外贸英语函电lesson1.doc

Lesson 1The Layout of Business Letters一、书信的组成部分1.必备部分（1）信头书信中发信人的地址和发信的日期等称为信头。是公司形象的一部分。但是内容也是标准化的。包括公司名称、地址、电话号码、传真、电子邮件和网址等，有的还包括注册商标和公司标志（logo），工商注册号和注册资本。英文地址按照由小往大的顺序写。信头的用途就是使收信人在第一时间看到信发自何处，复信时也便于参考。有些国家的信头中还包括其他一些细节，如在英国，信头中就印着公司总经理的姓名。信头的位置：一般缩行式的信头位于中上方，平头式和混合式的信头位于左上方。Example: 【答疑编号0110001，针对该题提问】ABC Trading Co.188 Newton PalaceLondonNG29 OPATel：01345 567921 Fax: 01345 438923（2）日期日期在商务书信中非常重要，不可或缺。日期不用简略格式，特别是不用容易产生歧义的格式。具体要求如下：a.年份应完全写出，不能用05代替2005年b.月份要写英文名称，不能用数字代替。因为英国人遵循日、月、年的顺序而美国人遵循月、日、年的顺序，所以10/2/2004，既可能被理解为2004年10月2日，也可能被理解为2004年2月10日。c.月份名称可以缩写，太短的词就不要用缩写了。但是一般情况下，写完整的词比较好。d.日期可以用数字，也可以用序号来表示。月份和日期之间不用逗号，年份之前用逗号隔开。例如：June 5, 2005日期的位置通常在信头之下，而中文书信的日期一般是在信的末尾签名之后。在书写日期时，注意最好不要用序数词，月份不用缩写。（3）封内地址（The Inside Address）收信人的公司名、地址等一般是列在信笺的左上方，在日期向下2-4行的位置，左对齐，无缩进。书写封内地址主要有以下几个用途：1.发信时可以与信封的地址相互对照，避免放入信封时发生错误。2.发信后根据封内地址可以准确归档，便于以后查找。对收信人而言便利之处有：1.收信人读信时，如果发现封内地址与信封的名称地址不符，就可知道放入信封时发生了错误，将其退回，从而避免损失，节约时间。2.收信后，如果信封与信函分离，原信也能够保持完整，便于归档和以后查阅。中文信函一般没有封内地址，这是与英文信函的一个区别。封内地址和姓名的顺序如下：Name of the person addressed （收信人姓名）Title of the person addressed （收信人头衔）Name of the organization （单位名称）Street number and name （门牌号码、街道名称）City, state and postal code （城市、州、邮编）Country of destination （所达国名称）如：Dr. Jim GreenMedical research department（药品开发部）3134 North Cicero（西塞罗） ClinicsChicago, IL60606例如：32 Duke Street；St. James，London, SW5IDY（4）称呼a.称呼写在信内地址下面空一或两行处。如果知道收信人的名字，最好称呼他们的头衔或姓，男性称Mr., 如dear Mr. Smith。女性称Dear Ms. 已婚女士称Mrs, 未婚称Miss. b.如果知道收信公司的具体经办人，称呼最好写具体的人，而不用冷冰冰的Dear sirs，甚至只用名字不用姓氏，就好像是好朋友之间的私人通信。c.对两个人或两个以上的人称呼时使用Dear Sirs, Dear Madams, Gentlemen （仅用复数而不用单数）。对一般机关团体负责人用Dear Sir, 对政府高级官员用Sir.称呼后面的标点，一般使用逗号、分号或冒号，也有不用标点的。（5）信的正文这是信的主要部分，表达发信人的意见，注意几点：1）简明扼要，合乎语法，重点突出2）分段正确，每段都有一个主题3）打印无误，布局艺术，力求让读者对书信形式有耳目一新的感觉。内容部分打印在称谓或主题下面。段落间使用单倍行距，对于特别简短的信，也可采取双倍行距。信的正文包含三个部分1.开头语开头语没有固定的写法，可以简单的说明写信的原因，或是要求，也可以提一下上封信相关的合同或文件，或使用生动的开头引起读者的举趣。开头语一般自成一段，而许多商务信函不用开头语。开头语在写作时要注意简单、明了。只要最简单的开一个头引出下文即可。例1：我写信要求贵方帮助我们解决公司现在面临的一个非常重要的问题。例2：很遗憾我们209号自行车没有令您满意，我们尽可能做到让您满意。2.正文在写作正文时，如果正文需要两页或者更多页信纸时，应在联页的上端注明收信人的名称、日期、页数，再继续写正文，这是为了避免发信时第一页和第二页以及后面几页误置。除了第一页，其他页不用印有信头的信笺。名称也可以尽量缩写，只要标注它是每封信的第几页就可以。3.信的结尾信的结束语可以重复一下刚刚所说的事情，再强调一下重点，或发信人要做，或希望收信人做的事情，也可说些套话。为此在正文结束之后要另起一段。例如：希望尽快收到您的回音。（6） 结束语（the complimentary close）是内容结束后的客气话，类似中文信中的此致，敬礼。写在结尾下隔一行，正中或略向右面写起。只有第一个字母大写，后面加逗号。（注意都是带-ly的副词，用Yours而不用Your。）（7）签名为使对方了解签名人的姓名、职位，签名的下面要打字注明。不能用图章签发信函。如果是秘书代签，则秘书的名字及真正需要签名的名字同时都要表现出来。2.可选部分（1） 事由（the Subject Heading or Caption）写在称呼语下面两行，一般全部大写或加下划线，中对齐，但平头信则为左对齐。其使用主要是使对方的收发人员可以迅速转交给经办人，不必等待阅读完信中全部内容才能确定。这样可以节省时间，也有利于登记归档和查卷。事由要简单扼要，说明商品名称、数量、信用证或合同号码等即可。有时前面加上Re: 或Subject: 或Reference:，但现在也可省略。（2） 经办人（Attention Line）作用：便于快速分拣信件；表明希望某个具体的人或具体的部门来负责这件事情。位置：经办人要大写或用下划线，在封内地址之后。（3） 附件（Enclosure）如果有附件，在左下角注明Encl. or Enc. 如果不只一封附件，应注明2Encls. Or 3Encls.（4） 抄送（Carbon Copy）函件抄送其他单位时，如果同时对方也知道已抄送其他单位，可在信件最后左下角注明C.C函件抄送其他单位时，如果同时不想让对方知道，不写CC toor CC,要在发往抄送单位的信函上注明BCC，表示Blind Carbon Copy（5） 再启（Postscript）信写完后，如果还有补充说明，在信末加P.S.，然后本人签署简笔签名，即只签姓、名的首字母。现在基本不用，因为可在文档中直接修改。二、打信格式注意事项注意纸张的选择，选用一些质量较好的纸张；注意页边距；正文的部分要适中；尽量选用激光打印机进行打印；要用文字处理软件中的预览观看效果再打印出来。打信格式有三种：1.缩行式：封内地址和其需要分行的地方的后一行，都比前一行缩进两格或三格；正文中每一段开始一行缩进若干格（大约4-6个字母）。（indented style）2.平头式：需要分段的地方，即每段的开始一行都与前一行取齐，一律不缩行。隔段之间用双倍行距。 （block style） 3.混合式：封内地址和称呼用平头式（从左边空白边缘打起），其他部分采用缩行式，两种格式混合采用。（Modified style）三、信封的写法一般都用平头式。其排列顺序与汉语相反，先写姓名。后写地址，地址由小到大。收信人名称地址一般打在信封中间偏左。发信人的地址（return address）在左上角，邮票应贴于封面的右上角。信封上面可以附注下列各项：1.如一信须由特种邮路或邮船寄递，或说明信的类别，可在信封左下角注明下列各字样：（1）Via Air Mail,（Par Avion）航空（2）Via Air Mail Registered 航空挂号（3）Registered 挂号邮件（4）Express 快递邮件（5）Parcel Post包裹邮件（6）Printed Matter 印刷品（7）Sample Post 样品邮件（8）Samples of Merchandise货物样品（9）Sample（s）of No Commercial Value 无商业价值样品（即增品）2.如系私人信件或密件，要注明：（1）Private 私人信（2）Personal个人信（3）Confidential 机密信3.信封上还常出现以下各种格式或写法，也要注意：（1）可以在信封左下角直接注明：Attention Hardware Dept.请交五金部办。（2）由公司转交私人的信，在写完收信人姓名后，在公司名称之前加c/o字样（Care of 由转交），如：Mr.Charles WoodC/o Sinochem International Corporation表明在寄往Sinochem国际公司前提下，这封信请转交给Charles Wood先生。托人带信（一般是介绍信）不写地址，只在收信人名称之下，注明带信人姓名，写法如下：Mr. Charles WoodKindness“Mr.J.W.Smith”或用Per Kindness ofBy Kindness ofThrough the Courtesy of四、电子邮件和传真在书写外贸函电的过程中，电子邮件和传真所遵循的原则和讲过的内容完全一致，通常有自己固定的模式，所以在写作和语言的角度来讲，电子邮件、传真与信函都是没有什么区别的。例子indented style ABC Trading Co.188 Newton PalaceNorfolkNG29 OPATel:01345 567921 Fax: 01345 438923Feb 14, 2005M.J.Marks, Manager30 Arlington CourtCAMBRIDGECambs, CA29 5RTDear Ms MarksSUBJECT: 500 Dozen T-shirtsThank you for your inquiry in your letter of April 5 for our T-shirts.We are now sending your quotation sheet for your selection. We also enclosed a sample and are sure that you will be satisfied with their superior quality.Hope to serve you soon. Yours sincerelyTHE NATIONAL TRANSPORT INC T.M.White Sales ManagerEncl.CC Jim Green回顾本讲商务书信的组成部分包含两个：必备部分、可选部分1.必备部分包括：（1）信头：书信中发信人的地址和发信的日期，通常是各个外贸公司的信件中已经打印好的部分，体现了公司的形象和公司的个性。不同的国家信头的内容不太一样，但是大致包括公司名称、地址、电话号码、传真、电子邮件和网址等。（2）日期：a.年份应完全写出，不能用05代替2005年b.月份要写英文名称，不能用数字代替。c.月份名称可以缩写，太短的词就不要用缩写了。但是一般情况下，写完整的词比较好。d.日期可以用数字，也可以用序号来表示。月份和日期之间不用逗号，年份之前用逗号隔开。日期位置通常在信头之下，而中文书信的日期一般是在信的末尾签名之后。在书写日期时，注意最好不要用序数词，月份不用缩写。（3）封内地址（The Inside Address）收信人的公司名、地址等一般是列在信笺的左上方，在日期向下2-4行的位置，左对齐，无缩进。封内地址包含以下几个部分：首先要写收信人的姓名、然后头衔、单位名称、门牌号码、街道名称、城市（州、邮编）、所达国名称。（4）称呼a.称呼写在封内地址下面空一行或两行处。如果知道收信人的名字，最好称呼他们的头衔或姓，男性称Mr., 如dear Mr. Smith。女性称Dear Ms. 已婚女士称Mrs, 未婚称Miss. b.如果知道收信公司的具体经办人，称呼最好写具体的人，而不用冷冰冰的Dear sirs，甚至只用名字不用姓氏，就好像是好朋友之间的私人通信。c.对两个或两个以上的人称呼时使用Dear Sirs, Dear Madams, Gentlemen （仅用复数而不用单数）。对一般机关团体负责人用Dear Sir, 对政府高级官员用Sir.称呼后面的标点，一般使用逗号、分号或冒号，也有不用标点的。（5）信的正文信的正文包含三个部分1.开头语2.正文3.信的结尾：信的结束语可以重复刚刚所说的事情，再强调重点，或发信人要做，或希望收信人做的事情，也可说些套话。为此在正文结束之后要另起一段。（6）结束语（the complimentary close）是内容结束后的客气话，类似中文信中的此致，敬礼。写在结尾下隔一行，正中或略向右面写起。只有第一个字母大写，后面加逗号。（注意都是带-ly的副词，用Yours而不用Your。）（7）签名：通常在签名的下边用打印的文字来注明，如果是秘书代签，则秘书的名字及真正需要签名的名字同时都要表现出来。2.可选部分（1） 事由（the Subject Heading or Caption）写在称呼语下面两行，一般用Re: 或Subject: 或Reference:等短短的几个词来概括外贸函电的中心思想，便于收信人收到信件后看一下事由即可交给相关的负责人，减少浪费时间。（2） 经办人（Attention Line）作用：便于快速分拣信件；表明希望某个具体人来负责这件事情