委派工作的步骤.docx

学习导航通过学习本课程，你将能够： 学会委派工作时如何进行沟通； 认识到技能训练的重要性； 学会如何检查和评价下属的工作； 意识到及时反馈的重要性。委派工作的步骤一、按照计划进行委派分配委派工作制定好计划后，管理者就要保证工作按照计划有条不紊地进行。在这个过程中，管理者需要注意以下几方面的内容：第一，需要完成的目标；第二，完成的期限；第三，可以评估的、衡量的标准；第四，委派的权力、资源的大小。二、委派工作的沟通交流在委派之前，管理者需要事先和员工做一些沟通，如告诉下属由他承担这项工作的原因，这时要多强调积极因素，比如对他的肯定、欣赏、关注、信任和重视等。1.委派沟通的原则在委派工作的时候，管理者不能“山路十八弯”，而是要遵循三个原则：简单、准确、高效。在委派工作的时候，管理者要多花一点时间跟下属沟通，告知下属应该做的事情，帮助经验不足的下属分析工作，给他们提供技能培训，一定要简洁明了地告诉员工委派工作所需的必要条件、必要结果、必须的效果及衡量标准。例如，“你必须在本周内完成这份报表，因为总经理礼拜六开会要用。如果不能按时完成，可能会对你加薪产生影响。”或“今天即使加班，也要修好B商店的车子，因为这个商店的老板明天上午一定要用车。”如果管理者事先不说明，只是简单地下达一个命令，下属的配合性和主动性就会相应降低。【案例】两层含义上级说：“小王，你这一季度业绩怎么不如上一季度好，你要加油啊。”小王听后想：“完了，上级要把我咔嚓掉了。”其实上级的真实意思是：“小王，你要加油，这一季度希望你能够取得好成绩，而且我相信你一定能做得到。”要点提示委派沟通需要遵循的原则： 简单； 准确； 高效。2.委派沟通的方式委派沟通的方式主要包括以下几种： 面对面沟通面对面沟通就是管理者通过面谈的方式给下属委派工作。这种方式的好处很多：首先，由于可以得到下属的现场反馈，管理者可以将任务讲解得很完整；其次，管理者可以通过观察下属的面部表情、肢体动作，了解下属的想法；最后，管理者还可以运用自己的表情、眼神和肢体动作，表达对下属的信任，这种体态语言的效果远远胜过口头语言。 电话沟通很多领导委派任务时喜欢用电话，但电话沟通的方式存在很多沟通障碍，例如：第一，记忆性不强，很可能打完电话后，委派的任务就已经忘记了；第三，电话沟通是单向媒介的沟通，无法看到对方的反应，很难实现双向交流。 多媒介沟通多媒介沟通包括通过声音、语言和非语言等方式进行的沟通。只有声音的语言叫口头语言，没有声音的语言叫书面语言，没有声音的非语言叫体态，有声音的非语言叫副语言。语音、语气、语调、节奏和副语言是影响沟通效果的重要因素，其中体态占55%，副语言占38%，其他语言只占7%。【案例】老师的特点无论是小学、中学，还是大学，讲课效果稍微好一点的老师都有一些特点张牙舞爪、绘声绘色、抑扬顿挫。如果一名老师做不到这三点，就肯定不是一个受学生欢迎的老师。因为这样的老师既没有体态，又没有抑扬顿挫的语调，一站上讲台，学生们就昏昏欲睡了。因此，沟通过程中要充分运用体态因素和副语言因素。在面对面的沟通时，最好给下属一个任务书或小便签。如果无法和委派人见面，只能通过电话沟通，最好先发送一个传真或E-mail，对着电话逐条讨论。如果文字和声音都不是问题，但无法看到体态和副语言，则可以通过网络视频电话，开视频会议解决问题。3.委派沟通的步骤沟通的核心是上、下级交流，委派能否成功与沟通交流的效果有关，良好的沟通效果是下属做出承诺、上级确信下属能够达成最终目标。由此可见，委派不仅仅是把工作交给下属，还是一个磋商和安排工作的过程。委派沟通的步骤如下：第一，尽可能地描述该工作的目标任务和全部信息，以及预期的结果；第二，确保绩效标准和完成时间达成一致，共同制定一个进度表；第三，确认需要哪些帮助和技能培训，明确何时将提供这些培训；第四，界定各种参数和资源以及预算；第五，明确告诉下属自己期望的结果，如反馈信息、反馈方式、反馈频率和反馈通路；第六，明确告诉下属所委派职权的大小，将委派工作通报相关人员，同时告诉下属如果碰到困难，在不同情形下可以寻求哪些人的帮助。三、进行必要的技能训练管理者在委派工作时，要根据计划安排多种方案，将关键环节和要点整理出来，对下属没有把握的、感到难度较大的环节做训练。这里需要明确一点，教育不等于训练。教育传达的是基础知识、基本理论和基本概念，不涉及技能。例如，考驾照时要进行应知、应会考试，应知就是理论，即需要通过交通法规考试，应会就是到训练场地练习开车，开够规定的小时才有资格参加考试。可见，应知需要的是教育，而应会需要的是训练，两者是不同的概念。四、检查、反馈下属的工作检查委派工作的进展需要讲究技巧，检查得太多会浪费时间，不检查也会有问题。因此，对于不同的工作，检查制度、检查计划也要有所不同。1.检查下属的工作进展检查工作进展是为了帮助下属解决可能出现的问题，为了达到这个目的，一般情况下一周检查一次即可，对于特别重要的工作，也可以一天到两天检查一次。检查工作时，管理者可以让下属做简单汇报，也可以鼓励下属在有问题的时候随时寻求自己帮助，当然，管理者还要让下属懂得善于自己解决问题。2.评价下属的工作进展管理者应该如何评价下属的工作进展？答案是方法要明确，主要针对以下内容：第一，要求下属报告目前的工作进度，以及工作中遇见的问题；第二，要向下属明确工作完成的期限，做提醒行动的方案；第三，严肃对待工作问题的态度，否则会让下属以为工作问题无关紧要。3.反馈下属的工作进展管理者要及时反馈下属的工作进展状况，无论是正面的还是负面的，都要提供准确而客观的信息，对其进行绩效评估。这就好像打保龄球，如果打倒的瓶子数在屏幕上显示出来，选手就知道下一个球应该怎么打；如果在瓶子前放一块黑布遮住，保龄球打过去后只听到瓶子响，不知道倒了几个瓶子，选手就不知道下一个球该往哪里打。管理者的反馈要有针对性，即评估标准要客观、细化，能够及时反映问题。例如，领导说：“我读了你关于扩大生产的建议，觉得很不错，但是还缺少一点创造力。你看，你想到的每一种产品，几乎都已经被竞争对手考虑到了。”这个反馈很有针对性，比泛泛而谈的“这个报告做得不理想，还没有达到应有的水平，要改一下更好”要可取得多。管理者反馈下属工作时，也要听取下属的自我评价和自我剖析，但要注意一点，就是“要为成功找理由，莫为失败找借口”，不允许员工推卸责任。五、评估完善委派系统当委派的工作任务完成以后，管理者还要对委派系统做一个评估和总结。这时可以组成评估小组，用书面方式从以下几个方面做评价：第一，委派工作有没有按期完成；第二，工作目标有没有达到；第三，有没有创新的方法；第四，有没有学到新东西。评价过程中要论功行赏，这时很多管理者容易犯一个普遍性的错误“鞭打快牛”，就是总是把任务分给能干的下属，于是下属越优秀，就会接到越多、越繁重的任务，导致下属不敢展露自己的才华，最终反而会使工作效率下降。六、案例研讨【案例】陈东担任部门主管3个月了，尝试委派工作已经取得了不小的进步。他发现员工小王的工作意愿和能力都很强，技术工作也很在行，所以特别器重小王，把部门所有重大工作都交给小王来做，只让其他人做一般的常规性的工作。在这三个月中，小王经常需要加班加点才能按时完成工作，于是开始产生怨言。陈东虽然也想把工作分担给其他人，但实在是不放心其他人的能力，总是害怕会出问题，因此只好陪着小王一起加班。陈东的做法明显欠妥，他不应该把所有工作都交给小王，原因有：第一，小王吃不消；第二，其他人会妒忌；第三，自己还要陪小王加班，使委派丧失了作用。所以，得力干将虽然要重用，可是也不能强压。这时比较好的方法是和下属培养感情，适当透露一些内部消息，进行私下鼓励。【案例】碗里的红烧肉码头上来了双倍的货物，但是只有六个工人，临时请不到其他工人。老板为了鼓励这六个工人，说：“中午我烧饭。”中午吃饭时，张三吃饭时发现碗里有红烧肉，他抬头看了老板一眼，发现老板亲切地对自己点了点头，于是心想：“老板对我太好了，我一定要好好干。”于是下午的任务圆满完成。但是直到晚上张三才知道真相，原来每个人的碗里都有红烧肉。老板的奖励是公开好，还是不公开好？当然是不公开比较好。试想，如果老板将六块红烧肉放在桌子上，告诉大家每人一块，大家会想：“我也没多吃，也没少吃，这是我应得的。”就不会起到鼓励的作用。而把红烧肉放在每个人的碗下面，大家就觉得这是老板特别照顾自己的，就会更用心地工作。课后测试如果您对课程内容还没有完全掌握，可以点击这里再次观看。测试成绩：100.00分。 恭喜您顺利通过考试！ 单选题1. 委派工作时，管理者和员工沟通需要遵循三个原则，其中不包括以下哪个选项： A 简单 B 准确 C 完整 D 高效 正确答案： C2. 以下哪个说法对委派沟通不利： A 你必须在本周内完成这份报表，因为总经理礼拜六开会要用 B 如果不能按时完成这项工作，可能会对你加薪产生影响 C 今天即使加班也要修好这辆车，因为车主明天上午一定要用车 D 你这一季度业绩怎么不如上一季度好，要加油啊 正确答案： D3. 在委托工作的沟通方式中，障碍最多、效果最差的是： A 电话沟通 B 面对面沟通 C 多媒介沟通 D 视频会议沟通 正确答案： A4. 在人们的沟通中，体态、副语言、其他语言所占的比例分别是： A 55%、38%、7% B 7%、38%、55% C 38%、55%、7% D 55%、7%、38% 正确答案： A5. 只有声音的语言、没有声音的语言、没有声音的非语言、有声音的非语言分别是指： A 口头语言、书面语言、副语言、体态 B 书面语言、口头语言、副语言、体态 C 体态、副语言、口头语言、书面语言 D 口头语言、书面语言、体态、副语言 正确答案： D6. 管理者检查下属工作进展的根本目的是：A 监督下属工作 B 帮助下属解决出现的问题 C 震慑偷懒的员工 D 只是必需的流程而已 正确答案： B7. 评价下属工作进展的时候，管理者需要做的工作不包括： A 要求下属报告目前的工作进度，以及工作中遇见的问题 B 共同制定工作进度表 C 向下属明确工作完成的期限，做提醒行动的方案 D 严肃对待工作问题的态度 正确答案： B8. 评估委派工作时，管理者需要避免犯一个错误，就是： A 多劳多得 B 论功行赏 C 鞭打快牛 D 实事求是 正确答案： C9. 管理者反馈下属工作进展时，需要注意的是： A 要有针对性 B 只反馈正面的评价 C 事后反馈也可以 D 可以夸大其词 正确答案： A判断题10. 委派任务完成之后，管理者要组织一个评估小组，用口头形式对委派的各方面做全面的评价。 正确 错误 正确答案： 错误11. 在委派工作中，良好的沟通效果是下属做出承诺、上级确信下属