总经理助理工作要诀.doc

总经理（上司）助理（办公室主任）工作诀要序号诀要具体工作内容助理（办公室主任）工作诀要简单概括为：“七子”和“七作用”具体细化如下：“七子“：提袋子、背机子、备车子、定房子、爬格子、移凳子和观场子。“七作用“：扬声器的作用、录音机的作用、钢琴家的作用、稽查队的作用、温暖天使的作用、生活关注的作用、排忧解难的作用。1、提袋子指跟随总经理（上司）进行外事活动时，必须携带的有关资料，有两样东西，每出必带。（1）公司宣传资料（2）老总的名片。若外出签订合同，需带上合同资料，法人代表的营业执照复印件，合同公章和签字笔。若外出介绍和宣传公司的会议，宣传资料和名片要多带一些，以满足会场人员索要的要求，总经理（上司）的发言稿必备两份。一份供总经理（上司）发言用，一份供大会主持者索要之所需。提袋子指携带不同会议需要的不同资料。作为总经理（上司）助理（办公室主任）陪同总经理（上司）外事活动，忘记携带资料等属于严重失职，丢带了宣传公司的最佳时机。2、背机子指陪同总经理（上司）进行外事活动时，必须随身携带照相设备，应根据会议重要的程度来决定是否摄像，如需摄像要通知摄像要通知摄制组成员一同前往。摄（照）像的重要点：（1）大会会标（主席台）。（2）会场全景。（3）总经理（上司）座位照。（4）总经理（上司）大会发言照。（5）总经理（上司）与同行好友交谈照。（6）领导与总经理（上司）握手或交谈照。（如程序都有，缺一不可）3、备车子指陪同总经理（上司）进行外出时，必须准备好车子，了解车子目前运行状况，加上汽油，车内必备饮用水和面巾纸，根据总经理(上司)当时身体状况（如休息不足）可适当配置一点提神的饮品。如行程较远，到了进餐的时候，要提醒总经理（上司）按时就餐，并注意短暂休息4、定房子指陪同总经理（上司）进行外事活动又必须宿食异地的，要提前给总经理（上司）定好客房。预定客房一定要正规的宾馆，如电梯房楼层可高一点，如小高层宾馆选定2-3层楼为宜（但不要安排靠近楼梯口的房子）一般选住向南的房间。 入住房间后，要做好以下几项检查工作：（1）被子，传单是否已更换，电视机和空调机是否可开启，房间内是否有照明灯，房间内是否备有开水，口杯，和茶叶，卫生间是否有热（冷）水，地面防滑情况怎样，房间是否能落锁，确保总经理（上司）睡觉安全。 如果上述任何一项有问题，要第一时间与总台联系，补（修）好，情况不好时，提出更换房间的要求。 坚持做到：总经理（上司）睡好，又确保安全为原则。 离开总经理（上司）房间，回自己房间休息时，需报告总经理（上司），以便总经理（上司）能掌握助理的去向，睡觉时千万不能关闭手机。 离开总经理（上司）房间回自己房间休息时，必须要温馨提示：“老总，您好好休息，明天早上*点，我会准时叫您起床：“目的：让总经理（上司）安心休息，而不影响行程和工作议程。如果没有提示，是服务工作不到位的体现。（绝非小事）5爬格子指写文章。是指总经理（上司）在公司内和外事活动时，助理（或办公室主任）必须做好记录和记述外事活动情况。 如需计入“大事记“的 ，要将资料交付有关部门，录入大事迹。爬格子还包括陪同总经理（上司）参加有关会议时负责给总经理（上司）签到并领好资料，并引领总经理进入会场，做到相应的位置，将资料交付总经理（上司），自己方可入座。 开会时间内，如果总经理（上司）突然离开会场时，应以最快的速度到总经理（上司）身旁。要询问是否有什么事情办，总经理（上司）开会时，关注是第一要务。比较有影响的会议，要尽快成文，交总经理（上司）审核后，在公司官网发布，要注意时效性，不能搞“晚间新闻“6移凳子移凳子指总经理（上司）不论是在公司开会还是外事活动（包括就餐），都要主动引领总经理（上司）到相应的位置，轻移凳子安排就座，这是礼节所在。平时行走，可慢总经理（上司）半步，如果就餐应快总经理（上司）半步，找到相应的餐桌，引导入座，并陪同就餐。 就餐时有关情况处理：就餐时一般会出现两种情况（通常情况下）：（1）总经理（上司）脸上或嘴上粘有饭菜，（2）由于喝酒的原因总经理（上司）眼角上出现明显的眼粪。处理办法：缓缓起身，对总经理（上司）说：“老总，您有一个重要电话，请到外面接听一下吧。“避开人群，进行处理。目的：确保总经理（上司）的形象，构建优雅就餐氛围7观场子观场子指总经理（上司）参加会务或活动时，助理必须关照整个场子，（会场、餐厅）的情况。如果有客人（领导）来给总经理（上司）敬酒，应立即提示：老总，有客人领导来敬酒啦。以引起总经理（上司）的注意。不能有半点怠慢之意，做到不怠慢，助理现场观场子是决定的因素。 观场子还包括总经理（上司）请客就餐时，应关注就餐客人（领导）的情况，如果客人起身，应立即问客人“有什么需要我帮忙的吗？“迅速为客人解决问题，如果客人未按时赴宴打来电话时，应用简练的语言，告诉客人，我们所处的地方（方位）（餐厅名称）并且迅速去门口迎接引领入餐装饭、加茶、倒酒、递送餐巾纸，这是随时要准备做的事情。 如总经理（上司）请客，一定要突出老总的中心地位，要随时为老总盛饭、盛汤。递烟和餐巾纸，让客人体会到老总是受人尊敬的，这是观场子最为重要的环节（树立权威）8扬声器的作用扬声器是作用：是指总经理（上司）的指示、指令、重要安排，要及时传达到每个相关领导和相应部门，让总经理（上司）的声音尽快传达出去。最好的办法是：把总经理（上司）所讲和所安排的一切，细化到每一个人，工作任务是什么？什么时候要完成，要求达到什么标准，可一式两份，一份交受理人，一份由助理保管，双层约束的办法，确保工作到位，坚持数年，必有好处。9录音机的作用录音机的作用：是指把下属各部门，（领导）的意见，建议或带共性的工作（问题）记录下来，尽快将这些信息反馈给总经理（上司），以便于总经理（上司）及时了解下情，并对某些工作进行可行性思考，让总经理的决策（安排）尽善尽美。（这是助理重点工作之一）序号诀要具体工作内容10钢琴家的作用钢琴家的作用：是指要像钢琴家一样，协调（五个指头）弹好钢琴，如果有一个指头不协调，乐章就不完美。表现为及时发现问题，积极，主动的协调各部门的工作！协调工作一般情况下由助理完成，不应该交给总经理（上司）（总经理不是救火队长，是抓大事的）11稽查队的作用稽查队的作用：是指总经理室的特权，他对公司所有的部门和所有中层领导干部的工作进行随时稽查，其目的就是防止工作滞后和贻误公司的发展工作。助理有权召开相关会议，分析问题并训导，亡羊也要补牢。12温馨天使的作用 温馨天使的作用：简言之，是在感情上投资上做文章。助理要随时关注员工的疾苦（如天灾人祸），比较突出的要向总经理（上司）报告。体现公司对员工的关怀。助理可制定一份在职员工花名册，标上员工准确的生日时间，到时候用总经理室的名义，给员工生日发送祝福的短信，这样可起凝心聚力的作用。13生活顾问的作用生活顾问的作用，是指总经理室成员特别是助理，要关心和照顾总经理（上司）的生活，经常提醒老总安全行事，早点休息，总经理（上司）身体不适时，要关心并提醒按时吃药。总经理（上司）异地回公司时，助理要组织有关人员到机场（站）迎接，如遇总经理（上司）生日时，要代表员工送鲜花，并邀请其爱人一同前往。关心总经理（上司）生活，也是助理工作内容。 序号诀要具体工作内容14生活顾问生活顾问的作用：是指