南山区会计核算管理中心.doc

南山区会计核算管理中心会计档案管理办法第一章 总 则第一条 为加强会计档案的科学管理，建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅、移交和销毁等管理制度，根据财政部、国家档案局会计档案管理办法的有关规定，结合南山区会计核算管理中心（以下简称中心）实际，制定本办法。第二章 会计档案的立卷归档第二条 会计档案整理立卷的管理，采取“三统一”的原则，即分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一。（一）分类标准统一：按会计档案管理办法的要求，将财务会计资料分成类。即一类报表，二类账簿，三类凭证，四类其他。（二）档案形成统一：案册封面、档案装具、存放序列统一。（三）管理要求统一：使用的档案管理软件统一；各科（所）会计报表、账簿、凭证的装订厚度、方法统一；会计资料档案目录、保管清册、移交清册、销毁清册、档案登记簿与档案局的有关要求统一。第三条 立卷归档范围（一）财务会计报告类：月度、季度、年度财务会计报告，包括会计报表及附表、财务分析及会计报表附注、预决算报表、其他财务报告。（二）会计账簿类：总账、明细账、日记账、辅助账、其他会计账簿。（三）会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计资料。（四）其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、固定资产对账回执、往来款项对账回执，其他应当保管的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。第四条 本中心每年形成的会计档案，由主办会计按归档要求负责立卷、装订成册，立卷的要求如下：（一）财务报告的整理及装订1、按编报目录核对，检查报表是否齐全，整理报表页数，上边和左边对齐压平，不得有折角、缺角、错页、漏页、加空白纸的现象。2、会计报表的装订顺序为：封面会计报表编制说明报表（按会计报表的编号顺序排列）封底。3、会计报表的封面内容要填列齐全，加盖公章。4、会计报表分为年报、月报。年报和月报单独整理组卷，财务分析排在报表之前共同组卷。（二）会计账簿的整理和装订1、账簿装订前，先进行整理，检查核对各个账户和页数是否齐全，序号排列是否连续，然后按账簿封面账户目录排好顺序的账页封底的顺序装订。2、会计账簿的装订应牢固平整，不得有折角、缺角、错页、漏页、加空白纸的现象。会计账簿的装订处要用牛皮纸封口，封口要严密并加盖有关印章。3、每个单位在一个年度中产生的账簿，可以装订成一册，也可以装订成数册，每册页数以250页左右为宜。4、封面的内容要填列完整，包括：单位、账簿名称、日期、记账人、装订人等。（三）会计凭证的整理和装订1、折叠要规范，附件要齐全、整齐，原始凭证和附件要折叠成略小于记账凭证封面的长宽度，特别是左上角的两条边，线要正、无毛边、呈直角。2、拆除金属物，防止时间长久生锈隆起，腐蚀纸张，影响凭证的美观、查阅和保管。破绽的票据要修补贴好，有重要内容的残缺处要严格查清内容，及时补齐，或在空白处说明情况，指明责任者，以防时间长久难以查对。3、凭证号码要复查，防止号码颠倒或缺号；检查原始凭证和附件是否齐全；装订要结实，厚度应控制在3公分以内。4、封面内容要标明，封面上凭证的名称、编号、起止号、附件张数、起止时间、主办会计、装订人等项目要填写齐全，盖全印章，以示责任。5、会计凭证一般按记账顺序装订，一个单位月度内的会计凭证装订数册时，每册都要加编册号，注明本月共册，本册是第册，以便查找。附件如另行装订，要注明是年月日号凭证的字样，以便连续归档。（四）其他会计专业材料的整理立卷银行余额调节表、银行对账单、固定资产对账回执、往来款项对账回执按年度、单位分别装订，年度结束后装订为一册。会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等，按其保管期限分别立卷。第五条 会计凭证的立卷，在月份结束后进行；会计账簿的立卷，在年度结束后进行；财务报告（月报、年报）的立卷在月度和年度结束后分别进行。第三章 会计档案的保管第六条 每年末主办会计应将会计凭证、会计账簿、会计报表等会计资料分别整理、装订、归档。档案封面资料应填写完整，电算化会计档案，应按期分类做好软件备份、刻录，确保数据完整，并及时将会计档案移交档案室。第七条 会计档案移交时，档案管理员必须认真验收，办理交接手续。填写会计档案交接表一式三份，移交人、接收人、监交人各存一份。第八条 中心档案管理员应按会计档案管理要求，定期将中心归档的会计档案按类别、按顺序登记存放。第九条 会计档案的保管期限分为永久保管和定期保管两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五种。会计档案的保管期限从会计年度终了后的第一天算起。第四章 会计档案的借阅利用第十条 建立健全档案查阅、利用、复制的登记制度。不论是外部借阅利用还是内部借阅利用，都必须办理登记手续。外部借阅需填写会计档案借阅申请书，并按程序审批。借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案管理员和借阅者当面核对清楚。第十一条 外部借阅会计档案的程序：（一）借阅人填写会计档案借阅申请书；（二）报借阅单位领导审核同意并加盖单位公章；（三）报中心分管领导审批同意；（四）到档案室办理借出手续。第十二条 借阅利用档案的人员要爱护档案，不得丢失，所借档案不得随意折叠、更改、涂写，如需复制，需征得档案管理员同意。第十三条 档案如有丢失、损坏和泄密，要追究当事人责任。第十四条 借阅利用档案时，注意利用效果，协助档案管理人员收集利用效果及典型材料。第十五条 本中心的工作人员调离工作，必须清理移交档案文件后方可办理调动手续。第十六条 借阅利用档案，必须严格执行保密制度。第五章 会计档案的销毁第十七条 会计档案保管期满需要销毁时，由中心档案部门会同分管单位提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容，报中心负责人和主管单位负责人审批后，由监销人员认真清点核对、监督销毁。销毁后，应在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况以书面形式报告中心负责人和主管单位负责人。第十八条 保管期限已满，但尚有未结清的债权债务会计档案不得销毁，应单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。第六章 附 则第十九条