论秘书人员的角色意识(论文一稿).doc

论秘书人员的角色意识摘 要从世界上来看，秘书是分布最广泛的、从事最广泛的职业之一，在很多国家，秘书的社会地位和社会价值得到了社会民众的普遍认可和肯定，而且在一些发达国家，已经建立了比较完善的秘书管理制度、秘书培训制度等等相关的制度体制。但是，在我国，秘书这一这也却仍然处于一个初级发展的阶段，主要表现为由“职位”向“职业”的一种过渡的过程。秘书这一职业越来越职业化、专职化，这也是我国秘书这一发展的基本方向和基本趋势。要加快秘书的职业化、专职化的进程，必须要具备一定的推动力量，积极培养秘书人员的角色意识，提高秘书人员的基本能力和综合素质，促进了我国秘书行业的职业化。对于秘书人员的角色意识这一课题，本文从秘书的含义为基本的出发点，阐述秘书的基本含义以及秘书的基本工作。其次，针对秘书人员的角色意识进行论述，主要包括秘书人员角色意识的概述和秘书人员角色的分类，这是论文的基础理论部分。再次，正确认识秘书人员的角色意识，主要包括正确认识秘书人员角色意识的重要性以及秘书人员应具备哪些角色意识。最后，对于秘书人员角色意识的培养的具体措施的阐述，这是全文的核心重点部分，主要包括牢固树立秘书人员的服从意识、努力强化秘书人员的责任意识、积极树立秘书人员的服务意识、大力培养秘书人员的参与意识、全面加强秘书人员的保密意识等方面。小清新：秘书；角色意识；培养 前言秘书这一职业看似简单，但是从其工作的具体内容上来看，实质上具有比较大的复杂性，不仅要求秘书要完全服从领导的命令，要完全听从领导的安排，在一些工作中，还要为领导做好决策前的准备工作，从以上的秘书的工作来看，秘书的工作绝非是简单的、单一的，而是包含着很多方面的。随着我国市场经济的快速发展，无论是国家机关，还是私企单位对秘书的要求也是越来越高的，尤其是对于秘书人员的角色意识而言。这种角色意识不能像专业性的知识、技能、经验等，通过短期的培训、学习得以实现，而是需要长期的，在日常的工作中通过一些潜移默化的方式培养的。这些角色意识，不仅是一个秘书人员能否胜任工作的基本要求，更是成为激励秘书人员全面发展，促进秘书职业化的重要推动力。因此，培养秘书人员的角色意识已经成为相关单位的重要任务。 一 秘书的含义 （一）秘书的含义对于我国而言，秘书是可以分为两个领域的，不同领域的秘书的含义是不同的，职权和职能也是不同的。具体而言，分为以下两种：其一，公职秘书。这种性质的秘书，主要是指在党委、政府等国家机关从事辅助领导的工作人员，从职务性质上看，这种秘书属于国家工作人员，具有统一的国家行政编制。大部分的公职秘书是隶属于党委、政府、国家企事业单位内的综合处事机构，例如：秘书厅、秘书处、秘书科、秘书室等等，也有少数的公职秘书，是由国家机关、国家企事业单位分配给首长、领导、专家等做助手或者助理的人员，其性质仍然属于国家工作人员。其二，私企秘书。随着我国改革开放的不断深入，以及市场经济的不断发展，一些私营企业不断发展，规模越来越大，因此，在一些私营企业中，也聘用了秘书，从事协助、辅助企业领导的日常工作，例如：会议通知、会议速记、预定机票、预定酒店等。从我国秘书的转变上来看，不仅完成了从公到私的转变，而且也逐渐形成了一定规模的社会群体，具有其本身的职业特点，形成了一定的职业体制。对于我国而言，从我国的特殊的国情和秘书行业发展的历程来看，秘书这一职业具有一定的特殊性，其主要包括公职秘书和私企秘书，笔者将两种类型概括得出我国的秘书的概念，其主要是指，在党委、政府、国家企事业单位或者私营企业中，从事领导的辅助工作的人员。 （二）秘书工作所谓的秘书的工作，也可以称为秘书的职责，其主要是指，秘书人员在从事秘书的相应的工作中，所承担的一系列的具体的辅助管理的工作内容，也就是秘书在实际工作中，所要完成的工作任务。对于这种工作的内容和工作任务而言，有些是秘书这一职业的基本工作，例如：辅助领导的工作。另外，还有一些单位对于本单位的秘书的具体工作有一些具体的安排，例如：会议记录等等。无论是职业上的基本工作，还是领导安排的具体工作，都属于秘书的工作范围，也属于秘书的工作职责。就秘书工作的性质而言，主要包括以下几点：其一，辅助性。这是秘书工作的核心特点，也是秘书工作的根本属性。无论是公职秘书，还是私企秘书都具有一定的辅助性，这是秘书工作的基本要求。其二，中介性。秘书的工作一般是领导和普通员工之间的桥梁，也是领导和普通员工之间沟通的纽带，例如：传达开会时间、预告开会主题、传送相关文件等等。其三，服务性。秘书的工作往往也是为领导从事一些具有服务性的工作，例如：预定酒店、预定机票等等，都体现为对领导的日常工作或者日常生活的一种或者多种服务。其四，被动性。秘书的工作一般都是领导事先安排好的，仅仅起到了一个简单的被动的传达、通知、发送的作用，而不能对任何事情起到具有主动性的决策、决定的作用，不能超越秘书工作的职权范围。因此，就秘书的工作主要可以概括为，秘书人员在其职权的范围内，从事具有一定的辅助性、中介性、服务性、被动性等性质的工作。 二 秘书人员的角色意识 （一）秘书人员角色意识的概述 关于秘书人员角色意识的概述部分，笔者主要采取的是分层次地分析的方法。具体而言，主要包括对以下一个方面的分别阐述：其一，角色。从角色这一词语的来源上看来，其主要是源于电影、戏剧等具有一定的表演艺术形式中，一般都是某位演员在某部电影或者某部戏剧中从事或者出演某种角色。乔治米德在20世纪才引入到社会心理学这一学科领域中，其主要是指，处于一定的社会背景、具有一定的社会地位的人员，在其内心所具有的基本权利义务以及相关行为规范等。其二，秘书角色。其主要是指，秘书这一职业所具有的基本权利义务以及相关行为规范等。其三，角色意识。在社会的群体中，任何一个人都会有自身的社会地位，由于其所处于的社会地位决定了其所具有的社会责任，以及产生的社会关系，对于这种社会责任方面的感知和理解，以及对于这种社会关系的协调和处理方面的认识和理解。其四，秘书人员角色意识。从以上的分析，并经过一定的总结和归纳，可以得出，所谓秘书人员角色意识，主要是指从事秘书职业的人员，在工作中，对于秘书这一职业的社会地位，以及有秘书这一职业的社会地位所产生的社会责任和社会关系的感知、认识、理解的心理表现形式。（二）秘书人员角色的分类秘书的日常工作是比较复杂的，也是多样的、具体的、琐碎的，从秘书的基本任务产生的基本权利义务以及相关行为规范为标准，可以将秘书人员角色分为以下几类：1 辅助型秘书辅助型秘书，主要是指秘书在领导决策的过程中，通过收集资料、统计数据、提供报告、汇总文件等方式，为领导提供知识、经验、能力等方面的辅助性的工作，从而帮助领导提高决策的正确性、科学性、可实施性等。2 沟通型秘书沟通型秘书，主要是指秘书采取科学合理的方式积极地调整本单位领导与普通员工之间的关系、本单位普通员工之间的关系，本单位领导与其他单位领导的关系等等，通过各种人事、工作关系的协调，促进单位内部以及本单位与其他单位之间的和谐稳定，共同发展。3 信息型秘书信息型秘书，主要是指秘书以自身的知识、能力、经验、综合素质等方面为依据，对相关的消息、数据、图形等形式的信息的内部含义，以及其所蕴含的基本价值等方面的分析、统计、总结等工作，从而为领导的工作做好信息资料的处理方面基础性工作，也为领导的工作奠定基础。 三 正确认识秘书人员的角色意识 （一）正确认识秘书人员角色意识的重要性1 正确认识秘书人员角色意识是从事秘书职业的人员的基本要求无论是对于一个初任秘书职业，还是已经从事秘书职业多年的人员来说，能够正确地认识秘书这个职业，能够正确认识秘书人员的角色意识，这是从事秘书的人员的最为基本的标准，也是对于秘书人员的最为基本的要求，更是做好一个秘书的根本条件。如果削弱和淡化了这种角色意识，秘书人员将无法发挥积极的主观能动性，也不能成为一个合格的秘书。2 正确认识秘书人员角色意识是促进秘书全面提高和发展的基本条件随着市场经营的越来越激烈，秘书这一行业的竞争力也越来越大，全面提高自身的素质和能力，也成为秘书能够适应激烈的市场竞争，符合职业发展的更高的要求，更大地满足领导的工作需求的最为重要的方面。然而，正确认识秘书人员角色意识，正是促进秘书全面提高和发展的基本条件。只有明确自身的角色意识，才能摆正自己的位置，端正自己的工作态度，提高自己的工作热情，改进自己的工作方式，从各个方面提高自身的综合素质和能力。3 正确认识秘书人员角色意识是促进秘书职业化进程的基本动力对于我国的秘书行业而言，要加快职业化的步伐，就必须需要一个强大的推动力，来促进秘书的职业化进程。然而，正确认识秘书人员角色意识正是促进秘书职业化进程的基本动力。对于一个初步步入秘书人员来说，首先必须具备秘书人员的角色意识，认真对待自己的工作，发挥自己的辅助职能、协调职能、服务职能。对于进入秘书行业多年的秘书人员而言，必须要逐渐增强自身的角色意识，不断提高自身的能力。从以上秘书人员的发展历程上来看，秘书职业化的推动力量就是通过秘书人员自身的角色意识的增强和提升。 （二）秘书人员应具备哪些角色意识 随着我国秘书这一行业的逐渐发展，无论是行政机关，还是私企单位，对于秘书这一职务的工作要求越来越高，对于秘书人员自身具备的角色意识也是越来越全面的，具体而言，主要包括以下几个方面：其一，服从意识，主要是指秘书人员必须据别服从领导的命令和决策的意识。其二，责任意识，主要是指秘书人员必须具备对于自己的工作认真负责的意识。其三，服务意识，主要是指秘书人员必须具备积极为群众服务或者积极领导服务的意识。其四，参与意识，主要是指秘书人员必须具备主动的参与单位活动，甚至是参与到领导的决策过程的意识。其五，保密意识，主要是指秘书人员必须具备不能泄露其所知道的领导的秘密、商业秘密、国家秘密等相关秘密的意识。 四 秘书人员角色意识的培养 （一）牢固树立秘书人员的服从意识秘书是领导的命令的传达者、执行者，也是领导威信的直接维护者，因此，作为秘书，必须要和领导保持高度的一致，坚决服从领导的命令，以及工作上的安排，要深刻领会领导的意图和想法，坚定服从的信念，树立服从的意识，毫不动摇地执行领导的决策，并且逐渐将领导的决定和思想，逐步地灌输到自己的思想之中，并且在工作实践中，将领导的思想其中。在实践中，领导可能也会存在一些决策失误的情形，在这种情形下，作为秘书，如果明知领导的命令具有一定的错误，可以通过谏言、协商的方式，向领导提出相应的建议或者意见，并且希望通过自己的行为，使领导改变原来的决策，从而做出更加合理的角色，但是，如果领导并没有因为秘书的所提出的意见或者建议，而改变原来的决策，并且坚持原来的决策。在这种情况下，作为秘书人员即使明知领导的决策可能或者确实存在一定的错误，也要按照领导的最终决策，向相关人员传达，并且以领导的决策为基准做出相应的行为。但是这种情形，仅仅限于对于决策是否正确的理解不同，而对于领导的违法、违纪行为，秘书人员不能盲目的遵从和执行，而是应该通过法律途径，向相关的部门进行反映或者举报。因此，要培养秘书人员角色意识，就必须要树立秘书人员的服从意识。 （二）努力强化秘书人员的责任意识作为秘书一般会直接接触到领导，为领导的日常工作提供一些基本上的协助，也可能会直接或者间接得参与到与领导具有着紧密关系的工作之中。因此，作为秘书必须要居于高度的责任意识，对于领导安排的工作认真负责，首先，秘书要为领导的工作做好准备工作，其次，秘书还要对领导做出的决定进行传达、贯彻、实施，这一系列的工作都需要具有非常强的责任心和责任感。秘书的每一项工作，虽然可能不涉及到重大的决策性或者决定性的事项和工作，但是，秘书的工作是领导做出决策和决定的准备工作，这些工作具有一定的琐碎性和细致性，需要秘书人员在工作中始终保持认真的态度和严谨的工作作风，而这些都是以责任意识紧密相连的，只有具备了较高的责任意识，才会在工作做到事无巨细，严格执行领导的安排和部署。如果一个秘书缺乏责任意识，时常将领导的安排忘记，这样就会直接影响来领导的决策的做出，以及决策的执行，进而会影响到整个单位的日常工作的正常进行。作为一名秘书，具有自身的工作性质和工作职责，将强责任意识不仅能够保证秘书的工作的顺利进行，也有利于其自身树立一种认真的工作态度，也为以后无论进入到其他部门，从事其他工作奠定坚实的基础。因此，要培养秘书人员角色意识，就必须要努力强化秘书人员的责任意识。 （三）积极树立秘书人员的服务意识对于公职秘书人员而言，从其行政性质上来看，属于国家公务员，从其工作的宗旨上来看，与其他的公务员一样，要以全心全意为人民服务为宗旨和工作的主导思想，树立服务意识是公职秘书基础核心，并且公职秘书要以这中服务意识作为其工作的基础和核心，仅仅围绕着自己的工作宗旨，开展自己的工作。因此，对于公职秘书而言，必须树立服务意识，而且在工作中要始终保持这种服务意识。对于私企秘书人员而言，从其工作的性质而言，其属于私企的工作人员。在日常的工作中，私企秘书一般仅仅是负责领导的日常工作，为企业的某个领导或者某几个领导服务，这种服务与公职秘书相比，虽然具有一定的局限性，但是作为私企的秘书人员也是必须要具有服务意识的，这种服务性的工作是私企秘书的基础性的工作，同时，秘书人员只有具备了基本的服务意识，才能逐渐提高工作的积极性。这种服务意识不仅是私企秘书人员做好本职工作的基本要求，也是培养秘书人员的工作责任感和工作主动的基础条件。因此，无论是对于公职秘书，还是对于私企秘书而言，要培养秘书人员角色意识，就必须要积极树立秘书人员的服务意识。 （四）大力培养秘书人员的参与意识 虽然秘书的工作一般都是为领导提供一些辅助性的工作，例如：传达命令、决策、任务等，从其工作的性质上来看，往往具有一定的被动性，对于一般的秘书而言，只要做好领导已经安排好的工作就算是顺利地完成了自己的工作，但是，这种工作的状况和形态，并不是对于秘书这个职业最好地诠释，仅仅以被动的意识按时完成领导的安排的任务，也并不能称其为一个合格或者称职的秘书。在实践的工作中，秘书的工作也并不是完全的被动的，实际上，秘书也存在一定的主动性的工作机会，例如：在领导作出决策的过程中，为领导提供一些具体的、具有一定参考价值的资料，这些资料绝不是简单的通过互联网等基本的方式收集一些资料，也就是说，并不是一种相关资料的简单的罗列，而是要在其收集的相关资料的基础上，进行一定的统计和整理，将其中具有一定价值的资料提供给领导，为领导的决策做出一些的简单的基础性的工作。换而言之，从某个角度而言，实际上秘书通过收集并整理资料的过程，已经实际地参与到领导的决策的过程中，成为领导决策工作的重要的前提性的准备工作，也可以说是决策工作的一部分，秘书已经实际参与到了决策工作之中。因此，要培养秘书人员角色意识，就必须要大力培养秘书人员的参与意识。 （五）全面加强秘书人员的保密意识由于秘书的工作往往会直接接触到领导，或者直接接触到一些领导还没有最终做出的决定，或者接触到一些领导还没有安排的工作任务，在这种情况下，作为秘书就必须要严格保守这些未作出的决定以及未安排的任务，对于这些决定和任务一定要保密，不能随意地向其他工作人员进行传达或者透露。有些秘书人员还可能会涉及到一些国家秘密或者商业秘密，例如：对于某私企的秘书而言，可能会了解到公司注册商标权的具体进程，如果秘书向公司以外的与该商标权的注册有利害关系的人透露相关情况，可能会给公司的利益造成重大的损失。随着我国市场经济的逐渐发展，商业秘密的重视性和保护性越来越强，保密意识已经成为秘书人员的基本要求。因此，要培养秘书人员角色意识，就必须要全面加强秘书人员的保密意识