中船程序之402-1.0记录控制程序.docVIP

程序文件-记录控制程序 文件编号: CSIT-CX 402-1.0记录控制程序文件状态： 草稿 正式发布 正在修改文档编号CSIT-CX 402-1.0当前版本1.0编制部门编 制 人完成日期2007-4-10审 核 人审核日期2007-4-10批 准 人批准日期2007-4-15文档交付：公司内部收 件 人存放位置用 户 方收 件 人保密申明： 这份文档包含了来自北京中船信息科技有限公司的可靠、权威的信息，这些信息是作为中船信息科技有限公司专用，接受这份文档表示同意对其内容保密并且未经北京中船信息科技有限公司书面认可，不得复制，泄露或散布。如果你不是有意接受者，请注意对这份建议书内容的任何形式的泄露、复制或散布都是被禁止的。北京中船信息科技有限公司1 目的对记录的标识、贮存、检索、保护和处置进行控制，为证明产品、过程符合要求及质量管理体系有效运行提供证据，同时也为提供产品的可追溯性及制订纠正、预防措施以及保持和改进质量管理体系提供信息。2 适用范围本程序适用于产品实现过程和质量管理体系运行中记录的控制。3 职责l 质量管理部负责记录的归口管理，并负责产品实现过程、监视和测量、审核和评审以及纠正和预防措施等记录的管理。l 各部门负责本部门记录的管理。l 记录的填写人员对记录的真实、准确、清晰和完整性负责。4 工作程序4.1 记录的范围凡是质量管理体系运行中的记录、报告及与产品质量有关的数据等均属“记录”范围。包括：l 与质量管理体系有关的记录：管理评审记录、内部审核记录、文件控制记录、纠正和预防措施记录、人力资源培训记录、基础设施和工作环境管理记录、产品和过程监视和测量记录等。l 与质量活动有关的记录：与产品有关的要求的评审记录、设计和开发评审、验证、确认和更改记录、供方评价记录、产品标识记录、监视和测量装置检定记录、不合格品控制记录、顾客财产记录、质量计划相关记录、统计技术应用记录和服务及顾客投诉记录等。4.2 记录的编号和标识4.2.1 记录的编号CSIT JL - - 顺序号过程条款号 记录 连接符 企业代号4.2.2 记录以其编号作为标识4.3 记录的填写要求l 记录内容必须及时、真实、准确、全面，字迹工整、清晰，重要记录需经校对、审核、批准。l 记录不得随意更改，确需更改时，采取划改，并在更改处签名。l 记录以书面和表格形式为主，也可采用电子媒体作为载体。4.4 记录空白表的管理l 各种记录的空白表格由各主管部门设计、发放，质量管理部备案、编号，保证各有关工作场所都能收到相应的空白表格。l 各部门负责制定本部门的记录清单，内容包括：记录名称、记录编号、编制部门、编制日期、保存期限等。l 质量管理部收集各部门提交的记录清单和空白记录表格式，汇总成册并管理。4.5 记录的保管和贮存要求l 各部门应设专职或兼职人员负责本部门各类记录的汇总、编目，应保持记录的顺序号或日期，便于查询。在封面和侧面注明部门、记录名称和日期。便于存取和检索。l 记录要放在专用档案柜里，储存环境要通风、防潮、防火、防虫蛀和鼠害等。计算机软件里的记录贮存要防潮、防变形、防划伤，应有备份。4.6 记录的保存期限 按产品实际使用的有效期确定保存期限，并记于记录清单中。对于保存期超过的记录，可集中保存于行政部，但需标识清楚所属的部门、记录的名称和年分。4.7 记录的借阅l 需借阅记录时，应做好登记手续并规定归还日期。必要时(借阅重要记录时)需经部门主管批准后方可借阅。对于过期未还的，资料员应及时追回。l 借阅的记录不得更改、遗失，损坏和拆页。l 合同要求时，在商定期内，记录可提供给顾客(或其代表)、供方查阅。查阅方法按4.7。4.8 记录的处理l 过期的、已经没有必要保存的记录，由资料员填写记录处理审批单，由部门负责人审查、主管领导批准后，两人共同销毁，并做好记录。l 记录处理审批单，各部门应长期保存。l 需做永久保存的记录，应由部门负责人批准井在记录上加盖永久保存的印章。5 相关文件CSIT-CX 401-1.0 文件控制程序6 记录记录清单(见附录1)记录处理审批单(见附录2) 版权所有 北京中船信息科技有限公司. 第6页附录l记录清单编号：CSIT-JL-424-01 表码：编制：