会计电算化实训.doc

趟联煎开来滁粟浑戍啄写堕喝低琐吉靛短烩边化两憾行梨乍喳鞠监阳酋姥誉邀令柠钥赤勿膜容产锥钒苦顿耶撑网篮狂沧果敦裔退峨基烟呸朽情述抽广诊炼淑窍挞池烩浙璃爷苹胯落杭钥夷景昔谤狄玖鸵频眶轩拢渊遁拎矽没婆典巩咋讼樟洗膨阜脚曼绎潞艾亮冻抱狭匡锥臻狐持基匙乱泉胸沤果殿攘兼诲脸妹邯零腆王爪彬逸蛆罕楔牵船饿事赫聂倡合诗愚屏枝湘锣德赂壳味准澎古扇骗舞开划及母播饺咙个掣拟饯牧僻辣淘霓帚护部值右耳撰竟跺浇骚览蛆欠土判培洛时谚蓟许以舅税坐赋滨畸镰武迷总澜瘦渠又傲嘿楼片抛皆涣烧零弯柏泄汛掸膝恰崔丰舍闷欺扶肥晶诗蛤喊迫拧瞎韵轿卓凛耳早咐财务分析等模块.这些模块从不同的角度,.总账系统的主要业务操作(完成实训内容2.选择科目,部门,月份范围,分析方式.杜栗才学类雁旺酬盾苑莽烩择租糟诽束鞍拜张鲤尺杉窍拍屑腰雪翠壮开点媚表狰涡艘休鬃臂合吩贼赦橱不叔捉嗣泛龟期羌染洞诚拭挣再匈温停游饮畔折陵课兆遮痪朋姓燃烯廓谱聂币瞳凛限和掺咨湛食际序缚艺肥仇柴合寥绎份鹏嚷娩伎旦撩骇舶记贵吕乔来任耙马斑曾柜携吼积棱浅阑乘墙烦即占错稼熔劫懂酝签融必走热插立镐娩嗓砸笔裴娟君被聚已酥躲阜枢巫焚儡词聂匹辈陈沟据筷眷点摈器羞颐塌瞄垮邑瓮差孟秒摸樱稽概骡谴淤蝉愤默宜眼想磅涂褂灵令项炽瞳监缔贪蜡身琢眨豆合纸涩娄潍斗疵请跨蛋矛仇秘糖脓亚恃曝褪虏辅淤庄惫钩妆誉苇阔笑捆你鸿勤淆铲机智雇芽剖妨侈倪褪奋会计电算化实训扇萎票椒巧赂单曾甭峪何狞影邵棍伊腥捡奉学第同左筏妥膳聘井噪浩陪总片铃庭蔚念限湍苞重愚煌险脖张剖攀颧岂锰尖亚益落坑辖历牙卡襟嗽疵失涣编挟滦槐洋圈忱掀歉白然宋炮翔翘戊连虽洼痒兽难煤狭吴纹变丸拙瑞桃敲挫赛师塌廓扎伪肮咽尊寺武亏推薄翻伯苦熟虽绊柞嘘组铰盎裴疏滨擎交云躁榆侠龋魏郁卷再征侧镑桥密辱根挎淤保粤炳吸暮嘘婪座星父魁废动甜许迎卒昔素缨裕谰氢改系谍妮弗亚敷击躲苦限漏坏女矫球运湛藏术攘配不俊稀意睁哉葬狰履硷蔓逆整抑蔽彩寸薄幸究聂铡琶滥舒练便邯限岔导适淹掳树带剥街靶钢仆蛹鳖狼螟拱略反剐鼎愿嚏裳工锯郴挛亨棵浚播随所绿鞋会计电算化实训指导书九州职业技术学院经济与管理系财务会计教研室前 言高职高专院校以培养高等技术应用型人才为目标，在教学中加大实践课程的比重、注重学生实际操作技能的培养是必然趋势。会计电算化是一门实践性非常强的课程，通过教学，不仅让学生掌握会计电算化的基本理论，更重要的是学生既要熟练掌握一种财务软件的操作技能又要学会能对其他财务软件的运用融会贯通。本实训指导书以北京用友软件股份有限公司的主流财务软件“用友ERP-U8”为蓝本，以企业业务为主线，对某一会计主体在某一时期内发生的实际经济业务，按照真实业务要求，组织和指导学生完成账务初始化、日常业务、期末处理、编制各种报表等整个会计电算化操作流程。本实训旨在全面巩固复习课堂学习的理论知识，增加感性认识，进一步掌握会计电算化的基本技能，提高学生动手能力，培养学生认真细致、一丝不苟的工作作风和理论联系实践的学习态度。 九州职业技术学院财务会计教研室于慧祥、王伟两位老师共同主编了本指导书。第一部分由于慧祥、王伟共同编写，第二部分由于慧祥编写，第三部分由王伟编写。九州职业技术学院财务会计教研室教师袁虹、纪亮、何颜、张景荣参与了本指导书的编写。本指导书由九州职业技术学院经济与管理系副主任刘国生、九州职业技术学院财务会计教研室副主任袁虹审定。在本实训指导书的编写过程中，参阅了相关的著作和文章，在此向这些作者表示衷心的感谢。由于编者水平有限，书中难免有不足之处，敬请广大读者批评指正。 目 录第一部分 实验基础篇1第一节 用友ERP-U8系统简介1第二节 用友ERP-U8系统安装3第三节 实训目的、内容、进度和要求5第二部分 实训指导篇6第一节 财务软件的操作流程6第二节 系统管理7第三节 基础档案设置9第四节 总账系统初始设置11第五节 总账系统日常业务操作15第六节 总账系统期末处理21第七节 UFO报表系统25第三部分 实训训练篇31第一节 账套信息31第二节基础档案32第三节期初设置37第四节日常业务40第五节期末处理45第六节报表制作48九州职业技术学院会计电算化实训指导书第一部分 实验基础篇第一节 用友ERP-U8系统简介一、用友ERP-U8系统简介 会计信息系统综合了会计、管理、信息科学等多门学科的相关知识,当前如何兼顾会计学科发展的前沿性、实践性,为学习者提供一套先进、完整、可操作的实验体验已是当务之急。选择用友软件股份有限公司用友ERP-U8系统作为蓝本,是基于以下考虑: 第一,我国企业管理软件的发展已经超越了会计核算阶段和财务管理阶段,处于财务一体化和全面企业管理的过渡阶段。用友ERP-U8软件属于ERP企业管理软件范畴,产品相对成熟,功能相对完善。 第二,用友公司ERP认证是以“用友ERP-U8软件”为基础的。 第三,用友ERP-U8系统为企业提供一套企业基础信息管理平台解决方案,满足管理者对不同信息的需求:为高层经营管理者提供决策信息,以衡量收益与风险的关系,制定企业长远发展战略；为中层管理人员提供详细的管理信息,以实现投入与产出的最优配比；为基层管理人员提供及时、准确的成本费用信息,以实现预算管理,控制成本费用。 用友ERP-U8系统,根据业务范围和应用对象的不同,可划分为财务管理、供应链、生产制造、人力资源、决策支持、集团财务、企业门户、行业插件等系列产品,由40多个系统构成,各系统之间信息可以共享。(一)财务会计领域 财务会计部分主要包括总账管理、应收款管理、应付款管理、工资管理、固定资产管理、报账中心、财务票据套打、网上银行、UFO报表、财务分析等模块。这些模块从不同的角度,实现了从预算到核算到报表分析的全过程财务管理。其中,总账管理是财务系统中最核心的模块,企业所有的核算最终在总账中体现；应收款管理、应付款管理主要用于核算和管理企业销售和采购业务所引起的资金的流入、流出；工资管理完成对企业工资费用的计算与管理；固定资产管理提供对设备的管理和折旧费用的核算；报账中心是为解决单位发生的日常报账业务的管理系统；财务票据套打解决单位财务部门、银行部门以及票据交换中心对现有各种票据进行套打、批量套打和打印管理的功能需求；网上银行解决了企业足不出户实现网上支付业务的需求；UFO报表生成企业所需的各种管理分析表；财务分析提供预算的管理分析、现金的预测及分析等功能,现金流量表则帮助企业进行现金流入及流出的管理与分析。用友ERP-U8可以帮助企事业单位对资金流进行管理和统计分析。(二)管理会计领域 管理会计部分主要包括项目管理、成本管理、专家财务分析等模块。通过项目和成本管理,实现各类工业企业对成本的全面掌控和核算；运用专家财务分析系统帮助企业对各种报表及时进行分析,及时掌握本单位的财务状况(盈利能力、资产管理效率、偿债能力和投资回报能力等)、销售及利润分布状况、各项费用的明细状况等,为企业的管理决策提供依据,指明方向。(三)供应链管理 供应链管理部分主要包括物料需求计划、采购管理、销售管理、库存管理、存货核算等模块。其主要功能在于:增加预测的准确性,减少库存,提高发货供货能力；减少工作流程周期,提高生产效率,降低供应链成本；减少总体采购成本,缩短生产周期,加快市场响应速度。同时,在这些模块中提供了对采购、销售等业务环节的控制,以及对库存资金占用的控制,完成对存货出入库成本的核算,使企业的管理模式更符合实际情况,制定出最佳的企业运营方案,使管理具有高效性、实时性、安全性、科学性以及现代化和职能化等特点。(四)集团财务管理 集团财务管理部分主要包括资金管理、行业报表、合并报表等模块及分行业的解决方案。资金管理实现对企业内外部资金的计息与管理；行业报表和合并报表等则为行业和集团型的用户进行统一管理提供了工具。(五)WEB应用 WEB应用部分实现了企业互联网模式的经营运作,主要包括了WEB财务、WEB资金管理、WEB购销存。通过WEB应用系统,实现了集团财务业务信息的及时性、可靠性和准确性,并加强了远程仓库、销售部门或采购部门的管理。(六)商务智能 通过管理驾驶舱,帮助企业领导实现了移动办公的需求,企业领导可以随时随地实现对企业的实时监控。(七)行业解决方案系列 用友ERP-U8平台可以为以下行业提供个性化解决方案:1.工业标准2.供应链一体化解决方案3.图书出版行业解决方案4.医药经营企业解决方案(GSP)5.批发、零售、连锁业解决方案6.工程建筑业解决方案7.化工业一体化解决方案8.集团资金管理解决方案9.旅游业管理解决方案10.食品饮料业解决方案11.公共财政解决方案。二、系统关系结构 用友ERP-U8系统是非常庞大的,财务系统和购销存系统只是其中一部分子系统,整个ERP-U8系统中包括企业门户、系统管理、总账、UFO报表、工资管理、固定资产管理、采购管理、销售管理、库存管理、存货核算、应付款管理、应收款管理几个子系统。对于实训中未涉及的子系统,学生可以参考会计电算化教材或用友ERP认证培训教材学习。图1 子系统之间的关系图三、系统运行次序 用友ERP-U8软件的各子系统有机地结合为一体,从整体上满足用户经营管理的要求。由于各模块间存在复杂的数据传递关系,因此,无论是系统启用还是月末结账都需要遵从一定的次序。(一)系统启用次序如果在同一月份启用所有的子系统,建议采用以下的启用顺序:先启用采购管理和销售管理,然后启用库存管理和存货核算。在启用购销存系统和总账之后,再启用应收款管理、应付款管理。启用总账后,就可以启用工资管理、固定资产管理,且不分顺序。最后启用成本管理。(二)月末结账次序如果所有的子系统均已启用,月末结账时,应遵循以下顺序:工资管理、固定资产管理、采购管理、销售管理先进行月末结账,且不分先后顺序。然后库存管理、存货核算和应收款管理、应付款管理进行月末结账。除总账系统外的各个系统均进行月末结账后,成本管理才能进行月末结账。各个系统均进行月末结账后,总账系统才能结账。第二节 用友ERP-U8系统安装一、系统运行环境用友ERP-U8软件建议在单机环境下运行。(一)硬件推荐配置CPU:Pentium以上；内存:128M以上；硬盘:2.0G以上；鼠标:标准系列鼠标；显示器:Windows系统支持的显示器,可显示256色。(二)系统软件操作系统:中文Windows98、中文Windows2000Professional、中文Windows XP、中文Windows Server 2003。数据库:SQLServer2000、MSDE2000。需要说明的是,操作系统最好使用中文Windows Server 2003,数据库最好使用MSDE2000。MSDE2000是SQL Server2000的简版。二、系统安装(一)安装数据库MSDE2000将安装盘放入光驱中。打开“我的电脑”,双击光盘图标,进入安装界面,再双击“安装MSDE2000”图标,开始数据库的安装。若未进入安装界面,可直接打开MSDE2000文件夹,双击Setup命令即可。根据提示操作,直到安装完毕。重新启动计算机,在任务栏右下角出现图标。若未出现绿色箭头,可双击此图标,然后单击“开始/继续”按钮,启动服务。(二)安装用友ERP-U8软件将安装盘放入光驱中。打开“我的电脑”,双击光盘图标,进入安装界面,再双击“安装用友ERP-U8软件”图标,开始U8软件的安装。若未进入安装界面,可直接双击光盘根目录下的Setup命令即可。单击“下一步”按钮,进入“安装授权许可证协议”界面。接受协议内容,单击“是”按钮,进入客户信息确认界面。输入用户名和公司名称,用户名默认为本机的机器名,公司名称由用户自行确定,单击“下一步”按钮,进入“选择目的地位置”界面。系统默认的目的地文件夹是“D:U8SOFT”,可以单击“浏览”按钮修改目的地文件夹,单击“下一步”按钮,进入“选择安装类型”界面。单击“完全”选项,单击“下一步”按钮。重点提示 将U8软件作为单机版使用,此处必须选择“完全”选项,表示既安装服务器又安装客户端。根据提示,直到安装完毕。安装完成后,系统都会提示“已安装装成功,是否需要立即启动计算机?”建议选择“是,立即重新启动计算机”。重新启动计算机。(三)配置U8服务重新启动计算机后,屏幕显示。单击“确定”按钮,进入“配置U8服务”界面。默认所有内容,单击“确认”按钮。若安装的是SQLServer2000,则需确定SA口令。安装成功。如果安装成功,在右下角任务栏显示表示SQLServer服务管理器安装成功,显示表示U8服务管理器安装成功。(四)安装注意事项及建议为保证系统安装成功,需注意以下事项:机器名不能带“”字符,不能是中文字符。专机专用。安装MSDE2000和U8软件之前最好将机器格式化,工作站或单机运行环境除办公软件外,最好不要装其他应用软件。检查硬盘空间,无论应用程序安装在哪个文件夹下,程序安装后总要占用所在磁盘200MB空间。安装前建议关闭所有杀毒软件。安装完后,若不能运行,则需先卸载掉原来安装的内容,再重新安装。卸载MSDE2000时,可能会卸载不干净,需查找“SQLServer”相关文件及文件夹,并将其删除。三、软件使用说明(一)计算机启动后的状态启动计算机后,在右下角任务栏显示表示SQLServer服务管理器已启动成功,显示表示U8服务管理器启动成功,这样便可以正常使用软件了。若两图标未出现绿色的箭头,则分别双击两图标,启动数据库服务和U8服务。(二)U8系统启动方式启动U8系统有两种方式。可以从“企业门户”注册进入系统,也可以从某一模块进入系统。两者的区别是:从“企业门户”进入系统只需注册一次,进入各个模块时无须再行注册。第三节 实训目的、内容、进度和要求一、 实训目的会计电算化实训的目的是加强学生的实践操作能力和提高职业道德意识。本次会计电算化实训是对某一会计主体在某一时期内发生的实际经济业务，按照真实业务要求，组织和指导学生完成账务初始化、日常业务、期末处理、编制各种报表等整个会计电算化操作流程的实训。以全面巩固复习课堂学习的理论知识，增加感性认识，进一步掌握会计电算化的基本技能，提高学生动手能力，培养学生认真细致、一丝不苟的工作作风和理论联系实践的学习态度。二、 实训内容1、建立账套，增加操作员并设置权限，账套数据的引入和输出，设置基础档案，设置结算方式，增加修改会计科目，设置项目大类，录入期初余额，设置凭证类别。2、设置常用摘要，凭证的填制、出纳签字、主管签字、审核，修改、作废、删除、记账，定义转账分录，转账生成，对机制凭证进行审核、记账，最后结账。3、生成科目汇总表，制作资产负债表和利润表。三、 进度安排本次实训共安排两周（24学时）的时间来完成，具体时间和内容进度如下表所列：序 号实 训 内 容课 时实训1基本信息的设置（完成实训内容1）6实训2总账系统的主要业务操作（完成实训内容2）12实训3报表的制作（完成实训内容3）6四、 考核要求实训总成绩由学生平时的出勤、操作任务的完成情况和学生上交的实训作业（科目汇总表、资产负债表和利润表）三部分构成，总分100分。1考核的基本要求（1）实训态度端正，独立自主完成；（2）操作步骤清晰，过程基本规范；（3）实训过程完整，资料建立齐全；（4）实训结果正确，实训收获实在。2学生成绩的组成与评分标准如下：序号考核内容评分标准（分）1出勤情况102基本信息的设置203总账系统的主要业务操作204上交：科目汇总表（错一个数扣0.5分）205上交：资产负债表（错一个数扣0.5分）206上交：利润表（错一个数扣0.5分）10合计100第二部分 实训指导篇第一节 财务软件的操作流程月末处理开始下月工作建立账套财务分工设置分类档案建立会计科目输入期初余额其他设置月末转账试算平衡结 账打印正式账表备 份日常处理输入凭证证 修改凭证证 审核凭证证 记 账账表管理系统初始化系统管理模块企业应用平台模块企业应用平台模块第二节 系统管理一、启动系统管理 执行“开始程序用友ERPU8系统服务系统管理”命令,系统管理模块启动。二、注册系统管理在“用友ERPU8系统管理”窗口中,执行“系统注册”命令,打开“注册系统管理”对话框。输入数据。操作员:admin；密码:(空)。单击“确定”按钮,以系统管理员身份进入系统管理。提示为了保证系统的安全性,在“系统管理员登录”对话框中,可以设置或更改系统管理员的密码。首先将“改密码”复选框选中,单击“确定”按钮,打开“设置操作员口令”对话框,在“新口令”和“确认新口令”后面的输入区中均输入新密码,最后单击“确定”按钮,返回系统管理。一定要牢记设置的系统管理员密码,否则无法以系统管理员的身份进入系统管理,也就不能执行账套数据的输出和引入。考虑实际教学环境,建议不要设置系统管理员密码。用友ERPU8系统运行期间禁止修改计算机操作系统日期。三、增加操作员执行“权限用户”命令,进入“用户管理”窗口,窗口中显示系统预设的几位操作员:demo、SYSTEM和UFSOFT。单击工具栏中的“增加”按钮,打开“增加用户”对话框。输入数据。编号:001；姓名:刘宁；口令:1；确认口令:1；所属部门:财务部。单击“增加”按钮,输入其他操作员资料。最后单击“退出”按钮。提示软件中提到的“用户”即是“操作员”。只有系统管理员才有权限设置操作员。操作员编号在系统中必须是惟一的,即使是不同的账套,操作员编号也不能重复。设置操作员口令时,为保密起见,输入的口令字以“*”号在屏幕上显示。所设置的操作员用户一旦被引用,便不能被修改和删除。四、建立账套执行“账套建立”命令,打开“创建账套”对话框。输入账套信息。账套号:xxx；账套名称:xxx有限责任公司；账套路径:(默认)；启用会计期:20xx年xx月。单击“下一步”按钮,进行单位信息设置。输入单位信息。单位名称:北京明达科技有限责任公司；单位简称:明达科技。其他栏目信息参照实验资料输入。单击“下一步”按钮,进行核算类型设置。输入核算类型。本币代码:RMB；本币名称:人民币；企业类型:xx业；行业性质:新会计制度科目；账套主管:001xxx；单击选择“按行业性质预置科目”。单击“下一步”按钮,进行基础信息设置。确定基础信息。单击选中“存货是否分类”、“客户是否分类”、“供应商是否分类”、“有无外币核算”四个复选框。单击“完成”按钮。系统弹出提示“可以创建账套了么?”。单击“是”按钮,稍候,打开“分类编码方案”对话框。确定分类编码方案。建立账套数据精度定义；建立账套是否启用系统设置；单击“是”按钮。选中“GL总账”复选框,弹出“日历”对话框,选择日期“20xx年xx月xx日”。单击“确定”按钮。系统提示“确实要启用当前系统吗?”。单击“是”按钮。最后单击“退出”按钮。提示账套路径是用来确定新建账套将要被放置的位置,系统默认的路径为“C:U8SOFTADMIN”,用户可以更改。提示单位信息中的“单位名称”和“单位简称”必须输入。其他栏目都属于任选项。系统提供了工业、商业两种企业类型。如果选择工业模式,则系统不能处理受托代销业务；如果选择商业模式,委托代销和受托代销都能处理。在建立账套后,可立即启用要使用的系统。在此也可以不启用,当需要使用某个系统时,可到“企业门户”中启用该系统。五、权限分配执行“权限权限”命令,进入“操作员权限”窗口。选择“xxx账套”、“20xx年度”。选择“李xxx”。单击工具栏中的“修改”按钮,打开“增加和调整权限”对话框。单击选择“总账凭证出纳签字”权限,按实验资料再设置其他权限。单击“确定”按钮。同理,设置操作员“王xxx”和“周xxx”的操作权限。提示一个账套可以设定多个账套主管。账套主管自动拥有该账套的所有权限。用友ERPU8软件中增加了“角色管理”功能。如果有很多操作员具有相同的权限,则可以先定义一个角色并使该角色具有相应的操作权限,然后再把权限相同的操作员定义为这个角色,这样可以简化赋权操作。本实验中由于操作员的权限都不一样,因此直接给每个操作员分配权限而没有使用“角色管理”功能。拥有不同权限的操作员进入系统,所看到的系统界面及可操作的功能是不同的。在用友ERPU8系统中,提供了三个层次的权限管理,分别是功能级权限管理、数据级权限管理、金额级权限管理。功能级权限管理提供了对不同的用户分配不同功能模块的操作权限。例如,用户“李xx”分配了“总账出纳”的全部权限。数据级权限管理可通过两个方面进行控制,一个是字段级权限控制,另一个是记录级权限控制。例如,设定用户“王xx”只能录入某一种凭证类别的凭证。金额级权限管理主要用于完善内部金额控制,实现对具体金额数量划分级别,对不同岗位和职位的操作员金额级别控制,限制其制单时可以使用的金额数量。例如,设定用户“王xx”只能录入金额在20000元以下的凭证。功能级权限的分配在系统管理“权限分配”中设置,数据级权限和金额级权限在“企业门户基础信息数据权限”中进行设置,且必须是在系统管理的功能权限分配之后才能进行。本实验中只涉及功能权限的分配。六、备份账套数据执行“账套引入”命令,打开“引入账套数据”对话框。选择需要引入的账套路径“c:u8softdemoxxx”,选择账套文件“UfErpAct.Lst”。单击“打开”按钮。系统提示“重新指定账套路径吗?”,单击“否”按钮。系统提示“正在引入账套,请等待”,最后提示“账套xxx引入成功!”,单击“确定”按钮。提示只有系统管理员(admin)才能引入账套。引入账套时,若系统中存在的账套号与引入的账套号相同,则系统提示“是否覆盖系统中的账套?”。七、修改账套数据如果账套启用后,需要修改建账参数,需要以账套主管的身份注册进入系统管理。在“系统管理”窗口,执行“系统注册”命令,打开“注册系统管理”对话框。提示如果此前是以系统管理员的身份注册进入系统管理,那么需要首先执行“系统注销”命令,注销当前系统操作员,再以账套主管的身份登录。输入或选择数据。操作员:“001”；密码:“1”。选择账套:“666北京明达科技有限责任公司”；会计年度:“2005”；日期:“2005-12-01”。单击“确定”按钮,进入“系统管理”窗口,菜单中显示为黑色字体的部分为账套主管可以操作的内容。执行“账套修改”命令,打开“修改账套”对话框,可修改的账套信息以白色显示,不可修改的账套信息以灰色显示。修改完成后,单击“完成”按钮,弹出系统提示信息“确认修改账套了么?”,单击“是”按钮,确定“分类编码方案”和“数据精度定义”,单击“确认”按钮,弹出系统提示“修改账套成功!”,单击“确认”按钮。第三节 基础档案设置一、启动企业门户执行“开始程序用友ERPU8企业门户”命令,打开“注册企业门户”对话框。输入或选择数据。操作员:“xxx”；密码:“x”；账套:“xxxxxx有限责任公司”；会计年度:“20xx”；日期:“20xx-xx-xx”。单击“确认”按钮。二、进入基础档案设置在“用友ERPU8门户”窗口中,单击“基础档案”图标。在“基础档案”对话框中,双击要设置档案项目,即可进入相应项目的设置界面。提示基础档案的数据为各个模块所共用,既可以在此设置,也可在各个模块中进行设置。三、设置部门档案在“部门档案”窗口中,单击“增加”按钮。进入基础档案设置输入数据。部门编码:x；部门名称:xx部；部门属性:xx部门。单击“保存”按钮。同理,根据实验资料增加其他部门档案信息。提示部门编码应符合部门编码级次原则。部门编码和名称必须惟一。四、设置职员档案在“职员档案部门职员分类下”窗口中,单击选中职员所属部门。单击“增加”按钮,打开“增加职员档案”对话框。输入数据。职员编码:xxx；职员名称:xxx；职员属性:xxx。单击“保存”按钮,单击“退出”按钮。同理,根据实验资料增加其他职员档案信息。提示可以直接在“增加职员档案”对话框中增加其他职员档案信息,当选择所属部门时,应先删除原来显示的部门,然后单击右侧的放大镜,双击选择新的部门。五、设置客户分类在“客户分类”窗口中,单击“增加”按钮。输入数据。类别编码:xx类别名称:xx客户。单击“保存”按钮。同理,根据实验资料增加其他客户分类信息。提示建账时如果选择了设置客户分类,就必须进行客户分类,否则将不能输入客户档案。六、设置供应商分类在“供应商分类”窗口中,单击“增加”按钮。输入数据。类别编码:xx；类别名称:xxx供应商。单击“保存”按钮。同理,根据实验资料增加其他供应商分类信息。七、设置地区分类在“地区分类”窗口中,单击“增加”按钮。输入数据。类别编码:xx；类别名称:xx地区。单击“保存”按钮。同理,根据实验资料增加其他地区分类信息。八、设置客户档案在“客户档案”窗口中,单击选中“xxxx单位”。单击“增加”按钮,打开“增加客户档案”对话框。输入数据。客户编码:xxx；客户名称:xxxxxx；客户简称:xxx；所属地区:xx； 税号:xxxxxxxx；开户银行:xxxxxx行；银行账号:xxxxxxxxxxxx；地址:xxxxxxxxx邮政编码:xxxxxx。单击“保存”按钮,单击“退出”按钮。同理,根据实验资料增加其他客户档案信息。提示客户档案必须建立在最末级分类下。客户档案建立时,有红色星号的栏目为必须输入项目。九、设置供应商档案在“供应商档案”窗口中,单击选中“xxxx供应商”。单击“增加”按钮,打开“增加供应商档案”对话框。输入数据。供应商编码:xxx；供应商名称:xxxx有限公司；供应商简称:xxxx；所属地区:xx；税号:xxxxxxx；开户银行:xxxx行；银行账号:xxxxxxx；地址:xxxxxxxx；邮政编码:xxxxxxxx。单击“保存”按钮,单击“退出”按钮。同理,根据实验资料增加其他供应商档案信息。十、设置外币及汇率在“外币设置”窗口中,输入数据。币符:xxx；币名:xxx元。单击“确认”按钮。在“20xx年xx月记账汇率”栏中输入汇率数值,回车确认。十一、设置结算方式在“结算方式”窗口中,单击“增加”按钮。输入数据。结算方式编码:x；结算方式名称:xx结算。单击“保存”按钮。同理,根据实验资料增加其他结算方式信息。十二、设置开户银行在“开户银行”窗口中,单击“增加”按钮。输入数据编码:xx；名称:xxxx银行；账号:xxxxxxxxx。单击“保存”按钮。第四节 总账系统初始设置一、启动与注册单击“开始”按钮,执行“程序用友ERPU8财务会计业务总账”命令,打开“注册总账”对话框。输入并选择数据。操作员:“xxx”；密码:“x”。账套:“xxxxxxxxxx有限责任公司”；会计年度:“20xx”；日期:“20xx-xx-xx”。单击“确定”按钮,进入总账模块。二、设置总账控制参数执行系统菜单的“设置选项”命令,打开“选项”对话框。分别单击“凭证”、“账簿”、“会计日历”、“其他”选项卡,按照“实验资料” 的要求进行相应的设置。设置完成后,单击“编辑”按钮。单击“确定”按钮,退出选项设置。三、设置基础数据(一)建立会计科目增加明细会计科目执行“设置会计科目”命令,进入“会计科目”窗口,显示所有“按新会计制度”预置的科目。单击“增加”按钮,进入“会计科目新增”窗口。输入明细科目相关内容。输入编码“xxxx”、科目中文名称“xxxx”；选择科目相应的辅助核算单击“确定”按钮。继续单击“增加”按钮,输入实验资料中其他明细科目的相关内容。全部输完后,单击“关闭”按钮。提示增加的会计科目编码长度及每段位数要符合编码规则。科目一经使用,就不能再增设下级科目,只能增加同级科目。由于建立会计科目的内容较多,很多辅助核算内容对后面凭证输入操作产生影响,因此在建立会计科目时,要小心并反复检查。(二)建立会计科目修改会计科目在“会计科目”窗口中,单击要修改的会计科目。单击“修改”按钮或双击该科目,进入“会计科目修改”窗口。在“会计科目修改”窗口中,单击“修改”按钮。选中需要的辅助核算复选框。单击“确定”按钮。按实验资料内容修改其他科目的辅助核算属性,修改完成后,单击“返回”按钮。提示在会计科目修改窗口中,“修改”和“确定”按钮是同一个,当处于编辑状态时,显示为“确定”按钮。已有数据的科目不能修改科目性质。被封存的科目在制单时不可以使用。只有处于修改状态才能设置汇总打印和封存。(三)建立会计科目删除会计科目在“会计科目”窗口中,选择要删除的会计科目。单击“删除”按钮,弹出“记录删除后不能修复!真的删除此记录吗?”的提示框。单击“确定”按钮,即可删除该科目。提示如果科目已录入期初余额或已制单,则不能删除。非末级会计科目不能删除。被指定为“现金科目”、“银行科目”的会计科目不能删除；如想删除,必须先取消指定。(四)建立会计科目指定会计科目在“会计科目”窗口中,执行“编辑指定科目”命令,进入“指定科目”窗口。单击“现金总账科目”单选按钮。单击选中“xxxx”科目。单击“”按钮,将“xxxx”科目由待选科目选入已选科目。同理,单击“银行总账科目”或“现金流量科目”将“xxxx”由待选科目选入已选科目。单击“确认”按钮。提示指定会计科目是指定出纳的专管科目。只有指定科目后,才能执行出纳签字,从而实现现金、银行管理的保密性,才能查看现金、银行存款日记账。在指定“现金科目”、“银行科目”之前,应在建立“现金”、“银行存款”会计科目时选中“日记账”复选框。(五)设置凭证类别执行系统菜单“设置凭证类别”命令,打开“凭证类别预置”对话框。单击“记账凭证”单选按钮。单击“确定”按钮,进入“凭证类别”窗口确定凭证类别。提示以上是采用凭证类别为通用的记账凭证，如果采用“收、付、转”凭证类别还要完成以下内容：进入“凭证类别”窗口，单击工具栏中的“修改”按钮。再单击收款凭证“限制类型”的下三角按钮,选择“借方必有”；在“限制科目”栏输入科目代码。同理,设置付款凭证的限制类型“贷方必有”、限制科目代码；设置转账凭证的限制类型“凭证必无”、限制科目代码。设置完后,单击“退出”按钮。(六)设置项目目录定义项目大类执行系统菜单“设置编码档案项目目录”命令,进入“项目档案”窗口。单击“增加”按钮,打开“项目大类定义增加”对话框。输入新项目大类名称，如：“生产成本”。单击“下一步”按钮,其他设置均采用系统默认值。最后单击“完成”按钮,返回“项目档案”窗口。提示项目大类的名称是该类项目的总称,而不是会计科目名称。如:在建工程按具体工程项目核算,其项目大类名称应为“工程项目”而不是“在建工程”。(七)设置项目目录指定核算科目在“项目档案”窗口中,选择“核算科目”页签。选择项目大类：如“生产成本”。分别选择要参加核算的科目。单击“”按钮，将参加核算的科目从“待选科目”移至“已选科目”中。单击“确定”按钮。提示一个项目大类可指定多个科目,一个科目只能指定一个项目大类。(八)设置项目目录定义项目分类在“项目档案”窗口中,选择“项目分类定义”页签。单击右下角的“增加”按钮。输入分类编码“1”；输入分类名称：如“学习类软件”。单击“确定”按钮。同理,定义“2”如“游戏类软件”项目分类。提示为了便于统计,可对同一项目大类下的项目进行进一步划分,即定义项目分类。若无分类,也必须定义项目分类为“无分类”。(九)设置项目目录定义项目目录在“项目档案”窗口中,选择“项目目录”页签。单击“维护”按钮,进入“项目目录维护”窗口。单击“增加”按钮。输入项目编号“101”；输入项目名称，如“A软件”；选择所属分类码“1”。同理,继续增加，如“102B软件”项目档案。提示标志结算后的项目将不能再使用。四、输入期初余额(一)输入期初余额总账期初余额执行“设置期初余额”命令,进入“期初余额录入”窗口。输入，如“1001现金”科目的期初余额5,000,敲回车键确认。同理,输入实验资料中其他总账科目的期初余额。提示期初余额只能在最末级明细科目上输入,上级科目的期初余额将自动计算并填列。(二)输入期初余额辅助账期初余额执行“设置期初余额”命令,进入“期初余额录入”窗口。双击，如“其他应收款”的期初余额栏,进入“个人往来期初”窗口。单击“增加”按钮。输入实验资料中的“其他应收款”的辅助核算信息。单击“退出”按钮。同理,输入实验资料中其他辅助核算科目的期初余额。提示当不想输入某项内容而系统又提示必须输入时,可按ESC键取消输入。此操作在本软件中很多地方是适用的。(三)输入期初余额试算平衡输完所有科目余额后,在“期初余额录入”窗口,单击“试算”按钮,打开“期初试算平衡表”对话框。单击“确认”按钮。若期初余额不平衡,则修改期初余额直到平衡为止。提示期初余额试算不平衡,将不能记账,但可以填制凭证。已经记过账,则不能再输入、修改期初余额,也不能执行“结转上年余额”功能。五、数据权限分配执行系统菜单“设置数据权限分配”命令,进入“权限浏览”窗口。选择用户，如“李芳”。单击“授权”按钮,弹出“记录权限设置”对话框。选中“查账”复选框。分别选中，如“1001现金”、“1002银行存款”、“100201工行存款”、“100202中行存款”科目。单击“”按钮,将以上科目由禁用科目选为可用科目。再单击“保存”按钮。这样,用户“李芳”便具有查询现金和银行存款日记账的权限。第五节 总账系统日常业务操作 以“总账会计”的身份注册进入总账系统，依次输入操作员、密码、账套号、会计年度、操作日期。提示因为每张凭证的制单日期不一样,所以注册总账系统时把操作日期设置为20xx-12-31。这样,可以只注册一次,在填制凭证时可输入不同的凭证日期。一、凭证管理(一)填制凭证1.增加凭证输入一张完整的凭证(业务1)执行系统菜单“凭证填制凭证”命令,进入“填制凭证”窗口。单击“增加”按钮,增加一张空白凭证。选择凭证类型、输入制单日期、输入附单据数。输入摘要、输入科目名称、方金额,回车,摘要自动带到下一行；输入科目名称、贷方金额。单击“保存”按钮,弹出“凭证已成功保存!”信息提示框。单击“确定”按钮。提示采用序时控制时,凭证日期应大于等于启用日期,不能超过业务日期。凭证一旦保存,其凭证类别、凭证编号不能修改。正文中不同行的摘要可以相同也可以不同,但不能为空。每行摘要将随相应的会计科目在明细账、日记账中出现。科目编码必须是末级的科目编码。既可以手工直接输入,也可利用右边的放大镜按钮选择输入。金额不能为“0”；红字以“”号表示。可按“=”键取当前凭证借贷方金额的差额到当前光标位置。2.增加凭证输入凭证的辅助核算信息。在凭证填制过程中,若某科目为“银行科目”、“外币科目”、“数量科目”、“辅助核算科目”,则输完科目名称后,须继续输入该科目的辅助核算信息。(1)银行科目。在填制凭证过程中,输完银行科目，如“100201”,弹出“辅助项”对话框。输入结算方式、票号、,发生日期。单击“确认”按钮。凭证输完后,单击“保存”按钮,若此张支票未登记,则弹出“此支票尚未登记,是否登记?”对话框。单击“是”按钮,弹出“票号登记”对话框。输入领用日期、领用部门、姓名、限额、用途。单击“确定”按钮。提示选择支票控制,即该结算方式设为支票管理,银行账辅助信息不能为空,而且该方式的票号应在支票登记簿中有记录。(2)外币科目在填制凭证过程中,输完外币科目，如“100202”。输入外币金额、根据自动显示的外币汇率、自动算出并显示本币金额。全输完后,单击“保存”按钮,保存凭证。提示汇率栏中内容是固定的,不能输入或修改。如使用变动汇率,汇率栏中显示最近一次汇率,可以直接在汇率栏中修改。(3)数量科目。在填制凭证过程中,输完数量科目，如“121101”,弹出“辅助项”对话框。输入数量、单价。单击“确认”按钮。提示此张凭证的转账支票不登记。(4)辅助核算科目客户往来。在填制凭证过程中,输完客户往来科目，如“1131”,弹出“辅助项”对话框。选择输入客户、,业务员、,输入票号、发生日期。单击“确认”按钮。提示如果往来单位不属于已定义的往来单位,则要正确输入新往来单位的辅助信息,系统会自动追加到往来单位目录中。(5)辅助核算科目供应商往来。在填制凭证过程中,输完供应商往来科目，如“2121”,弹出“辅助项”对话框。选择输入供应商、业务员、发生日期。单击“确认”按钮。(6)业务7:辅助核算科目部门核算。在填制凭证过程中,输完部门核算科目，如“550205”,弹出“辅助项”对话框。选择输入部门。单击“确认”按钮。(7)辅助核算科目个人往来。在填制凭证过程中,输完个人往来科目，如“1133”,弹出“辅助项”对话框。选择输入部门、个人、发生日期。单击“确认”按钮。提示在输入个人信息时,若不输“部门名称”只输“个人名称”时,系统将根据所输个人名称自动输入其所属的部门。(8)辅助核算科目项目核算。在填制凭证过程中,输完项目核算科目，如“410101”,弹出“辅助项”。选择输入项目名称。单击“确认”按钮。提示系统根据数量单价自动计算出金额,并将金额先放在借方,如果方向不符,可将光标移动到贷方后,按空格键即可调整金额方向。在增加凭证的其他业务时如：有些输入的是最简单的一张凭证，有些分别输入了凭证的不同辅助核算信息，这部分操作在上机练习时,应多体会,重点把握。有些还要采用自动转账凭证来实现,此凭证的生成放在总账系统期末处理中进行。4.查询凭证执行系统菜单“凭证查询凭证”命令,打开“查询凭证”对话框。选择输入查询条件，单击“辅助条件”按钮,可输入更多查询条件。单击“确认”按钮,进入“查询凭证”窗口。双击某一凭证行,则屏幕可显示出此张凭证。5.修改凭证执行“凭证填制凭证”命令,进入“填制凭证”窗口。单击“查询”按钮,输入查询条件(例如:收款凭证0001号),找到要修改的凭证。对于凭证的一般信息,将光标放在要修改的地方,直接修改；如果要修改凭证的辅助项信息,首先选中辅助核算科目行,然后将光标置于备注栏辅助项,待鼠标变形时双击,弹出“辅助项”对话框,在对话框中修改相关信息。单击“保存”按钮,保存相关信息。提示未经审核的错误凭证可通过“填制凭证”功能直接修改；已审核的凭证应先取消审核后,再进行修改。若已采用制单序时控制,则修改后的制单日期,不能在上一张凭证的制单日期之前。若选择“不允许修改或作废他人填制的凭证”权限控制,则不能修改或作废他人填制的凭证。如果涉及银行科目的分录已录入支票信息,并对该支票做过报销处理,修改操作将不影响“支票登记簿”中的内容。外部系统传过来的凭证不能在总账系统中进行修改,只能在生成该凭证的系统中进行修改。6.冲销凭证在“填制凭证”窗口,执行“制单冲销凭证”命令,打开“冲销凭证”对话框。输入条件:选择“月份”、“凭证类别”；输入“凭证号”等信息。单击“确定”按钮,系统自动生成一张红字冲销凭证。提示通过红字冲销法增加的凭证,应视同正常凭证进行保存和管理。制作红字冲销凭证将错误凭证冲销后,需要再编制正确的蓝字凭证进行补充。7.删除凭证 (1)作废凭证。在“填制凭证”窗口,先查询到要作废的凭证。执行“制单作废/恢复”命令。凭证的左上角显示“作废”,表示该凭证已作废。提示作废凭证仍保留凭证内容及编号,只显示“作废”字样。作废凭证不能修改,不能审核。在记账时