《行政等工作内容》doc版.doc

1 行政人事工作分为人力资源和行政两块行政人事工作分为人力资源和行政两块 人力资源工作的内容人力资源工作的内容( (六大模块六大模块) ) 1 1、人力资源规划：年度和月度的划分，主要是对人力需求作出预测，规划企业、人力资源规划：年度和月度的划分，主要是对人力需求作出预测，规划企业 的组织架构和各岗位的权限，及管理投诉制订；的组织架构和各岗位的权限，及管理投诉制订； 2 2、招聘：工作岗位分析，岗位说明书，招聘渠道开发，招聘市场分析，人员面、招聘：工作岗位分析，岗位说明书，招聘渠道开发，招聘市场分析，人员面 试安排，人员筛选，面试考试测试等；试安排，人员筛选，面试考试测试等； 3 3、培训与开发：分为内训和外训，又分为入职前培训、在职培训和专项技能、培训与开发：分为内训和外训，又分为入职前培训、在职培训和专项技能培培 训；训； 4 4、绩效考核：侧重一个真实的订立评价员工工作成效的体系，真正找到员工的、绩效考核：侧重一个真实的订立评价员工工作成效的体系，真正找到员工的 长处、短处，提高工作效力，多劳多得，按劳分配制；长处、短处，提高工作效力，多劳多得，按劳分配制； 5 5、薪酬福利：建立具有竞争力、前瞻性的工资福利体系是有效提高员工工作积、薪酬福利：建立具有竞争力、前瞻性的工资福利体系是有效提高员工工作积 极性的最重要方法之一。工资一般调高容易，调低难，福利给出了就太难取消，极性的最重要方法之一。工资一般调高容易，调低难，福利给出了就太难取消， 且多一视同仁，长期拥有且多一视同仁，长期拥有； 6 6、员工关系：侧重开发沟通渠道，企业文化建设。、员工关系：侧重开发沟通渠道，企业文化建设。 行政后勤工作主要工作内容行政后勤工作主要工作内容 1 1、人事工作：入离手续的办理、档案的管理、文控管理；、人事工作：入离手续的办理、档案的管理、文控管理； 2 2、行政纪律：日常办公室管理、全厂日常纪律的执行情况、其他需部门配合的、行政纪律：日常办公室管理、全厂日常纪律的执行情况、其他需部门配合的 事宜；事宜； 3 3、安全保卫：负责保安队管理，消防安全，操作安全、工伤管理等、安全保卫：负责保安队管理，消防安全，操作安全、工伤管理等； 4 4、保险安排：社保、意外险的购买安排工作、保险安排：社保、意外险的购买安排工作 5 5、环境管理：全厂的清洁工管理及清洁工作；、环境管理：全厂的清洁工管理及清洁工作； 6 6、验厂管理：所有的验厂管理工作，人权等；、验厂管理：所有的验厂管理工作，人权等； 7 7、工程管理：厂里维修、工程施工及电工管理；、工程管理：厂里维修、工程施工及电工管理； 8 8、与政府部门关系的联络：劳动局、社保局、政府、派出所、经贸办等、与政府部门关系的联络：劳动局、社保局、政府、派出所、经贸办等 9 9、宿舍管理、宿舍管理 1010、饭堂管理、饭堂管理 1111、现场管理：、现场管理：5S5S 的推行，后面的的推行，后面的 6-9S6-9S 均是延伸；均是延伸； 1212：ISOISO 管理认证的组织与推进。管理认证的组织与推进。 1313、网络管理：网络规划、网络存储、网络安全、电脑管理、网络管理：网络规划、网络存储、网络安全、电脑管理； 1414、电话管理：私话的控制；电话机维、电话管理：私话的控制；电话机维修；修； 1515、其他应归行下的工作。、其他应归行下的工作。 2 销售助理的工作及注意事项销售助理的工作及注意事项 1.负责公司销售合同及其他营销文件资料的管理、归类、整理、建档和保管工 作。 2.负责各类销售指标的月度、季度、年度统计报表和报告的制作、编写，并随 时答复领导对销售动态情况的质询。 3.负责收集、整理、归纳市场行情、价格，以及新产品、替代品、客源等信息 资料，提出分析报告，为部门业务人员、领导决策提供参考。 4.协助销售人员做好上门客户的接待和电话来访工作；在销售人员缺席时，及 时转告客户信息，妥善处理。 5.负责客户、顾客的投诉记录，协助有关部门妥善处理。 6.协助部长做好部内内务、各种部内会议的记录等工作。 7.逐步推广使用电脑信息系统处理营销资料，妥善保管电脑资料，不泄露销售 秘密。 8.完成营销部部长临时交办的其他任务。 有的时候还要处理其他的事情,例如内勤,和一些行政方面的事情!工作非常杂! 一个端正一个端正 销售助理在营销系统里面是一个最没有成就感的角色。因此，平常的工作 心态、敬业精神以及工作韧性显得尤其重要。笔者曾经关注过一些人对这个职 位的感受，大部分人都很容易产生“厌倦感”。 人都是有喜怒哀乐的。可是做这个工作刚好相反，你决不能把“喜怒哀乐” 表现在工作当中。 为什么说没有喜？公司有业绩了，营销总监可以喜，那是觉得自己领导有 方；业务人员可以喜，那是觉得自己业务能力强，是公司的业务精英。营销助 理在里面算什么？打杂呗！就是喜也是逼自己跟着“傻笑”。 为什么说不能怒？客户在电话里可以朝你发火，领导可以拍着桌子朝你发 火，区域经理也可以仗着自己有业绩“狐假虎威”地向你发发火，但是销售助 理不能发火！你只要发点脾气，客户就会投诉你，领导就会说你心态不好，区 域经理就会批你没有团队意识甚至在背后向领导告状，等等。 那还能哀和乐吗？哀了大家说你整天板着脸，缺乏活力，影响团队的战斗 力。销售业绩好了，也不能表现得过于高兴。说不准有人偷偷蹦出一句“有你 屁事，你有什么好乐的！” 所以，在这个岗位上一定要抱着端正的职业心态，把团队的成就当做自己 的成就，把团队的快乐当做自己的快乐，在平凡的岗位上坚持把平凡的工作做 好。 四个熟悉四个熟悉 一名合格的营销助理应该熟悉自己所在岗位的工作职责和工作日程、业务 流程、人际关系、产品知识和客户运营资料，这样才能做好自己的本职工作。 第一，第一， 熟悉工作职责和工作日程。熟悉工作职责和工作日程。 销售助理到职的第一天，需要先了解自己的“工作职责”以及这个职位的 “工作日程”。 每个公司都有自己的一些管理规则，岗位职责的设定也是如此。公司不同， 分工也会不同。因此，熟悉工作职责可以帮助自己明确在公司扮演什么角色； 3 而熟悉这个职位的工作日程，可以让自己更加深刻地认识这个职位每天要做哪 些具体工作。 这种所谓的了解，不能只停留在书面的范畴，还应该包括这个职位具体的 工作如何开展，这才是最关键的。一般来讲，公司也会提供一定的协助以及交 接，这时你可向这位与你交接的同事请教，或者请求你的上司提供协助。因为 有时你到职的那一天，与你交接的同事往往就是刚好要离职或被公司辞退，因 此对方容易有偏激的言行。此时你不需要过于计较对方的态度，也不要动摇自 己加盟公司的信心，除了报以友好的笑容之外，就是给对方留下一个友善的印 象。 第二，熟悉业务流程和人际关系。第二，熟悉业务流程和人际关系。 如果说岗位职责是明确自己需要做什么，那么业务流程就是指导自己应该 怎么去做。而你能否做好这些工作的关键，就是你的人际关系处理得好不好。 每个公司都有相应的一些业务流程，你可以尽快去了解。笔者在这里强调 的重点问题是，这些业务流程在执行时，会关系到很多协作对象，因此你能否 处理好与同事之间的人际关系，是你的工作能否顺利进行的关键要素。 作为新人，你的“一举一动”同事都很关注，这也是你们建立关系的良好 “契机”。你千万不要凭借自己的喜好去“拉帮结派”，或者跟某些同事套近 乎，你需要做的是对他们每个人都一样好、一样热情。 有些管理不够规范的企业并没有有关流程的书面文件，而是成员之间形成 的一种合作“默契”。因此，良好的工作关系更显得重要！ 第三，熟悉公司产品。第三，熟悉公司产品。 销售助理有时很像营销部的一个打杂的文员，诸如客户订单的处理、单品 和销售业绩的统计、促销方案、客户投诉、客户退换货等工作都与自己有关。 因此，熟悉公司的产品是一个虽然有点枯燥但又不可或缺的工作。 很多公司的产品一般都有分大类、系列以及单品的编号，以及每个单品的 “卖点”和价格。这些都是表面的内容，你更需要熟悉这些东西：诸如什么是 老产品，什么是新产品？什么是主打产品，什么是配套产品？什么是做利润的 产品，什么是走量的产品？什么产品是走大卖场的，什么产品是做批发的？还 有，这些产品的“卖点”是什么？它们在各地市场的被接受程度如何？等等。 你要逐渐做到在工作中能够熟练运用这些知识。 有些人不是很愿意花时间去了解公司的产品，特别是站在销售角度去比较 深层次地了解，却总是希望获取什么工作的技巧或心得，这是“本末倒置”的 求解方法。 第四，熟悉公司客户。第四，熟悉公司客户。 很多人以为销售助理就是协助营销总监做好销售部的内勤工作就 OK 了， 殊不知现在还有哪个企业可以独立于市场之外？因此，熟悉客户是做好内勤工 作的一大基础。那么应该熟悉客户什么东西呢？ 有些公司规定销售助理要定期与经销商电话联系，以维持业务员之外的一 种客情，并且可以获得市场的一些信息。但是同样的一个工作能不能做好，也 取决于当事人的悟性以及责任感。销售助理不仅要跟客户（老板）联系，而且 要跟客户的业务员、促销小姐、仓管等都有亲密联系。这对于获取客户的业务 拓展情况、产品销售和库存，以及公司区域经理出差到当地有没有比较好地去 拓展工作等都有着非常正面的意义。因为客户（老板）一则太忙，二则给厂家 反馈的信息出于商业目的往往会有意“加工”，因此如果你能把手渗透到具体 4 负责工作的人员那里，和他们成为好朋友，不仅能够轻松地获得信息，而且有 助于提升他们销售本公司产品的积极性。 外贸跟单员的内涵 一、广义跟单员： 厂长、总经理，以及所有围绕订单去工作、对出货交期负责 换认，都是跟单员；跟单工作，是一个企业的主生命线和管理制高点； 二、跟单员工作是一项很锻炼人的工作。如果你想学管理，最好从跟单员开始。 “要做老板，学做业务员；要做总经理，先做跟单员。” 三、跟单员可分为：业务跟单和生产跟单 01，业务跟单：对准客户（即对本公司服务或产品有购买或享有意向的人 群）进行跟进，以缔结业务合同为目标的一系列活动；对外是业务员或业务员 的助理； 02，生产跟单：对已接的客户订单进行成品出货送达客户前的生产进度、 货运报关跟进，以确保如期出货搭上运输器为目标； 四、跟单员的角色： 01，对内是业务经理、生产主管或总经理的特别助理； 02，无论是工厂里的跟单员，还是外贸公司的跟单员，其基本职责也都是 由这“业务跟单”和“生产跟单”两大部分构成；对于贸易公司的跟单员，无 非对工厂运作的介入少一些； 03，跟单员是一个企业与市场的接口，是企业与市场、业务员以及客户之 间联系的纽带和桥梁，是一个企业的窗口和门户； 04，跟单员的工作将随着订单的流动而经历一个企业运作体系的所有流程 和环节； 05，跟单员是通向职业经理人（总经理）的阶梯； 五、跟单员工作相关部门： 01，业务部门： A，国内业务部；B，外贸业务部；C，业务分公司； D， 业务员； 02，客户： A，国内客户； B，国外客户； C，外贸公司； D，中间商； 03，货物运输： A，集装箱； B，航空公司； C，海运公司； D，汽运公 司；E，快递公司；F，铁路运输； 04，政府/金融 A，海关； B，税收； C，银行； D，商检、产地证； E， 保险； 05，计划/物料： A，生产计划； B，物料进度； C，报价； 06，制造部门： A，生产进度； B，样品制作； 5 07，技术/品管： A，产品规格； B，新产品开发进度； C，估价； D，产 品标准； 08，财务/资财： A，出货管制； B，成品仓； C，准确报价； D，包装防 护； E，汇率、结算； 09，行政后勤部门： A，派车； B，出厂放行； C，报关； D，船务； 六、跟单员的工作定位： 01，小公司： 一人之下，万人之上集“大权”于一身“麻雀虽小，五脏俱全”通过 外贸公司出口型企业跟单， A，内勤业务员（业务主管） B，生产计划员（计 划主管） C，物控员（物控主管） D，采购员（采购主管） 02，大公司：自行出口型企业跟单模式 A，内勤业务员/业务部经理即：代表业务部向生产计划及制造部门要 货、催货、跟踪出货； B，总经理（室）特别助理即：代表总经理或老板向生 产计划及制造部门要货、催货、跟踪出货； 七、跟单员的工作特点： 01，作为订单的跟进者，跟单员的工作跨越了一个企业运作体系的每一个 环节； 02，“事本位”，站在客户和订单要求的角度，跟单员的“官”虽小，但 是“权力”却不小。关键在于，你是否能把它用好； 03，跟单员的“权力”是做事做出来的；事是别人在做，而你又不是别人 的顶头上司，于是，你的沟通技巧、借力使力、四两拨千斤的能力和手法就特 别重要； 04，一个公司的客户资料不可能对跟单员保密。于是，一方面要求跟单员 忠诚；另一方面，老板、总经理自然会对跟单员“疼爱有加”； 05，对企业管理来说，企业以订单为主线，生产为客户为中心，管理以跟 单员为核心，面对客户，面对订单开展工作的跟单员，重要性不断凸显，成为 老板特别助理； 06，随着商品市场的多样化、小批量及节奏的加快，跟单员工作的质量的 好坏，直接影响到公司服务品质和企业形象； 07，跟单员工作有“综合性”和“边缘性”之特点，对外要有业务员的素 质，对内要有生产管理的能力； 08，作为一个企业接单、跟单、出货的窗口，跟单员必须了解工厂生产环 节的运作； 09，从订单的生产安排来说，跟单员对客户负责而追求的交期达成率几乎 “掌握在”生产部门的手里，因为生产执行者是生产部门。因此，沟通、跟催 等能力就特别致命； 6 10，有时候，跟单员是业务经理的助理；有时候，跟单员是业务部所有业 务人员的助理；有时候，跟单员是老板的助理；更多时候，跟单员是客户的助 理； 11，跟单员工作的管理性：在一个工厂里，相对而言，除跟单员外，几乎 所有的工作都是执行性的，维独跟单员的工作是计划性的、管理性的； 12，跟单员这个岗位是对传统组织架构的一种超越，更是对传统“官本位” 组织作风的一种挑战：它的工作是跨部门的，它似乎要去“指挥”很多部门； 13，动态性：订单不断来去，生产和出货就象车轮一样运转； 14，核心性：企业工作的中心和核心，老板关心的焦点； 15，抽象性：运筹于帷幄之中，决胜于千里之外业务员在外面跑，生产管 理人员在生产活动中忙碌，而这一切却都在跟单员掌握下； 16，积累性：跟单员工作博大精深，经验和技能具有广阔的积累空间； 17，综合性：跨越的部门、环节是那样的多，他必须具有全面而综合的能 力； 18，跨越性：跨越部门、跨越工作性质； 八、跟单工作的主导意识： 01，当一件工作需要多个环节，经历多个人之手时，负责这件工作的人的 主导意识就特别重要；在一个跨部门的工作链条的每一个节点上都会出现一些 异常情况； 02，异常情况一：人不是机器，人不一定能说一就是一，说二就是二； 03，异常情况二：人会无意的对工作打折：懒惰、忘记、水平有限、异常 出错； 04，异常情况三：人甚至会故意捣蛋，有人会认为“事情做成了是你的成 绩”； 05，异常情况四：没有几家公司可以完全做到“令行禁止”、“说一不二” ； 九、主导性的你： 01，心中不妨把别人（那些环节涉及到的人）看成是自己的部下； 02，你不做我做； 03，结果导向：对最终结果负责； 04，以整件事的成败论英雄； 05，对别人的不配合负责； 06，没有理由可讲； 十、理想与现念之间的跟单员： 01，在“官本位”时代，第一个部门、每一个环节都有“老大”，他们都 有“电阻力”，都有“面子”、“架子”，他们是封闭的，所以跟单员必须 “狐假虎威”； 7 02，在“事本位”时代，“客户至上”、“下工序是上工序的客户”，于 是每一个环节都成为“超导体”，他们是开放的，所以，跟单员本身就是“老 大”； 03，目前是“事本位”的初级阶段，跟单员不妨用“狐假虎威”去营造 “事本位”。 跟单员的工作内容和知识、技能要求 一、跟单员工作内容：生产进度跟进； 知识、技能要求：生产管理知识；工作风格训练；沟通技巧和知识； 二、跟单员工作内容：业务跟进； 知识、技能要求：业务（营销）知识；关于企业产品、服务的知识； 三、跟单员工作内容：成品出货付运； 知识、技能要求：物流（货物运输）知识；报关知识； 四、跟单员工作内容：外贸业务跟进； 知识、技能要求：外贸业务知识；外文及外文书信知识； 五、跟单员工作内容：客户接待； 知识、技能要求：国际礼仪知识。 ISO9000 简介简介 （一）（一）ISO 9000 认证的背景认证的背景 国际标准化组织（ISO）是世界上最主要的非政府间国际标准化机构，成 立于二次世界大战以后，总部位于瑞士日内瓦。该组织的目的是在世界范围内 促进标准化及有关工作的发展，以利于国际贸易的交流和服务，并发展在知识、 科学、技术和经济活动中的合作，以促进产品和服务贸易的全球化。ISO 组织 制定的各项国际标准是在全球范围内得到该组织的 100 多个成员国家和地区的 认可。 质量保证标准，诞生于美国军品使用的军标。二次世界大战后，美国国防 部吸取二次世界大战中军品质量优劣的经验和教训，决定在军火和军需品订货 中实行质量保证，即供方在生产所订购的货品中，不但要按需方提出的技术要 求保证产品实物质量，而且要按订货时提出的且已订入合同中的质量保证条款 要求去控制质量，并在提交货品时提交控制质量的证实文件。这种办法促使承 包商进行全面的质量管理，取得了极大的成功。1978 年以后，质量保证标准被 引用到民品订货中来，英国制订了一套质量保证标准，即 BS5750。随后欧美很 多国家，为了适应供需双方实行质量保证标准并对质量管理提出的新要求，在 总结多年质量管理实践的基础上，相继制订了各自的质量管理标准和实施细则。 ISO/TC176 技术委员会是 ISO 为了适应国际贸易往来中民品订货采用质量 保证作法的需要而成立的，该技术委员会在总结和参照世界有关国家标准和实 践经验的基础上，通过广泛协商，于 1987 年发布了世界上第一个质量管理和质 量保证系列国际标准-ISO9000 系列标准。该标准的诞生是世界范围质量管理 8 和质量保证工作的一个新纪元，对推动世界各国工业企业的质量管理和供需双 方的质量保证，促进国际贸易交往起到了很好的作用。 （二）标准特点（二）标准特点 随着国际贸易发展的需要和标准实施中出现的问题，特别是服务业在世界 经济的比重所占的比例越来越大，ISO/TC176 分别于 1994 年、2000 年对 ISO 9000 质量管理标准进行了两次全面的修订。由于该标准吸收国际上先进的质量 管理理念，采用 PDCA 循环的质量哲学思想，对于产品和服务的供需双方具有 很强的实践性和指导性。所以，标准一经问世，立即得到世界各国普遍欢迎， 到目前为止世界已有 70 多个国家直接采用或等同转为相应国家标准，有 50 多 个国家建立质量体系认证/注册机构，形成了世界范围内的贯标和认证“热”。目 前全球已有几十万家工厂企业、政府机构、服务组织及其它各类组织导入 ISO9000 并获得第三方认证，在中国截至 2004 年底已有超过 13 万家单位通过 ISO 9000 认证。 ISO 组织最新颁布的组织最新颁布的 ISO9000：2000 系列标准，有四个核系列标准，有四个核 心标准心标准： ISO9000:2000 质量管理体系 基础和术语 ISO9001:2000 质量管理体系 要求 ISO9004:2000 质量管理体系 业绩改进指南 ISO19011:2002 质量和（或）环境管理体系审核指南 其中ISO9001:2000 质量管理体系 要求是认证机构审核的依据标准， 也是想进行认证的企业需要满足的标准。 （三）认证的好处（三）认证的好处 公司通过取得 ISO9000 认证能带来如下的益处： 1、强调以顾客为中心的理念，明确公司通过各种手段去获取和理解顾客的 要求，确定顾客要求，通过体系中各个过程的运作满足顾客要求甚至超越顾客 要求，并通过顾客满意的测量来获取顾客满意程序的感受，以不断提高公司在 顾客心中的地位，增强顾客的信心； 2、 明确要求公司最高管理层直接参与质量管理体系活动，从公司层面制 定质量方针和各层次质量目标，最高管理层通过及时获取质量目标的达成情况 以判断质量管理体系运行的绩效，直接参与定期的管理评审掌握整个质量体系 的整体状况，并及时对于体系不足之处采取措施，从公司层面保证资源的充分 性； 3、明确各职能和层次人员的职责权限以及相互关系，并从教育、培训、技 能和经验等方面明确各类人员的能力要求，以确保他们是胜任的，通过全员参 与到整个质量体系的建立、运行和维持活动中，以保证公司各环节的顺利运作； 4、明确控制可能产生不合格产品的各个环节，对于产生的不合格产品进行 隔离、处置，并通过制度化的数据分析，寻找产生不合格产品的根本原因，通 过纠正或预防措施防止不合格发生或再次发生，从而不断降低公司发生的不良 质量成本，并通过其他持续改进的活动来不断提高质量管理体系的有效性和效 率，从而实现公司成本的不断降低和利润的不断增长； 5、通过单一的第三方注册审核代替累赘的第二方工厂审查，第三方专业的 审核可以更深层次地发现公司存在的问题，通过定期的监督审核来督促公司的 人员按照公司确定的质量管理体系规范来开展工作； 9 6、获得质量体系认证是取得客户配套资格和进入国际市场的敲门砖，也是 目前企业开展供应链管理很重要的依据。 （四）适用范围（四）适用范围 ISO 9001：2000 标准为企业申请认证的依据标准，在标准的适用范围中明 确本标准是适用于各行各业，且不限制企业的规模大小。目前国际上通过认证 的企业涉及到国民经济中的各行各业。 （五）申请认证的条件 组织申请认证须具备以下基本条件： 1、具备独立的法人资格或经独立的法人授权的组织； 2、按照 ISO9001：2000 标准的要求建立文件化的质量管理体系； 3、已经按照文件化的体系运行三个月以上，并在进行认证审核前按照文件 的要求进行了至少一次管理评审和内部质量体系审核； 具备以上条件的组织方可向经过国家认可机构认可的认证机构申请认证 ISO9000 质量管理体系应用范围质量管理体系应用范围 1.农业、渔业 2.采矿业及采石业 3.食品、饮料和烟草 4.纺织品及纺织产品 5.皮革及皮革制品 6.木材及木制品 7.纸浆、纸及纸制品 8.出版业 9.印刷业 10.焦炭及精炼石油制品 11.核燃料 12.化学品、化学制品及纤维 13.医药品 14.橡胶和塑料制品 15.非金属矿物制品 16.混凝土、水泥、石灰、石膏及他 17.基础金属及金属制品 18.机械及设备 19.电子、电气及光电设备 20.造船 21.航空、航天 22.其他运输设备 23.其他未分类的制造业 24.废旧物资的回收 25.发电及供电 26.气的生产与供给 27.水的生产与供给 28.建设 29.批发及零售,汽车、摩托车、个人及家庭用品的修理 30.宾馆及餐厅 10 31.运输、仓储及通讯 32.金融、房地产、出租业务 33.信息技术 34.科技服务 35.其他服务 36.公共行政管理 37.教育 38.卫生保健与社会公益事业 39.其他社会服务 推导推导 ISO9000 的意义的意义 *与国际接轨，展示国际公认标志 * 提升企业形象，增强顾客信任 * 提高企业自身管理水平，改善公众关系 * 激励员工士气 *