耐火材料企业之档案管理制度.doc

标题档案管理制度DAL/GL/01/10版 本 第A版页 码共3页， 第1页受控状态 受 控受控编号执行主体档案管理员监督主体行政部考评主体总经理1、 归档范围11） 外部资料111） 机关事业单位颁发的需要贯彻执行的各种文件；112） 各级领导来厂视察时形成的重要指示、讲话、题词及有关音像图片等资料；113） 上级机关事业单位转发本公司的文件；114） 代上级机关单位草拟并被采用的文件最后草稿和印本；115） 其它有保存价值的材料。12） 公司内部资料121） 公司召开的各种会议形成的文件材料；122） 公司内部颁发的各种正式文件（包括签发稿、印刷稿和修改稿等）； 123） 公司各职能部门形成的各种文件；124） 与其它公司签订的条约、合同、协议书等和外事工作中形成的各种文件材料；125） 公司基本建设工程、购置大中型设备及特殊设备的文件材料；126） 公司内部人事资料， 包括人员录用、考核、评定、奖惩、调动、任免等形成的资料；127） 其它有保存价值的资料。2、 归档时间21） 采购部、技质部、机动部、生产部、销售部于次年二月份将前一年度整理完毕的档案向行政部移交。此外， 各部门应随时对各类资料进行归卷， 以防止档案的遗失及缺损。3、 档案的移交31） 公司采购部、技质部、机动部、生产部、销售部将档案整理完毕后连同资料明细（列明“文件名称”，“页数”， “完整与否”）一并移交到行政部， 在移交时由行政部档案管理员填写“文件资料收进登记簿”，并核查所收资料的完整性及有效性。4、 档案的保管41） 档案形成后，立成案卷，统一编号，并做出标识，以便于检索利用；42） 除财务部外， 其它各部门的档案交由行政部统一保存；43） 为延长保管时间，所有手抄文件须用钢笔、碳素笔或圆珠笔书写；44） 档案在保管时应注意防潮、防蛀， 对此，档案管理员应采取相应的措施加以预防。5、 档案的保管期限51）长期保存反映公司主要职能活动和基本历史面貌，对公司有长远利用价值的档案，主要包括：511） 公司召开各种重大会议（董事会）形成的文件材料；512） 公司制发的各种制度标准规程等和重要业务问题的文件材料；签 收编制/日期夏雪梅2003/3/10审核/日期陈鹏2003/3/10批准/日期陈鹏2003/3/10标题档案管理制度DAL/GL/01/10版 本 第A版页 码共3页， 第2页受控状态 受 控受控编号执行主体档案管理员监督主体行政部考评主体总经理513） 反映公司主要职能活动的年度和年度以上的工作总结、报告、计划、规划、控制数字、统计报表等；514） 重要的专题报告和统计材料；515） 公司注册，机构组成、演变，董事会成员任免的文件材料；516） 重大问题处分材料；517） 职工名册518） 有关区域变化、土地边界、工程建筑、大中型设备及特殊设备的文件材料；519） 有历史意义和长远利用价值的合同协议等；5110） 重大外事活动中形成的主要文件材料；5111） 机关单位下达的重要批示批复等；5112） 机关、董事会颁发的属本公司主管业务并要贯彻执行的重要文件材料；5113） 机关单位、董事、客户等视察公司形成的重要文件及音像材料；5114） 其它有长远利用价值的档案。52） 中期保存 （ 3-5年）反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，主要包括：521）公司制发的一般业务问题的文件材料；522）各种原始记录、凭证、存根等；523）半年的、季度的、一般专题的工作总结，报告；524）与国外有关单位签订的重要的合同协议等；525）外事活动中形成的一般文件材料；526）财产、物资、档案的交接凭证；527）上级领导、其它公司送来的重要文件；528）其它在较长时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料。53） 短期保存（1-2年）在较短时间内对公司有参考利用价值的文件材料，主要包括：531）公司一般事务性的文件材料；532）公司内部人员的任免材料；533）重要会议文件中的小组会议记录、参考文件、会议计划、总结等；534）一般专门会议的典型材料、发言材料等；535）季度及月份的计划、规划、控制数字、统计报表；536）与国内外有关单位签订的一般的合同协议；537）上下级之间，公司之间协商工作的往来文书；538）董事会、其它公司制发的非公司主管业务，但要贯彻执行的文件材料；签 收编制/日期审核/日期批准/日期标题档案管理制度DAL/GL/01/10版 本 第A版页 码共3页， 第3页受控状态 受 控受控编号执行主体档案管理员监督主体行政部考评主体总经理539）其它在较短时间内对公司有参考利用价值的文件材料。54）各类文件的保管期限均从文件产生后的第二年算起， 其它文件如合同，协议标明有效期的文件从失效后算起。6、 档案的借阅61）借阅者在使用过程中应爱护、保护档案，不得在档案原件上作记号、涂改和撕页等，借阅后及时完整送回。62）经所在部门的主管同意后，可以借阅档案，机密文件经总经理在“文件借阅审批”上签字许可后可以借阅。 63） 一般情况下，档案只为公司内部人员提供和利用，公司外部人员如因特殊原因必须使用档案，经总经理在“文件借阅审批表”上签字后， 可以在公司内查阅档案，如必须将档案带出公司，则须按照63有关规定办理相关手续；64） 对使用率频繁的档案，借阅人可以复制使用。641） 公司内部人员复制档案， 须经其所在部门主管审批同意，机密档案还须总经理审批同意； 642） 外部人员复制档案，须经总经理批准同意。复制的档案应做出“档案副本”或“档案摘录”等标识，以便与原件相区别。 7、 档案的销毁71） 保管期限届满及保管期限未满，但已作废的档案， 经总经理审批后可