如何提高时间管理的能力.doc

议如何提高时间管理的能力张晓旭议如何提高时间管理的能力【摘要】: 时间管理的就学会如何面对时间的流动而进行自我的管理，其所持的态度是将过去作为现在改善的参考，把未来作为现在努力的方向，而好好地把握现在，立刻去运用正确的方法做正确的事。时间管理的关键就是事件的控制，即把每一件事情都能够控制得很好。时间管理是日常事务中执行的一种有目标的可靠的工作技巧，例如，如何安排你的生活，怎样去规划你的学习或者工作的步骤，关键是合理有效地利用可以支配的时间。时间管理的目的在于提高工作效率、学习效率、时间利用，既要抓紧时间，合理利用，取得工作成果和学习成果。【关键词】：时间利用，工作效率，合理利用第一章 时间管理相关理论时间难管，因为它是由个人支配的。正如情绪、脑子、注意力、动机一样，时间运用的主导权在个人。组织无法把它由个人身上取走，集中再分配。组织可以通过手段强迫一个人的身体，但无法强迫一个人的时间运用。时间是可度量的，每个人的一小时都是60分钟；每个人的一分钟都是60秒。所以，要有效地进行时间管理，必先有一套明确的远期、中期、近期目标。并且根据此目标制定你的长期计划和短期计划，然后细分为年计划、月计划、周计划、日计划。所以我们不论做何种事情，必先有工作计划、目标，并且配合行动计划，按照指定时限，甚至争取在有限时间内完成有关工作，从而减少时间资源的浪费。这是我们进行时间管理目的。一、时间管理概述（一）时间管理概念时间管理不是完全的掌控，而是降低变动性。时间管理最重要的功能是透过事先的规划，作为一种提醒与指引，简单讲，就是用时间的绝对可度量性作杠杆，管理一切其他的事务。个人认为“时间管理”就是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。由于时间所具备的独特性，所以时间管理的对象不是“时间”，它是指面对时间而进行的“自我管理”。自我管理即是改变个人习惯，以令自己更富绩效，更富效能。（二）时间管理理论的历史演变人们从认识时间的重要性开始，到时间管理大致经历四个发展历程：第一阶段：利用便条和备忘录管理时间。一方面顺其自然，另一方面也会追踪时间的安排。备忘录管理的特色就是写纸条，这种备忘录便于随身携带。如果完成了一天的事情，就可以在备忘录上划掉。这种管理时间的优点是：重要的事情变化时的应变力强，是顺应了事实。同时没有压力或压力较小。但是这个阶段是没有“优先”的观念。虽然每做完备忘录上的一件事，会带给人成就感，可是这种成就不一定符合人生的大目标。可能比较随意，往往会漏掉一些事情。因此，所完成的只是必要而非重要的事。它是积极的，但却是被动的；它是一种良好的习惯，但未必是科学的方法。第二阶段：强调计划与日程表管理时间。特色是记事薄，特点是制定时间表，记录应该做的事情，表明应该完成的期限，注明日期等等。反映出时间管理已注意到规划未来的重要。这种管理阶段使人的自制力和效率都有所提高，通过制定目标和规划完成的事情比率较高。能够未雨绸缪，不只是随波逐流。但是凡是的都要安排的习惯，找不到思考的空间。同时，对事情仍没有轻重缓急之分。第三阶段：规划、制定优先顺序。操之在我管理时间。这一阶段强调价值，将有效的时间和精力加以分配，争取最高效率。也就是依据轻重缓急设定短、中、长期目标，再逐日订立实现目标的计划，将有限的时间、精力加以分配，争取最高的效率。这一代理论虽然有了很大的进步，讲究价值观与目标，且忽视了自然法则，过分的强调了效率，把时间绷得死死的，反而会产生副作用，使人失去增进感情、满足个人需要以及计划行事，视野不够广阔，纠缠于急务之中，难免因小失大，降低生活品质。第四阶段：在于个人管理。注重提高个人生活和工作的质量。帮助平衡发展工作和生活中的不同角色，并且全盘规划日常生活。做到兼收并蓄，推陈出新。以原则为重心，配合个人对使命的认知，兼顾重要性与急迫性；注重生命因素的均衡发展；始终把个人精力的焦点放在“重要”的事务上。二、当代时间管理的三大观念时间管理有三大观念。对于三大观念的理解和把握，是时间管理的关键。（一）时间观念：1小时与3年的关系建立时间观念很重要，有了时间观念，才能利用琐碎的实践，才能把点点滴滴的实践珍惜起来。在人们的理解中，3年是一个很大的时间单位，而1小时则是一个常被忽略的时间单位，实际上，如果每天能节约出1个小时，人生70年的岁月中，就可以节省出3年的时间，时间观念的重要性由此可见一斑。（二）效率观念提高速度，在一定的时间内快速完成任务，达到预期目的过程。（三）效能观念效能观念不仅要衡量速度的快慢。而且要考虑其他因素，人们习惯夸奖人做事效率高，很少夸人效能高。效能代表“多、快、好、省”即数量多、速度快、结果好、品质高、成本节约，也就是说仅有速度不行，还要有方向，结果良好，效果明显，成本又低。在时间管理中，时间的效能和人生奋斗方向与企业的终极目标要相吻合。效率与效能的关系犹如价格和性价比，效率好比价格，而效能好比性价比，效率是指“快”，效能是指“多、快、好、省”，在单位时间内，所获得的产值大小就是效率，而在单位时间内所获得的价值和回报的大小就是效能。五、时间管理的原则（一）20比80定律20%的工作占整个工作80%的价值；集中的精力要做20%的工作；投入20%精力做另外80%的工作。80/20原理对我们的一个重要启示便是：避免将时间花在琐碎的多数问题上，因为就算你花了80%的时间，你也只能取得20%的成效。所以，你应该将时间花于重要的少数问题上，因为掌握了这些重要的少数问题，你只需花20%的时间，即可取得80%的成效。掌握重点可以让你的计划不致偏差。一旦一项计划成为危机时，犯错的几率就会增加。我们很容易陷在日常琐碎的事情处理中；但是有效进行时间管理的人，总是确保最关键的20%的活动具有最高的优先级。（二）明确目标原则人的一生要做的事情很多，应该分清必须做的事；应该做的事；不值得做事。这就必须去确定自己的发展目标，在有限的时间里把必须做的事；应该做的事做好。因此，首先，确定自己追求的目标，坚决付之行动；其次，仔细分析哪些行为有助于目标的实现，哪些行为对实现目标无用；再次，要坚持方向正确，如果方向错误，要及时改正。（三）优先顺序原则优化时间的的管理，就是要体现时间的价值。一个人在同一时间处理两个以上的任务是件极为困难的事情，一直保持高效更是难上加难，因此应把时间花在重要的、必须做的任务上，而不是那些并非必须要做的事情之上。第一类是工作的紧急程度是不同的。对于紧急的工作要先做，对于不太紧急的工作后做。第二类是工作可以按照重要程度来划分，对于重要的工作要花费较多的时间和精力去做，对于不太重要或不重要的工作不必去做或只花费很少时间去做。如果以“轻重”为横坐标，“缓急”为纵坐标， 我们可以建立一个时且紧急、重要不紧急、紧急不重要、不重要不紧急。我们通常会把紧急的事情放在第一位，这不是管理时间的有效办法。在最初，我们可能会重视事情的重要程度，做的是“重要且紧急”的事情，但应避免习惯于“紧急”状态，否则，我们会不由自主地喜欢上“到处救火”的感觉，把自己当成“救火队员”，转而去做那些“紧急不重要”的事情了。这样一来，我们没有时间去做那些“重要不紧急”的事，而这些事往往有着更深远的影响。将大部分时间花在“重要而不紧急”的事情上，可以让我们避免掉进“嗜急成瘾”的陷阱中，更可以避免在事情变得紧急后才疲于应付。优先矩阵分类分析表紧急不紧急重要危机、紧迫的问题、有期限压力的计划 (A)防患于未然、建立人际关系、规划、休闲、增进自己的能力(B)不重要不速之客、某些电话、某些信件和报告、必要而不是重要的问题 (C)繁琐的工作、浪费时间的事情、有趣的活动、电话 (D)A类又紧急和又重要的事情：这一类一般属于突发事件，当在工作中出现突发事件的时候，应该放下手头所有的工作，全身心地扑上去解决，这种行为被形象地被称为救火行动。例如119消防队接到警报，就要马上去处理现场。当处理完又紧急和又重要的事情后，接下来应该处理C类紧急但不重要的工作，还有B类重要但不紧急的工作，最好按照时间的紧急程度先做B类。当然要对这两类事情进行分析。如果B类重要但不紧急的工作，如果不去做，这类工作会随着时间的进一步推移，越来越紧急，直到突破一定极限，变成A类的工作。所以B类重要但不紧急的工作一旦拖延下去，就会变成突发事件。C类紧急但不重要的工作长时间拖延，超过一定极限也会变成紧急，由此会承担一定的损失或责任。所以要透彻第比较两类工作，可以清楚地看到两种选择的差别。第二章 时间管理方法和途径一、确立目标有的放矢要有明确的目标和良好的习惯。如果你没有明确的目标，那你的时间是无法管理的；要有好的习惯，如：不乱放东西、要勤奋、办事不拖拉等，这是高效利用时间必备的行为。目标必须符合SMART的原则：S（specific）是明确具体目标的意思；M（measurable）可衡量的意思；A（attainable）可到达的，是行动导向，与大目标一致R（relevant）相关的，是务实可行的，目标的高低比较合适 T （time-based） 是有时间期限的意思1、具体的有人说：“我将来要做一个伟大的人”。这就是一个不具体的目标。目标一定要是具体的，比如你想把英文学好，那么你就订一个目标：每天一定要背十个单词、一篇文章。 2、可衡量的任何一个目标都应有可以用来衡量目标完成情况的标准，你的目标愈明确，就能提供给你愈多的指引。比如对自己将来的职业，你会考虑与专业相关程度、企业的地点、发展前景、具体岗位等一系列目标。3、可达到的不能达到的目标只能说是幻想、白日做梦，太轻易达到的目标又没有挑战性。一般是不断地设定具挑战性但做得到的目标。4、相关的目标的制定应考虑和自己的生活、工作有一定的相关性，比如一个公司的职员，整天考虑的不是怎样才能做好工作，却一心发着明星梦，又不肯努力奋斗，在一天一天消耗中丧失学习、工作的能力，不思进取，不努力提高工作业务能力，最终会被公司抛弃、会被社会遗弃。5、基于时间的任何一个目标的设定都应该考虑时间的限定。总之，把主要的时间和精力放在自己最重要的事情上，适当兼顾他人的要求，要让自己周围的环境更加和谐些，同时也是让自己处在与自己价值观相同或相近的人群之中，这样能保持个人较好的情绪，做起事来效率会高一些。二、制定计划运筹时间要有一个明确的计划，这是根据目标来的。详细的计划将有助于提高你的工作效率。制定计划做到：要防止拖拉和冒进的现象。应该马上行动的，却踌躇不决者，易败；应该不慌不忙的，却快速前行者，则不达；对任务的每个部分都要明确其预期结果、理由和时间期限，计划越具体，任务就会越实际，处理起来就会越有条理。目标确定之后，要开始把目标转化为行动，就需要制定计划，单目标与计划之间经常有两个极端：第一是拖拖拉拉，不慌不忙；第二是贸然进行，马上行动。而正确的做法是要制定计划。目标不要轻易变更，目标要清晰，指导你的行动。时间管理是从计划开始的，好的时间运筹方法，需要对过去的学习和工作进行科学合理的记录，发现时间浪费的所在，然后找到改进的措施，修正时间管理的方案，并严格按照这种啊那排执行，一周时间运筹法，即是这种时间管理方法的代表。如图：一周时间运筹法时间星期一星期二星期三星期四星期五星期六星期天早晨上午中午下午晚上备注总结在使用“一周时间运筹法”时，以星期时间为横坐标，标记周一、二、三直到周日。以小时时间为纵坐标，标记早晨、上午、中午、下午、晚上以及备注和总结，然后在接下来一周里，进行记录，每天进行总结。以此类推，我们要有工作的计划，可能是一天的、一个星期的、一个月的、一个季度的、半年的、一年的、三年的、五年的、甚至于一生的，也就是说我们必须知道自己要做什么，采用这种分类方法可以使人们在计划的基础上明晰自己的工作目标；然后，逐一的完成工作。这是一种很好的把握自己的时间，成为高效的时间管理者的使用方法。当然，最重要的是要积极工作的心态和在第一时间行动的态度。三、轻重有别分辨清楚一般认为是按照事情的紧急程度来判断。假如愈是紧迫的事，其重要性愈高，愈不紧迫的事，其重要性愈低，则依循上面的判断规则。可是在多数情况下，愈是重要的事偏偏不紧迫。如果我们按事情的“缓急程度”办事的话，不但使重要的事情的履行遥遥无期，而且经常使自己处于危机或紧急状态之下，最大的恶果是原本重要不紧急的事必然会转化为重要又紧急的事。因此，我们认为：处理事情优先次序的判断依据是事情的“重要程度”。所谓“重要程度”，即指对实现目标的贡献大小。提请注意：虽然有以上的理由，我们也不应全面否定按事情“缓急程度”办事的习惯，只是需要强调的是，在考虑行事的先后顺序时，应先考虑事情的“轻重”，再考虑事情的“缓急”。对事情不能让简单的、容易的、喜欢的、花时间少的工作占据日程安排，只有聚焦于有价值的事件，处理好各类事件，时间观才能节奏和谐，工作才能得心应手。四、专心致志不能多头并举每天给自己一个不被干扰的时间，减少干扰做到不随叫随到。专心做自己的事，想想自己该做的事情，这个时间应该是质量最好的时间，一般以早上起床后的时间为最好，因为这时头脑是最清醒、最清静的时候，容易把事情想好、办好、想全、办全，这样时间安排是比较合理的。五、办事果断不能拖拉办事拖拉是明显的浪费时间的现象任何事情，争取一开始就要把它做对、做好；能一次做完的事情一定要一次做完，绝不拖拉，重复和反复做同一件事情是很浪费时间的，也就是说二个小时的事情，一次用二个小时做完和分二次各做一个小时是不一样的，要有时间成本的概念。还必须控制你的电话时间、上网时间，这是不经意中，最容易浪费时间的。1、改变“拖延时间”习惯的三步曲：（1）承认自己有问题，“我是一个爱拖延时间的人”。（2）想象不改最坏的结果和改变后的好处。不改的结果：误大事。失去朋友，被解雇，（3）提出行动方案并执行制定一个具体的完成任务时间表并坚持它迫使我自己现在就工作，严禁我自己把时间耗在看电视或电话聊天上把在规定的最后期限内完成工作看成是一种非生即死的处境去掉我生活中一些不必要的活动