《行政管理制度》doc版.doc

行政管理制度编号：页码：第 36 页 共 36 页宝龙地产行政管理制度编制中心总经理 相关中心总经理 分管副总裁审核/审批 执行总裁审核/审批 总裁审批 日期 目 录一、宝龙集团印签管理规定3二、档案管理制度4三、出差管理制度7四、办公资产管理制度9五、办公用品管理制度13六、宝龙集团下属各公司车辆管理规定15七、笔记本电脑管理规定18八、内务管理制度19九、上海总部门禁管理规定24十、总部信件收发管理规定25十一、上海总部报刊订阅管理规定26十二、机票管理制度26十三、通讯费管理制度28十四、上海总部宿舍管理办法28十五、大型活动组织流程与指引29 一、 宝龙集团印鉴管理规定1. 用途：a) 集团公章的用途：用于以集团名义对外发出的文件、介绍信、证明材料、报送材料、投资收购协议，以及各中心、部门对外发文（文件）、重大事项通知。b) 集团合同专用章的用途：用于以集团名义对外签订的项目开发、材料采购、战略合作、房屋销售、房屋租赁以及其他业务外包、业务合作的合同和协议。c) 集团人事部印章的用途：用于以人力资源管理中心名义对外出具的材料、证明类文件，以及内部员工的调动、奖惩说明、内部介绍信。d) 集团发票专用章的用途：用于开据商业发票，由会计（报税职能）保管。e) 集团法人章与财务专用章的用途：用于银行款项支付、收款以及财务相关业务。2. 刻制：宝龙集团所属各部门、各公司的各类印鉴刻制，须行政副总裁审批后，由使用部门、公司刻制，并至行政管理中心备案。印鉴形状、规格和材质选择用按有关规定执行。3. 启用：新印鉴启用时，由行政管理中心统一留存印鉴样式。4. 管理：行政管理中心建立印鉴档案，包括名称、用途、状态、保管人等，其中状态包括印鉴的启用、转移、作废。5. 审批：a) 集团印鉴使用，须由经办人填写印鉴会签单，按权责手册规定完成审批后，交由印鉴保管人盖章。b) 宝龙集团所属各公司公章、合同专用章使用，须由经办人填写印鉴会签单，按经办人分管部门负责人审核公司双签人审批后盖章。对于公司重大事项的发文用印，须宝龙集团副总裁以上领导审批后，交由印鉴保管人盖章。c) 宝龙集团所属各公司财务类印鉴使用，须由经办人填写印鉴会签单，按经办人公司财务部负责人审核公司双签人审批后，交由印鉴保管人盖章。d) 印鉴保管人应审查须盖章文件，发现问题应及时反馈，确保不发生错用、滥用印鉴情况。e) 印鉴保管人应在每年底将年度的印鉴会签单汇总并装订成册并记入档案。f) 任何部门、公司或个人，都不得使用空白信笺加盖印鉴；多页文件在使用印鉴时必须加盖骑缝章。g) 重要合同、协议（如投资协议、设计类合同、工程类合同、采供类合同等），须由印鉴保管人盖章后保存一份原件，每季末移交给档案室存档。6. 保管：a) 印鉴保管须遵循三章分离原则，即公章、合同专用章，法人章，财务章分离保管。b) 宝龙集团总部公章、合同专用章，由行政管理中心行政部贝晓琼保管。c) 宝龙集团总部法人章、钢印、私章由总裁秘书许华琳保管。d) 宝龙集团总部财务章由财务管理中心总经理保管。e) 宝龙集团人事部印章由人力资源中心人事部负责人保管。f) 宝龙集团所属各公司法人章由各公司负责人保管；公章、合同专用章由各公司总经办负责人保管；财务章由各公司财务部负责人保管。7. 交接：印鉴保管人因人事异动不再履行保管职责时，需办理印鉴移交表，清单内容包括：印鉴名称、移交人、接收人、监交人、移交时间、图样等信息。8. 停用：停用的旧印鉴，使用部门/公司须交由行政管理中心进行封存，在管理台帐上载明封存或销毁信息，并发布公告。9. 遗失：印鉴如不慎遗失或被盗，保管人要及时向行政管理中心汇报，如属被盗情况应及时向公安机关报案。10. 相关表单a) 人力资源事项印鉴会签单b) 行政事项印鉴会签单c) 财务事项印鉴会签单d) 成本事项印鉴会签单e) 通用事项印鉴会签单二、 档案管理制度1. 档案资料管理职责a) 各部门（各公司）应根据工作性质设置兼职的档案管理人员：n 负责本部门（各公司）所有审签文件（即业务审批、合同及相关文件）、往来文件的收发、管理工作。n 负责收集本部门（各公司）工作中形成的所有原始记录、档案、资料。n 对各部门（各公司）业务经办人移交的业务档案资料进行分类整理、归档，及时向公司移交成套的业务档案资料正本原件。部门（各公司）负责保管该套资料的副本、复印件。n 接受行政管理中心档案专员对其档案管理工作的监督、检查和指导。b) 各部门（各公司）业务经办人:n 各部门（各公司）业务经办人负责按宝龙集团档案分类、归档、编号、保管期限对照表收集、分类、整理各类本人经办的各类文件资料，并于业务阶段性完结或全部完结后，移交本部门（各公司）档案管理人员，由本部门（各公司）档案管理人员按要求移交行政管理中心档案专员（详见宝龙集团档案分类、归档、编号、保管期限对照表）。c) 行政管理中心n 是公司档案资料的归口管理部门，负责档案管理制度的制定和指导执行。 n 负责对应归档业务记录及档案资料的接收、标识、整理、保存和日常管理。n 根据实际情况，负责对失去保存价值的档案资料提出处理、销毁意见。n 负责对公司各部门（各公司）的档案工作进行监督、检查和指导。n 协助项目竣工备案后工程档案的移交，并负责移交后工程档案的管理工作。2. 档案资料管理原则a) 公司档案资料管理分为三个层次：n 行政管理中心n 各职能部门/各公司的档案管理n 业务经办人员的文件管理b) 公司档案管理遵循统一存档、分级管理的原则。所有业务记录及档案资料必须按规定及时移交，集中统一管理，确保档案的完整、系统、准确和安全，便于开发利用，任何个人不得据为己有。3. 档案的收集、归档a) 行政管理中心档案专员对收到的资料的有效性进行核查并及时办理收文登记，根据资料来源及重要性对资料进行分类,并编制资料名称编号目录表，资料存放在档案袋盒中须与资料目录一一对应。b) 各中心/各公司档案人员按照宝龙集团档案分类、归档、编号、保管期限对照表将各类档案分类、归档，按时向行政管理中心移交需要公司存档的文件。对于归档范围内的文件，归档要求如下：n 需要管理层签字的文件，由秘书保留一份原件，各业务经办人员可留存签批文件的复印件。n 需要盖章的文件，由印鉴管理人员保留一份原件。n 各类荣誉证明、奖座、奖杯等文件，由经办人收到后即时存档。n 所有文件的交接，均须填写资料交接登记表。c) 根据各种文件形成特点及规律确定相应的归档时间：n 即时归档移交：政府部门相关的批示性文件材料、法规性等属绝密性的资料应即时移交、归档。n 按工作阶段归档移交：如工程类的竣工资料等档案资料，在工程进行过程中，在每一个工作阶段完成后，把该阶段形成的资料整理归档移交。n 按子项目结束时间归档移交：如工程类的招标文件资料等,在工程进行过程中，每一个分包工程的招标工作完成后，将该分包工程招投标有关的文件资料归档、移交。n 按年度归档移交：一般的管理文件资料,一般在形成的第二年上半年内向档案室移交。d) 文件材料归档要求n 凡归档移交的档案资料，必须保证所有资料为原件，需做到内容真实，各种签字盖章齐全，无涂改现象。n 归档的文件材料，必须做到书写材料优良，字迹工整，图样清晰，有利于长期保存，手写部分一律用碳素墨水钢笔或者碳素墨水签字笔书写，禁用铅笔、圆珠笔等书写。n 各类归档材料一般为一式一份。n 归档资料、图纸幅面大小应按A4规格折叠，装订结实、编号连续。n 档案移交归档时，要编制档案移交清册，纸质的一式三份，经交接双方、监交人签字后，双方各执一份，另一份作检索用，同时要提供可编辑用的EXCEL目录清单（包括卷内目录清单和案卷目录清单）。n 如不符合归档要求的，档案室有权拒绝接收，直至需要移交的单位整改符合要求后再接收。e) 档案管理人员对所接收的资料进行分类、整理后，按照档案分类、归档、编号、保管期限对照表进行检索号编号。n 所有检索号要求必须具备连续性，对于合同类档案，应在合同整体移交后，按合同发生的时间顺序进行重新整理，补充合同视作独立合同，全部加编检索号，n 其他文件如各部门（各公司）均已自行编号，则在移交后，由档案专员统一整理，加编检索号。4. 档案资料保管a) 集团档案专员负责按有关管理规定确定公司档案资料保存期。b) 账物相符。保障档案材料完整无缺，档案资料收进、移出、保存、销毁都必须严格的手续，做到增减有据，数字准确，确保档案资料不散不丢。c) 档案库房设专人负责管理，非档案管理人员未经批准，一律不准进入档案库房内。d) 档案资料要装放在档案柜内，排列要整齐、美观，保持库房内空气流通。e) 存储档案资料的磁盘、光盘等磁性介质应妥善保管。备份盘装在保护封套和包装盒中，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所。5. 档案资料保密及使用a) 档案资料的保密n 档案资料的密级由营运管理中心（各公司档案人员）统一标注、加盖密级印章。b) 档案资料的使用n 借阅档案须填写档案资料使用审批表，经授权人签字同意后，方可从档案管理人员处借阅，并登记于档案使用登记表。n 档案资料用后应及时归还，档案管理人员有义务按期催还，并应严格进行清点、办理退还手续。n 借阅的档案资料要求按期归还，如有丢失、损坏或泄露，视情节轻重追究当事人的责任。n 借阅者对所借阅的档案资料的安全、保密和完整负责，不得随意损坏，涂改、沾污、标记、拆散、抽页、折角、转借，更不得丢失。n 档案管理人员要熟悉所管辖的档案资料情况，编制卷内目录、全引目录检索工具，以便及时准确地提供档案利用。6. 档案资料统计a) 档案资料的收进和移出随时进行登记，并出具月统计报表。b) 全宗和案卷数量要每年年底汇总、核对一次。c) 档案管理人员应及时准确地掌握并记录档案资料的利用情况及效果。7. 档案资料鉴定和销毁a) 档案资料的鉴定n 对已超过保管期限的档案，档案管理人员组织定期鉴定。n 鉴定档案在分管领导主持下，由公司档案管理人员、部门（各公司）档案管理人员和有关业务部门（各公司）相关成员组成鉴定小组共同进行。b) 档案资料的销毁n 鉴定工作结束后，鉴定小组对确无保存价值的档案，编制档案资料销毁清单，提出销毁建议，提交分管副总裁审批后实施。n 档案资料的销毁程序- 销毁档案时，必须指定两人以上专人对照档案资料销毁清单检查待销毁的档案资料，确认无误后，方可销毁。- 销毁后，负责销毁人员应在销毁清册上注明“已销毁”字样和日期，并签名盖章。- 档案资料销毁清单及报告由档案室保存。8. 档案资料管理责任a) 有下列行为之一的，应对直接负责人给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：n 损毁、丢失属于公司所有的档案资料。n 未经批准，擅自提供、抄录、销毁属于公司所有的档案。n 有意涂改、伪造档案。n 档案管理人员玩忽职守，造成档案损坏或遗失的行为。9. 相关表单a) 档案使用登记表b) 档案资料使用审批表c) 档案资料销毁清单d) 资料交接登记表10. 档案管理作业指引宝龙集团档案分类、归档、编号、保管期限对照表宝龙集团档案分类、归档、编号、保管期限对照表三、 出差管理制度1. 出差申请a) 员工出差通过PD系统网上申请，按照权责手册完成审核/审批；未经授权人批准私自出差，一律视为旷工，出差费用不予报销。b) 出差人员应提高办事效率，缩短出差时间；出差人员返回后三天内，应根据出差计划向中心总经理提交出差工作报告。c) 总部统一组织的大型活动，如奠基、开业等，由活动主办单位提出总部参加人员名单，经总裁或执行总裁批准后，通知相关人员并报备相关人事管理部门。d) 各单位应合理安排出差，能通过电话、视频方式沟通解决问题的不安排出差面谈；确需面谈或到异地解决问题的，应指派相关人员出差，无关人员不得随行。2. 出差补贴a) 出差补贴是公司予以出差人员的在途餐饮补助，出差期间按旅程实际天数发放出差补贴，不再报销餐费。b) 财务部门应严控差旅费预算，各单位应在公司核定的出差费用预算内，有计划地安排员工出差；超预算的差旅费不得报销（包括不得在以后的差旅费或其他费用预算中报销）。c) 补贴标准：地点补贴标准港、澳、台、国外150元/天一类城市：北京、广州、深圳、天津、重庆100元/天二类城市：青岛、济南、苏州、无锡、常州、杭州、镇江、厦门、福州、晋江、泉州、郑州、南京、武汉、成都、合肥、长春、沈阳、南昌、西安及其他省会城市80元/天三类城市：泰安、海阳、即墨、济宁、宿迁、盐城、安溪、龙岩、新乡、洛阳、蚌埠、包头及其他50元/晚d) 因工作会议或培训出差，会议或培训提供统一用餐的期间，不给予出差补贴。e) 总部人员到下属公司出差，应与员工同吃工作餐；下属公司不得专门安排宴请接待；出差人员如参与公务接待，应主动填写出差人员接受招待用餐申报单，发生招待用餐的扣除出差补贴（中、晚餐各占出差补贴的50%）。f) 出差当天及最后一天的补贴原则：中午12：00之前出发或之后到达补贴按一天计；中午12：00之后出发或之前到达按半天计；一日之内在不同城市工作人员，以当晚住宿地区确定补贴标准。3. 住宿标准a) 根据员工职位级别，按以下标准安排住宿：地点副总裁级以上总经理级副总经理级高级经理/经理级专员港、澳、台、国外实报实销实报实销实报实销实报实销实报实销北京、广州、深圳可入住五星级或当地相当标准酒店，不超过1000元/晚500元/晚400元/晚350元/晚250元/晚直辖市、省会及沿海开放城市400元/晚350元/晚300元/晚200元/晚其他城市350元/晚300元/晚250元/晚200元/晚宝龙旗下酒店厦门太仓城阳泰安晋江海阳李沧标房/大床房400350350350350250150套房550500500500500350注：以上住宿标准包括服务费和城建基金。b) 除中心总经理及以上级别外，同性员工出差原则上应合住二人房或三人房；若级别不同可选择与同行高级别同酒店的标准房入住，并按实际房费报销；因陪同客人等特殊情况须选择星级酒店入住时，应请示分管副总裁批准方可住宿。c) 总部员工到各地出差，住宿首选经济型酒店；员工出差所在地已有宝龙所属酒店，应首选宝龙酒店，按级别规定的相应房型入住，并按内部优惠房价进行报销。根据因公务需要入住其他星级酒店应控制在职级规定的住宿标准范围内。d) 公司统一安排的大型活动，如奠基、开业活动指定参会人在统一安排的酒店入住，该住宿费由主办单位统一结算；其他的出差住宿费由员工本人自行结算回本单位按标准报销。4. 费用报销a) 出差人员报销出差费用，通过PD打印已经审批过的出差申请单出差人员接受招待用餐申报单及相应的财务凭证，并按规定于出差回来后15天内报销。无出差人员接受招待用餐申报单不予核算出差补贴。b) 凡未在规定期限内办理出差审批手续的，财务管理中心不给予报销相关费用。c) 监审部对差旅费用过多的单位应立即进行核查审计。5. 其他a) 往返交通应根据实际情况选乘飞机、轮船、火车、长途汽车；晚间20：00次日早上7：00之间或白天乘坐火车连续5小时以上，可购买卧铺车票。b) 总部各中心副总级及以上人员乘飞机出差到各公司，可由该公司安排车辆接送，高级经理级及以下人员应自行搭乘火车或巴士前往目的地。c) 总部员工前往各公司出差，应提前一天将工作联系单书面通知该公司总经理或办公室，告知出差人员姓名、性别、职务、级别、出差事由、到达时间及其他需各公司准备或配合的事项等，工作联系单由中心总经理签发。d) 员工出差根据行程路线能乘坐动车或高铁的，应首选动车或高铁；总经理级以上可乘坐一等座位，副总级和副总以下可乘坐二等座位。e) 员工在沪宁、沪杭及周边城市间出差，完成公务后可当日往返的不安排住宿。6. 相关表单a) 出差工作报告b) 出差人员接受招待用餐申报单四、 办公资产管理制度1. 办公资产购置a) 总部各中心及下属各公司的办公资产配置标准由指定资产管理部门统一制定。b) 总部各中心及下属各公司根据工作需要，在制定月度预算时，先提出办公资产需求计划，经单位负责人审核后，按所属分别报指定资产管理部门汇总。c) 对于总部各中心及下属各公司的办公资产需求，若能进行内部调配的，应优先考虑调配，否则进行购置。d) 总部各中心办公资产购置n 总部各中心的办公资产分别由指定资产管理部门负责购置。相关中心需购置办公资产时，预算内的，直接交由指定资产管理部门负责购置；预算外且标准配置内的，则先由申购中心填写办公资产采购审批表，按以下权限完成审核/审批：- 宝龙地产：金额2万元，审批步骤为：申购中心总经理-行政管理中心行政部-行政副总裁审批。金额2万元，审批步骤为：申购中心总经理-行政管理中心行政部-财务管理中心-行政副总裁-执行总裁。审批完成后，由行政管理中心行政部、财务管理中心财务部备案。n 超出标准配置的办公资产采购申请，均按金额2万元以上流程审批。n 定点采购供方在指定时间直接发货至指定资产管理部门。指定资产管理部门完成办公资产验收后，登记办公资产清单并粘贴标识，并通知使用部门领用之后，在财务部门办理相关财务手续。e) 下属各公司办公资产购置n 各公司的办公资产由各公司总经办负责购置。各公司需购置办公资产时，预算内的，报指定资产管理部门审核后，再由各公司总经办负责购置；预算外且标准配置内的，则先由各公司填写办公资产采购审批表，按以下权限完成审核/审批：- 地产公司：金额2万元，审批步骤为：地产公司-行政管理中心行政部 -行政副总裁。金额2万元，审批步骤为：地产公司-行政管理中心行政部-财务管理中心 -行政副总裁 -执行总裁。- 商业公司：金额2万元，审批步骤为： 商业公司-宝龙商业行政人事部 -宝龙商业总经理。金额2万元，审批步骤为：商业公司-宝龙商业行政人事部-宝龙商业财务部-宝龙商业总经理 -执行总裁。n 审批完成后，由各公司总经办负责购置，超出标准配置的办公资产采购申请，均按金额2万元以上的流程审批。n 各公司总经办应在指定的定点采购供方完成办公资产采购。n 各公司总经办在完成办公资产验收后，登记办公资产清单并粘贴标识，通知使用部门领用之后，到各公司财务部办理相关手续。f) 无定点采购单位则须由总部资产管理部门提请成本控制中心确定货源信息并核定采购价格范围，申购单位应按照审批要求进行采购。2. 办公资产编码 a) 行政管理中心行政部负责拟定宝龙集团办公资产编码规则，报行政副总裁审批。b) 各中心、各公司办公资产统一按宝龙集团办公资产编码规则进行编号并登记。3. 办公资产移交与调拨a) 各中心、各公司、员工之间不得私自调换使用的办公资产。如需移交调拨，须填写办公资产调拨单。b) 各中心、各公司内部调拨的，经申请中心/部门负责人、行政部门负责人审核后，各中心、各公司内部做变更登记。c) 涉及不同中心、公司之间的办公资产转移，双方负责人需在办公资产调拨单上签字确认，在报指定资产管理部门审核后实施，财务部门备案。d) 对价值超过1万元、或对公司正常工作开展较重要的办公资产调拨，按以下流程审批后实施：a) 宝龙地产各中心/地产公司：相关中心/地产公司-行政管理中心行政部-行政副总裁，财务管理中心财务部备案。b) 宝龙商业各中心/地产公司：相关中心/商业公司-宝龙商业行政人事部-宝龙商业总经理，宝龙商业财务部备案。e) 人员跨部门（公司）流动时，相关办公资产如随人员一并流动，需在指定资产管理部门办理资产登记。4. 办公资产保养与维修a) 办公资产保养责任划分n 展示中心、经营场所及附带办公区的办公资产由各公司确定专人负责。n 地产总部/商业集团办公区的办公资产由指定资产管理部门专人负责。n 各公司办公区办公资产由各公司总经办专人负责。n 其他单独的办公资产由使用部门指定专人负责。b) 总部各中心的办公资产维修由指定资产管理部门负责，使用部门填写办公资产维修/更换申请单后交至指定资产管理部门，指定资产管理部门负责接洽定点维修商后对维修费用进行估价，若维修费用额度在申请维修的预算内，则指定资产管理部门接洽定点维修商进行维护。若在预算外，由指定资产管理部门提出拟处理方案，按总部办公资产采购流程，完成审核/审批。c) 各公司的办公资产维修由各公司总经办负责，使用部门填写办公资产维修/更换申请单后交至各公司总经办，各公司总经办负责接洽定点维修商后对维修费用进行估价，若维修费用额度在预算内的，经各公司执董/总经理审批后执行。若在预算外，由各公司资产管理部门提出拟处理方案，按下属公司办公资产采购流程，完成审核/审批。d) 审批完成后，交由资产管理部门联系定点维修商进行维修，维修完成，维修记录由资产管理部门留存备查。5. 办公资产借用a) 办公资产未经资产管理部门批准不得外借。b) 总部各中心办公资产的借用需由借用人填写办公资产借用单，到资产管理部门办理登记后方可借用，并应在规定时间内归还。对价值超过1万元、或对公司正常工作开展较重要的办公资产，需经资产管理部门分管总经理审批后方可实施。c) 员工离职时须将个人领用的办公资产交回资产管理部门（按照岗位标准配置的办公资产），由资产管理部门按领用记录清点、确认。6. 积压办公资产出售a) 长期存放不用或利用率低的办公资产可进行出售处理。由资产管理部门（各公司总经办）会同财务部门、采购部门对积压资产进行评估论证，出具出售处理办公资产报告（含处理原因、处理办法、残值估价）并列出明细表，经资产管理部门确认，原值单价1万元以下（含）或原值总价2万元（含）以下的办公资产，报分管董事/副总裁审批后处理，原值单价1万元以上或原值总价2万元以上的办公资产，报执行总裁审批后处理。b) 资产管理部门在办公资产出售后更新办公资产明细账。7. 废旧办公资产报废a) 已破损不堪无法修复、严重过时、利用率小、出售困难的办公资产可进行资产报废处理。由资产管理部门对使用部门提出报废的申请进行审核后，经财务部门确认，原值单价1万元以下（含）或原值总价2万元（含）以下的办公资产，报分管董事/副总裁审批后处理，原值单价1万元以上或原值总价2万元以上的办公资产，经执行总裁审批后处理。b) 资产管理部门负责在办公资产报废后更新办公资产清单。8. 办公资产遗失处理a) 办公资产因各种原因造成遗失后，相关中心（各公司）须及时报知资产管理部门，资产管理部门组织相关部门进行调查后，交分管董事/副总裁审批，以明确责任部门和责任人，并会同相关中心（各公司）估算，在充分考虑使用价值及重新购置价格后，确定赔偿金额及方案。b) 资产管理部门拟定遗失报告，经财务部门确认，原值单价1万元以下（含）或原值总价2万元（含）以下的办公资产，报分管董事/副总裁审批后处理，原值单价1万元以上或原值总价2万元以上的办公资产，报执行总裁审批后处理。遗失声明中需附带赔偿方案。c) 遗失报告通过审批后，资产管理部门依据批复赔偿方案向相关责任中心（公司）和责任人寻求赔偿。9. 办公资产盘点a) 每年12月31日前，由资产管理部门会同相关财务部门组成办公资产盘点小组，组织各中心（各公司）办公资产进行盘点，形成办公资产盘点表，并附上帐实符合情况统计分析、各中心各公司盘盈盘亏情况、原因、责任人等内容，由资产管理部门核定、分管董事/副总裁审核、执行总裁审批后生效。b) 地产公司应本着标准化管理、合理采购、有效使用、充分利用的原则，加强办公资产管理。c) 商业各公司资产管理部门应配合地产公司对办公资产的后期处理工作。10. 资产处理原则a) 加强管理，控制采购n 总部制定地产公司的办公资产配置标准，包括设备品牌、型号及岗位配置标准、数量。n 地产公司根据岗位、编制和实际使用效益，合理编报采购计划，在保证经营管理需要的前提下，控制办公资产采购数量。n 按照地产公司配置标准、数量采购的直接在月度预算中申报，未预算或超出标准配置的采购按照办公资产管理制度采购申请流程报批。n 员工电脑一般不予更新，发生特别情况（如灾害、被盗等非正常使用状态）应申报后按实际情况处理。b) 合理使用管理 n 地产公司总经办应加强办公资产使用管理，造册并按规定进行检查、保修，保证办公设备的合理使用寿命。n 员工岗位变动或调动，其使用的电脑设备应随之继续使用或调配给岗位接班人使用；不得出现闲置办公设备。n 员工应爱护公共办公设备，按照规定合理使用，出现设备故障应提请总经办安排专业人士及时维修，继续使用。c) 转让和充分利用n 地产公司项目结束过程中，总经办应有计划的对办公资产进行清理和资产调拨，充分利用和发挥资产价值。n 一般情况下地产公司资产就地转移给当地宝龙商业物业公司或自营店继续使用。n 资产调拨时由地产公司财务部核定价值后转让给商业物业公司或自营店，对于残值在1000元以下的资产，地产公司造册并报总部资产管理部门核定后，可无偿调拨给商业物业公司或自营店使用。n 对于无法正常使用、无继续使用价值或维修费用高于残值的资产，由地产公司按办公资产管理制度相关规定作报废处理。n 地产项目公司结束时，地产项目公司总经办应按照办公资产管理制度盘点要求，对全部资产最终处理结果上报行政管理中心行政部及总部财务管理中心备案。11. 相关表单a) 办公资产采购审批表b) 办公资产调拨单c) 办公资产维修/更换申请单d) 办公资产出售/报废/遗失申请单五、 办公用品管理制度1. 申购a) 准则：公司所有人员应爱护、节约使用各类办公物品，申领人员应按如实需求填写办公用品申购单（见附件）。如有特殊要求，需要申购办公用品申购单以外的用品，或者超过标准配置额度的，须经行政管理中心负责人核准后方可采购。办公用品申购单中“耐用品”类，原则上每人只能申请一次，如果发生损坏，可以凭损坏之物品以旧换新；“易耗品”类，三月以上申购一次。b) 周期：实行月度申购。c) 节点：每月30日前提出申购需求。d) 额度：按各中心每月现有人员30元/人标准，核算各中心每月申购额度；e) 在一季度总额度保持不变的前提下，各月额度可在一个季度内统筹使用。f) 流程：由中心文员/助理填写办公用品申购单-提交中心负责人审核签字-转交行政部作关联审核（同时须附上办公用品领用台帐电子版）-行政部汇总各部门需求-上交行政管理中心负责人审核签字-行政部统一采购*注：新进员工办公用品，待其办妥入职手续后，由行政专员根据新员工基本办公用品配置清单统一发放，无须申购。2. 采购a) 审核：行政部收到各中心办公物品申购单及办公用品领用台帐（电子版）后，核查申请物品是否符合配置标准，申请数量是否合理，如发现存在问题者，应立即与申请人沟通。b) 实施：行政部根据审批后的办公物品申购单安排采购。由行政专员向公司认定之供应商订货，并在3个工作日内到货。如遇特殊物品，不能在目标期限内完成的，应及时和需求部门沟通，反馈情况。3. 入库a) 验收：所购物资到货后，行政部行政专员应仔细核对订货单及送货单的内容，并检查物资的数量、规格型号、质量等，确认各项信息准确无误。b) 入库：行政专员须填写物品入库单。在入库单上须写明入库物品名称、单价、数量、金额及入库时间等信息。再经过校对验收人员签字确认后，方可入库。c) 发放d) 行政部办妥办公用品入库手续后，及时通知各中心文员/助理前来领取。e) 行政专员根据各中心提交的办公用品申购单所申购的内容，发放物品。并须由领取人员签收确认。4. 领用a) 各中心人员领用办公用品，统一至各中心文员/助理处领取。领取时，中心文员/助理应考查领用人对于该物品使用周期的合理性。（比如，领取完毕后，各中心文员/助理须在办公用品领用台帐中作领用登记。b) 各中心文员/助理负责办公用品领用台帐的建立、更新。须根据实际发生的入库、领用情况及时更新办公用品领用台帐，实际发生数量须与台帐帐面数量一致。台帐须作为次月办公用品申购单附件上报。c) 若各中心有特殊需求，各中心文员/助理可统一于每周四下午13:00-17:00至行政部行政专员处领取，并签收。5. 使用a) 办公用品使用要物有所值，物尽其用。公司全体人员保证使用办公用品作为办公所为，并且有责任保管好自各领用之办公用品，合理地、节约地使用。b) 复印纸应用于复印或打印正式文件，不得用做草稿纸、包装纸。各部门复印/打印时，须自备相应数量纸张放入机器内，完成复印/打印后及时取走文件，以杜绝遗失打印文件而重复打印；内部文件可双面利用废旧纸张，如：作为平时草稿纸、打印修改校对稿等；c) 大头针、回形针等要反复使用；办公用笔须替换笔芯重复使用，以充分发挥各种办公用品的最大使用效率。6. 结算a) 物资款以月结形式支付。包括每月中途有零星或特殊采购，也在月末统一付款。b) 行政专员对物品入库单（送货单）和办公用品申购单报价做核算，并再次核对物资型号、实际采购价格及付款时间，确认无误后逐级上报审批付款。c) 批准后送至财务部申请支付采购款。7. 盘存a) 行政部行政专员对办公用品库存负有保管、整理之责。办公物品库存管理应做到整齐、有序、明晰，物品应按类整理摆放。b) 行政部行政专员对进出仓库的物品应及时登记入账，账面清晰。每月25日盘点库存，做到账实相符。c) 行政部将不定期对各中心办公用品领用情况进行抽查。8. 参考模板a) 办公用品申购单b) 办公用品领用台帐c) 新员工基本办公用品配置清单六、 宝龙集团下属各公司车辆管理规定1. 车辆配置a) 各公司根据公司发展的不同阶段，按需要在规定范围内配置公务车辆（见车辆选型配置标准）。b) 购买车辆前，应填写宝龙集团车辆购置申请表说明购车理由、拟购车型及报价，由地产公司总经理或商业集团总经理审核，总部行政管理中心行政部核定配置标准后，报行政副总裁审批，由执行总裁批准。c) 购买营销推广用车或员工接送用车，需增加总部营销管理中心签署意见，总部成本控制中心核定价格，总部行政管理中心行政部核定配置标准后，报行政副总裁审批，由执行总裁批准。2. 车辆使用管理a) 车辆由各公司总经办（办公室）主任统一管理，以保证经营、管理、接待等公务用车为原则，任何人不得作为私人用途，以确保车辆安全。b) 公司车辆由专职司机负责驾驶。各部门有使用公务车需求时，使用人应填写市内派车单（附件1）、或长途派车单（附件2），详细填写用车事由、时间、目的地。“派车单”须经行政管理部门负责人签字确认，驾驶员根据“派车单”出车。若公务紧急，行政管理部门负责人不在，由行政管理部门负责人电话通知，可先派车后补单，否则，驾驶员有权拒绝出车。c) 特殊情况下公司领导需要驾车执行公务，只限于本市范围内，长途用车必须由专职司机驾驶。总经理长途用车（跨省）需报备上级总经理，未报备的按严重违纪处理。其他任何人未行政管理部门负责人批准不得擅自驾驶公司车辆。d) 享受交通补贴或公司补贴购车人员在公司所在行政区域范围内（县市级）不得使用公务车，特殊情况须经总经理核准。e) 车辆驾驶人员应遵守交通法规，严禁酒后驾车、违章用车。3. 车辆驾驶员的职责a) 严格落实岗位职责，驾驶车辆时必须严格遵守国家的有关交通法规条例，严禁酒后开车、无证驾驶；或未经同意私自把车辆交给他人驾驶。b) 车辆使用后，应停放在各下属公司指定地点（长途车辆未返回、车辆维修期间、其他特殊情况除外），驾驶员私自使用车辆或违规停放，视为违反劳动纪律，公司将按规定给予处罚（包括解除劳动合同），因此造成车辆损失的，除保险公司理赔的费用之外，其余的费用将由驾驶员本人承担。c) 出车前，驾驶员应例行检查车辆的水、电、汽油、机油及其他性能是否正常，发现不正常应立即加补或调整（由于驾驶员的疏忽或操作不当造成车辆损失的，由驾驶员承担维修费用）；出车返回，要检查存油量等问题，发现存油量不足时，应立即加满，保证随时用车。4. 车辆事故处理a) 车辆驾驶人员应严格遵守交通法规，任何情况下造成交通违章责任均由车辆驾驶人员承担。b) 发生任何交通事故，除立即向交警、保险报案外，须及时向公司报告，并按规定办理保险理赔手续。c) 发生交通事故属对方责任的，车辆维修费用中除对方负责外，对方不能负责的部分仍由驾驶员（当事人）承担。d) 发生交通事故属我方驾驶员（当事人）责任的，车辆维修费用除保险公司赔偿外，剩余部分由驾驶员（当事人）承担。e) 发生交通事故属双方责任的，车辆维修费用除保险公司赔偿外，由我方承担费用的部分由驾驶员（当事人）承担。5. 车辆维修、保养管理规定a) 各下属公司应选择信誉度高、品质佳、口碑好、价格优的维修厂作为指定维修厂进行日常车辆维护与保养等工作。指定维修厂的最终确定须经过总经理的审核。b) 各下属公司车辆分别指定驾驶员负责日常维护、保养，驾驶员每天应在上班后的第一时间里习惯性地检查车容、车况，发现车况异常应及时处理并向行政管理部门负责人报告。c) 车辆如果需要外出维修、保养，应告知行政管理部门负责人并到指定的维修厂进行维修、保养。常规车辆保养由负责本车的驾驶员填写各下属公司车辆技术状况登记表（附件3），经行政管理部门负责人确认；其他维修项目由负责本车的驾驶员填写车辆维修申请单（附件4），经行政管理部门负责人审核并报地产总经理审批。 d) 驾驶员必须按维修申请单所列项目到指定维修厂进行车辆的维修、保养；如在维修、保养过程中发现新问题需增加维修、保养项目，须经行政管理部门负责人确认并按程序申请同意后才能进行维修、保养。e) 车辆在外出行驶途中，出现故障影响行车安全需要应急维修的应及时向行政管理部门负责人汇报，经同意后才能进行维修，需要更换零配件，回来后应及时交回旧配件，并办理补充手续。f) 车辆进厂维修、保养，本车驾驶员应到维修厂督促、监督维修厂按项目进行维修、保养并认真对更换的零配件进行核对，车辆维修、保养完成后认真核实维修、保养费用并签字确认。6. 车辆加油管理规定a) 各下属公司有条件的，每部车辆配备一张加油卡，加油卡与车牌号绑定并加设密码，车辆驾驶员作为加油卡的使用者，应负责对加油卡的保管，在使用过程中如发现没有按对应车号进行加油或私自为他人加油，公司将给予严厉的处罚。b) 加油卡充值总额不超过2000元/次。c) 总部每辆车都配置车辆加油记录表（附件5），每辆车在出车加油时都应及时进行登记，行政管理部门负责人将不定期地进行登记和用油情况的检查，其检查的结果将记入驾驶员本月的绩效考核。d) 在加油卡不能正常使用或加油卡内没有余额的情况下，需要用现金加油应及时向行政管理部门负责人报告，经同意认可后方可加油并作好登记。7. 车辆洗车的管理规定a) 各下属公司车辆，有条件的，应由公司统一办理洗车卡并到指定的洗车场进行洗车，驾驶员可根据车辆的具体情况确定是否送洗车场洗车。b) 驾驶员应随时保持车辆外观的整洁、明亮；内部干净，整洁无异味，每日必须自行擦洗车辆至少1次，行政管理部门负责人将随时对车容、车貌，及其环境卫生进行检查，检查结果将记入驾驶员绩效考核。c) 控制洗车费用，合理领用车内用品，除了在定点洗车场洗车可以由驾驶员直接结算外，其他发生的费用都必须填写车辆美容项目申请单（附件6），经行政管理部门负责人批准后方可进行，否则发生的费用将由驾驶员本人承担。8. 车辆调拨使用a) 总部如因活动、会议或接待需要，可由行政管理中心以工作联系单方式无偿调动使用各公司车辆。b) 公司如出现推迟开工（开业）或停业等情况，行政管理中心可根据实际情况进行车辆调拨，另行安排使用。c) 地产公司项目竣工后，所属车辆原则上按规定手续调拨给当地商业公司或邻近项目使用，富余车辆由行政管理中心另行安排。d) 车辆调拨由行政管理中心以工作联系单通知，调出公司填写固定资产调拨单，财务部门核实现值，调入公司接单确认后，由行政管理中心行政部核实并报备总部财务管理中心。9. 车辆的报废、处理a) 车辆的报废、处理由各下属公司提出申请，经下属公司负责人审核，报集团行政管理中心行政部及集团财务管理中心总经理审核，行政副总裁审批。b) 车辆报废、处理报告批准后，由各下属公司行政管理部门负责人负责办理相关手续并将相关车辆报废、处理资料报备集团行政管理中心行政部及集团财务管理中心。10. 车辆年检、通行费、过路费管理a) 各下属公司行政管理部门负责办理车辆的年检、缴交专车的道路通行费，如因逾期未办理年检、未按时缴交道路通行费所造成的损失由负责人承担。11. 车辆保险管理a) 各下属公司车辆保险须按照“宝龙地产办字2010-103号”通知执行。统一投保于集团成本控制中心所指定的保险公司，不得擅自更换。b) 行政管理部门统筹管理各下属公司的车辆保险、定期梳理车辆投保情况、更新保险有效期限，车辆保险应至少提前一个月办理完毕，否则造成的涉险费用由负责人承担。12. 相关表单a) 宝龙集团车辆购置申请表七、 笔记本电脑管理规定1. 管理规定a) 可配置笔记本电脑对象：职位在副总经理级别及以上的人员、列入标准配置范畴的专业经理和经批准可使用笔记本电脑的人员。具体参见宝龙地产配置表。b) 对象细分：标准配置范畴内的笔记本电脑新用户按其笔记本电脑设备的提供对象分为二类：n A类用户使用自己提供的笔记本电脑用户；适用每月补贴的管理方式。n B类用户使用公司购置的笔记本电脑用户；适用每月扣款的管理方式。 c) A类用户的职级必须在高级经理级及以上，提供的笔记本电脑必须有一定的品牌影响力，且所购笔记本电脑的价格不得低于7000元，购置时间为2年以内。提交审批材料时需要附上笔记本电脑购买发票的复印件。如果所购价格低于规定标准，则公司不提供补贴（具体以审批为准）d) A类用户应填写笔记本补贴申请审批表，在通过审批后，每月按其申请级别享受相对应的补贴，高级经理级每月150元；副总经理级及以上每月200元。笔记本电脑补贴由指定资产管理部门每月根据审批的补贴用户统一制表，报人事部门在当月工资中发放。e) B类用户，基于笔记本电脑系由公司出资配置而供用户使用，为更好地促使该类用户爱护笔记本电脑以提高笔记本电脑的使用期限并维护公司利益，对该类用户适用每月扣款的管理方式。f) B类笔记本电脑在公司使用满三年后，公司将所扣纳的款项全额无息返还使用人，笔记本电脑归其所有。使用人需重新自购或申请笔记本电脑。2. 辅助计算公式a) B类用户笔记本电脑每月扣款 = 笔记本电脑总价/36（注释：笔记本款按36个月分摊，进行每月取整暂时扣款，其金额尾数以50元为整数向上取整，扣款期18个月）。b) B类用户笔记本电脑每月折旧 = 笔记本电脑总价/36（注释：笔记本折旧期按36个月计算）c) B类用户离职时，笔记本电脑归个人所有，B类用户应偿还的笔记本电脑余款 = 笔记本电脑总价 笔记本电脑已折旧金额 已扣款金额。d) B类用户离职时，未偿清笔记本电脑余款，则笔记本电脑归公司所有，已扣款不予退还；该笔记本电脑可提供给可配置笔记本电脑的新员工使用，由新员工按照应扣款余额每月缴纳月扣款，余款扣缴完毕后继续使用达到规定的18个月后，可退回由该员工缴纳的扣款，则笔记本电脑归其个人所有。3. 附则a) B类用户的笔记本，必须按集团相关规定统一配置。b) 不管采用何种方式，在批准的协议期内，笔记本电脑的管理权归公司所有，公司有权对其电脑中软件进行整理、删除、管制。c) 对于A、B类用户在协议期间，产生的所有维修、丢失等费用，由使用者全权承担。由公司协助购置的笔记本电脑，公司可以协助其进行相应处理，但公司不承担任何费用。d) 用户在协议期内，若发生笔记本损坏或丢失已经导致笔记本不能正常工作，A类用户补贴自动终止。B类用户必须在事发当月按上述辅助公式计算笔记本净值进行偿还，并重新自购或申请，缴纳的扣款在协议期结束时退还。e) 对于B类的用户在其笔记本电脑使用未满协议期离开公司的情况，用户有义务缴清按上述辅助公式计算笔记本电脑的余款后，笔记本电脑归其所有，已缴纳的扣款不予退还。f) 若协议期内笔记本电脑用户发生职位调动，则由指定资产管理部门做好笔记本电脑的相关资产调拨手续，协议期继续生效。g) 所有笔记本电脑用户每季度接受公司网络管理员检查不能少一次，对于未接受检查者，则取消其补贴资格。h) 上述用户在协议期间，不得占用公司任何电脑设备，否则批准的协议自动失效。i) 副总裁级及以上的人员不适用此管理条例。八、 内务管理制度1. 提倡（以下行为被视为