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上海长濑贸易ERP业务手册3.00 VERSION( 2007/01/01 )一、NST贸易流程11.代理贸易流程(买空卖空，不留库存 比喻为皮包贸易)12.库存贸易流程(事先预测性地采购后，销售发货，比喻为超市贸易)13.佣金贸易（无实际物流，赚取中介费，比喻为中介贸易）24.样品赠送25.子帐号的维护（子帐号是区分数据类别的工具）26.新的供应商和客户以及物品名申请和流程27.补充说明38.公司的货币3二、系统公共操作部分3三、采购（采购-SCREENS-采购订单/接受/发票输入/入库单）4四、销售（定单管理-SCREENS-销售订单输入/货运单输入/出库单）9五、佣金销售（定单管理-SCREENS-销售订单输入）15六、移库操作（库存管理 - SCREENS - 移库单输入）17七、调整单（库存管理 - SCREENS - 调整单输入）18八、关税处理20九、销售退货（库存管理 - SCREENS - 销售订单输入/过程处理/出货确认）22十、采购退货（采购 - SCREENS - 接受/发票输入）25十一、ERP WEB查询系统介绍261.WEB查询系统目的262.WEB查询系统功能（具体功能和IT联系）263.WEB查询系统安全性26十二、NST信用管理281.信用额度申请流程图282.NST信用管理说明 (SOLOMON客户登录时的必要事项和流程)293.Solomon信用管理流程图304.信用管理查询 （Web查询系统-信用管理）315.信用管理维护 （应收帐款 - SCREENS 客户维护）326.超过信用额度（定单管理 - SCREENS Shipper单管理）3328一、NST贸易流程1. 代理贸易流程(买空卖空，不留库存 比喻为皮包贸易)采购订单销售订单出库单系统虚拟仓库（实际直送）入库单生成AR生成AP知识点： 1 国内代理贸易虚拟库 （国内采购 国内销售）2 输出代理贸易虚拟库 (国内采购 国外销售)3 输入代理贸易虚拟库 (国外采购 国内销售)2. 库存贸易流程(事先预测性地采购后，销售发货，比喻为超市贸易)销售订单生成AP入库单采购订单生成AR实际仓库出库单知识点 ：1. 可含关税库可以包括两个种类型的物品，1.国内采购的物品;2. 从国外购入的物品.该库存中从国外购入的物品的关税已摊计入采购成本，表明已报关税。2. 不含关税库仅可以包括一个类型的物品，1. 从国外购入的物品，该库存中从国外购入的物品的关税还未摊计入采购成本，表明还未报关税。3. 库存贸易(库存贸易还包括VMI方式的贸易)实行批次化管理，系统默认为FIFO的出货标准。3. 佣金贸易（无实际物流，赚取中介费，比喻为中介贸易）提交财务So05的销售订单打印Debit知识点：由于佣金都是向长濑关联公司收取的，所有该销售订单中的客户名都是ENDUSER客户名。NST在中介贸易中充当中介者，实际交易的双方是长濑关联公司和ENDUSER。4. 样品赠送知识点：a) 采购付钱，销售免费，请选择SO10订单模式，仓库选择10虚拟库。b) 采购免费，销售付钱, 属于代理贸易，按照代理贸易方式选择订单类型。c) 采购免费，销售免费,但是有关税，请选择SO10订单模式，仓库选择10虚拟库。货币选择RMB。5. 子帐号的维护（子帐号是区分数据类别的工具）1. 对于客户 输第一，第四，第五个字段2. 对于物品 输前三个字段和最后一个字段3. 对于供应商 输第一个字段子帐号总共有6级， 1DIVISION；2PRODUCT TYPE；3MAKER； 4CUSTOMER TYPE；5TRADE TYPE。6EMPLOYEE 7-BUSINESS6. 新的供应商和客户以及物品名申请和流程IT审核财务审核CS提出申请Solomon基础数据系统基础数据编码规则知识点（基础数据申请导入表可从ERP查询系统上获得）： a) 客户编号：客户以C开头、佣金的客户以IC开头，后跟客户名称开始的2个拼音字母，最后一位包含货币的类型(R/J/U)。R-人民币；J-日元；U-美元。b) 供应商编号：供应商以V开头，后跟供应商名称开始的2个拼音字母，最后一位包含货币的类型(R/J/U)。R-人民币；J-日元；U-美元。c) 商品编号：化工1部的以C开头、化工3部的以S开头、色材部以D开头、调配部以P开头、电子1部以E开头、电子2部以F开头、电子3部以G开头、台湾部的以T开头、韩国部以K开头、后5位为自然序号。NCX部以客户的编码为准（但是有时按N开头）。具体申请方式见“基础数据导入申请表”7. 补充说明订单的状态（Status）为C ,表明该张订单正常结束。8. 公司的货币公司目前只使用三种货币（日币，美元，RMB），销售或采购中发现其他货币，请转换为日币或美元或RMB。二、系统公共操作部分新建文档保存后新建文档货币选择框File-Business Date菜单（用于选择具体的操作时间，选择后，ERP系统中所有的时间都按照此时间设定）Effective Date总是选择每个月的第一天的汇率RateType 总是选择TTMID是用户所想要的币种三、采购（采购-SCREENS-采购订单/接受/发票输入/入库单）采购操作部分仅三个模块，1。采购订单；2。接受/发票输入；3。入库单a) 采购订单的输入103确认操作的日期，检查BusinessDate,确保该日期在正确的操作月份中。确认币种并且选择对应的月份的起初汇率。选择供应商的编号，末尾的货币代码要和目前的货币币种一致。选择归属部门，选择物品，由于物品是区分部门的，所以不同的部门请选择自己部门的编号。选择入库地点；（是代理贸易就代理贸易虚拟库，是仓库贸易就按实际的仓库入库）如果是外币，直接在“入库单价”输入不含税单价金额，是RMB，直接在“RMB含税价”输入含税单价，系统自动换算出不含税单价。合计栏中的金额为不含税的合计金额。如果存在误差，请在“总成本”栏中调整。（请务必保证Solomon系统中的采购总成本。因为在PO的“总成本”栏中可以调整，所以一定能和您的增值税发票（不含税）总价一致。再次重声，单价有一些误差没有关系，（不含税）总价必须和发票一致。）输入数量。确认或变更该供应商的条款。输入供应商的条款的起算日期。税率一般都选择17%的税率（VAT）。如果是其他税率，请其他的税率，同时和IT联系（需要变更后台税率）。89采购订单保存后，点击“属性维护”可以输入订单相关的内容。采购订单各种信息输入后，即可打印采购订单。b) 入库单的输入9385确认操作的日期，检查BusinessDate,确保该日期在正确的操作月份中。确认币种并且选择对应的月份的起初汇率。从“采购订单“栏中输入对应的采购订单号，系统自动导入订单全部信息。特别注意：在Receipt单中，只能包含一张PO订单。选择“发票“按钮，输入发票，确认该供应商的条款，确认供应商的条款的起算日期。发票号太长或有多个发票号，只需要输入部分发票号即可。（财务会补充）。确认过账期，过账期是指该笔业务归入哪个月份。选择记账（数量控制栏和成本控制栏的数据自动复制数量合计栏和成本合计栏的数据，上下保持一致）， 确认数量和合计金额后保存该Receipt单，系统自动生成Receipt单号。如果该批次中的物品需要进行批次有效期管理，选择物品后单击“批号/序列号”按钮，在“到期日“栏中输入该批物品的到期日，同一个Receipt中相同物品的到期日应尽可能保持一致。关闭窗口后，系统自动生成批次号，批次号的规则： LT+Receipt单号。注意：该合计金额栏中的数据为不含税金额。过账后，选择“打印入库单”按钮可以直接打印对应的入库单，最后连同原始发票交给财务。78 c) 入库单打印选择”查询“按钮，系统列出操作员的作过的Receipt单选择想要打印的入库单，打印即可，最后连同原始发票交给财务。注意：在此程序中入库单只能打印一次，需要重复打印，请返回入库单界面，输入Receipt单号，直接选择“打印入库单”按钮。四、销售（定单管理-SCREENS-销售订单输入/货运单输入/出库单）销售操作部分仅三个模块，1。销售订单输入；2。货运单输入；3。出库单a) 销售订单可以看已发货数量7确认操作的日期，检查BusinessDate,确保该日期在正确的操作月份中。确认币种并且选择对应的月份的起初汇率。选择对应的订单类型 1。库存贸易 2。代理贸易 3。佣金贸易 4。样品赠送选择客户的编号，末尾的货币代码要和目前的货币币种一致。选择物品，由于物品是区分部门的，所以不同的部门请选择自己部门的编号。选择入库地点；（是代理贸易就代理贸易虚拟库，是仓库贸易就按实际的仓库入库）如果是外币，直接在“入库单价”输入不含税单价金额；是RMB，直接在“RMB含税价”输入含税单价，同时选择“征税”项，系统根据该客户默认的税率自动换算出不含税单价。由于系统在RMB含税价方面计算存在误差，请不要参照“总计金额”，RMB的合计含税金额请按照“含税金额”为准，外币还是按照“总计金额”为准。输入数量。确认或变更该客户的条款。输入客户的条款的起算日期。税率一般都选择17%的税率（VAT）。如果是其他税率，请和IT联系（需要变更后台税率）。9销售订单保存后，点击“属性维护”可以输入各种形式发票/装箱单信息，同时选择打印模版。销售订单的各种信息输入后，即可打印各种形式发票和形式装箱单。由于各部门有不同打印要求，根据部门的要求制作了各种模版，可以跨部门使用可以输入6个“唛头”信息。b) Shipper出库单批次号选择和检查3确认操作的日期，检查BusinessDate,确保该日期在正确的操作月份中。确认币种并且选择对应的月份的起初汇率。从“Order Number“栏中选择对应的销售订单，系统自动导入销售订单全部信息。如果分批出货手工删除不需要的销售信息。确认该客户的条款，确认客户的条款的起算日期。确认过账期，过账期是指该笔业务归入哪个月份。确保Shipper订单的日期和帐期保持一致。确认该客户的信用额度，超过80%系统会自动报警。(祥见信用管理)系统按照FIFO的原则自动选择批次号。发生错误警告，请调整对应的物品的批次号。确认数量和金额后，保存Shipper单。467597过程处理后，选择“打印入库单”按钮可以直接打印对应的入库单。过程处理是指对出货进行记账，生成AR，分A和B步进行。BA直接选择“确定”过账后，单击Shipper单中的“属性维护”，可以输入各种发票/装箱单信息，同时选择打印模版，保存后打印发票和装箱单；选择打印出库单按钮可以直接打印对应的出库单。由于各部门有不同打印要求，根据部门的要求制作了各种模版，可以跨部门使用。可以输入6个“唛头”信息。如果整批报关整批出库的关税输入错误，可以在此输入或修改关税额。c) 打印出库单选择查询按钮，系统列出操作员的作过的Shipper单选择想要打印的出库单，打印即可。注意：在此程序中出库单只能打印一次，需要重复打印，请返回Shipper单界面，输入Shipper单号，直接选择打印出库单按钮。五、佣金销售（定单管理-SCREENS-销售订单输入）4确认操作的日期，检查BusinessDate,确保该日期在正确的操作月份中。确认币种（佣金基本上都上外币）并且选择对应的月份的起初汇率。选择对应的订单类型So05佣金贸易选择佣金客户的编号（IC开头），末尾的货币代码要和目前的货币币种一致。注意：佣金客户是指ENDUSER客户，不是佣金的收取方。选择物品，由于物品是区分部门的，所以不同的部门请选择自己部门的编号。选择入库地点；（总是05库）直接在“单价”输入不含税单价金额；佣金销售总价是按照“总计金额”为准。输入数量和佣金率（没有佣金率，直接输入佣金额）确认该张佣金的订单日期，订单日期作为财务的过账期，过账期是指该笔业务归入哪个月份。确认数量和佣金等后，保存SO单。9销售订单保存后，点击“佣金属性”可以输入佣金发票的相关的内容，同时选择对应的打印模版。佣金订单各种信息输入后，即可打印DEBIT并交往财务。由于各部门有不同打印要求，根据部门的要求制作了各种模版，可以跨部门使用。六、移库操作（库存管理 - SCREENS - 移库单输入）记账保存总是从01库移到11库期间必须和其他日期保持一致，按业务实际发生年月为准以移库日期作为参考号，如同日有多个移库在日期后面加“A,B,C D.”选择“一步法”输入整批要移库的物品名及数量。仓位总为00知识点： 系统默认情况下，遵守批次FIFO的原则,从该移出库位中最先两个批次号中移库，一般情况下则按照系统默认的原则FIFO移库，最先的批次号中批次不足，所以会延续到下一个批次号中扣数据。当然用户也可以指定对应批次号移库。（删除默认的批次号，重新选择见标示A）A金额控制输入，上下金额保持一致。数量总为0仓库总为11库一定选择T03七、调整单（库存管理 - SCREENS - 调整单输入）a) 整批报关分批出库的关税输入期间必须和其他日期保持一致，按业务实际入帐年月为准从1开始升序输入b) 调整单在批次管理中的应用 （注意：一般情况下则按照系统默认的原则处理）A. 调整关税或成本等金额和批次流程无关。B. 调整数量默认的情况下，自动生成新的批次号，作为一个新的批次入库C. 当然也可以对某个批次号进行数量调整，（删除默认的批次号，自己选择需要调整数量的批次号） 八、关税处理a) 整批报关整批出货的关税输入311 一般整批报关整批出货，都是在销售时进行报关的，所以都是在Shipper单中的”关税额”输入。 ”关税额”全部计入采购成本。 对于一批货物中有多个物品一起采购，但关税并没有分别核算的情况，必须根据这批货物中，每个物品的成本比例进行比例分摊。如果是代理贸易（一进一出、采购和销售的物品全部一致）可以使用系统自动分摊。输入总关税额，和与销售对应的Receipt单号。即可关税分摊。b) 整批报关分批出货的关税输入金额控制输入，上下金额保持一致。对于采购到保税仓库的物品，要整批报关，但分批出库的按以下步骤执行。1 整批报关后，但要分批出库，采购入库到可含关税的仓库（仓库名后面都有注释）全部都是02 在调整单中输入该批货物， 整批报关后的关税额。”关税额”全部计入采购成本。期间必须和其他日期保持一致，按业务实际入帐年月为准选择刚才采购入库的可含关税库一定选择T03这里的输入的金额就是该物品对应的关税额。从1开始升序输入号3做So和Shipper单，贸易类型选择“库存贸易”，仓库选择对应的可含关税库，这时Shipper单中的关税额就不要输了！4. 过程处理。九、销售退货（库存管理 - SCREENS - 销售订单输入/过程处理/出货确认）销售反冲规则是先退旧货后销售新货确认操作的日期，检查BusinessDate,确保该日期在正确的操作月份中。确认币种并且选择对应的月份的起初汇率。选择对应的订单类型RFC销售退货选择要退货的客户，注意币种。单击存货名称栏、按RMA按钮选择对应的Shipper单号，按“Select”按钮确定要退货的货运单11确认要退货的数量、如果部分退货，就修改数量，但是该数量一定是-。确认后保存，做过程处理后，系统自动生成Shipper单等待批次和帐期确认。右键双击“发货标示”调出退货的Shipper单，退货中需要自己手工选择退回的批次号，请根据右键双击“批次栏“弹出的系统提示信息依次添入明细栏,货运数量-QTY SHIPPED,批序号-LOT SER NBR。确保明细行的合计和对应物品的提货数量保持一致。同时货仓位置设置为“00”，最后输入退货业务的帐期并保存。过程处理并打销售日记帐后退货成功，打印出库单。注意： 不了解时，请和IT联系。十、采购退货（采购 - SCREENS - 接受/发票输入）采购反冲规则：首先确认要退的Receipt单在过账后，后面是否作了其他的过账操作，如调整，再次入库，销售等。由于系统的成本核算是移动平均成本。所以如果发现上述状况，必须按照倒序的方式先退此Receipt单之后的所有单据，最后才能退该Receipt单。如果不存在此状况，就直接退Receipt单。131确认操作的日期，检查BusinessDate,确保该日期在正确的操作月份中。确认币种并且选择对应的月份的起初汇率。收货类型选择“RETURN”。“重新打开已关闭的定货明细行” 一定要勾上。“默认订单明细行“要选择ALL，并选择要退Receipt单对应的采购订单。确认要退货的数量、如果部分退货，就修改数量或删除不需要的物品行，但是该数量一定是+输入要退Receipt单对应的发票号，选择记帐并输入退货业务归入的帐期。保存后关闭窗口，系统记账后，所有物品的数量全部退回原来的批次号。打印该退货批号的入库单，并交给财务。十一、ERP WEB查询系统介绍1. WEB查询系统目的(a) 提供更多、灵活ERP查询功能,并且提供多种报表下载。(b) 实现异地访问Solomon系统，为移动办公带来接口。(c) 解决了日本语操作系统访问Solomon系统的问题。(d) 建立ERP公共信息发布平台.2. WEB查询系统功能（具体功能和IT联系） 该系统分以下五个功能模块 (a) 业务查询模块 其中包括销售、采购、库存等方面的查询(b) 财务查询模块 其中包括信用管理、AP/AR管理、汇兑损益管理等方面的查询(c) 人事查询模块 其中包括HR信息等方面查询。(d) 安全认证模块 主要通过Cookies技术、Password加密技术、Firewall技术、数据库权限技术实现安全保证。(e) Solomon ERP公共信息发布功能3. WEB查询系统安全性l 介绍本功能旨在提供对Solomon系统进行安全性登陆认证，确保数据的安全性，保证整体系统的稳定和安全。主要从两个方面对Solomon Web系统提供安全认证，一种通过Firewall的提供动态的Global IP及关闭除80以外所有的端口，二通过Cookie技术对系统登陆用户进行身份认证。 对于跨过主平台直接访问某些模块，每个模块都会对登陆者身份进行认证。各模块Cookie认证处理必须到数据库中作身份验证，不匹配的身份（该用户权限 SCREENS 客户维护）不论任何货币，一个客户只有一个信用额度，总是按照当前有效期内的信用额度为准。相关信用管理数据输入。注意：1 一旦输入不可更改2 不可输入比当前批准日期小的记录3 当前信用额度按照最新批准日期的记录为准4 可以多记录输入6. 超过信用额度（定单管理 - SCREENS Shipper单管理）一旦超过了当前