文件管理制度ZTDJ-ZD-03-02_.doc

文件管理制度ZTDJ-ZD-03-021.目的 为规范对与质量、环境、职业健康安全管理体系要求有关的文件和资料进行控制，确保与体系运行有关的场所使用有效文件的最新版本，防止作废文件使用特制订本制度。2.适用范围 适用于本公司的质量、环境、职业健康安全管理体系文件和资料有关的管理与控制3.职责与权限3.1管理者代表是本制度主管领导，负责组织安全质量部编写质量/环境/职业健康安全管理手册和修订及换版，并负责审核，审批管理制度汇编。总经理负责批准质量/环境/职业健康安全管理手册。3.2行政办公室是本制度的主控部门，负责本制度的制定、实施、更改、换版和改进的管理。负责公司全部文件的控制和管理。负责公司发文和外来文件的控制管理。3.3安全质量部和工程管理部为本制度的协管部门，分别对体系文件和技术文件和法规性文件进行分管和控制。3.4其他各部室负责主责职能范围内的制度文件和管理文件的编制和修订及换版。3.5公司各单位、部门及项目部负责执行本制度，具体负责对本单位的文件控制和管理。4.管理要求标识4.1管理工作流程：收文流程：登记保管分发签收分办批示收文登记发文流程： 文稿归档发放标识编号批准编制标识外来文件批示分发登记登记发文件处置单修改处置流程：批准评审发放作废文件处置作废4.2 文件的分类4.2.1体系文件：管理手册、制度文件、制度的支持性文件和其他。4.2.2技术性文件、资料：施工组织设计、项目质量计划、施工方案、施工图集、施工图纸等。4.2.3法律法规性文件：与工程质量有关的法律、法规、标准、规范、工程合同、协议、规章及制度等（包括外部文件）。4.2.4记录也是一种文件，是一种特殊类型的文件，按记录管理制度进行控制。4.2.5外来文件：上级主管部门下发的指导施工生产、经营活动的有关文件等。4.2.6其他文件:非上述的公司及外来的制式文件。4.3文件的编制和审批 4.3.1文件的制发与转发由制发部门严格控制拟稿，部门负责人审核，需联合行文的，在相关部门会签后，呈主管领导审批签发。 4.3.2质量/环境/职业安全健康管理手册由安全质量部负责编制，管理者代表审核后报总经理批准。4.3.3管理制度汇编的编制由过程的主控部门负责组织编制、协控部门协助，主管领导审核，管理者代表批准。4.3.4其它文件由各部门起草，部门领导审核，主管领导批准。4.3.5各项目部的技术文件编制在项目质量计划或施工组织设计中进行规定；施工组织设计、项目质量计划、施工方案、作业指导书按施工技术管理办法规定权限进行审批。其中工程项目的施工组织设计及重要施工方案及技术措施需经公司主管部门审核、技术负责人批准后方可报监理审批。4.3.6文件拟稿须使用规范文字,书写时必须使用黑墨水钢笔或签字笔;用计算机打印拟稿必须由拟稿人签字,作为底稿存档。4.4文件的编号4.4.1公司各类制式文件经审核批准后，由行政办公室统一编号发布。文件编号执行现行管理。如：电建办201012号4.4.2公司管理体系文件经审核批准后，由安全质量部统一编号发布。4.4.2.1管理体系文件代号（1）管理手册SC（2）管理制度ZD（3）制度的支持性文件ZDZ（4）记录JL3.1.2管理手册 ZTDJ-SC-B/0 版本号/修订序号 “ 手册”代号 公司代码3.1.3管理制度 ZTDJ-ZD-xx-xx 制度序列号制度对应规范章节号 制度代号公司代码3.1.4管理制度的支持性文件 ZTDJ - ZDZ - xx -xx 支持性文件序列号制度对应规范章节号 制度的支持性文件 公司代码 3.1.5记录表格 ZTDJ-JL- xx xx-xx 表格顺序号 制度序列号 所在制度对应规范的章节号 记录的代号 公司代码4.5文件的标识4.5.1制式文件、体系文件及技术文件以“文件序号”和“受控”印章为受控标识，制式方件是否受控由文件制发部门确定。受控文件在发文稿纸密级栏内注明“受控”。4.5.2受控文件序号采用阿拉伯数字,在其左上角标注“文件序号”。4.5.3体系文件应有明确的版本和修改状态标识,以便识别有效版本。4.5.4外来文件由承办部门识别是否受控，由办公室办理受控登记和标识。4.5.5所有已被替代文件或作废文件及仍需保留的文件应进行明确标注。标明其为“作废”或为“作废保留”。4.6文件的发放4.6.1办公室负责公司文件（红头文件）的发放，电子版文件由公司办公室加盖电子公章后发布到公司协同工作平台上，给上级单位的报告、申请等上行文必须以电子版上报。体系文件及支持性文件由各主管部室负责发放,标注受控编号,办理发放登记和签收手续。4.6.2各部室、项目部所需的法规、标准、规范、由工程管理部提供光盘或文件查询路径。如需购买原文版本，应向工程管理部提出申请。4.6.3项目部所需的公司文件、体系文件及法规、规范、标准可从公司网络信息平台、互联网获取。如需法规、规范、标准原文要自行购买。4.6.4确保与体系运行有关的场所及关键岗位操作使用人员使用的文件为现行有效版本。4.6.5工程管理部应随时掌握有关国家、地方、部颁、行业法律法规、技术标准、规范的制（修）订情况，向各部室、项目部发布最新信息，以保证使用有效版本。4.6.6所有技术性文件由工程管理部和项目部技术部室负责职责范围内的技术文件的管理和发放。4.7文件登记4.7.1各单位、部门及项目部应设专职或兼职资料员,负责文件的登记、编号、标识、发放、更改、回收及保管。4.7.2资料员应按文件编号、受控编号、文件名称等内容填写“收文登记表”和“文件发放回收登记表”。所有登记都应字迹清晰、日期准确。4.7.3各单位、部门及项目部建立受控文件一览表，公司行政办公室发布受控文件总目录。4.7.4各单位、部门及项目部资料员应对所管文件的有效性进行核查清理。4.8文件的更换4.8.1当文件因破损严重影响使用时,应到文件发放部门办理更换手续,交回破损文件,补发新文件。4.8.2新文件的受控编号仍沿用原文件的受控编号。资料员应负责将破损文件销毁。4.9文件的评审、更改4.9.1文件在每年1月份应进行评审，根据文件的实施情况或出现变更的情况，由原编制部门决定是否需要修订或更新，并按4.3条规定的权限再次进行审批，修订或更新的文件须经再次批准。4.9.2文件内容需要修订、更改时,由文件修订、更改提出部门的负责填写“文件处理通知单”。4.9.3文件更改的评审，应获得原审批所依据的有关背景资料，经批准后更改。4.9.4文件更改批准后,由文件发放部门负责填写“文件处理通知单”，按原文件发放范围发放。4.9.5文件持有人接到文件更改通知后，必须按规定及时对文件进行修改。4.9.6文件更改时，与被更改文件相关的所有文件，必须同时进行修改。在原文件更改处下面以“红色删除线”为更改标识。电子版本保留修订状态版本，发布为修改后的版本。4.9.7文件经多次更改或大幅度修订时，应安排换版。4.9.8各部门应经常检查各类有效文件的充分性、适宜性和有效性。4.10文件保管4.10.1文件应清晰可辨，易于识别和检索,防止丢失、损坏、错用。4.10.2文件的保管方式采取分类保管、分类存放，便于查找。4.10.3文件的存放应保持环境适宜，防潮、防霉、防损坏。4.10.4 每年年初各部室、项目部应按中铁电气化局集团档案工作规章制度（电办2006141号文件）的规定，将上年归档文件及管理体系文件向公司办公室办理移交手续。4.10.5各单位、部门及项目部的作废文件由资料员填写“文件处理通知单”，报领导批准后由各部门资料员进行销毁。4.10.6各部室应建立受控文件目录，每年4月份报公司办公室，由办公室进行汇总，及时发布受控文件目录，各单位、部门及项目部负责对所管文件的有效性进行核查清理。4.10.7电子文件每年由公司办公室统一归档，归入电子档案库。4.11 文件的回收4.11.1各单位、部门及项目部的资料员，应将旧版本或作废的文件标注“作废”及时收回，并在“文件发放回收登记表”上注明回收日期。需作资料保存的，由留用人部门提出申请，经文件发放部门负责人同意后做出适当的标注后保留。4.11.2当各单位、部门及项目部撤消时，资料员应将竣工文件按规定向行政办公室移交存档。体系文件应返还安全质量部，其它文件由各单位、部门及项目部文件资料员填写文件处理通知单，经主管领导批准后由各单位、部门、项目部资料员进行销毁。4.11.3当文件丢失时,责任人应以书面形式说明原因,经文件发放部门负责人批准后补发。4.11.4人员调离本单位应及时完整地移交领用文件。4.12文件拷贝4.12.1需要拷贝受控文件时，拷贝部门应经文件主管部门领导批准后拷贝。4.12.2受控文件拷贝后应进行标注区别，按4.5.2办理。4.13外部文件的控制4.13.1办公室负责外来一般文件的收发登记，经领导审批后，存留或发放经办部门处理。4.13.2适用的的各类外部文件如：法律法规、国际标准、国家标准、地方标准和其他要求由工程管理部收集汇总核定公布后方可使用。4.13.3工程管理部应与相关单位及部门保持联系,核实所使用的国际标准、国家标准、地方标准、部颁标准、行业标准、法律法规等外部文件是否为最新版本，并应及时公布更换新版本。4.13.4各部室、项目部应根据工作需要主动收集有关依据文件，以保证体系运行使用要求。5.本制度支持性文件5.1中铁电气化局集团档案工作规章制度（电办2006141号文件）6.记录6.1收文登记表 ZTDJ-JL-03-02-016.2文件发放回收登记表 ZTDJ-JL-03-02-026.3文件处理通知单 ZTDJ-JL-03-02-036.4受控文件一览表 ZTDJ-JL-03-02-0423ZTDJ-ZD-03-02-01 ( ) 收 文 登 记 表 办1月 日来文单位来文编号受控编号份数文 件 名 称收文 号承办单位签收备注ZTDJ-ZD-03-02-02 ( )文件发放回收登记表 办2文件名称：发文