健全企业内部控制、加强应收账款的管理.doc

健全企业内部控制、加强应收账款的管理一、案例南京大学会计学系熊焰韧博士在内部控制与风险管理讲座其中的一个案例：四川长虹巨额被骗案曾被美国时代杂志评为2002年全球最具影响力的企业家季龙粉10月下旬在深圳被四川警方刑事拘留，现该案正在调查之中。据长虹内部人士透露，季龙粉被刑拘的直接理由是“涉嫌票据诈骗”，其真正原因却是季龙粉旗下的APEX公司涉嫌诈骗长虹出口美国的货款高达40亿元。这在长虹已是一个公开的秘密。 四川长虹2003年年报、2004年半年报上早就赫然显示，APEX公司拖欠长虹应收账款40余亿元。一家美籍华人公司怎么会与长虹有如此深的渊源，40亿元的货款为何一拖再拖？据熟悉长虹的人士分析，这可能是因为当年长虹开拓海外市场的冒进及长虹方面的一再纵容所致。2001年起，为实现长虹的海外战略、提高销售额，重掌大权的倪润峰迫不及待地想打开美国市场，在数度赴美考察之后，长虹与当时在美国市场有一定影响力的APEX公司接上了头，这家公司的掌舵人正是季龙粉，此人因拖欠国内数家电器公司的货款早已声名狼藉。但从2001年7月开始，一车车的长虹彩电便源源不断地发向美国，由APEX公司在美国直接提货。APEX公司一度成了长虹最大的合作伙伴，季龙粉也成了长虹的红人。 2002年，长虹的出口额达7.6亿美元，其中APEX就占了近7亿美元；2003年长虹出口额达8亿美元左右，APEX占6亿美元。而从2000年长虹开始出口到现在，其总的出口额也就24亿多美元。长虹内部为此专门成立了APEX项目组，分别由两位经理负责彩电和DVD业务。同时，长虹在美国设立了一个联络点，但这个联络点不负责APEX项目的监管，只负责接待。于是，奇怪的事发生了，一车车的彩电运出去却没能为长虹换回大把的美元，季龙粉总是以质量或货未收到为借口，拒付或拖欠货款。该内部人士称，双方其实签订了规范的出口合同，接货后90天内APEX就应该付款，否则长虹方面就有权拒绝发货。不知为什么，长虹一方面也提出对账的要求，一方面却继续发货，APEX方面总是故意搪塞或少量付款，“对账都对了一年”还没有结果，欠款却在继续增加。到了后来，长虹海外营销部发现这其中的风险太大，曾下令不准发货，但神通广大的季龙粉总能说服长虹继续发货。2003年底，长虹曾专门派出高管去与APEX交涉，但季龙粉撇下这些到美国的高管，杀回长虹会晤高层，结果2004年初长虹又发了3000多万美元的货给季龙粉。这种情况让直接经办APEX项目的人员也感到其中的风险太大，2003年底，两位分别负责彩电和DVD的APEX项目经理，在劳动合同期满时同时离开了长虹。但长虹追讨货款的行动却并未终止，特别是今年7月赵勇再次执掌长虹后，更是加快了追讨的步伐，不惜下决心与季龙粉绝裂。知情人士透露，为了抓住季龙粉这条到处游走的大鱼，长虹共采取了两次行动，前后花了3个月。今年7月，长虹高层就安排了一次机会到上海出差，并邀请在美国的季龙粉参加，但是季龙粉以种种理由推脱了。今年10月，长虹主要领导到深圳开会，并以加强进一步合作为名邀请季龙粉参加。这位内部人士说，“季来了之后，我们跟他谈还款的问题。他先是承诺还3亿美元，后来说还9000万美元。我们不能相信他，于是省经侦总队就把他请回了成都，请他的理由是涉嫌票据诈骗。因为季龙粉是香港上市公司中华数据广播的董事局主席，这家公司开给长虹的价值几千万美元的支票不能兑现。”该内部人士透露，现在挂在APEX公司名下的欠款高达4.7亿美元，折合人民币近40亿元。这个巨额的负担已让长虹不堪重负，长虹下决心在2005年以前甩掉这个包袱，对APEX的这笔高额欠款计提坏账准备。从来没有亏损过的长虹可能面临首次亏损。APEX拖欠企业的货款，一般三分之一到四分之一肯定已经亏损了，另有三分之一或四分之一被季龙粉转移或填补了前期超低价开拓市场的窟窿，剩余部分便是堆积或处于流通环节的烂尾货。四川长虹2004年底发布公告称，由于计划大额坏账准备，2004年年度亏损数目为37亿元左右。按照四川长虹总股本21.64亿股计算，全年每股亏损约为1.71元这是一个典型巨额应收账款的例子，它的形成原因与企业内部控制制度管理是否到位息息相关，四川长虹巨额被骗的案例提醒我们健全企业内部控制、加强应收账款的管理是非常必要的；二、应收账款的概述通常，教科书上的应收账款，是指企业生产经营过程因销售产品、材料、提供劳务等业务而应向购货方、接收劳务的单位或个人收取的款项。形成应收账款的直接原因是赊销。虽然大多数企业希望现销而不愿赊销，但是面对竞争，为了稳定自己的销售渠道、扩大产品销路、增加销售量、减少存货、增加收入，不得不面向客户提供信用业务。应收款项，是企业流动资产的一个重要项目。在资产负债表上，应收账款列为流动资产，其范围是指那些预计在一年或超过一年的一个营业周期内收回的应收款项。随着市场经济的发展，商业信用的推行，企业应收账款数额明显增多，对应收账款的管理已经成为企业经营活动中日益重要的问题。赊销虽然能扩大销售量，给企业带来更多的利润，但同时也存在着一部分货款不能收回的风险。这种无法收回的应收账款称为坏账。由于坏账而产生的损失称为坏账损失。应收账款对于企业来说，如果是巨额应收账款无法追回成为坏账，很可能把企业逼死，即使经过努力追回，也会是不小的损失。很多公司账面上看效益很好，存货也很少，但是钱没到手，对比应收账款，效益只是纸上财富，实际内藏巨大风险。三、企业应收账款的形成原因 影响应收账款的内部因素很多，但就目前状况而言，导致企业应收款紧张的内部原因主要可概括为下述几方面： 1、企业风险意识薄弱。在现代社会激烈的竞争机制下，企业为了扩大市场占有额，不仅要在成本、价格上狠下功夫，而且必须适量运用商业信用促销。面对竞争，为了稳定自己的销售渠道、扩大产品销路、减少存货、增加收入，不得不面向客户采用赊销策略。但是，为了扩销，盲目地采用赊销策略去争夺市场，导致了只重视账面高利润，忽视了大量被客户拖欠的流动资金能否及时收回的问题。 2、应收账款的管理缺乏规章制度。有些企业对应收账款的管理缺乏规章制度，或有章不循，形同虚设。财务部门没有及时与业务部门核对，销售与核算脱节，问题不能及时暴露。一些企业应收账款居高不下，账龄老化，企业却没有进行监控或失去控制。 3、内部管理机制不健全。在有些企业中，为了调动销售人员的积极性，往往只将工资报酬与销售任务挂钩，而忽略了产生坏账的可能性。因此销售人员为了个人利益，只关心销售任务的完成，采取赊销、回扣等手段销售，导致应收账款大幅度上升。而对这部分应收账款，企业也没有采取有效措施要求有关部门和经销人员全权负责追款，应收账款大量沉积，给企业经营背上了沉重的包袱。 4、对账不及时。由于经营过程中销售和收款的时间差，商品成交的时间和收到货款的时间经常不一致。所以，经营过程中债权债务双方就经济往来中的未了事项进行定期对账，可以明晰双方的权利和义务。然而很多企业并没有及时与客户对账，有的即使是对了账，也只是口头上的承诺，没有形成合法有效的对账依据。以上是企业应收账款的形成的普遍性原因； 由于中石化销售企业严禁向客户赊销商品，必须按客户信用管理的有关文件执行，所以目前中石化销售企业应收账款的构成大致如下：1、跨月结帐形成：月末最后一天的销售款客户已经转缴存银行，但由于银行的原因银行不能在当月入帐，形成应收账款；或者月末最后一天遇周末，有些银行不营业，加油站员工不能在当月将销售款缴存银行，形成应收账款；2、加油站或者油库由于夜班等营业款被盗，能划分责任的部分挂应收账款形成：3、历年应收账款四、应收账款给企业造成的弊端根据有关商业界人士分析，应收账款给企业造成的弊端主要有以下几点：（一）减弱了企业的资金使用效率由于企业的物流与资金流不一致，发出商品，开出销售发票，货款却不能同步回收，而销售已告成立，这种没有货款回笼的入账销售收入，势必产生没有现金流入的销售业务损益产生、销售税金上缴及年内所得税预缴，如果涉及跨年度销售收入导致的应收账款，则可产生企业流动资产垫付年度税金和费用。企业因上述追求表面效益而产生的垫缴税款及垫付费用，占用了大量的流动资金，久而久之必将影响企业资金的周转，进而导致企业经营实际状况被掩盖，影响企业销售计划等，无法实现既定的效益目标。 （二）夸大了企业经营成果 由于企业实行的记账基础是权责发生制，发生的当前赊销全部记入当期收入。因此，企业的账上利润的增加并不表示能如期实现现金流入。会计制度要求企业按照应收账款余额的百分比来提取坏账准备，坏账准备率一般为3%5%。如果实际发生的坏账损失超过提取的坏账准备，会给企业带来很大的损失。因此，企业应收款的大量存在，虚增了账面上的销售收入，在一定程度上夸大了企业经营成果，增加了企业的风险成本。 （三）加速了企业的现金流出 赊销虽然能使企业产生较多的利润，但若企业一味地追求利润最大化而采用大量的赊销方式，势必导致应收账款的风险的增加，同时并未真正使企业现金流入增加，反而使企业不得不运用有限的流动资金来垫付各种税金和费用，加速了企业的现金流出，主要表现为： 1.企业流转税的支出。应收账款带来销售收入，并未实际收到现金，流转税是以销售为计算依据的，企业必须按时以现金交纳。企业交纳的流转税如增值税、营业税以及城市建设税等，必然会随着销售收入的增加而增加。 2.所得税的支出。应收账款产生了利润，但并未以现金实现，而交纳所得税必须按时以现金支付。 3.现金利润的分配，也同样存在这样的问题。另外，应收账款的管理成本、应收账款的回收成本都会加速企业现金流出。 （四）影响企业营业周期 营业周期即从取得存货到销售存货，并收回现金为止的这段时间，营业周期的长短取决于存货周转天数和应收账款周转天数，营业周期为两者之和。由此看出，不合理的应收账款的存在，使营业周期延长，影响了企业资金循环，使大量的流动资金沉淀在非生产环节上，致使企业现金短缺，影响工资的发放和资原的购买，严重影响了企业正常的经营。五、健全企业内部控制、加强应收账款管理 应收账款涉及到企业日常经营及管理活动的各个方面，也可以反映出企业经营管理的弱点缺陷。要解决问题，除加强社会制约机制外，加强企业应收账款的内部控制也很重要。建立、健全行之有效的控制制度，必须注重对应收账款进行事前、事中、事后的控制。以中石化销售企业为例具体可以从下述几方面进行：1、应收账款的事前管理 应收账款管理由区、市公司经理负责，财务、商客、润滑油、零售等业务部门进行日常管理： 区、市公司财务、商客、润滑油、零售等相关部门设专人负责，每笔应收账款清收的责任人为业务批准人、合同签订人和业务经办人。事前控制的关键是客户信用管理，例如由业务部门牵头负责对客户信用进行管理，目的是防患于未然。信用管理部门负责收集客户信用状况的资料，这些资料是通过销售部门去掌握客户的资料、客户的其他供应商调查情况、网络数据和其他公开的信息，从获取的资料中重点了解客户的规模、财务状况、发展前景、经济效益、以往信誉、管理水平等，通过这些信息建立客户信用等极档案，采用信用评估方法对已获去资料进行分析，客户信用等级评定一般每年一次，客户信用等级评定，必须报经上一级有审批资格部门审批；中石化销售企业严禁向客户赊销商品，业务部门收到财务部门提供的客户的支付的货款入帐的书面通知后，方能开具提货单和发票。2、好做会计核算和监控，加强事中控制财务部门审核由业务部门提交的发票等有关凭证后,按照股份公司内部会计制度进行账务处理，会计凭证须由不相容岗位人员稽核。 对中国石化系统外赊销商品和预付货款，相关部门须动态审核客户信用等级，制定或调整信用政策经分（子）公司经理签字批准。区、市公司财务部门对应收账款应及时清账（油库及城区内加油站当日清账，遍远农网加油站3日内清账），月结前进行往来清账，对未清项进行分析处理。股份公司、中国石化集团公司内部的往来单位或个人当月动态变化的应收账款由财务部门组织业务部门每月对账，对账结果须经对方签字或盖章，编制对账差异调节表。对企业之间100万元以上的对账差异1个月以上未处理的，其他对账差异3个月以上未处理的，须及时进行账务处理，确保应收账款核算准确。外部单位或个人当月动态变化的应收账款由财务部门组织业务部门每月对账，并取得对方书面确认依据（询证函须签字或盖章）；对于长期无动态部分至少每半年组织对账确认。无论采用何种对账方式，都要保存对对账时间、对账人员、对账方式、债权金额等事项的记录。编制对账差异调节表，经财务部门负责人审核后及时调整差异。无法取得对方书面对账依据的，应将对账详细情况整理记录，经财务部门负责人审核签字。企业财务部门应定期统计应收账款各客户的金额、账龄及增减变动情况，及时反馈到企业主管领导及销售部门，为评估、调整客户的信用等级提供可靠的依据。3、做好账龄分析，加强事后控制区、市公司财务部门每月编制应收账款账龄分析表，区公司由经营管理处会同各营销中心、市公司对应收账款的可收回性进行分析。区、市公司对逾期的应收账款，财务、商客、润滑油、零售等业务部门应落实相关责任人催收欠款。对于未清回欠款，应采取有效措施，确保欠款及时追回。具体清收措施：对1年以内跨月结算的应收账款要求责任人次月及时结算：对帐龄1-2年、2-3年、3年以上收不回的应收账款要加大力度向债务人追收，以避免这部分款项形成新的呆坏账；对帐龄3年