文化企业内培资料-公司邮箱系统使用规范.doc

一、账号的申请：1.新员工入职手续办理完成后，由网络管理员负责分配邮箱账户。账户命名规则:姓名为两个字：使用拼音作为账户前缀。如李鹏，账户前缀为lipeng；姓名为两个字以上：姓的拼音加后字缩写作为前缀。如欧阳亮，账户前缀为ouyangl；产品研发部命名规范：rd-加缩写。如陈小龙，账户前缀为rd-cxl；名字重复的员工，在前缀后面加两位数字编号，由02往后顺序排；部分2007年以前入职员工的邮箱不遵循命名规范；有特殊要求需要使用规范之外的前缀，需经部门经理和总经理批准。2人力资源助理负责将新员工的邮箱账户密码提交给事业部内勤，内勤负责为新用户建立邮箱客户端；新员工在拿到自己的邮箱账户密码之后，应第一时间登录后台/exchange修改自己邮箱账户的默认密码。密码应符合一定复杂性，以确保邮箱账户的安全；邮箱账号一旦正式启用，如无特殊原因，不能更改。如需更改，须经部门经理和人力资源经理批准。二、邮箱的使用：1. 为节省服务器硬盘空间员工在服务器上的邮箱存储空间大小为50MB，中管为150MB，高管300MB；邮箱容量达到90%以上时用户会收到容量警告邮件，员工应该及时通过客户端将邮件下载至本地硬盘，以清空服务器存储。2如无特殊需求，不要在本地FOXMAIL客户端的邮箱设置中勾选“在服务器保留邮件备份”的选项。3. 严禁使用公司邮箱发送与工作无关的邮件，如电子小说、非工作相关的图片、游戏、视频等；4为防范病毒，不得打开来历不明的邮件和附件，应将其及时删除。如已经打开附有病毒的邮件或附件，应立刻断开网络连接并通知网管；5局域网用户之间禁止通过邮箱系统收发文件，应使用局域网共享或局域网传输工具。跨广域网传输文件尽量不使用邮箱系统。应优先考虑使用FTP服务或公共文件夹等效率较高、不易造成网络阻塞的传输方式；6为节约网络资源，禁止使用企业邮箱系统发送过大邮件。默认最大发件为15MB，最大收件为30MB(无法收取超过30MB的邮件。对方将收到错误回弹信)；7. 为节约网络资源,网络管理员应根据实际需求，依据岗位特征制定不同的邮件收发策略。最高上限以第6条为准；8由于收件人数的多少对邮箱系统的通畅性有直接的影响，因此较大的邮件不允许发送给多个收件人，具体规则如下：附件大小允许的最大收件人数低于500KB不限500KB800KB120人800KB2MB50人2MB4MB25人4MB10MB10人10MB以上5人注：由于邮件正文较小，且无法估算，所以本表忽略正文，只计附件大小。较大文件需要共享给少数人，可以通过通讯工具传输，如MSN、SKYPE等；较大文件需要共享给多个人，可以通过FTP上传下载的方式。三、 账号的删除1.员工办理离职时，网络管理员负责停用其邮箱账户，并在其离职交接单的相关栏目上签字确认；2.离职员工应保留其账户下所收取过的所有邮件并交接给下任。严禁自行删除或拷贝；3.如有特殊需求要保留离职员工邮件地址，应由部门经理同意，并由网络管理员负责将其电子邮件地址作为别名绑定到交接人账户下，30天后删除；4.如需保