食品企业管理文档之008生产用物料采购管理制度.doc

采购计划提报制度山东惠发食品有限公司发布2011-6-26实施2011-6-26发布生产用物料采购管理制度受控状态：发放编号：编 制：采购部审 核： 批 准： Q/SHF-GCG-008-2011Q/SHF山东惠发食品有限公司企业标准 2 / 2生产用物料采购管理制度文件编号：Q/SHF-GCG-008-2011 版本/修订状态：A/0 生产用物料采购管理程序开始研发部采购部品控部库房生产用物料采购标准的制定 供应商的选择、供应能力的评审年度采购方案的确定（季节性原料的采购）供应商的选择供应能力的评审 年度采购方案确定（含季节性原料的采购） 采购方式符合招标要求不符合标书的编写、发放、会收采购价格的产生 合同签订不合格 不合格物料的处理结束采购订单的下达、跟踪 合格生产用采购物料的验收根据研发制定的采购标准制定验收标准根据研发制定的采购标准制定验收标准物料入库采购申请的下达生产用物料采购管理制度第一章 总则第一条 目的明确采购操作流程， 使物料采购工作规范化、系统化、明确化，提高工作效率。第二条 适用范围适用于集团公司各分公司所有生产用物料的采购管理。第三条 职责（一) 采购部：供应商的开发、供应商的选择、年度采购方案的制定、采购招标、价格产生、合同的签订、订单的下达、跟踪、供应商的考核评定；年度、月度物料需求计划的编制，日采购申请的下达。（二) 品控部：供应商到货质量的验收。（三) 研发部：生产用物料采购标准的制定及修定。（四) 库房：物料的入库办理。第四条 术语和定义（一) 帕累托原理：意大利经济学家兼社会学家维弗列度帕累托(Vilfredo Pareto) 对当时的社会财富分配问题进行深入研究后发现，社会财富的80%掌握在20%的人手中，只要知道这 20%的人的行动，就可以掌握社会总行动的80%，即从20%的已知变量中，可推知另80%的结果。这个原理经过多年的演化，已变成当今管理学界所熟知的“帕累托原理”-80%的价值是来自20%因素，其余20%的价值则来自80%的因素。（二) A、B、C分析：按企业的物质品种以所占用资金的大小进行分类排队，把他们分为ABC三类。A类物质数量最少，但占用资金比重大，因此应严格控制。B类物质较A类多，价格较低，原则上不要求同A类存货那样，可以实行一般控制。c类物质种类繁多，但价格低廉，占用资金很少，因此可实行适当放松控制。（三) 红冲：红字冲账法的简称，红字冲账法又称红字更正法,是指用红字冲销或冲减原有的错误记录,以更正或调整记账错误的方法.红字冲账法按照其冲销错账的程序不同,可分为全额冲账法和差额冲账法两种。（四) 统采物料：总部采购部在集团范围内统一实施采购的物料。价格的产生及供应商的确定由总部采购部负责，分公司负责具体的采购实施。（五) 分采监管物料：分公司采购部实施采购，采购申请和采购价格由总部采购部审核监管的物料。（六) 分采物料：分公司采购部自行实施采购的物料。第二章 程序说明第五条 供应商的评审、物料的评选（一) 采购员依据研发部提供的物料采购标准，负责新增供应商、物料的开发和供应商供应能力的评审，采购员向供应商索要评审所用的资料(含供应商所供物料的贮存方法)。（二) 供应商评定审核小组负责根据采购员转来的供应商资料，对供应商力进行评审；由供应商管理专员负责编制合格供方名录。（三) 公司的原材料采购必须来源于合格供方名录中的供应商。（四) 每种物料要求匹配3-5家供应商，采购员根据当前的供应商匹配情况，有针对性的开发供应商。（五) 小试原料及新开发急用物料，由采购员先进行采购；中试和批量生产用的原物料必须是经在供应商审核小组通过或已被列入合格供方名录后才允许采购；中试和批量生产用的原物料研发必须提供物料采购标准，无标准的，采购部可以拒绝采购。（六) 具体操作参见生产用物料供应商管理程序。第六条 年度采购方案的确定（一) 年度采购物料A、B、C分类采购主管根据年度需求物料和价格预算计算各物料的年度采购金额，然后按年度物料年度采购预算A、B、C划分表格式对自己负责物料的年度采购金额进行A、B、C划分；采购经理负责审核。（二) 年度物料采购类别A、B、C分类：1、 采购主管根据年度需求物料把可以向同一类供应商采购的物料按年度物料采购类别组划分明细表格式对自己负责物料进行采购类别划分；各采购主管把划分好的采购类别组报采购经理及采购负责人审核后执行。 分公司采购主管把划分好的采购类别报分公司总经理及总部采购审核后执行。2、 采购主管对每月新增物料重新作采购类别划分，可以划分到已有采购类别的划分到已有采购类别，否则作新采购类别；采购主管对需要采购外包采购物品最好指定品牌和型号，特殊情况由采购经理裁定；外包采购物品应尽量向大的采购中间商集中。3、 采购经理或主管根据帕累托原理，按物料采购类别组A、B、C划分明细表格式对采购类别组年度采购金额进行A、B、C分析。（三) 年度采购方案的制定：1、 采购经理按物料采购类别组供应商匹配明细表格式对采购类别组作采购类别定位分析、3-5家供应商匹配（特殊情况不能按要求匹配的由采购经理裁定）；并按固定格式采购类别年度采购方案规划表作年度采购方案规划。2、 采购主管根据对各采购类别价格预测趋势分析，每月25号前按固定格式采购类别月度采购方案规划表制定各采购类别月度滚动采购方案，经采购经理审核后执行。（四) 集团公司年度采购方案的统一1、 集团公司物料分类及采购方式1） 非生产类原物料：五金类、设备配件类、基建类、等非生产物料，原则上由分公司采购部实施采购，但总部采购部实施年度采购或统一采购的除外。2） 生产类原物料：见下表物料类别名称采购方式牛肉类、猪肉类、羊肉类、鸡肉类、鸭肉类、鱼糜类、肠衣类、油脂类、香精及香料类、包装类、冷冻蔬菜类、蛋白类、淀粉类、变性淀粉类统采物料鲜蔬菜类、五金类、设备配件类、基建类、等非生产物料分采监管物料除以上统采物料和区采监管物料外的其他生产类原物料分采物料2、 总部和分公司年度采购方案制定完毕后，发至总部采购经理处审核，采购经理将各分厂所报方案加以统一，制定出集团公司内的年度采购方案，报经集团公司总经理审批通过后，发集团公司采购部、分公司采购部相关人员后执行。（五) 月度采购方案每月26日前，总部和各分公司采购主管，根据采购计划员提供的月度物料需求计划，制定出月度采购方案，发至总部采购经理处。每月28日前，经采购部经理审批通过后，集团公司采购部、各分公司参考。采购经理有权根据集团总部、各分公司所报月度采购方案中抽查实际采购方案的执行情况。第七条 标书的编写、发放、回收(一) 采购计划员每月末25 号前需书面采购部递交次月度物料需求计划。采购部根据制定好的年度采购方案，对有需求计划的物料进行招标。(二) 生产物料本批次（或时间段）采购金额为10万以上（不含）；供应商数量要求3-6家，至少必须为3家以上（含）,采购员必须给供应商发放标书；生产物料本批次（或时间段）采购金额不在此范围的按采购价格产生管理制度产生价格。(三) 采购员在招标前，要明确此次招标配额的分配方案（具体见供应商配额分配管理制度流程规定）、招标价格的有效期和应邀供应商等信息。(四) 招标审批通过后，采购员方可向应邀供应商发放标书。采购员在编写标书时应注意：1、 标书编写原则上按标书固定格式执行；2、 在标书中明确告知应邀供应商此次招标的配额分配方案；3、 标书应报采购经理进行审核，分公司报分公司总经理，否则不予开标，特殊情况必须调整标书固定格式的，应报财务部审核同意后方可执行。4、 保证金是否收取、收取的数额由采购经理裁决，标书中必须明确规定选择合作供应商数量、配额分配方案、付款方式、质量标准、价格有效期等，特殊情况由采购部裁定，分公司由分公司负责人裁定。5、 我方强势的采购物品，需让供应商按规定格式进行拆分报价；设备类产品让供应商按固定格式报配件明细及价格。6、 标书中的采购数量为预估数量，必须在标书中列明“该数量仅供参考，实际以具体书面订单为准”；7、 标书中的质量要求须与合同签定保持一致。(五) 标书的回收由采购招标员负责，采购招标员收取标书时作好如下工作：1、 如发现标书中出现涂改，在涂改处须有授权人签字或盖条；2、 记录标书送达时间(超过规定时间标书作废)；3、 审核保证金收据（并将收据号凳记在相关表单中、保证金电汇凭证、从货款扣除证明，扣除证明要有采购员签字确认货款是否满足保证金）；4、 技术标书和商务标书是否分开（没有分开的标书让供应商在规定时间内修改或作废）；5、 在收到标书发现有异常情况时必须第一时间通知采购员。(六) 标书的开启与招标价格备份必须为一人操作，另外一人监督、复核。(七) 对于已缴纳的标书，投标方在未开标前想修改标书内容，必须由其授权人出具相关身份证明后方可预以修改，同时要求其在修改处签字并注明修改时间。第八条 采购价格的产生(一) 采购招标员依据采购价格产生管理制度中的相关规定产生价格，价格产生后，招标汇总表转采购员，由采购员逐级上报招标结果。(二) 采购员根据审批后的招标结果，采购经理审核审批，如采购主管或以上级别人员，对此价格有疑问，可进行内部沟通，要求提报人作出合理解释；若确定属于错误的，可直接驳回。(三) 分公司采购人员对统采物料、区采监管物料、授权采购物料价格调整必须报总厂采购部批准；同时统采物料和议标软件产生价格后，分公司不允许再与供应商二次议价。(四) 配额的分配、调整、实际执行情况的跟踪、监督，具体参见供应商配额分配管理制度。第九条 合同的签订(一) 只要有合作的供应商必须要有相应的采购合同，采购员在下达订单前要核对该供应商是否签订有效的采购合同。(二) 合同编写原则上以固定格式合同为依据，以标书要求、商谈内容为根据编写，超出以上内容部分必须给采购负责人汇报后方可加入编写内容。分公司须报分公司负责人同意。(三) 在签订合同时，应注意：1、 供应商所供的所有物料，必须在合同清单中列全，不允许有漏项；商品清单中原物料名称必须按我公司的原物料验收标准名称；2、 合同中必须列明所有原物料的验收标准，严格按研发部制定的物料采购标准执行，包括感官、理化、卫生、微生物、检验方法、车辆卫生和运输防护措施、包装要求等所有检验项目的内容。当我公司原物料采购标准发生改变时，必须在一个月内通知供应商，并根据我公司修改后的原物料验收标准重新与供应商签订合同内商品清单内容中的标准要求，或要求供应商提供新标准的书面确认函。3、 合同甲、乙双方落款处应将信息尽量填写完整，例如：经办人签字、盖条处甲乙双方的信息等，不能只加盖合同条。4、 所有合同内容的填写只能使用签字笔；(四) 采购员必须在合同到期前15天续签新的合同，新签订的合同采购员须及时交合同管理员处归档管理。(五) 合同具体签批流程按合同评审表执行。(六) 总部的固定格式合同，经财务部审核、采购部经理审批后即可完成，企管部予加盖合同条。非固定格式合同，法务部、采购部总经理审核后，必须报总经理审批后，企管部方可给予加盖合同条。(七) 区域分厂的固定格式合同，经分公司负责人审批后即可完成，财务给予加盖合同条在加盖合同条时，两页（含）以上的，必须加盖骑缝条。第十条 采购订单的下达(一) 采购员每日必须登录网上采购平台查看当天计划下达的采购申请情况（凡超过当天中午12：00提报的采购申请视为第二天的采购申请），确保订单下达的及时性。(二) 采购员要审核采购申请中要求的到货日期、批量，如果不能满足此物料所要求的采购周期或最小批量，要及时与计划员沟通。若确实无法达到采购周期、最小批量的，采购员应首先与供应商联系，落实供应商能否按计划员要求的周期、批量供货及对成本是否有影响，将落实的结果及时反馈提报申请的计划员。若对成本有影响的注明成本变化，经采购部经理及相关领导同意后，采购员方可接单。(三) 采购员将订单以传真的形式发送给供应商，要求供应商收到传真后必须书面（或电邮）确认回传，以避免供应商没有收到或是否认收到订单影响正常到货。供应商订单的回传，如无法盖条确认，可由供应商提供授权书指定其授权人，由授权人签字确认，授权书上必须加盖供应商公条原件，授权书由采购员保存；如采购员选择通过电邮给供应商发订单，可由供应商提供指定电邮地址的证明也可，同样，此证明也必须加盖供应商公条原件，由采购员统一保存。(四) 为避免人为操作不当等原因造成漏单现象，统当天审批通过的采购申请与当日已采购订单一一核对，确认有无漏分配的申请；为确保采购申请能够及时的转化为采购订单并发送至供应商处，采购员每天上班后、下班前均应对系统中的采购申请、采购订单与供应商回传的订单进行核对。(五) 采购员不允许由于工作疏忽出现漏下订单现象，如发现采购员漏下订单，给予以下处罚：发现一次处罚50元；两个月内出现两次罚款200元；两个月内出现三次以上（含），给予辞退处理。第十一条 采购订单的跟踪(一) 采购员每天上班后要及时对前一天应到货及当天该到货的订单进行跟踪，也可以在每次下过订单后将订单明细做成EXCEL表格，到货情况进行跟踪。如收货数量与订单数量有差异（收货数量不得小于订单数量的90%），采购员要通知供应商与财务结算中心核对收货数量，以便供应商准确的开具发票。(二) 对各种原因造成的到货异常，如属我公司原因造成，采购员要及时与各相关部门沟通协调，以在第一时间内解决；如属供应商原因，则根据实际原因填写供应商违约自愿补偿通知单对供应商进行处罚。 第十二条 采购订单的撤销、变更、终止(一) 因计划变动原因造成的采购申请或采购订单撤销、变更，采购申请部门必须书面形式，经采购经理审批后，采购员方可执行。经审批过的采购申请应注意：未传真采购订单的，在撤销或变更此采购申请时，必须通知采购员，以避免采购员虽未传真订单，但已通知供应商的情况。(二) 采购订单的撤销、变更、终止，采购员要及时与供应商进行沟通，如供应商同意，采购员以订货单形式将需的订单号、物料名称、订货数量、到货时间等信息列清楚，加注“此订单撤销，请贵公司确认”字样，由供应商确认回传。如供应商由于种种原因不同意调整，采购员要及时反馈，进行下一步的处理方案。第十三条 物料的入库采购员需通知供应商到货时携带相应的订单，到货物料无异常情况，由仓库给予办理入库手续。第十四条 不合格材料处理(一) 如到货物料经品控检验有异常情况，按原辅材料退货管理制度进行处理。(二) 对于已办理入库的物料，由于质量问题、滞库原因等需做退货处理的，采购员在退货时必须先报至财务部审核，如果货款大于等于退货货值的，按退货程序给予办理；如果货款小于退货货值的，采购员要及时上报，拿出合理的解决办法。(三) 退货需由供应商书面授权委托人拉回，授权书中应注明所委托人的姓名、身份证号、提货的车牌号等信息，原件由采购员留存（如为传真件，必须注明“传真件有效”字样），复印件交仓库保管员一份，经保管员验证后由委托人在退库单上签字。以上信息作为采购档案之一保存，直至往来帐双方确认为准。第十五条 季节性原料的采购(一) 季节性原料有其特殊性，为了采购员更好地制定季节性原料的采购方案，掌握此类原料的最佳采购时间，特将季节性原料采购单独列出，具体如下：序号原料名称采购时间备注1中国海水鱼糜每年除去69月的其他月每年69月是禁捕期2中国淡水鱼糜每年除去48月的其他月每年48月淡水鱼养殖期3鱿鱼每年除去69月的其他月每年69月是禁捕期4虾仁每年79月5生牛油每年38月每年除去38月其他月火锅企业需求量大6猪肥膘每年47月每年47月猪肥膘类消费淡季7干木耳每年56月8速冻马蹄每年除去510月的其他月每年510月为种植季节9板