浅谈高校秘书工作及其在高校管理中的作用.docx

浅谈高校秘书工作及其在高校管理中的作用浅谈高校秘书工作及其在高校管理中的作用 一、高校秘书的论文联盟内涵 1.高校秘书的的界定 高校秘书是指高校秘书部门的工作人员，具体说，就是指在学校(学院)领导身边，为领导工作服务，辅助决策，承办文书、会务等日常程序化工作和交办事项的校(院)、系两级办公室工作人员。 一般来说，高校设有校(院)、院系两级秘书部门，即在学校(学院)机关一级设置党委办公室、校(院)长办公室或学校办公室：在学校二级学院(系)中设置党政办公室或党委办公室、院长办公室、系办公室。由于两级秘书部门的服务对象和职权范围存在差异，相应地，它们在编制形式和人员配备等方面有不同之处。一级秘书部门较二级秘书部门层级高、分工细、人员多。但不论是处在哪一个层次上的秘书部门，它在各自的管理系统中都处在中心、靠近领导、沟通上下、协调左右、联系内外，起着枢纽作用。 2.高校秘书的基本素质 当今世界处于知识经济时代，高校秘书工作者应该具备如下基本素质：第一，过硬的思想政治素养。思想政治素质是高校秘书人员必备的、最基本的条件。第二，深厚的理论功底。基本理论素质是高校秘书工作的基本前提；第三，扎实的业务能力。业务能力素质是高校秘书工作的核心技能；第四，强健的身心素质。身体心理素质是高校秘书工作的重要保证。 二、高校秘书工作的主要内容 1、经常性工作工作 经常性工作大致包括以下几项具体工作：第一，文书档案工作。在高校秘书部门的工作活动中，文书工作是一项最主要、最大量也是最重要的日常工作。第二，调研工作。调查研究是一种科学的工作方法，是领导决策的依据和基础，渗透于秘书部门的各项工作之中，是实现领导决策科学化的要求。第三，信访工作。信访工作是指秘书部门负责处理人民来信和接待人民来访的工作，高校秘书部门一般内设专门机构或专人办理。它是学校领导体察民情的窗口，联系师生的桥梁。第四，会务工作。会务工作是一项时间性、组织性很强的秘书工作。协助机关领导组织好各种会议，保证会议的顺利进行是秘书部门的重要职责。第五，印信管理工作。学校(院)机关印章代表学校(院)的权力与身份，具有立法性与有效性。学校党政印章、学校党委书记、校(院)长印章、秘书部门印章、各种专用章及凭证等均由秘书部门负责。第六，机要保密工作。秘书部门负责全校(院)机要件通信保密管理，学校党政文件的打印和下发，负责对学校中涉及国家秘密人员进行保密观念、保密法规的宣传教育，对机要保密技术设备进行改进和更新，完善学校内部的各项保密制度和措施，不断适应形势的发展。第七，督办检查工作。此项工作包括交办、催办、自办、协办、回复和检查落实等内容和环节。对学院一级而言，对学校党政领导及职能部门依据有关文件、领导批示会议决议，而做出的具体工作安排。第八，接待联络工作。秘书部门接待工作纷繁复杂，分为多种类型，秘书人员应根据不同的接待类型，严格遵循接待的原则，掌握并熟练运用不同的接待方式和接待程序，在来访者面前树立学校和秘书部门良好的形象，提高学校和秘书部门在社会上或学校师生员工中的信任度。 2、临时性工作。这类工作具有偶发性、临时性、被动性的特点，是对秘书人员应变能力、敬业精神和身心素质的考验。 三、高校秘书工作的重要性 目前，虽然高校秘书队伍的总量仅占高校管理队伍总量的20左右，但其作用却不可小觑。总的来看，高校秘书队伍在高校管理中较好地发挥了其特有的职能和作用。 1、辅助决策的参谋作用。高校秘书工作的参谋作用主要体现在辅助领导决策的活动中。决策前，为领导决策提供多项可行性选择方案；决策过程中，做好文稿的起草工作；决策实施过程中，注意了解和收集情况，及时反馈信息，便于领导掌握工作进程和动态，以保证决策的贯彻执行：还要帮助领导做好工作总结，吸取经验教训，以利今后工作的开展。辅助决策是一项参谋性工作，但它也是通过办文、办会、办事等具体事务活动来实现的。 2、办理事务的助手作用。高校秘书工作的助手作用体现了秘书部门办理事务的职能。秘书部门是机关的综合性办事机构，办事是秘书工作的主体和基础。秘书工作的助手作用主要体现在两个方面：第一，对本校(院)的工作特点和基本情况的了解和熟悉程度。秘书人员只有在注意研究了本校(院)的工作特点，全面了解与熟悉学校机关各职能部门、各院系的基本情况；第二，对日常事务性工作的科学管理程度。秘 书部门的日常事务性工作繁杂，要使工作忙而有序，必须加强科学管理，合理制定工作计划，安排工作程序，采用先进的办公自动化系统和便利的交通、通信工具，提高办事效率。 3、传递信息的耳目作用。秘书工作的耳目作用的发挥，就是通过各种渠道和方式主动地获取国内外重大教育理论、政策信息，掌握本校及兄弟院校发展的各种动态资料，随时刷新现有数据，充分发挥信息库、数据库的作用，对获取的信息进行加工整理，去粗取精、去伪存真，及时传递给领导，以便领导全面掌握学校及相关方面的动态并及时做出正确决策。秘书人员在收集信息时，既要想领导之所想，也要想领导之未想，务求信息的真实性、时效性、实用性、前瞻性。 4、沟通联结的枢纽作用。高校秘书机构在高校组织机构中处在枢纽地位。从纵向来说，它要做好承上启下的工作，沟通上下级之间联系，它是架在领导与师生员工之间的一座桥梁。从横向来说，就是加强与学校机关各职能部门之间的联系，及时传递信息，做好协调工作，使秘书部门成为联结与维系这些部门的纽带。秘书部门的沟通联结工作做得好，就能使领导机关的工作通畅、协调，枢纽作用得以充分发挥；反之，如果秘书部门沟通联结工作不力，甚至发生梗阻，那必然影响工作进度和效果。 简历大全 5、领导机关的示范作用。示范作用主要是指高校秘书部门是高校机关作风和机关形象的集中体现。高校秘书部门是学校对内对外的关口与窗口。示范作用具体体现在以下三方面：第一，严格的工作制度和科学的工作程序。秘书人员能在复杂、繁重的工作任务面前，始终是紧张而有秩序地工作，工作效率高；第二，饱满的工作热情和认真的办事态度。在尽力做好各项服务工作的同时，要把好各爪关口，办事质量高；第三，整洁