朝阳家电公司新产品咨询洽谈会会议方案.doc

朝阳家电公司新产品咨询洽谈会会议方案一、会议主题。为了增强本公司在电子产品市场上的综合竞争力，提高产品质量及做好客户管理工作，已研制生产出新型产品，特举办此次新产品咨询洽谈会。本次会议的主题名称是“宣传新产品，洽谈新业务”。会议的重点是向本公司会员及外界媒体介绍本公司的电子新产品，进行专家咨询讲座，以及专项合作项目的洽谈。二、会议时间、地点拟定于2002年10月10日开始，为期5天。会议地点及食宿地点均为北京国际会议中心。三、会议人员本次与会人员共280人，特邀有关领导和专家10人，工作人员10人。四、主要日程（一）第一天，开幕式（二）第二天，专家讲座（三）第三天，专家咨询（四）第四天，专项合作项目洽谈（五）第五天，组织客户游览长城五、负责机构本次接待活动主要负责部门是会务筹备处，其机构下成立以下专项小组：秘书组、行政组、宣传组、公关组、接待组、安保组。具体职责见下表：序号组别组长主要职责备注1秘书组陈媛（1）拟定会议筹备方案。（2）负责相关文件和讲话稿的起草以及拟写、发送邀请函。（3）负责有关会议的组织安排、协调工作。（4）准备有关新产品的情况资料和与会议有关的背景材料。（5）陪同领导以及其他领导安排的灵活性工作。2行政组马宏英（1）负责与会人员的接待以及签到工作。（2）布置会场，准备和分发文件和物品。（3）预算会议经费，并核算清楚。（4）负责开幕闭幕式，以及欢迎会与旅游活动的安排3宣传组吴景文（1）会议录音录像。（2）照相服务和编写新闻对外宣传报道4公关组叶姿（1）负责邀请客户、专家、媒体等与会人员。（2）负责新产品的专题调查和信息追踪。（3）本公司与客户的合作洽谈事务处理和协调。5接待组冯珊（1）负责与会人员的食宿生活和医疗服务。（2）与会人员接送安排事务。（3）礼仪人员的挑选及相关的礼仪性服务。6安保组李国兴（1）负责洽谈会期间会场、酒店、旅游点等重要场所周围的治安保卫工作。（2）疏导观摩沿途的交通，引导车队通行（3）负责防火防盗，人身和财务安全。七、会议议程时间地点主要内容主要负责组备注10月10日10:00-11:00北京国际会议中心三楼开幕式行政组注意会场安排及准备所有文件资料。安排保安，备有专有人员负责设备11:00-11:30北京国际会议中心三楼合照接待组安排所有人员大合照（可以分批进行）12:00-14:00北京国际会议中心一楼午餐接待组以自助餐形式进行，注意安排不同民族风味的饭菜14:00-19:00北京国际会议中心休息无19:00-22:00北京国际会议中心三楼欢迎会秘书组，行政组欢迎来宾，宴请来宾，做简单的公司介绍（用PPT展示）10月11日10:00-12:00北京国际会议中心三楼专家讲座秘书组，行政组介绍本公司新产品情况12:00-14:00北京国际会议中心休息无14:00-17:00北京国际会议中心二楼新产品展览公关组注意保安，有关人员讲解，备有服务人员17:00-19:00北京国际会议中心三楼晚餐接待组10月12日10:00-12:00北京国际会议中心三楼专家咨询会公关组，行政组12:00-14:00北京国际会议中心三楼午餐接待组14:00-18:00北京国际会议中心休息无18:00-20:00北京国际会议中心四楼舞会行政组提醒着装问题10月13日10:00-11:30朝阳家电公司参观公司的生产车间秘书组12:00-14:00北京国际会议中心三楼午餐接待组14:00-17:00北京国际会议中心三楼专项合作项目洽谈公关组，行政组18:00-19:00北京国际会议中心三楼闭幕式行政组19:00-21:00北京国际会议中心三楼晚餐接待组10月14日10:00北京国际会议中心乘车出发安保组10:30-12:00长城游览长城行政组12:00-14:00北京国际会议中心午餐接待组14:00以后北京国际会议中心陆续送来宾回去安保组八、资金预算项目数量单价金额备注横幅5条10元/条50元纸张100张1元/张100元餐费300人100元/人/3餐/5天150000元参加人员自付餐额景点游玩300人100元/人30000元接送车5辆100元/辆/5天2500元大巴纪念品290份50元/份14500元飞机票10张3000元/人30000元专家双程飞机票场地租赁费5天10000元/天50000元卡片300份20元/份6000元饮水费50箱20元/箱1000元宣传费-10000元其他费用-2000元合计296150元九、应急事项（一）交通事故。所有考察车辆都要进行严格安检，确保车况良好。考察道路堵塞时，公安、交通部门要及时疏导，保证考察车辆正常通行。考察途中安排备用车辆，如因交通事故及其他原因车辆无法行驶时，安排代表换乘备用车辆。（二）突发疾病。所有食物必须经过严格检疫检验，确保食品安全。与会人员突发各类疾病，随队保健人员及时进行现场紧急卫生处置、医疗救护或视病情送往盟医院紧急医治。（三）会议开始前要再次检查各影视音频设备。事先备好紧急维修工程师的姓名电话。（四）会议发言人缺席。应事先安排内部演讲者，原发言人缺席时，可以就相关