化工作的需要。 水利信息化有力地推动了水利事业的发展，也是当下水利工作的一个重点，水利档案信息化作为水利信息化的重要组成部分，是全面提升水利档案工作服务能力的必然选择，也日益受到各方的重视。在水利档案信息化的过程中，存在许多问题，要很好地解决这些问题，才能是水利档案信息化建设