G0001-A0管理文件控制程序.doc

分发号： 蒙城佳仕龙机械制造有限公司管理标准 SGDL/G0001-2014 管管理理文文件件控控制制程程序序 版本号：A 受控状态： 2014-5-20 发布 2014-5-20 实施 蒙城佳仕龙机械制造有限公司 发布 目目 次次 1 目的和范围 1 2 引用（相关）标准和文件 .1 3 定义 .1 4 职责 .2 5 管理流程 .3 6 管理内容 .9 7 记录 .19 8 附录 .20 附加说明 .20 附录A 管理标准的结构和编写要求 .21 附录B 管理标准受控状态标识 .32 附录C R00-021A 管理标准会签审批单 33 附录D R00-022A 管理标准发放（回收）记录表 .23 附录E R00-023A 管理标准更改通知单 .35 附录E 管理标准更改通知单（续页） 35 附录F R00-024A 管理标准修改履历表 .37 附录G R00-025A 管理标准收文（归档）登记表 .38 附录H R00-026A 受控管理文件清单 39 附录I R00-027A 文件销毁清单 .40 附录J R00-028A 管理标准宣贯记录 .41 附录K R00-029A 管理标准换版说明 42 附录L R00-037A SGDL受控流程图清单 43 附录M 管理文件控制程序内控审批权限 .44 大连黄海汽车有限公司管理标准 管管理理文文件件控控制制程程序序 版/次：A-2014/0 SGDL/G0001-2014 第 1 页 1 目目的的和和范范围围 1.1 本标准规定了 公司管理文件的审批流程及管理要求，以确保对管 理体系有效运行起重要 作用的各个场所得到并使用有效版本的管理文件 ；同时明确了管理标准的结构及编写要求， 以确保公司管理标准的统一规范。 1.2 本标准适用于公司管理标准、工作标准、其他管理文件 、模板和外来文件的管理控制。 2 引引用用（相相关关）标标准准和和文文件件 GB/T 1.1 标准化工作导则 第1部分：标准的结构和编写规则 GB/T 15496 企业标准化工作指南 GB/T 15498 企业标准化体系 管理标准工作标准体系的构成和要求 GB/T 19000 质量管理体系 基础和术语 GB/T 24001 环境管理体系 要求及使用指南 GB/T 28001 职业健康安全管理体系 要求 GB/T 19023 质量管理体系 文件指南 JB/T 8514.18514.3 企业标准化工作导则 SGDL/G 0003 岗位工作说明书管理办法 SGDL/G 0909 记录控制程序 SGDL/G 0301 员工培训管理流程 SGDL/G 0018 流程管理手册 3 定定义义 3.1 管理文件 指包括与管理体系有关的管理标准、工作标准、其他管理文件、外来文件等。 3.2 管理标准 指对企业标准化领域中需要协调统一的管理事项所制定的标准。 3.3 管理事项 指在企业管理活动中，所涉及的经营管理、设计开发、质量管理、采购物流、生产管理、 设备与基础设施、人力资源、安全、环境、卫生、能源、行政 、信息、党建及公司其他事务等 版/次：A-2014/0 SGDL/G0001-2014 第 2 页 管理与技术标准相关联的重复性 事物和概念。 3.4 工作标准 指对企业标准化领域中需要协调统一的工作事项所制定的标准。 3.5 工作事项 指在执行相应管理标准和技术标准时与工作岗位的职责、岗位人员基本技能、工作内容、 要求与方法、检查与考核等有关的重复性事物和概念。 3.6 过程 指将输入转化为输出的相互关联或相互作用的一组活动。 3.7 程序 指为进行某项活动或过程所规定的途径。 注1：程序可以形成文件，也可以不形成文件。 注2：当程序形成文件时，通常称为 “书面程序”或“形成文件的程序 ”。含有程序的文件 可 称为程序文件。 3.8 流程 流程是表示一个或多个活动或过程之间的逻辑关系。通常是指完成一项任务、一件事件或 多个活动的所有步骤，表示这些过程发生的顺序和相互之间的关系。相对于活动或过程的概念， 流程的范畴和定义应当是相对的。 流程是公司管理标准的表达形式之一 。 3.9 流程图 指用几何图形将一个程序（流程）的各步骤间的逻辑关系展示出来的一种图示技术。 3.10 作业指导书 指有关任务如何实施和记录的详细描述。 3.11 模板 指运用一个或一组已经格式化定义的 文档（PPT、Word、Excel等），其中所包含的结构 和工具构成了文 档的样式和页面布局等元素 ，用其进行规范的业务办理或管理控制 。 4 职职责责 4.1 人力资源处 a) 归口管理与管理体系有关的管理文件，组织职能部门起草 /修订或直接起草 /修订相关 管理文件； b) 归口管理公司管理标准；负责组织策划建立公司管理体系，并负责公司级管理标准的 版/次：A-2014/0 SGDL/G0001-2014 第 3 页 编号、审查、管理等，行使裁定权； c) 归口公司业务流程的管理策划，负责组织建立公司流程管理体系，并负责公司级业务 流程的审查、模板设计、流程编号、管理等 ； d) 归口管理公司模板格式管理 ； e) 负责公司级管理标准电子化审批流程的运行监控。 4.2 各单位 a) 各部门负责分工范围内公司级管理标准的起草、审核、更改、修订、组织实施以及实 施的监督、考核； b) 各单位负责实施相关的公司级管理标准；根据 本单位管理工作需要，制定、实施部门 、 工厂/分公司级管理标准； c) 各单位负责组织编制并管理 本单位与管理体系有关的其他管理文件； d) 各单位归口管理本系统范围内与管理体系 策划与运行所需 的外来管理文件； e) 归口管理部门负责职能范围内公司级业务流程的编制、修订、审核，并负责组织实施 以及实施的监督、考核；负责审批归口业务内的工厂 /分公司内部业务处理流程 ； f） 各单位根据公司级业务流程，编制本单位相应的内部业务流程 ； g) 人力资源处归口管理公司工作标准 ；负责组织建立公司工作标准体系 ； h） 研究院归口管理公司技术标准 ；负责组织建立公司技术标准体系 ； I） 综合管理办归口管理公司党建标准；负责组织建立公司党建标准体系 。 5 管管理理流流程程 5.1 公司级管理标准的编制与审批 流程 5.1.1 流程图（P00-001A） 版/次：A-2014/0 SGDL/G0001-2014 第 4 页 编编 号号 名名 称称 公公司司级级管管理理标标准准的的编编制制与与审审批批流流程程 流流程程 拥拥有有者者 人人力力资资源源处处处处长长P P0 00 0- -0 00 01 1A A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 相相关关单单位位 E E 职职能能部部门门 D D 人人力力资资源源处处 C C 总总经经理理 A A 副副总总经经理理 B B 3 2 单单位位 岗岗位位 节节点点 开始 提出管理标 准建立需求 按公司需要确 定标准项目 评审、立项，编 发管理标准制定 计划或通知 起草(修改) 标准草案 部门负责人（或其 授权人）审核 单位负责人 （或其授权 人）会签 审查 审定 批准 登记、确定 生效时间 1、电子发布 2、书面发放 归档并记录 结束 N N N Y 形成管理标 准送审稿 Y 形成管理标 准报批稿 Y 形成管理标 准发布稿 Y N Y N 1 版/次：A-2014/0 SGDL/G0001-2014 第 5 页 5.1.2 活动描述 任务名称节点活动描述与管控要求输出 关键 控制点 目标备注 策划 C1 D1 C2 1、人力资源处根据公司经营管理需要和 管理体系的要求，确定需制定的管理标 准名称、编号、主题、起草单位； 2、部门根据业务流程运作，认为需要制 定公司级管理标准时，由提出部门提交 标准草案文本需求，由人力资源处审查 其必要性，报人力资源处领导审批。 3、根据如上需求，人力资源处编发相关 管理标准制订计划或通知，组织起草单 位编制相关标准。 管理标准制订计划 起草和 会签 D3 D4 E5 1、提出部门起草管理标准草案文本，确 认本单位的职责分工、管理程序、方法 等相关内容。 2、本单位负责人或其授权人审核； 3、提出部门在管理标准审批流程中选择 与标准职能涉及的相关单位会签和设置 会签时限（原则上更改会签时限为 5 个 工作日，新增和换版会签时限为 10 个工 作日），会签人需在会签时限内反馈会 签意见，逾期不反馈视为无意见。 1、管理标准送审 稿 2、管理标准会签 审批单（R00- 021A，见附录 C） 审查C6 人力资源处流程管理员在管理标准电子 审批流程中审查，并行使裁定权。 管理标准报批稿Y 审定B7 管理标准由标准主要内容涉及的公司分 管领导审定；质量、环境、职业健康安 全等手册由相关体系管理者代表审定。 Y 批准A8 首次发布、换版和涉及公司职能变更的 管理标准须经公司总经理批准。 管理标准批准稿Y 发布 归档 C9 C10 C11 C12 人力资源处负责批准后的管理标准的编 号、登记、发布、归档。 1、管理标准发放 （回收）记录表 （R00-022A，附录 D） 2、管理标准收文 （归档）登记表 （R00-025A 附录 G） 3、管理标准正稿 编号 规则 5.2 公司级管理标准的更改流程 版/次：A-2014/0 SGDL/G0001-2014 第 6页 5.2.1 流程图（P00-002A） 编编 号号 名名 称称 公公司司级级管管理理标标准准的的更更改改流流程程 流流程程 拥拥有有者者 人人力力资资源源处处处处长长P P0 00 0- -0 00 02 2A A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 相相关关单单位位 E E 职职能能部部门门 D D 人人力力资资源源处处 C C 副副总总经经理理 B B 总总经经理理 A A 1 2 3 更改内容为新增公 司职能、程序、方 法等规定时 更改内容仅限于 落实公司规定 单单位位 岗岗位位 节节点点 按公司需要确定 标准更改需求 识别管理标 准更改需求 提出管理标 准更改意见 编发有关管理标准 修订计划或通知 管理标准更 改通知单 审核 组织会签 审查 批准审定 批准 编号、确定 生效时间 1、电子发布 2、书面发放 按规定处理作废页 Y Y Y Y N 结束 Y Y NN N N 开始 版/次：A-2014/0 SGDL/G0001-2014 第 7 页 5.2.2 活动描述 任务名称节点活动描述与管控要求输出 关键 控制 点 目 标 备 注 提出 D1、E1 C1 C2 1、管理标准的修订可在以下任一情况下进 行： 1）起草部门及执行单位根据 标准实施过 程中的适宜性、操作性、有效性 的问题， 提出书面改进建议； 2）人力资源处根据法律法规变化、组织 机构、职能分工等调整因素和公司管理 需 要确定更改需求； 2、人力资源处根据上述需求，编发有关 管理标准修订计划或通知，组织修订。 管理标准修订计 划或通知 更改E3 管理标准需修改、补充时，由该管理标准 起草部门书面更改说明中描述相应条款内 容的变更及页号变更信息；涉及记录变更、 流程变更时应在更改说明上说明记录变更 的内容及要求。 1、管理标准更 改通知单（R00- 023A，附录 E） 审批 D4 D5 C6 B7 A8 D4 D5 C6 C7 1、当更改内容为新增公司职能、程序、 方法等规定时，会签仅限于新增内容涉及 的相关部门，由起草单位审核 ，并组织相 关部门会签形成 报审稿提交人力资源处审 查后报公司分管领导审定、总经理批准 ； 2、当更改内容仅限于落实公司规定时， 起草部门领导 审核，会签与否由起草单位 自行决定，人力资源处审查批准，必要时， 人力资源处审查时决定会签单位 ； 管理标准报审稿 Y Y 登记C9 批准后，由人力资源处对管理标准更改 通知单编号，填写管理标准修改履历 表，注明更改版次号、主要更改内容， 必要时注明更改性质。 人力资源处根据批 准日期确定更改生效时间，需要时起草部 门可对此提出建议； 1、管理标准修 改履历表（R00- 024A，附录 F） 2、标准更改生 效时间 发布 C10 C11 1、人力资源处根据管理标准更改通知 单按 6.5.2 规定形成文件“更改页”， 注明更改次号，按原发放范围，换发 “更改页”、管理标准更改通知单 和记录设计（修改）通知单 （需 要时）； 2、 换下的旧页按 6.1.8 的规定处理。 管理标准正稿 更改页 版/次：A-2014/0 SGDL/G0001-2014 第 8 页 5.3 公司级管理标准的换版流程 5.3.1 流程图（P00-003A） 编编 号号 名名 称称 公公司司级级管管理理标标准准的的换换版版流流程程 流流程程 拥拥有有者者 人人力力资资源源处处处处长长P P0 00 0- -0 00 03 3A A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 相相关关单单位位 E E 职职能能部部门门 D D 人人力力资资源源处处 C C 总总经经理理 A A 副副总总经经理理 B B 换版应经新增的职 能、程序、方法等 内容涉及的相关部 门会签 1 2 3 单单位位 岗岗位位 节节点点 开始 按公司需要确定 标准改进需求 确定标准改进需求 （起草单位） 形成标准换版草案 审核 组织会签 审查 编号、确定 生效时间 1、电子发布 2、书面发放 按规定处理 作废标准 结束 Y 审定 批准 N N N Y N Y Y 版/次：A-2014/0 SGDL/G0001-2014 第 9 页 5.3.2 活动描述 任务 名称 节点活动描述与管控要求输出 关键 控制点 目 标 备 注 提出 C1 D1 D2 1、人力资源处按照公司需要确定标准改进 需求； 2、 起草单位流程运作确定标准改进需求 3、 原起草部门修订整理后形成标准换版草 案，填写管理标准换版说明 ，说明 主要修订内容摘要、记录变更 、流程变 更摘要和实施要求等有关信息。 管理标准换版说 明（R00-029A， 附录 K） 审批 D3 D4 C5 B6 A7 换版应经新增的职能、程序、方法等内容涉 及的相关部门会签； 按原审批权限重新进行 审批，同 5.1 中审批节点要求； 1、管理标准更改 通知单（R00- 023A，附录 E） Y Y Y 登记C8 批准后，由人力资源处填写管理标准修改 履历表，注明换版后的版本号、主要修订 内容、生效时间和更改性质。 1、管理标准修改 履历表（R00- 024A，附录 F） 发布C9 人力资源处文件管理人员发 布换版管理标准、 处理作废管理标准，并在原版管理标准原稿 上加盖“作废保留”标识，以备非预期使用； 管理标准正稿 作废管理标准 实施C10 新版本管理标准自 “换版生效日期”时实施， 原版本管理标准同时作废。 管理标准正稿 6 管管理理内内容容 6.1 管理标准的管理和控制 6.1.1 管理标准的层次 a) 按功能、作用层次划分： 手册、程序、作业指导书及其他文件。 手手册册 (一一层层) 程程序序 （二二层层） 作作业业指指导导书书及及其其他他文文件件 （三三层层） 文文件件内内容容 手手册册：根根据据所所阐阐明明的的方方针针和和目目标标描描 述述管管理理体体系系，同同时时确确定定途途径径和和职职责责 程程序序：描描述述管管理理体体系系所所需需的的相相互互关关 联联的的过过程程和和活活动动，确确定定谁谁、做做什什 么么。（通通常常描描述述跨跨职职能能的的过过程程） 作作业业指指导导书书：有有关关活活动动如如何何实实施施 和和记记录录的的详详细细描描述述。 注注： 1、文文件件层层次次的的多多少少可可根根据据组组织织的的需需要要进进行行调调整整。 2、表表格格在在各各个个层层次次上上可可能能都都是是适适用用的的。 版/次：A-2014/0 SGDL/G0001-2014 第 10 页 b) 按职能管理层次划分： 公司级管理标准和部门、工厂/分公司级管理标准。 公司级管理标准 适用于全公司或相关业务系统跨职能单位管理事项 ； 部门、工厂/分公司级管理标准 适用于本单位管理事项 ，与本系统业务工作有关的部 门、工厂/分公司级管理标准可用于指导本系统范围内有关单位的业务工作 ；部门、工厂 /分公 司级管理标准可以用“作业指导书”(见附录A)的形式出现， “作业指导书”的管理见 6.1.11.2。 c) 按流程职能级别划分：公司级流程；部门级、工厂 /分公司级流程 ；岗位级流程 流程是管理标准的表达形式之一， 管理标准即是对流程固化的文字及流程活动的描述 ； 流程的层级等同对应于管理标准的层级划分： 公司级流程跨部门的流程，流程业务需 流经多个部门、工厂或分公司执行的流程； 部门级、工厂分公司级流程 本单位内部运行的流程，流程业务只需 在部门、工厂、分 公司内部执行的流程； 岗位级流程仅在本单位二级组织机构及以下最基层组织机构内部运行 且具有时效性的 流程；岗位级流程应遵循上级流程，可由流程业务所在的基层组织负责人批准，如果流程长期 有效，原则上应以作业指导书的形式 来予以规范。 6.1.2 管理标准的分类 分类及代号如下： 00 管理基础标准 01 行政、计划、经营综合管理标准 02 营销、服务管理标准 03 人力资源管理标准 04 设计开发管理标准 05 工艺、投资、改造管理标准 06 采购、物流管理标准 07 生产、安全、设备、能源管理标准 08 财务管理标准 09质量管理标准 10IT和其他管理标准 版/次：A-2014/0 SGDL/G0001-2014 第 11 页 6.1.3 管理标准/流程图的编号 a) 公司级管理标准由 人力资源处按以下编号规则统一编号： S G D L/G* * *-* * * * 公司名称代号 企业标准体系中管理标准的代号 管理标准分类代号 顺序号（用阿拉伯数字顺序表示） 标准发布年号（用公元纪年表示） b) 部门、工厂/分公司级管理标准按以下编号规则编号： S G D L* */G* * *-* * * * 公司名称代号 单位代码（采用公司设立机构时所发文件规定的机构代码） 企业标准体系中管理标准的代号 管理标准分类代号 顺序号（用阿拉伯数字顺序表示） 标准发布年号（用公元纪年表示） c) 公司级流程图编号规则 由人力资源处按以下规定统一编号，版本号置于编号之后，规则如下： P 流程代号 管理标准的分类代号 顺序号（用阿拉伯数字表示，可视具体情况改变其位数） 版本号（仅适用于有固定表式的流程；用 A、B、C顺序表示，但应去掉 “I”和“O”） d) 部门、工厂/分公司级流程图编号规则 部门、工厂/分公司级流程图由各单位负责编号，编号规则如下： 版/次：A-2014/0 SGDL/G0001-2014 第 12 页 P / 流程图代号 为公司下属单位代码（采用公司设立机构时所发文件规定的机构代码） 为管理标准的分类代号 为三位流水号 为版本号（仅适用于有固定表式的流程；用 A、B、C顺序表示，但应去 掉“I”和“O”） 。 6.1.4 管理标准的制定和修订 规范 6.1.4.1 管理标准的制定 6.1.4.1.1 管理标准的构成及编写要求 ： 管理标准由“目的和范围、引用（相关）标准和文件、定义、职责、管理 流程、管理内容、 记录、附录”八个章节和“附加说明”部分构成，详见附录A管理标准的结构和编写要求 ； 质量、环境和职业健康安全 等管理手册作为管理标准的特例，其构成、格式、编写要求由其归 口管理部门分别按照 GB/T 19000族和GB/T 24001、GB/T 28001等标准的要求执行。 6.1.4.1.2 流程图编制要求 a) 管理标准所形成的 管理流程应以流程图的形 式可视化表现，正文管理流程中的 流程图 与活动描述应相互对应；当流程图过程长需跨页时，可放附录中 ； b) 流程关键控制点是一个流程中起着重要作用的 控制环节；关键控制点应在流程图中 进 行标识； c) 流程不可兼容职责 根据需要，流程 可编制不可兼容职责表，列明该流程不相容工作职责内容的矩阵图，使用 MICROSOFT VISIO编制；分别从横向和纵向进行罗列流程中涉及的职责，对于横向和纵向职责 交叉处若存在不兼容职责时用 “X”表示，不可兼容职责表下方应标注相应职责代码及指代职责 内容； d) 流程图图标及流程图格式按附录 A“管理标准的构成及编写要求 ”中图例模板执行。 6.1.4.1.3 记录号版本要求 a) 对于本流程中的记录需要标明记录号及版本号，并在附录中附上记录； 版/次：A-2014/0 SGDL/G0001-2014 第 13 页 b) 对于引用其他流程 中的记录，只需标明记录号及记录的原出处， 无需标明记录的版本 号，也不需在附录中附上； c) 受控有效记录以 记录版本号为准，记录的管理参见 记录控制程序 。 6.1.4.2 管理标准的更改 a) 管理标准更改通知单 编号由以下部分组成，其中 部分与管理标准编号的相应 组成内容一致： * */G* * *-* -单位代码，仅用于部门、工厂 /分公司级管理标准 -企业标准体系中管理标准的代号 -管理标准分类代号 -管理标准顺序号（用阿拉伯数字顺序表示） -管理标准版本号 -管理标准更改次号，根据实际更改次数确定其具体位数 b) 更改页 -“更改页”按被更改条款或段落所在的位置判定，包括因其调整文件版面所涉及的相 关页面； -“更改次号”表示某版本号的管理标准的更改顺序号，未更改的管理标准 “次”为 “0”，以后的各次更改分别用阿拉伯数字 “1”、“2”、“3”顺序表示；但不应超于8 次更改； - 应在“更改页”的页眉上依次列出 “更改次号”。如：某B版管理标准某页中的相关 条款在2009年时分别在该版（B）的第1、3、4次更改时涉及，则该页的更改次号应用 “1，3，4”列举表示，即该页页眉的 “版/次”为“B-2009 / 1，3，4”； - 应用粗体字等适当的醒目方式显示其该版次的更改内容；前版次的更改内容粗体显示 自然还原。 c) 更改生效日期 版/次：A-2014/0 SGDL/G0001-2014 第 14 页 经审批后的管理标准更改通知单，其批准日期即为更改的生效日期；但仅作为该版次的更改， 在管理标准封面上不作此版本实施日期的变化 ； d) 管理标准更改通知单填写要求 按记录的要求填写完整清晰，更改后与更改前的字体以粗体字加以区别。 6.1.4.3 公司级管理标准的换版 6.1.4.3.1 换版时机 有下列情况之一时，管理标准应换版： a) 当公司内外环境发生重大变化时； b) 管理标准所依据的国家标准等发生重大更改时； c) 管理标准修改次数较多或一次修改幅度较大时。 6.1.4.3.2 换版要求 a) 改变版本标识。未经换版的管理标准版本号为 “A”，换版以后的版次在管理标准的 封面及页眉上分别用大写英文字母 “B”、“C”顺序表示，但应去掉 “I”和“O”； b) 标准编号中首次发布年号不变；封面上的 “发布日期”改为“换版日期”，其后的 “发布”同步改为“换版”，“实施日期”即指“换版生效日期 ”；在正文每页的页眉版次后 标注换版日期的年份，如： 2009年4月该标准换B版，页眉处为 “版次：B-2009 / 0”；如：在 B版标准上进行第 1次更改，则此页的页眉处为 “版次：B-2009 / 0,1”，则其它未更改的页的 页眉处仍是 “版次：B-2009 / 0”； c) 管理标准换版说明 （R00-029A 见附录K）编号由管理标准更改通知单 （R00- 023A 见附录E）编号中的部分组成。 6.1.5 管理标准的标识和发放 6.1.5.1 标识 管理标准分为受控和非受控；公司级管理标准的受控状态标识（见附录B)。 a) 书面纸质管理标准：受控管理标准的封面加盖红色 “受控”标识，以控制更改、换版。 非受控管理标准的封面加盖红色 “非受控”标识，不进行更改、换版控制。未加盖红色 “受 控”标识的复制件均为无效版本 ； b) 电子媒体管理标准：以电子媒体形式存在的管理标准的 封面应有红色电子 “受控”标 识，方可为有效版本； 版/次：A-2014/0 SGDL/G0001-2014 第 15 页 c) 部门、工厂/分公司级管理标准的受控标识应与公司级管理标准的受控标识有所区别。 6.1.5.2 发放 a) 书面纸质管理标准 发放应注明分发号，并填写 管理标准发放（回收）记录表 （R00-022A 见附录D）后，按规定的范围和数量发放。管理标准领用人应在 管理标准发放 （回收）记录表 上签收；管理标准会签审批单 规定范围之外的非受控管理标准的发放必 须经人力资源处处长 或授权管控主管人员批准，由文件管理员加印 “打印非受控版本”发放； b) 电子媒体管理标准：由人力资源处在公司信息系统内按管理标准会签审批单 规定 范围受控； c) 公司级管理标准原则上不对公司外发放 ，产品开发、供方开发、售后服务等业务工作 涉及供方、售后服务网络等公司外单位时，公司业务责任单位应确定相关要求的传递方式， 若发放公司/部门管理文件，其具体转发范围和时机由公司业务责任单位负责确定，需经报公 司人力资源处批准后发放，并建立发放记录，适时传递更改信息 ； d) 各单位(部门、工厂/分公司级)管理标准参照公司级管理标准进行发放 ，各单位应建立 相应的管理标准收、发登记记录（ 管理标准收文（归档）登记表 （R00-025A 见附录K）、 管理标准发放（回收）记录表 ）。 6.1.6 宣贯 a) 管理标准发布（换版）后，起草单位应根据需要在其 “实施日期”之前组织完成管理标 准的宣贯、配备必要的资源和贯彻管理标准的其他各项准备工作； b) 与标准实施密切相关的 收文单位应在收文 （包括更改通知单）后至 “实施日期”期间， 组织完成本单位宣贯工作，其他单位自行确定宣贯需求。宣贯应注重有效性，可采用传阅、培 训等适当的形式进行。宣贯单位应确定宣贯形式和范围，组织实施，在信息系统内完成或 形 成纸质宣贯记录（见附录J管理标准宣贯记录 R00-028A），或根据员工培训管理 流程 的要求开展培训 ，以确保本单位相关人员及时了解并实施相关管理标准。 6.1.7 管理标准运行监控及考评 6.1.7.1 各职能部门对系统范围内管理标准执行情况进行监控 ，新版或更改/换版标准发布后 6 个月内应评价其适宜性、有效性、运行效率，如存在问题，及时提出标准修订；其它运行中 管理标准应适时评价其适宜性、有效性、运行效率，如存在问题，及时提出标准修订。 版/次：A-2014/0 SGDL/G0001-2014 第 16页 6.1.7.2 人力资源处根据流程审核程序实施监督抽查，并形成报告，组织 制定纠正预防改 进措施。 6.1.7.3 按公司相关规定有关进行考评。 6.1.8 公司级管理标准的废止 和回收 管理标准废止、更改、换版等情况产生的作废管理标准由 人力资源处集中回收、记录，并 销毁，或由收文单位自行销毁并作记录 。销毁可采用切碎、交保密纸处理单位处理等利于环保 和保密的方式。销毁时应编制 文件销毁清单（R00-027A 见附录I）。 需将作废的管理标准 及作废的更改页 保留时，由人力资源处文件管理人员在保留的作废管 理标准上加盖红色 “作废保留”标识后予以保留。保留人应确保其保留的作废（失效）管理标 准不得在现场使用。作为档案保存的作废（失效）管理标准按档案管理的有关要求执行。 6.1.9 公司级管理标准的特殊情况处理 6.1.9.1 受控管理标准破损严重，影响使用时，使用人应及时到 人力资源处办理换发手续。换 发管理标准的分发号仍使用原管理标准分发号，交回的破损管理标准由人力资源处按6.1.8规 定处理。 6.1.9.2 受控管理标准的持有人因工作岗位变动，应将管理标准转交给接替人员，并形成相应记 录。 6.1.10 公司级管理标准的归档及管理 6.1.10.1 人力资源处文件管理人员填写 管理标准收文（归档）登记表 ，将经批准的各版 本管理标准原稿（含签署记录 管理标准会签审批单 、管理标准更改通知单 、管理标 准换版说明、管理标准修改履历表 ）和发放版本按公司档案管理的要求归档。 6.1.10.2 由人力资源处保存的管理标准原稿一律不得外借，以防止丢失和损坏。需要查（借）阅时， 应提交查（借）阅说明申请并经本单位负责人签字由 人力资源处处长批准查（借）阅 。 6.1.10.3 文件管理人员应妥善保管管理标准和相关记录，保管场所应为带锁橱柜等适宜器具， 其周围环境应适宜于管理标准保存。 版/次：A-2014/0 SGDL/G0001-2014 第 17 页 6.1.10.4 人力资源处每年（需要时适时增加频次）编制公司级现行有效的管理标准 受控管 理文件清单（R00-026A 见附录H）和公司级受控流程图清单（R00-037A，见附录 L ）并适时动态维护， 经人力资源处处长 批准后向各单位发放； 各单位相应编制本单位发放的现 行有效管理标准 受控管理文件清单 、受控流程图清单，经本单位负责人批准后向使用 单位发放，并报 人力资源处备案。 6.1.11 部门、工厂/分公司级管理标准 /作业指导书的补充规定 6.1.11.1 部门、工厂/分公司级管理标准 公司各部门、工厂 /分公司制定的部门、工厂 /分公司级管理标准，其制定、实施、管理的 流程参照6.1.4-6.1.10公司级管理标准的管理执行 ；会签/发布/备案/复制等按如下规定执行： a) 各部门制定的部门级管 理标准应经人力资源处和相关部门会签，本部门负责人批准后 发布、实施。部门级管理标准 批准后由本单位录入公司信息系统受控发布 ； b) 各工厂/分公司制定的工厂 /分公司级管理标准由工厂 /分公司分管厂长批准后发布、实 施。涉及公司职能业务系统管理要求时应经业务主管部门会签。因特定因素需规定相关部门工 作程序等内容时，其标准应由工厂 /分公司分管厂长和相关部门领导共同批准。工厂 /分公司级 管理标准批准后由本单位录入公司信息系统受控发布 ； c) 各单位复制本单位签收的公司级管理标准时，由各单位根据实际需要确定发放范围和数 量（管理标准发放（回收）记录表 或其他适当方式），对复制件重新标识、编号后登记发 放。复制件应保留原件的受控标识和分发号。对复制件的更改、换版、废止、回收、保留、销 毁等的控制由各单位自行负责。 6.1.11.2 作业指导书 “作业指导书”的制定、实施、管理的全过程按照以下规定执行： a) “作业指导书”编号按6.1.3 b) 部门、工厂/分公司级管理标准 编号规则编号编制； b) 文件结构可根据其具体操作业务流程活动 自定，结构可不同于程序文件，详略程度取 决于活动的复杂程度、使用方法、实施的培训以及人员的技能和资格，应当足以对活动过程 描述清晰，包括信息一般应有目的、范围及活动的要求 ；可采用简练的文字、流程图表等形式 规定具体的工作要求和工作流程 ； c) 文件名称格式：应为 *作业指导书； d) 作业指导书的编审批由各单位内部进行审批； 版/次：A-2014/0 SGDL/G0001-2014 第 18 页 e) 各单位应将“作业指导书”纳入本单位的受控管理文件清单 ，每年更新的文件清 单报人力资源处备案； f) 批准后的作业指导书 由本单位录入公司信息系统受控发布； 作业指导书作为现场作业 指导文件，应做好纸质版本的受控发放 ，确保在作业现场获得适宜有效的版本。 6.2 模板管理 6.2.1 各类模板由职能部门编制 /修订，职能部门 处长审核，人力资源处负责审查，公司总经 理批准。 6.2.2 各类模板的编号由 人力资源处负责统一注册编号，并编制现行有效的模板清单定期发布 并维护。 编号规则： SGDL / M 模板代号，流水号，版本号（大写字母表示 ）。 6.2.3 各类模板经批准后，由 人力资源处录入公司信息系统受控发布。 6.3 电子媒体管理文件的控制要求 6.3.1 总则：电子媒体文件应结合文件载体特征并参 照6.1条款进行控制 。 6.3.2 电子媒体文件（外来电子媒体文件）应按规定权限审批，并保存其审批记录。当文件电 子信息系统规定设置相应权限签署时，可保存媒体形式记录，其他均应保存文本形式记录。 6.3.3 电子媒体文件发放单位应建立发文记录 （含系统自动生成的记录） 。 6.3.4 管理标准的信息系统 文件控制： a) 按人力资源处授权进行阅读、 转发和打印； b) 在非受控范围内 打印文本或电子转发，应 加注水印“打印非受控版 ”； c) 文件上传和下载的权限由 人力资源处负责办理。 6.4 工作标准的管理和控制 按SGDL/G0003岗位工作说明书管理办法 执行。 6.5 其他管理文件的管理和控制 其他管理文件的构成：包括与管理体系有关的计划、行政公文、党建标准等管理文件，如质 量计划、生产计划、生产准备计划、采购计划、培训计划、产品开发指令及相关计划等，按公 版/次：A-2014/0 SGDL/G0001-2014 第 19页 司相关流程进行审批和发放 。 6.6 外来文件的管理和控制 与管理体系策划和运行所需的外来管理文件，包括国家和上级部门下发本公司的有关文件、 规定，由公司领导批转后下达归口管理部门； 顾客提出的要求，由公司领导批转或直接由归口 单位进行处理， 归口管理部门应对外来文件进行标识并控制其分发 。外来文件的管理及控制参 照6.1执行。 6.7 党建标准文件的管理 党建标准按以下编号规则编号： SGDL/D* *-* * * * -公司名称代号 -D，党建代号 -党建标准代号，即99 -顺序号（用阿拉伯数字顺序表示） -标准发布年号（用公元纪年表示） 示例： 蒙城佳仕龙机械制造有限公司 党建标准 *（党建标准名称） SGDL/D9901-2009 党建标准文件由起草单位提交 综合管理办审查，党委书记批准，格式可参照管理标准的流 程和要求执行。 6.8 专兼职文件资料管理人员需经本标准培训。 6.9 根据SGDL内控管理要求，管理文件控制程序内控审批权限见附录 M。 7 记记录录 编号名称 保存期 保存地点 7.1 R00-021A 管理标准会签审批单 长期文件发放单位 7.2 R00-022A 管理标准发放（回收）记录表 长期文件收发单位 7.3 R00-023A 管理标准更改通知单 长期文件发放单位 7.4 R00-024A 管理标准修改履历表 长期文件发放单位 7.5 R00-025A 管理标准收文（归档）登记表 长期文件收发单位 版/次：A-2014/0 SGDL/G0001-2014 第 20 页 7.6 R00-026A 受控管理文件清单 3年各单位 7.7 R00-027A 文件销毁清单 3年各单位 7.8 R00-028A 管理标准宣贯记录 4年各单位 7.9 R00-029A 管理标准换版说明 长期文件发放单位 7.10 R00-037A SGDL受控流程图清单 3年 各单位 8 附附录录 附录A 管理标准的结构 及编写要求 附录B 管理标准受控状态标识 附录C R00-021A 管理标准会签审批单 附录D R00-022A 管理标准发放（回收）记录表 附录E R00-023A 管理标准更改通知单 附录F R00-024A 管理标准修改履历表 附录G R00-025A 管理标准收文（归档）登记表 附录H R00-026A 受控管理文件清单 附录I R00-027A 文件销毁清单 附录J R00-028A 管理标准宣贯记录 附录K R00-029A 管理标准换版说明 附录L R00-037A SGDL受控流程图清单 附录M 管理文件控制程序内控审批权限表 附附加加说说明明： 本标准由 毕孝忱 起草 本标准由 任英华 审核 本标准由 毕孝忱 审查 本标准由 戴世伟 审定 本标准由 葛贤文 批准 本标准由人力资源处负责解释 版/次：A-2014/0 SGDL/G0001-2014 第 21 页 附录A 管理标准的结构和编写要求 管理标准的结构和编写要求 前前 言言 本要求规定了蒙城佳仕龙机械制造有限公司 （以下简称公司）管理标准的结构和编写规则， 并附出了有关表述的样式，提供了管理标准排版的格式和字体、字号。 本要求适用于公司级管理标准的编写，也适应于公司各单位颁发的内部管理标准的编写。 一一、管管理理标标准准正正文文的的结结构构要要求求 管理标准由“目的和范围、引用（相关）标准和文件、定义、职责、管理 流程、管理内容、 记录、附录”八个章节和“附加说明”部分构成。具体结构及要求如下： 1 目目的的和和范范围围 本标准规定了-，阐明制定此标准的主题和目的。 本标准适用于-，阐明此标准适用的业务范围。 2 引引用用(相相关关)标标准准和和文文件件 本管理文件需引用的公司其他管理文件或外来标准。 3 定定义义 定义管理文件引用的术语，公司范围内适用， ISO9000系列标准或公司其他管理文件已定 义的不需再定义。 4 职职责责 简要说明本标准涉及的各单位的主要职责，职责条款较多时，以a)、b)、c)-依次编号。 5 管管理理流流程程 当本标准无流程时，写：（无） 5.1 *流程 5.1.1 流程图 5.1.2 活动描述 任务名称节点活动描述与管控要求输出关键控制点目标备注 任务名称：流程的主要任务，可以是单个或多个活动。 版/次：A-2014/0 SGDL/G0001-2014 第 22页 节点：单位+流程顺序号 活动描述与管控要求：对流程中的管理活动加以描述，并明确管理的要求，将活动尽量明确 落实到岗位。 输出：完成此活动后实现的输出，包括计划、记录、报告、技术标准、电子数据等。 关键控制点：如果是关键控制点，填：Y 目标：过程要求的完成时间、控制指标或改善指标，控制指标是强制性要求。 5.1.3 流程的职责分配表 对复杂、重要的管理流程，为更清晰表达流程活动的职责权限，推荐使用RASIC职责分配表 （“行”为流程的活动节点、“列”为组织岗位人员）。RASIC是不同责任水平参与的缩写： Responsible责任，对活动结果负责，职责人制定提交决策的方案，组织协调计划、提议、 资源利用、提供咨询等； Approve批准，批准人具备授权资格，当有多个批准人时，以票数决定； Support支持，提供决策制定所需数据资料、人员、资源或服务，参与决策流程； Inform通报，决策制定后应告知的人，需要得到活动进展的信息知情权，需要此信息进行 下一步工作的人员，负责沟通的人员，不参与决策； Consult咨询，咨询人负责为决策提供参考意见，不参与决策； 决策过程的每一步至少有一职责人，Inform和Consult可在流程中省略。 6 管管理理内内容容 当以上流程将管理内容及要求 表述完整，无管理内容补充时，写：（无） 。 7 记记录录 8 附附录录 附附加加说说明明： 本标准由 * 起草 本标准由 * 审核 本标准由 * 审查 本标准由 * 审定 版/次：A-2014/0 SGDL/G0001-2014 第 23 页 本标准由 * 批准 本标准由*负责解释 （管理标准换版时，附加说明相应更新起草/审核/审查/审定/批准人；涉及更改审批流程， 如存在现行组织机构管理者已不适宜对应填写的，附加说明应更新起草/审核/审查/审定/批准 人）。 二二、管管理理标标准准内内容容的的编编写写要要求求 1 标标准准名名称称 管理标准名称应简明、确切地反映管理活动的主题 。根据流程管理的要求， 标准名称一 般采用“管理流程”，也可采用管理活动的主题与 “程序”、“控制”、“办法”、“制度” 等的组合。 2 标标准准正正文文的的管管理理内内容容 a) 是对流程图和活动描述未说明清楚完整的补充，一般补充的是 该管理活动所 采取的 措施、方法、原则、分析模型等 ；流程图和活动描述说明清楚 完整的则不需重复； b) 根据流程的范围性质，针对流程图和活动描述可再详细地 逐步列出开展此项管理活动 的细节、明确输入、转换的各环节和输出的内容； c) 内容复杂的管理标准，当条的层次太多时，根据管理活动的特点或类别列出若干章， 分别表述，但不可每条都是一句话，此时可用 a)、b)、c)-表示。 3 标标准准的的格格式式设设置置 3.1 标准页面设置 3.1.1 采用A4纸张，页边距：上2厘米、下2