企业档案管理中存在的问题及对策研究.docx

企业档案管理中存在的问题及对策研究企业档案管理中存在的问题及对策研究 0 引言 档案是全部活动的真实记录，它体现各机关单位成长与发展历程，是宝贵的经验财富和重要的信息资源。因此，档案管理是机关管理工作的重要环节，对机关效益产生重要影响，是机关提高绩效，增加效益，科学管理的重要保证。社会高速发展的大环境下，企业档案工作同样面临一个与时俱进的问题，为此必须重视改善和解决档案管理中存在着的一些问题。下面就企业档案管理中存在的问题进行分析。 1 档案管理中存在的问题 1.1 档案工作与企业变革的不同步 随着市场经济体制的逐步建立和不断完善，企业为了在竞争中取胜，以体制、机制、机构的变革，应对市场的风云变幻，在这个过程中，由于档案意识还很薄弱，企业注重的是直观的经济效益，看重的是与生产经营直接相关的部门或机构的工作，而忽略了文件收集、利用、归档工作，伴随变改中的人员流动，出现的是文件资料、技术资料流失的现象。甚至有的企业档案工作的地位在企业改制中，出现挤脱现象。 1.2 档案管理人员素质问题 档案工作是一项十分专业的系统工程，档案人员不仅要掌握档案管理理论，还必须懂得具有本企业生产经营特点的一些工程技术方面的知识，有了较广博的知识面，才能对多方位的工作应对自如。而现行不少企业的档案人员兼职的居多，客观上导致对档案知识的学习、掌握不够，其素质不能适应企业档案工作的需要。 1.3 企业档案的重点偏差问题 档案的主体明确性，是一个企业档案工作的关键。当前不少企业的档案主体观念存在偏差，影响了企业档案工作水平。不少企业几乎把企业的人事档案当成了企业档案的全部，即主体，而忽略了企业自身发展所形成的真正确定企业命运的颇有价值的主体档案，直接影响企业档案的开发利用和企业的发展。 1.4 企业档案编研工作薄弱 有为才能有位。档案工作的地位，档案工作广为重视，从某种程度而言，是靠档案的服务价值来确立。但不少企业的档案工作纯粹停留在收与管的层面，一方面由于素质的不到位，另一方面编研意识的缺乏，造成档案的编研工作难论文联盟以，档案无以得到很好的利用。这是导致档案工作在有的企业没有地位，可有可无的最主要的原因。 2 档案管理中存在问题相应对策 2.1 加强工作团队素质 针对档案工作性质，企业要确定专人管理档案工作，针对企业档案管理的特点和管理人员素质差的情况，企业领导要积极选送档案人员参加档案专业知识培训，提高档案人员业务素质，同时要稳定档案专业队伍，加强企业档案管理工作。 2.2 抓好主体档案管理工作 企业主体档案是企业档案的核心，在抓好其它档案的同时，着重抓好主体档案的归档工作，特别是抓好技术档案、设备仪器档案、产品档案管理工作，及时做好设备档案和产品档案的收集、整理与归档工作。保证企业档案的完整性。 2.3 不断进步，为企业服务 如何利用好企业档案，开发企业档案信息资源，是企业档案管理的目的；是摆在企业档案管理人员面前的一项艰巨任务。为此，企业档案管理人员就要围绕企业的发展，编写多种检索工具，掌握市场信息，开发新产品、新技术，变被动服务为主动服务。 2.4 建立高效的网上档案管理系统 网络技术与档案管理的结合是时代发展的必然选择，以数字化、网络化为主旋律的档案信息化战略，已在全世界范围内推展；加强企业的信息服务工作亦是企业国际化战略的重要组成部分，在企业发展过程中，以企业的档案工作为依托，成立市场信息服务中心，建立网上档案管理系统，不仅能够为企业提供咨询服务，克服企业管理的盲目性，而且能够为企业的发展起着不可忽略的作用。 3 档案管理办法优化措施 3.1建立科学化档案管理机制 只要符合国家档案法规，实行集中统一管理原则，有利于档案工作开展，就可以一切从实际出发。建立档案管理机制，关键要保证档案的及时、完整收集、保管和提供有效利用上，体现在是否满足时代发展、社会发展的需要，是否有利于档案管理可持续发展，没必要追求设施大而全。如果档案没有保存齐全完整，不能提供各项活动服务，档案室再豪华，设施再完备也是毫无用处，缺少价值。 3.2 科学利用信息化 在机关单位信息化建设中，档案部门要充分利用计算机数据存储量大，检索速度快等优势，大力开发适用于计算机完成的档案检索方法和存储模式。档案部门要建立严格的管理制度，从技术与管理两方面，确保档案实体与载体的安全，确保网络传输及档案数据的安全，将归档纸质文件与归档电子文件采用双轨制整理方法，两者编为一致的档号和著录信息，利于查阅和管理，并做好数据备份工作。有条件的单位，逐步推进数字档案馆(室)建设，把分散于不同载体，不同地理位置的信息以数字化形式存储，以高度有序的综合档案信息资源为处理核心，向各类工作提供大规模、大信息量的分布式数字信息服务，实现档案信息资源的有效共享。 3.3 档案管理要信息共享化 信息化是档案管理工作的重要管理平台和技术支撑，实现档案管理信息资源的社会共享是档案的发展方向。档案管理信息化是以档案原始资料信息为基础，开发一些信息软件，利用现代化工具使档案管理资源信息化;即通过数字化、网络化技术手段，建立起各类规范化、标准化、可共享的目录数据库和内容数据库实现档案管理信息传输的网络化和档案管理信息资源的共享化、提高档案管理的使用价值，为企业的经济发展提供必要的服务。 3.4 决策者必须提高对档案管理工作得重视 一是加强宣传力度，提高企业决策者对档案管理重要性的认识。利用多种渠道向企业决策者宣传有关档案管理的管理知识，要让决策者充分认识到，企业整体管理水平的完善和提高，企业完善的档案管理是必不可少的。 总之，档案是国家和社会的宝贵历史资源。因此加强档案的科学管理工作，是档案部门面临的共同新课题。各有关部门尤其是档案管理部门，应从战略高度来重视和加强机关单位档案管理工作，以档案管理科学化促进机关管理的高效化。 4 结束语 在新形势下做好档案管理工作，既是企业发展的需要，也是企业的可持续发展的一个坚实的基础。要充分认识档案管理现代化、信息化建设的重大意义，遵循档案管理工作的客观规律，站在新的起跑点，用新思路、新方法去研究和处理工作的各种问题，使档案工作管理方法科学化、管理机构高效化，管理工作现代化，档案管理工作标准化