《公文管理》word版.doc

重庆市建龙交通建设工程有限公司关于公文管理制度的建议第一节 总 则第一条 为使重庆市建龙交通工程建设有限公司（以下简称公司）的公文处理工作规范化、制度化、科学化，特制定本办法。 第二条 本办法适用于公司内各个有发文权限的科室。第三条 公司公文是公司在对企业实施管理的过程中形成的对规定范围内全体成员具有约束力的公务文书，是公司传达方针，发布指示，施行管理措施，请示和答复问题，指导、布置和洽谈工作，报告情况，交流经验的重要工具。第四条 公司综合科是公司公文处理的最高机构，负责管理、指导、监督整个公司的公文管理工作。第五条 公文的形式和处理应适应现代科技的发展，逐步实现无纸化和电子化。第二节 公文主要种类第六条 公文的主要种类有：1.决定 对公司重要事项或重大行动做出安排。2.通告 在规定范围内公布应当遵守或周知的事项。3.通报 表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。4.通知 发布规章制度，批转下级部门的公文，转发上级不相隶属单位的公文，任免或聘用干部。5.报告 向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级单位的询问。6.请示 向上级单位请求指示、批准。7.函 不相隶属单位（部门）之间商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准。9.会议纪要 记载和传达会议情况和议定事项。第三节公文格式第七条 公文分基本组成部分和其它组成部分。基本组成部分为一切公文所必备的，包括：标题、正文、发文单位、印章、成文时间等，其它组成部分可根据不同文种、不同情况而有所取舍，包括：发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、主送单位、附件、抄送单位、主题词、印发说明、份号、题注、无正文说明等。1.发文字号，指发出公文的代号，由发文单位代字、年份（置于方括号中）、发文顺序号构成。一份公文只有一个发文字号，几个单位（部门）联合发文，只标明主办单位（部门）发文字号，发文单位代字需选用能反映单位特征的两三个字，最多不超过五个字。年份用四位阿拉伯数字表示，其位置在单位代字与发文顺序号之间。如公司上行文的发文字号“建交司文20141号”，平行文和下行文的发文字号“建交司发20141号”。2.秘密等级，公文的秘密程度标志，按不同程度可分为“绝密”、“机密”、“秘密”。有秘密等级的公文原则上应标识保密期限，在保密期限到期后应视同非秘密公文。“绝密”和“机密”公文应当标明份数和序号。3.紧急程度，表明对公文送达和办理时间要求的标志。按实际需要分别用“急件”、“特急”表示。4.签发人，指代表单位核准并签发公文的领导人，按照规定，上报公文，要由单位负责人签发，并在上报公文上注明签发人。5.标题，一般由发文单位、事由和文种三部分组成。公文标题应力求简明、扼要、醒目。为了阅文和管理上的方便，公文标题一般要求完整，发文单位应写全称。鉴于公司正式公文版头上印有单位名称，公文标题除上行文的请示、报告等文种外，可省略发文单位。标题中一般不用标点符号。6.主送单位，指对所收公文负实际办理或答复责任的单位全称、规范简称或统称。有些周知性、公布性的公文，如通告、通知等，可不写主送单位。上行文尤其是请示，一般只写一个主送单位，普发性下行文主送单位可用泛称，一般不宜使用“各相关单位”之类不明确的模糊称呼。7.正文，指公文的内容，这是公文的主体部分。用于表达使受文者对特定事物获得明确认识，形成完整印象所需的信息。8.附件，指附属于公文正件的其它公文或材料。其自身本来是一个相对独立的实体，一旦被一件正式公文规定为附件后即成为该公文的一个组成部分，如无专门说明，其效用与正件相同。附件通常附在正件之后，为证实其与正件的关系，须在公文正文之后、成文时间之前作出附件标记，即注明文件名。不能笼统写为“附件如文”或“附件XX件”。有几个附件时，还应标明序号，格式为“附件：1.XX”。9.发文单位，指制发公文并对文件负全责的作者，一般用发文单位的全称或规范简称标注。目前，根据重庆市政府公文的相关规定，成文时间前的发文单位可省略。10.印章，是证实公文作者合法性及公文效力的标志。除在报刊上发布的文件或会议纪要外，一般公文都要加印套红印章。11.成文时间，在发文单位正文应署上成文时间，表明公文开始发挥效用的时间，通常以领导签发日期为准。凡是经会议通过方能生效的公文，以会议通过的时间为成文日期。12.主题词，是用以揭示公文主要内容并经过规范化处理的词与词组，便于立卷、归档、检索、查阅，提高公文处理效率。公司公文一般应标明主题词，并使用统一的主题词表。主题词的标注顺序，前几个词语表示公文的主要内容，涵义由大到小，从类别词到类属词，最后一个表示公文的文种。一般情况下，主题词最少3个，最多5个。13.抄送单位，指对所收公文一般毋须承担主要办理或答复责任，而只需了解公文内容或者协助办理的单位或部门，使用全称、规范化简称或统称。通报、会议纪要、翻印文件不分“主送、抄送”，用“分送”。14.印发说明，对公文印制发出情况的介绍，其作用是为受文者直接与公文承印承发单位（部门）联系，或为迅速复文提供便利。其内容可以有承制单位、印制份数、印发日期等内容。第八条 公文的文面格式公文的文面格式是指公文各组成部分的文字符号在载体（缮印公文正件的纸张）上排列的规定，包括载体（纸张）规格尺寸、载体区域划分、公文组成部分的排列次序与位置、文字符号的形体及大小规格等。1.公文用纸规格公司的公文用纸一般采用国际标准A4型（长297毫米、宽210毫米），供张贴的公布性文件的用纸的幅面尺寸，可根据实际情况确定。2.公文各组成部分的编排（1）公文名称，即版头，一般由发文单位全称或规范简称加“文件”组成，居中排一行。（2）发文字号，位于公文名称下面，居中排一行。一上行文左空1个字；下行文、平行文居中排列，年份标全，阿拉伯数字，用。（3）签发人，位于发文字号同一行右侧。签发人姓名居右空1字。（4）秘密等级，位于版头左上角，一般用三号黑体字。（5）紧急程度，标注在秘级下方，一般用三号黑体字。（6）标题，位于公文首页横隔线之下，居中排一行或多行。分行书写时应注意匀称、美观，人名、地名、词或词组不能拆开分置两行，以免产生异义。多行书写时可排列成上小下大的宝塔形、菱形或等长形。一般用二号方正小标宋体字。（7）主送单位，位于标题以下，从左至右顶格排列，回行继续顶格，如果主要受文者不是一个时，应按其性质、级别和有关规定依次排列，中间用逗号或顿号分隔。（8）正文，位于主送单位以下，按自然段依次排列，每段起首空两字距离，回行顶格。（9）附件，应在正文之下、成文日期之上标明附件顺序。正文左下方空一行，空两字距离标出“附件：”的字样，再分别标出附件序号（只一件时不标）、标题，每件一行。附件与正件一起装订发送。但批转、转发、印发、报送、转报、发布的文件是正件的有机组成，不得视为附件。（10）成文时间，以负责人签发的日期为准；会议通过的文件，以通过的日期为准；联合发文，以最后签发机关负责人的签发日期为准。成文时间位于附件以下，空两行编排一行。用汉字大写标注完整的年月日，其中年份中的“零”均用符号“”表示。成文时间距文件右端空四字距离。（11）印章，一般盖在成文时间正中位置上，上沿不压正文，下沿盖年骑月。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，联合发文机关都应加盖印章。如用印页无正文时，应采用调整行距或字距的方式，使用印页一定要保留公文的正文部分。发文单位、印章和成文时间尽可能与正文末页排在同一页面上，且与正文之间的间隔的空行不能太多。（12）主题词，位于公文末页抄送栏之上。通常排一行，顶格用三号黑体标注“主题词”字样，冒号用全角；冒号后标注主题词语，各词语间空一字距离。用三号长城小标宋体字标出。在主题词表中找不到反映文件主题的词时，可自行编排主题词，并在后面加“”符号，以示区别。（13）抄送单位，位于主题词之下，所占区域用两条平行细实线作为界线，形成“抄送栏”。空一字距离用三号仿宋标出“抄送”字样，标全角冒号，然后按单位或组织的性质、级别和有关规定依次用三号仿宋排列，中间用逗号分隔。（14）印发说明，位于抄送栏之下，划一条与抄送栏细实线等长并平行的细实线，形成“印发说明栏”。承制单位写在左边空一字距离处，印发日期写在右边空一字距离处，一般写送印之日，印数则加圆括号写在栏后右下边，用三号仿宋体字。（15）页码，四号半角白体阿拉伯数字，左右各放一条四号一字线。3.公文的装订公文一律左侧装订。第四节 公文的字体标题：方正小标宋_GBK，二号主标题（又称一级标题）为方正小标宋_GBK 2号字体。二级标题为3号方正楷体_GBK字体。三级标题为3号方正仿宋_GBK字体。正文均为3号方正仿宋_GBK。行间距：一般设置“固定值”26磅字间距：不作要求保密等级字体： 3号号黑体，紧急程度字体：字体和字号与保密等级相同（3号黑体）发文字号的字体：方正仿宋_GBK三号文头的字体：方正小标宋_GBK套色（一般为红）签发人的字体：字体字号与发文字号相同标题的字体：字体宋体，字号要大于正文的字号。主送机关的字体：一般采用3号仿宋_GB2312附件的字体：常用3号仿宋_GB2312作者的字体：字体字号与正文相同日期的字体：字体字号与正文相同注释的字体：小于正文的的4号字体主题词的字体：常用3号黑体抄送机关的字体：与正文的字体字号相同印发说明的字体：与抄送机关的字体字号相同第五节 发文处理第九条 发文的处理，包括发出公文的拟稿、核稿、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、传递、对外催办、查办等工作。1.拟稿拟稿一般由领导指定的科室或其他科室办理。拟写公文要符合下列要求：（1）符合国家的法律、法令、法规，符合党和政府的路线、方针政策及有关规定。（2）实事求是，从客观实际出发，全面、准确地反映客观实际情况，切实解决实际问题。（3）认真遵守行文规则及有关公文处理的规定。文种选择正确、规范，符合单位间工作关系及作者权限，符合行文的目的和行文要求。（4）完整、准确地体现单位领导的意图，重点要突出，观点应鲜明。（5）结构完整、严谨，条理清楚，层次分明，要符合逻辑规律；格式要正确、规范。结构层次序数，遵循“一”、“（一）”、“1”、“（1）”从上至下的顺序；若四级并不齐全，可跳跃进行，但不可出现“1”、“（一）”此类逆反顺序；不能使用英文字母A、a等来标识顺序；同一文中，序号使用应前后一致。（6）语言必须做到：准确、规范。一般采用规范化的书面语言；用语要确切周密，符合现代汉语的语法规则，词义务求精确、单一，没有歧义，尽力杜绝产生歧解或曲解的可能性，人名、地名、数字、时间、引文要准确。人名一般应冠以所在单位及职务，地名不要用简称。文内必须使用简称时，务求规范而没有歧义，一般应当选用全称并注明简称。除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，公文应当用阿拉伯数字；必须使用国家法定计量单位；时间应写具体的年月日。引用公文应当先引标题后引发文字号。完整、准确地体现所要表达的意图，内容集中，主题突出，书写工整（上报给领导批示的拟定稿件一律打印后上呈），标点符号使用准确，篇幅力求简短。2.审核拟文稿完成后应由拟稿科室负责人审核，并在“公文拟稿纸”审核栏中署名，凡涉及其他科室应该会签的应将文稿送相关科室负责人会签，会签人应在“公文拟稿纸”会签栏中签署意见。文稿在报总经理签发之前，要由综合科负责人进行复核与修正，并在复核栏中签字。公文复核内容包括：（1）行文内容是否违反现行国家法律、法规、公司规章制度，提法是否同已发布的有关公文抵触；（2）提出的措施和办法是否符合实际，切实可行；（3）内容涉及的科室是否经过协调，意见是否一致；（4）文字表达是否概念准确、简明扼要、条理清楚、语法规范；（5）是否符合规定的审批、会签手续；（6）公文格式是否符合要求，文种的选择是否恰当，秘密等级、缓急时限、发布范围等标注是否合理。在复核中发现上述问题，可将原件退回起草科室重新办理，待问题修正后再行上报。3.签发（1）以公司名义发出的公文，一般由公司总经理签发，具体发放工作由综合科负责。（2）发文稿一旦经过签发的不应再予改动，如发现确有需要修改的地方，应请示签发人批准后修改。（3）在发文稿纸中的“签发”栏内，主批人应当明确签署意见并签署姓名和日期。4.领导已批示的“公文拟稿纸”，综合科应及时传达至承办科室；需发正式公文的，综合科应在收到批文24小时内将公文按规定程序发放；经批办的公文，公文草拟科室应及时催办，以避免漏办和延误。5.为保证公文发放的效率，明确相关的责任，各科室草拟的公文应从内容条款、语言文字等各方面全面认真校核，并将经领导签发的公文电子底稿用U盘拷贝或电子邮件（机密除外）交由公司综合科印发，公司综合科负责编制文号和下发，不再承担主要的校对责任。综合科发文人员主要对文件格式、文字表述等方面进行校核。6.缮印公文签发后，由综合科负责印制。对于密级公文，综合科必须设专人负责印制，综合科在印制密级公文时，必须保证公文的安全，防止在文件印制过程中出现泄密事件。7.校对公文分发前应进行校对。校对实行“谁拟稿，谁校对”制度，公文校对第一责任人为拟稿人，第二责任人为发文人员。8.公文要严格按照规定范围进行分发，分发时间不能超过24小时。各部室所拟公文需在规定时间内办理的，该科室将公文移交给综合科发文的时间应比该公文要求执行、办理的最后期限至少提前六日。第十条 各级领导审批公文要认真负责，公文主批人应在规定位置签署自己的意见、姓名和时间。各级领导自收到公文至签批公文的时间不得超过一周，紧急公文应随时签批。第十一条 上级单位的发文，除绝密或注明不准翻印、转发的文件外，翻印时，要注明翻印的科室和时间。第十二条 传递秘密公文时，必须采用相应的保密措施，确保公司安全。第十三条 公文的递送发文部门和受文部门在同一办公区（楼）的，由综合科公文处理人员或收发员直接送至相关的部门。发文部门和受文部门在不同办公区（楼）的，由综合科公文处理人员或收发员将文件装入写有投送地址的信封后邮寄。绝密文件应由专人亲自传递。文件发放过程中应履行签收手续，对邮寄的文件应有确认对方收到的电话记录，紧急但不保密的文件可先传真再邮寄。公文的递送应逐步实行电子化和无纸化，以电子邮件发送的文件具有同等的效力。第五节 行文规则第十四条 公司内各科室的行文关系，根据各自隶属关系和职权范围确定。行文超越发文、受文部门的职责和权限，视为无效公文。第十五条 各科室在自己业务管理范围内，可以相互行文。第十六条 向上级单位的请示，不可同时向下级单位发送。第十七条 向上级单位的行文，一般应主报一个上级单位，不得多头主送。第十八条 请示，应当一文一事。第十九条 公司综合科是公司公文管理中心和公文处理机构，所有以公司名义发放的公文统一由公司综合科按规定程序处理并加盖公章后在规定范围内发放。第六节 收文处理第二十条 收文的处理包括收文的签收、拆封、登记、分送、拟办、承办、催办、查办、组织传阅、注办等工作。1.签收 签收公文要逐件清点、认真核对，发现问题应及时向发文单位查询。如系错送，应退回发文单位。如系急件，签收时应注明收到的具体时间。2.登记 登记是记录公文收进、运转、处理的完整记录。搞好收文登记是保证公文处理正常进行的必要措施。各部门应指定一名专门人员负责公文收发处理工作。3.分发 分发是将登记后的收文，分别发送给有关部门或有关人员办理或阅知的环节。分发时应根据不同情况区别处理：（1）领导亲启件直送领导者本人或指定的人员。（2）对登记公文中属贯彻执行的应附上公司公文处理单，处理单的各个项目应填写完整。重要公文如属方针政策性的、关系工作全局的公文以及一时不能断定承办部门的公文，应先送单位（公司或部门）领导人或综合科公文处理负责人提出办理意见，然后按批示意见办理。涉及职责分工明确的一般公文，可直接送有关人员。（3）对登记的公文中属周知了解性的公文应进行传阅，由收文人员附上传阅单，传阅时应注意：传阅的对象分清主次，应先领导后科室。将公文按照各科室的工作职责分类，只传阅相关的科室。对业务公文，首先应传阅有关的业务科室。传阅中切忌横传，传阅人阅完后直接与收文人员联系，而不是传阅人相互传阅，以利于公文的保密和安全，避免造成传阅失控、公文积压、下落不明、责任不清的现象。4.拟办 指业务主管科室对需要办理的重要公文，提出初步处理意见，以供领导审批时参考。5.批办 批办是单位的领导人对需要办理的重要公文，批示执行或办理的原则与方法，并签署姓名与日期的环节。批办的意见要明确、具体、简明、扼要、便于承办人理解、执行。要提高批办效率，及时批办，防止积压；重要、紧急公文要优先批办；对已批办的公文要加强催办、查办，防止漏办与延误。6.承办 承办即根据领导批办意见或有关规定，对收文执行、办理或撰文答复和过程。公文只有通过承办才能发挥作用，实现行文的目的。（1）承办的方式以具体贯彻、落实、办理的方式承办，即有关科室、有关人员按领导批办的意见，在实际工作中具体贯彻、执行、落实上级来文布置、规定的事项、办理平级或下级来文商洽或希望、要求办理的事项。办理完结后应注办。以行文方式承办，即以转发（批转）、答复报告、批复、复函等行文方式来处理收文。以书面方式承办，从撰稿开始，就由收文程序转入发文处理程序。以其它方式承办，即承办人员按领导批办意见或有关规定，不以行文方式，而以会议、电话、面谈、抄写复印批语等形式执行来文规定任务、办理或答复来文要求办理的事项。办理完结后应注办。（2）承办的要求对公文分清主次缓急，有计划有步骤地办理，确保紧急、重要的公文优先迅速办理，所有公文都要限时办理，及时办理。按照归口处理、分级办理的原则，及时承办。各科室在承办公文时，凡属科室职权范围内的事项，要抓紧认真办理，不得延误推诿，并直接答复呈文部门。以公文形式答复的，要抄送交办单位销案；以其他形式答复的，要将处理结果告知交办单位销案。对交办事项中必须报请上级领导单位审批的重要事项，应由承办科室书面提出明确的处理意见；涉及其他科室的，应与其协商取得一致意见，然后报请上级领导单位审批，有分歧时，可将分歧意见附后，待领导裁定。若需批复或函复的，承办部门要拟复稿。对不属于本单位（科室）职权范围或不适宜本单位（科室）办理的，应当迅速退回交办的单位（科室）并说明理由。（3）在公文承办工作上实行岗位责任制，每件公文都要落实到人，根据具体的要求与指标，做到各司其职，权责相称，严格评比检查，奖惩分明，以加强承办人员的责任心，保证公文办理得及时、准确与安全。7.催办、查办 催办、查办即对公文办理的督促与检查，不仅是为防止办文的失误积压，而且可以在经过实践检验之后，检查了解公司的决策是否正确，以便随时加以补充与修正。要建立催办、查办的登记、报告制度。对需要催办查办的重要公文，以表格形式逐件进行登记，并追踪记录催办检查的情况，及时进行分析研究并汇总上报。已经办理完毕的公文和正在催办中的公文要分别存放。8.注办 注办是收文人员或承办人员将公文的处理结果在公文处理单上所作的简要说明。注办的内容应当简单明了，一般情况要注明是否已经办复、复文字号、日期。如果是用电话或面洽方式解决的，也要注明时间、地点、接谈人员、主要内容等。不需要办复而只传阅的公文，阅读的有关人员应签注“阅知”的字样并签上姓名和阅文日期。需传达的公文，注明何时已在什么范围内传达。发出的公文