开放教育学籍档案管理的对策初探.docx

开放教育学籍档案管理的对策初探 引言 开放教育学生学籍档案的主要内容包括：学生基本信息、学期注册情况、课程注册情况、考试注册与考试成绩记录、学习过程中的奖惩情况、学籍异动情况等。学籍档案采用计算机和文字管理方式分别存于省级电大和中央电大学籍管理部门，作为学校和各级教育行政部门查询、检查、审核学生毕业资格的依据。 开放教育实行完全学分制，学籍8年有效;学习形式灵活、多样。所以与传统的学籍档案管理相比较，开放教育学籍管理既具有明显的信息化、规模性、系统性的特点，又具备复杂性、动态性、周期性和分散性的特点。 1 开放教育学籍档案管理的现状 1.1 管理人员对档案管理认识模糊，不够重视 开放教育学员受工作、家庭等多方面因素的影响，个别学员对学籍档案的采集不够认真和重视，档案资料的采集填写不完整、不规范、不准确，有的甚至由他人代填。部分学校对学籍管理缺乏正确认识，经济上要求，管理上放任，投资上不重视，部分管理人员思想上不够重视，认识上模糊不清，学员学籍档案审查不严，要求不规范，档案收集和管理相对混乱。 1.2 技术手段落后、管理模式陈旧 开放教育从招生到毕业电子已基本实现了网络化和远程操作，随着招生规模的扩大，学员档案数量不断增加，加之存放时间不固定，管理上流动性、动态性的特点，很多过程靠管理人员手工操作，没有上升到电子的高度，信息资源得不到充分的开发和利用。 1.3 档案知识缺乏，管理队伍薄弱 学籍档案管理工作是一项复杂的系统工程，即要求管理人员掌握一定的管理知识、软件系统的操作能力，还要求要有极强的计划性、准确性和原则性，甚至于对工作的协调、超前和创新。但是目前部分学校忽视学籍管理队伍的建设，轮岗、换岗、人员变动频繁，缺乏对管理人员的业务培训。管理人员综合素质偏低，年龄偏大、业务不熟，电脑操作能力差，不当的操作还会导致资料的丢失和损坏。 1.4 投入不足、设备简单，更新跟不上，软件不配套 开放教育学籍档案以电子档案为主，但电子档案管理有其自己的特点，它是无形的东西，装载在特定的介质上，必须通过计算机或其他特殊工具才能看得到它，没有传统档案的直观性。这就要求设备跟上，软件配套，管理人员会操作，能读懂，能看到。但目前各学校在这方面还存在很大的问题。设备陈旧，多年不更新，数码信息采集、二代身份证读写器、监控仪器等更无从谈起。 1.5 档案管理制度不健全，网络安全无保障 档案具有真实性、原始性和安全性的特点，开放教育有他自身的规律和特点，所以就要有与之相适应的学籍管理规章制度，不能套用全日制学籍管理规定。有的学校虽然制度完善，但执行不严，工作随意性较大。如果网络安全得不到保证，就会严重影响学籍档案的管理。 2 加强开放教育学籍档案管理的对策 2.1 提高对档案管理重要性的认识 学籍档案管理是开放教育一项重要的基础性工作，它的管理水平和质量直接影响到开放教育的质量。所以要充分认识档案管理的重要性。高标准、严要求地做好学籍档案管理的每一项工作、每一个细节，切实保证学籍档案真实的反映学生学习的全过程。加强对学籍管理队伍的培训和教育，熟悉和掌握计算机技术，提高分析问题的能力。结合学籍工作实际，探索出学籍档案管理的基本规律;树立一切为了学生，为了学生的一切的服务意识，全面提高学籍档案管理水平和能力。 2.2 强化档案制度的建设，全面推进科学、高效和规范的管理档案 建立健全开放教育学籍管理制度，科学高效的搞好学籍管理是提高开放教育质量的前提和保障。学校要在上级部门有关制度的基础上，制定出符合自身实际的管理制度，使管理人员有章可循，有据可依，开放教育的档案管理更加科学化、规范化和高效化。 2.3 创新信息化管理手段，发挥开放教育系统优势，提高档案管理的质量和效率 学籍管理是一项即严肃有严谨的工作，相关部门要依据开放教育的网络化、系统性的特点，将学籍管理纳入到科学化、现代化、信息化的轨道上。及时、全面、准确的利用计算机网络对学员的学籍进行管理，使管理和比管理者能随时随地了解学籍状态，实现学籍信息的规范化和管理的程序化，促进学籍档案管理工作的质量和效率的不断提高。 2.4 树立安全意识，采取有力的措施，严防档案损失，确保档案的安全 计算机并不是无懈可击的，随着网络的发展，档案信息的上网管理及其安全性、可靠性等问题会日益突出。档案信息涉及大量的个人隐私，网络的不安全、软件存在漏洞，防火墙被突破，黑客攻击、读取和更改学生信息等等，既会给档案管理带来巨大的损失，也会对学校声誉带来一定的影响。所以加强安全防范意识，采取必要的措施，防止信息泄露就成为我们管理人员必须重视的问题。 学籍管理是开放教育一个重要的组成部分，学籍管理工作者要改变观念、提高认识，加强学习，不断的研究和探索学籍管