耐火材料企业之文件制作与编码规则.doc

标题文件制作与编码规则DAL/CX/01/01版 本 第A版页 码 共 4页， 第1页受控状态 受 控受控编号执行主体各职能部门监督主体行政部考评主体 总经理1目的使文件和记录的编写规范化，以便于归档和保管。2适用范围适用于本公司与质量管理体系相关的文件和记录的编写编码工作。3 职责31 行政部负责起草公司级文件，各部门负责人起草本部门的文件。32 行政部负责对文件草稿进行校对并初审，形成文件修订稿。33 总经理（或管理者代表）负责审核、批准文件和记录格式。34 总经理（或管理者代表）负责主持文件的评审工作，各部门参与评审，行政部负责记录评审结果。35 行政部负责文件和记录的标识、登记、发放、回收及归档。36 公司各职能部门执行文件规定的各项内容， 提出与本部门使用文件的修改建议报行政部。37 行政部监督管理文件的执行情况， 各职能部门负责人监督本部门使用文件的执行情况， 内审员按内审要求进行内部审核。 38 总经理负责对文件的落实情况进行考评，考评以管理评审的方式落实。4文件格式411 管理文件编写格式由行政部确定。412其它受控文件的正文格式可根据具体情况灵活设计， 但须将编号/版本号标注在第一页横线右上角。5文件类型管理文件：公司行政管理制度、管理标准、工资标准等质量手册：程序文件：技术标准：部门负责人签 名编制/日期夏雪梅2003/3/10审核/日期陈鹏2003/3/10批准/日期陈鹏2003/3/10标题文件制作与编码规则DAL/CX/01/01版 本 第A版页 码 共4页， 第2页受控状态 受 控受控编号执行主体各职能部门监督主体行政部考评主体 总经理检验标准： 工艺规程：操作规程： 安全操作规程、设备操作规程等 计划文件： 外来文件： 岗位职责：包括公司各工种、各岗位的岗位职责、考核办法。6. 编码方式：61文件编码6.1.1 编号顺序：公司代码/文件类别代码/顺序号/子顺序号6.1.2 公司代码： DAL6.1.3 文件类别代码： 管理文件GL 程序文件CX 技术标准JS 检验标准JY 工艺规程GY 操作规程CZ外来文件WL计划文件JH岗位职责GW6.1.4 顺序号： 各类文件顺序号按编写的先后顺序进行编号， 外来文件按收到的先后顺序进行编号。6.1.5 子顺序号： 一类文件有多个顺序号， 而每一个顺序号中又有多个文件，则以子顺序号来区分，子顺序号一般为两位， 特殊情况如作业指导书为三位。6.2 企业标准的编码方法：部门负责人签 名编制/日期审核/日期批准/日期标题文件制作与编码规则DAL/CX/01/01版 本第A版页 码 共4页， 第3页受控状态 受 控受控编号执行主体各职能部门监督主体行政部考评主体 总经理621 编码顺序： 企业代码/公司代码/顺序号/发表年度622 代码： 企业代码： Q 公司代码： DAL 顺 序 号： 由两位数字组成，按发放的先后顺序排列。 发表年度： 由四位数字组成。63 表格的编码方法631 编码顺序： 表格代码/表格编号/顺序号/子顺序号/表格顺序号， 表格的编码列在表格的左下角。632 代码： 表格代码：BG 表格编号： 由哪一种文件产生的表格就采用哪一种文件的代码。 顺 序 号： 由两位数字组成。 子顺序号： 由两位数字组成。 表格顺序号：一个文件产生多个表格， 则以表格顺序号来区分。7. 版本版次7.1 文件（或记录）的版本号用大写英文字母表示，第一版用A表示， 第二版用B表示 依次类推。7.2 文件（或记录）的版次号用阿拉伯数字表示， 文件第一次修改用1表示， 第二次修改用2表示依次类推。7.3 文件换版后， 版次号从0开始计算。8. 文件和记录的修改81 修改方式：811 局部修改： 8111 文件页数偏多， 而且只做略微改动，则采用局部修改的方式。书面版文件修改后，电子版也相应修改。行政部负责统一修订并发放。部门负责人签 名编制/日期审核/日期批准/日期标题文件制作与编码规则DAL/CX/01/01版 本第A版页 码 共4页， 第4页受控状态 受 控受控编号执行主体各职能部门监督主体行政部考评主体总经理8112 修改方式： 文件的修改可以采用换页的方式， 也可以用碳素笔或钢笔在原文件上直接更改。 因失误的原因需要修改记录时， 在记录中划去原数据， 在旁边写上正确的数据， 然后标注修改人姓名及修改日期；其它原因修改数据，须签上主管领导的姓名及审批日期。812 全面修改： 即换版， 当文件改动比较大或修订次数较多时，将重新换版发放，电子版的修改与书面版保持一致。9文件及记录的保存和归档：91 文件和记录可以电子版和书面版两种形式存在， 电子版文