浅谈如何加强采购合同的日常管理.docx

浅谈如何加强采购合同的日常管理摘要：本文主要阐述在日常合同管理中的注意事项，以防范采购风险的发生。 开题报告 关键词：合同；管理；风险 前 言：莱钢作为千万吨级的钢铁企业，每年由原料部负责采购的大宗原燃料超过1300万吨，本人作为原料采购主管部门的专职合同管理人员，2008年至今，共审核办理合同6000多份，标的额超过500亿元，未发生违规违纪现象。 合同是保护当事人的合法权益，维护社会经济秩序，促进社会主义现代化建设的法律依据，它是依法进行交易的前提，是保证供需双方合法权益的证据，加强合同管理已成为企业预防经营管理风险工作中的重中之重。以下将结合自己在工作中的经验，阐述如何加强采购合同的日常管理，降低采购风险。 一、认真学习法律知识，提高自身综合业务能力。 认真贯彻执行国家法律、法规和公司规章制度，在日常的工作中，努力学习国家及公司的各类法律法规知识，定期参加公司的各种法律培训，熟悉与自身业务相关的法律基本常识，为做好日常合同管理打好理论基础。 二、将专职法律事务机构的专业优势利用到日常工作中 有一定经营规模的公司，一般都具有专业的法律事务机构为公司服务。在日常工作中，应充分利用其专业优势突出的特点，对出现的各类法律问题及难点，积极向其咨询求教、寻求处理意见，将问题在可预期的范围内处理好。 三、完善内部合同管理制度，严格按章办事。 为搞好合同管理工作，必须从规章制度入手，通过健全制度，按章办事，来杜绝违规行为的发生，防范采购风险，使合同管理逐步走上了制度化和规范化的轨道。 四、强化合同的日常管理，夯实管理基础。 在日常的管理中，突出合同管理专职人员的审核职能，是降低系统采购风险的一种有效策略。日常管理是基础、是根本，日常管理水平提高了，“管理出效益”的理念才能逐步体现出来。 1、首先规范合同文本格式 合同文本格式应以国家工商部门示范合同文本为样本，根据实际业务特点，不断修改规范而成。 为保证合同在执行过程中对我方有利，合同文本应以自己起草的文本为主。因在起草合同文本的过程中，会对合同内容字斟句酌，合同的条款肯定以维护我方利益为主，出现损害我方利益的条款就会大大减少。 由对方起草的合同文本，签订合同前，应认真审核其合同条款，对条款中夹带的对方地方性或公司内部的管理规定，应剔除或及时落实文件内容，辨识由此可能引起的合同纠纷。 2、进一步梳理改进合同条款。 针对合同的每一项条款进行严格梳理审查，仔细推敲，坚决杜绝含义模糊的条款出现在正式文本中，使条款的可操作性强。 采购标准:原燃料的采购标准严格执行国标、行业标准、企业标准；对于无上述标准的与相关部门协商，根据生产工艺进行明确约定。 质量加减价：对原料的的质量加减价严格按照公司QES中的管理规定，与技术部门、使用单位一起，结合工艺及产品特点，在保证产品质量不受影响的前提条件下，制定相应质量加减价条款，使合同条款贴近生产工艺。 合同价格及结算方式：对于原燃料价格的调整严格按照规定执行，做到有明确批复。价格类型及结算方式在合同中要有明确规定。 3、做好供户的资质审查，为合同的签订把好关。 供户的确定：按照公司QES管理规定，依据供户评价细则，每年度对供户进行系统评价，对达不到要求的供户进行淘汰，形成新的年度合格供方清单。对于新供户严格按组织考察、试用试供等环节，合格后纳入合格供方。对中间商供户进行严格控制，避免采购环节的增加，增加采购成本。 资格及信用审查：每年度签订合同时，做好供户合同签订前的各项审查工作，主要是针对合同主体的资信审查，资信审查主要包括合同当事人的资格及信用的审查，资格主要是指合同当事人的资质和能力，资质主要包括生产许可、经营范围、特许进入、资质等级等，作为企业主要审查其营业执照、批准证书、资质证书或许可经营证书、税务登记证、组织机构代码、质量认证等；能力主要包括资产状况、生产能力、技术能力、财务状况等。信用主要指的是诚信度，包括履约能力、纳税状况、售后服务状况、承诺兑现等。签订年度合同时，要求对方将各类资质证书进行复印并加盖单位公章，以保证供方提供的资质具有法律效率。 合同签订人的审查：主要是对签订合同的人员身份进行审查，看是否具有签订合同的资格，如是否为法定代表人或委托代理人，委托代理人的授权范围和有效期限等。 4、依法及时变更合同条款 采购价格及其它条款发生变动时，应及时办理变更手续，即保证了合同内容的严谨性，又避免了因价格等因素引起的纠纷。 5、严格执行重大合同的会签制度 根据公司文件的规定，将预付款超过500万元的合同列为重大合同，合同签订前要请法律事务部、财务部、技术资源部、纪委等相关单位履行会签制度，以便在合同会签的过程中查找漏洞，降低采购风险，防止大额合同诈骗犯罪。 6、加强授权委托管理，不超越授权签订合同。 公司内部人员严格按授权范围签订合同，对不在授权范围内的业务及时办理授权，不越权签订合同，杜绝无效合同的产生。 8、日常管理注重细节管理。 建立健全各种合同台帐，保证查询方便、准确；对办理的合同按规定及时分类，定期归档，避免遗失；