基层主官的基本技能

中国人力资源开发网（简称：中人网 ） 基层主管的 基本技能和要求 讲师：宁文革 时间：2002/8/A PDF 文件使用 “pdfFactory Pro“ 试用版本创建 中国人力资源开发网（简称：中人网中国人力资源开发网（简称：中人网 ） 主要内容 n前言 n工作前先装备好你的思考能力 n了解你的职务 n完成你的指派工作 n如何进行你的工作 n基层主管的四大职责 n基层主管的基础守则 n有效的报告方法 n结语知己、知彼、整合 PDF 文件使用 “pdfFactory Pro“ 试用版本创建 中国人力资源开发网（简称：中人网中国人力资源开发网（简称：中人网 ） 一 前言 PDF 文件使用 “pdfFactory Pro“ 试用版本创建 中国人力资源开发网（简称：中人网中国人力资源开发网（简称：中人网 ） 二 工作前先装备好你的思考能力 n以科学方式进行工作 明确你的工作目标 收集事实资料 依事实做判断 计划 执行 检讨 n秉持强烈的目的意识及问题意识 n任何小事都不要疏忽了创意 PDF 文件使用 “pdfFactory Pro“ 试用版本创建 中国人力资源开发网（简称：中人网中国人力资源开发网（简称：中人网 ） 三 了解你的职务 n对自己的职务充分了解 责任 权限 义务 n了解你工作的前手与后手 PDF 文件使用 “pdfFactory Pro“ 试用版本创建 中国人力资源开发网（简称：中人网中国人力资源开发网（简称：中人网 ） 四 完成你的指派工作1 n命令接受方法 主管呼叫你的名字时 n用有朝气的声音立刻回答 n不要闷声不响地走向主管 n不要用“做什么”、“什么事”等同辈团体的用语回答 n带着你的记事本，以便随时记下主管的指示 PDF 文件使用 “pdfFactory Pro“ 试用版本创建 中国人力资源开发网（简称：中人网中国人力资源开发网（简称：中人网 ） 四 完成你的指派工作2 n命令接受方法 记下主管交办事项的重点 nMEMO具有核对功能 n日后工作进行中，可根据Memo记录主管所提示 的注意事项、协调事项，检查你工作状况 n可避免日后如“没有交待”、“没听到”等纷争发生 PDF 文件使用 “pdfFactory Pro“ 试用版本创建 中国人力资源开发网（简称：中人网中国人力资源开发网（简称：中人网 ） 四 完成你的指派工作3 n命令接受方法 理解命令的内容 n不清楚的地方，询问清楚为止 n尽量以具体化的方式，向主管确认命令内容 n要让主管把话讲完，再提出意见或疑问 PDF 文件使用 “pdfFactory Pro“ 试用版本创建 中国人力资源开发网（简称：中人网中国人力资源开发网（简称：中人网 ） 6W nWhat指要做的是什么及描述达成命令事项后的状态 nWhen指什么时候要完成，工作允许的期间或什么时候 要完成那一部分的工作 nWhere泛指各项活动发生的场所 nWho指完成命令要接触或关连到的对象，如担当者、责 任者、参与者 nWhy指理由、目的、根据、Why能让我们更能洞悉我们 为什么这样做而不要那样做 nWhich指各种选择可能及优先顺位，Which能让我们思 考保持更多弹性，同时也让我们知道什么事情可以选择， 也提醒我们必须决定我们的选择 PDF 文件使用 “pdfFactory Pro“ 试用版本创建 中国人力资源开发网（简称：中人网中国人力资源开发网（简称：中人网 ） 3H nHow指方法、手段、如何做 nHow many指需要多大、多少，以计量方 式，让事情更具体化 nHow much指预算、费用 PDF 文件使用 “pdfFactory Pro“ 试用版本创建 中国人力资源开发网（简称：中人网中国人力资源开发网（简称：中人网 ） 五 如何进行你的工作 n了解二个类型的工作目标 应达成状态的工作目标 n应达成状态的目标，是指维持公司营运或达成公司 的年度经营目标，企业内的各个员工必须完成的目 标。 PDF 文件使用 “pdfFactory Pro“ 试用版本创建 中国人力资源开发网（简称：中人网中国人力资源开发网（简称：中人网 ） 五 如何进行你的工作 n解决问题的工作目标 解决问题的目标是指我们在工作上碰到问题发 生，使我们的目标与现状产生差距、或和我们 的预想与期望不一样，因此必须采取一些解决 问题的手段去克服问题，使问题消失不再发 生。 PDF 文件使用 “pdfFactory Pro“ 试用版本创建 中国人力资源开发网（简称：中人网中国人力资源开发网（简称：中人网 ） 评估问题性质的两个步骤 n问题的优先顺位 紧急性不管问题的大小，必须立刻解决 重要性一些重要的问题，未必是很紧急的 妥当性指解决问题的目标本身是否妥当 n区分问题的类别 发生型问题指现状与目标或标准已发生差距 谋求改善型问题是指现有的目标或标准往上提升 潜在型问题是我们预测未来环境的更动，可能会带 给我们那些问题 n面对目标的态度 PDF 文件使用 “pdfFactory Pro“ 试用版本创建 中国人力资源开发网（简称：中人网中国人力资源开发网（简称：中人网 ） 以PDCA完成达成目标的手顺 nPDCA A A P P C C D D A A P P C C D D A A P P C C D D 改善后的水准 水准提升 水准提升 目前的水准 PDF 文件使用 “pdfFactory Pro“ 试用版本创建 香 中国人力资源开发网（简称：中人网中国人力资源开发网（简称：中人网 ） 程序化 n在做计划时，若能把握住工作的顺序、步 骤，相信你对你的工作能做出有效率的计 划，这种依工作的顺序、步骤做成的计 划，谓之程序化 PDF 文件使用 “pdfFactory Pro“ 试用版本创建 中国人力资源开发网（简称：中人网中国人力资源开发网（简称：中人网 ） 程序化计划的五个步骤 nWhy明确了解工作进行的目的及理由， 为什么要做? nWhat确定要做哪些事项? nWho谁来做?明确责任者及协助者 nWhen什么时候完成? nHow to明确如何进行及进行的顺序步骤? PDF 文件使用 “pdfFactory Pro“ 试用版本创建 中国人力资源开发网（简称：中人网中国人力资源开发网（简称：中人网 ） 以问题解决程序 n找出问题的真正原因 n找出解决问题的重点对策 n订出问题解决的行动计划 PDF 文件使用 “pdfFactory Pro“ 试用版本创建 中国人力资源开发网（简称：中人网中国人力资源开发网（简称：中人网 ） 问题解决的九个步骤 n1. 明确的目标、标准 知道自己想要达成的目的或状态，你才能发现有什么 问题 n2. 发现问题点 积极地秉持你的问题意识及改善意识 掌握现状、调查现状、密切注意现状、随时注意可能 的问题点 特别问题的种类：如与目标、标准规格的差异，策略 执行不能达到预期的效果，外在环境变化所引起的 PDF 文件使用 “pdfFactory Pro“ 试用版本创建 中国人力资源开发网（简称：中人网中国人力资源开发网（简称：中人网 ） 问题解决的九个步骤 n3. 要因分析 辨别问题的现象与产生现象的原因 针对问题点，找出真正的原因 整理归纳各项原因 找出几项最重要的原因 PDF 文件使用 “pdfFactory Pro“ 试用版本创建 中国人力资源开发网（简称：中人网中国人力资源开发网（简称：中人网 ） 问题解决的九个步骤 n4. 确定要解决的问题 根据要因分析，发现要解决的课题很多，如无 法同时解决，就要选出几项重要的课题解决 有些要因来自客观的环境，不是凭自己主观的 力量就能消除要因，例如：汇率、利率、关税 的变动。 PDF 文件使用 “pdfFactory Pro“ 试用版本创建 中国人力资源开发网（简称：中人网中国人力资源开发网（简称：中人网 ） 问题解决的九个步骤 n5. 拟定对策 思考出针对要因的解决问题点的对策 针对客观环境产生的要因，找出减低影响或规 避的方法 提出多项对策，以便选择最适合的因应之道 PDF 文件使用 “pdfFactory Pro“ 试用版本创建 中国人力资源开发网（简称：中人网中国人力资源开发网（简称：中人网 ） 问题解决的九个步骤 n6. 做出行动计划 明确作业项目、担当者期限及行动进行的顺序 n7. 执行行动计划 注意执行时，是否确实依据行动计划的内容进 行 随时了解实施的状况 PDF 文件使用 “pdfFactory Pro“ 试用版本创建 中国人力资源开发网（简称：中人网中国人力资源开发网（简称：中人网 ） 问题解决的九个步骤 n8. 效果确认 调查执行的结果，是否能有效地将问题解决 若问题仍无法解决，要调查执行行动计划是否 有偏差 n9. 标准化 订定标准化作业的方式，要能简单、浅显易 懂，每个人都能够实施 宣导标准化作业方式，让每个人都能遵守 PDF 文件使用 “pdfFactory Pro“ 试用版本创建 中国人力资源开发网（简称：中人网中国人力资源开发网（简称：中人网 ） 六 基层主管的四大职责 n执行任务 品质管理 交期管理 成本管理 生产管理 安全管理 士气管理 PDF 文件使用 “pdfFactory Pro“ 试用版本创建 中国人力资源开发网（简称：中人网中国人力资源开发网（简称：中人网 ） 六 基层主管的四大职责 n改善问题 n做好人际 n培育部属 PDF 文件使用 “pdfFactory Pro“ 试用版本创建 中国人力资源开发网（简称：中人网中国人力资源开发网（简称：中人网 ） 七 基层主管的基础守则 n比上司期待的工作成果做得好 n一定在指定的期限完成工作 n工作时间集中精神，专心工作 PDF 文件使用 “pdfFactory Pro“ 试用版本创建 中国人力资源开发网（简称：中人网中国人力资源开发网（简称：中人网 ） 七 基层主管的基础守则 n懂得提升工作效能与效率的方法 依工作的重要性，决定完成工作的优先顺序 依工作的重要性，决定投入工作的时间 同性质、同种类、类似性高的工作分门别类进行 不断思考是否更有效率的工作方法 请教有经验的老前辈 备齐以往的做法、相关资料、相关的讯息，当做工作的参考 随时订出完成工作的期限 准备好必要的工具、材料、器材 避免用过大的手段，达成较小的目的造成浪费 避免用过小的手段，达成较大的目的螳臂挡车 PDF 文件使用 “pdfFactory Pro“ 试用版本创建 中国人力资源开发网（简称：中人网中国人力资源开发网（简称：中人网 ） 七 基层主管的基础守则 n要有防止错误的警觉心 使用一些未经确认的资讯 工作上的专业知识或技巧不充分 疲倦、不能集中心力 情绪低潮、不稳定 连络错误、协调不足 把一知半解当做全部知道 不注意、草率、马虎 成见、专断 无责任感、推脱责任 不遵守作业规定 PDF 文件使用 “pdfFactory Pro“ 试用版本创建 中国人力资源开发网（简称：中人网中国人力资源开发网（简称：中人网 ） 七 基层主管的基础守则 n做好整理、整顿、清洁 n秉持工作的改善意识 简单化 代替化 统合化 分散化 废止化 PDF 文件使用 “pdfFactory Pro“ 试用版本创建 中国人力资源开发网（简称：中人网中国人力资源开发网（简称：中人网 ） 七 基层主管的基础守则 n养成节省费用的习惯 合理的使用电话 有效率的使用办公用具及事务机器 节省电费、水费 不要不当加班 做好避免不良品的措施 做好机械、维护，并正常操作机器 做好预算、控制预算 要有成本意识 爱惜公司的资产 PDF 文件使用 “pdfFactory Pro“ 试用版本创建 中国人力资源开发网（简称：中人网中国人力资源开发网（简称：中人网 ） 八 有效的报告方法 n报告的对象 n报告的时机 做好计划时 中间报告 紧急报告 工作完成时 PDF 文件使用 “pdfFactory Pro“ 试用版本创建 中国人力资源开发网（简称：中人网中国人力资源开发网（简称：中人网 ） 八 有效的报告方法 n报告的原则 口头报告原则 n先说结论a.结论 b.经过 c.理由 n简洁、正确 n事实与主观的感想、臆测需区别 n不要遗漏重点 n成功、失败都要明言 PDF 文