《工程管理文件》doc版.doc

工程投标管理1、 工程部作为工程投标的职能部门，负责投标全过程的组织与协调。2、 工程部、商务部应定期对工程招标信息进行收集。分析招标项目的基本情况，将相关情况汇报总经理。确定参加某项工程投标后，应成立投标小组。投标小组由工程部、商务部等部门指定人员组成。3、工程部负责投标报名工作。资格预审通过后，负责收集投标所需的资料（招标文件、图纸等），应及时对招标文件、图纸等进行分析。对影响报价较大的部分，应充分研究。制定相应技术措施并合理报价。4、现场勘察是投标报价的基础。若项目单位组织现场勘察，工程部应组织商务部等参加。对照招标文件中的工程说明、招标范围、图纸和技术资料勘察现场和周围环境条件，对编制投标文件和施工中影响成本的各项因素的资料加以收集和了解。现场勘察结束后，工程部召集商务部等部门就现场勘察中发现的问题作进一步分析，并确定报价策略。5、施工组织设计作为投标文件的主要内容，工程部应依据招标文件和工程技术规范要求，并根据施工现场情况编制施工方案，在规定的时间内完成。工程部完成投标文件其它部分的编制，并汇总投标文件。6、最终的投标报价需报总经理审批，投标文件由相关部门会签。合同管理一、总则1.为规范合同管理工作，避免或减少因合同管理不当造成经济损失或社会不良影响，提高经济效益，促进企业的发展，根据中华人民共和国合同法，结合本公司实际情况，制定本办法。2无锡市东置设备安装有限公司（以下简称本公司）。本办法所称合同是指本公司与其它平等主体（法人、组织、自然人）之间设定、变更、终止民事权利义务关系的协议。3合同实行本公司工程部归口管理的原则；实行授权委托制度、合同专用章制度、承办人制度、审核会签制度。4订立合同当事人双方必须出示合法有效证件，如法人授权委托书、代理证书、营业执照、资质证、许可证等。5本公司与外部的经济活动中凡涉及到工程发、承包、器材设备采购、投资联营、资产租赁、资金拆借、保险、财务审计和资产评估委托等均应签订合同，以利经济活动的有序、有效、合法。6属于同一项目下同一标的合同不得分解签订。7本公司的职能部门不得以自己的名义对外签订合同。8无营业执照的分公司不得以自己的名义对外签订合同。9本公司公章、部门印章、业务专用章不得用于签订合同。10本办法适用于本公司及分公司。二、合同的订立1签订合同必须具备下列主要条款：(1).合同各方的法定名称、地址、邮政编码、电话、法定代表人姓名、职务、代理人姓名、职务、联系方式；签约的目的和依据；(2).标的（指工程项目、货物、劳务等）；2.1.4数量和质量（包括检验标准、方式提出质量异议的期限）；2.1.5价款或酬金及结算方式；2.1.6履行期限、交付地点与方式；2.1.7争议解决方式；2.1.8违约责任；2.1.9根据法律或合同性质必须具备的条款或双方当事人认为必须明确的条款；2.1.10正、副本数和分配方式；2.1.11生效时间和条款；2.1.12附件名称；2.1.13签约地点、日期；2.1.14签约各方印章或合同专用章；2.1.15法定代表人签字或代理人签字。2.2如需要加以特殊说明的或合同条款难以表述清楚的内容（如技术标准、技术措施、安全措施等）可由双方通过协商后签订补充协议，作为合同附件，具有相同的法律效力。2.3当事人协商一致的修改、补充合同的文书、信件、数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）、图表等是合同的组成部分。2.4预算单、决算（书）等文件可以作为合同的组成部分，但不得以其代替合同。2.5合同除即时清结以外，一律采用书面形式。国家或行业有示范文体的应当优先选用，但在选用时对涉及到权利义务的条款应加以审查，必要时可以进行修改。2.6本公司法定代表人可以自己签约，也可以委托他人代理签约，代理人在其授权委托的范围内签订合同。2.7委托他人签约时，法定代表人应签署授权委托书，代理人不得再转委托。2.8任何人不得以任何形式泄漏合同在订立和履行过程中涉及的商业秘密和技术秘密。2.9有效的书面合同是财务部门的付款依据。凡应当采用书面合同而不采用的，财务部门不予付款。2.10法律、行政法规规定应当办理批准、登记等手续生效的合同，应按规定办理批准、登记手续。3、合同的履行3.1合同由承办部门负责组织履行。合同正式生效前，不得实际履行。合同承办人应当按照合同约定全面履行己方的义务。3.2合同承办人应随时掌握合同的履行情况，并及时报告合同承办部门负责人。3.3在合同履行过程中，如遇到特殊情况导致合同履行困难或另一方不全面、不适当履行合同时，合同承办部门应及时通报分管领导共同研究相应对策。3.4合同履行完毕，合同承办人应及时将履行情况报承办部门和工程部。4、合同的变更和解除4.1合同经双方协商一致，可以变更或解除合同。变更或解除合同的通知或答复应在法定或约定的期限内作出。4.2变更或解除合同应达成书面协议，未达成书面协议前，原有合同继续有效。4.3变更或解除合同的报审程序与合同签订审核程序相同。4.4变更或解除合同，须符合法定或约定的形式及程序。法律、行政法规规定变更合同应当办理批准、登记手续的，应按规定办理批准、登记等手续。4.5合同的权利义务终止后，当事人应当遵循诚实信用原则，根据交易习惯履行通知、协助、保密等义务。5、合同订立的权限5.1订立合同必须使用本公司合同专用章。合同章由办公室主任管理。5.2凡涉及到投资、财产、资金运作等方面的合同需按职责分工和有关规定的顺序事先进行内部商定，按公司章程的规定执行。必须经总经理通过后才能正式签订。5.3签订合同标的金额在50万元及以上的，原则上应由分管领导、财务部有关人员参与，应严格审查把关。并执行会签单制度。6、合同的付款限额6.1采购、加工合同金额在30万元以下，一般不支付预付款；金额在30万元以上且交货周期达半年以上者可明确1030%的预付款，交货后付至90%，留下10%作为质保金，质保期及质保金付款时间双方应在合同中约定。6.2外协单包工程可按合同价分二次支付预付款，每次一般在1020%，竣工验收合格后付至90%，10%作为质保金，质保期及质保金付款时间双方应约定，但不得低于6个月。6.3其它商务合同按本公司资金支付办法执行。7、合同归口管理及监督系统7.1财务部为公司合同归口管理部门。合同归口管理部门对本公司的合同管理工作进行规范、监督、检查、协调、考核。7.2甲方为无锡供电公司、总公司的工程建筑、安装承包合同，工程部应按照甲方的合同管理规章制度办理。签约依据以中标通知书、承接的工程预算书、工作任务书、备料清单等为准。7.3甲方为无锡供电公司、总公司以外的合同，承办部门填写“合同会签单”（附件1）。相关部门无特殊情况，应在二个工作日内完成会签工作，由承办部门至相关部门会签，会签结束后交工程部签订合同。7.4工程外协配合申请及合同管理会签规定：7.4.1需要外协单位配合施工的工程，必须在施工前，办理好合同签订手续。7.4.2会签过程中，如发现时间已超过开工日期，应报分管领导备案。为确保流转效率，必要时可电话联系委托办理。7.4.3工程部收到“会签单”后，必须在3天内及时通知外协单位，未及时通知，造成合同会签滞后者，将对责任人进行经济考核。7.4.4“会签单”未在开工日期前流转到工程部，造成合同会签滞后者，将对责任部门进行经济考核。7.4.5外协单位接到签订合同通知后，应在规定时间内，办理合同签约手续，逾期不办扣除工程款2000元/次。因财务工作制度要求，合同金额1万元以上的工程，在签约时应附结算书。若未能在规定期限内提供结算书，在合同中注明结算时扣除1000元。7.4.6因特殊原因无法及时办理合同签订手续的，相关部门应及时向分管领导汇报处理。（包括无编号、无预算、无工程量的会签单）7.5合同订立后，工程部将副本一份交财劳部，作为付款凭证。合同全面履行结束在合同正本右上角盖上“履行完毕”标记。7.6合同订立生效后，各承办部门应指定专人妥善保管合同文本，以防丢失。7.7本公司实行法人授权委托制度。合同签订人员必须持有法定代表人授权的委托书，明确授权范围，在规定的范围内行使职权。8、合同纠纷处理和责任承担方式8.1发生合同纠纷时，合同承办人应将纠纷情况及时报告合同承办部门、工程部及分管经理，同时迅速收集以下有关证据：8.1.1合同文本，包括附件、变更或解除协议、有关信件、数据电文、图表和视听资料等；8.1.2有关票据、票证等；8.1.3证人证言；8.1.4质量标准的法定和约定文本、封样，样品、鉴定报告、检测结果等；8.1.5其它有关必要资料。8.2违反本办法，应当签订书面合同而不签订的，该合同应视为合同承办人以自己的名义订立，其后果由合同承办人自行承担。8.3违反本办法，泄漏商业秘密，造成损失的，有关责任人员应当承担相应的赔偿责任。8.4违反本办法，履行未生效合同发生纠纷造成损失的，有关责任人员应当承担相应赔偿责任。8.5违反本办法，在解决合同纠纷过程中，未经同意，擅自答复合同另一方或擅自向合同另一方提供有关资料而扩大损失的，有关责任人员应当承担损失扩大部分的相应赔偿。8.6合同纠纷的解决，应首先采取协商、调解的方式。协商或调解达成一致意见的，按4处理。8.7协商或调解不能达成协议时，可依合同约定的方式解决纠纷。8.8选择仲裁或诉讼解决纠纷时，由工程部会同合同承办部门及其它有关部门共同研究仲裁或诉讼方案，拟定仲裁或诉讼代理人。8.9仲裁或诉讼方案须报本公司法定代表人同意，委托代理人参加仲裁或诉讼须经本公司法定代表人授权委托。8.10对方当事人逾期不履行生效协议、裁定、判决时，工程部报请本公司总经理同意，并经法定代表人批准后，向人民法院申请强制执行。8.11对超越权限或因工作失误造成合同无效、无法履行，或遗失合同造成不良影响和经济损失者应根据情节和程度，承担相应的赔偿责任或扣除一定比例的综合奖。8.12对在订立合同过程中假公济私或谋取小团体利益的行为要视情节追究经济的行政的直至刑事的责任。8.13在合同审查会签过程中，合同承办人、会签人员及有关负责人由于审查不严而造成损失的，有关责任人应当按责任大小承担相应赔偿责任。8.14凡违反本办法除承担相应赔偿责任外，对承办人或有关人员应按其责任，情节和后果，由本公司分别给予警告、记过、记大过、降级、撤职、留用察看、开除的处分，严重的报司法机关追究刑事责任。8.15对严格执行本办法，加强合同管理，有效避免合同损失，维护公司权益成效显著的，应给予表彰和奖励。9、本办法与国家的相应法规有悖的，按国家法规执行。附件1：合同会签单编号： 年 月 日申请部门合同名称及主要内容对方资信情况单位名称经济性质法人代表合同标的型号规格合同金额数量付款方式履行期限工 程 部年 月 日 财 务 部年 月 日分管领导年 月 日分管领导年 月 日总经理意见年 月 日附件2：外协申请及合同会签单编号： 申请部门建议单位申请理由工程编号工程名称工作内容（外协工作内容必须详细表达清楚。凡未定工作量，请在3天内由分公司提供给工程部。施工结束后工程量有变化及时通知工程部进行调整，电话、书面都可。土建工程量请外协单位现场踏勘后3天内提供。）接受任务单时间计划开工时 间工程部 年 月 日分管领导意 见 年 月 日配合人工 年 月 日签约金额 年 月 日财务部 年 月 日分管领导意 见年 月 日总经理意 见年 月 日工程管理1、公司所承接的工程由工程部负责概（预）算书、施工图纸等相关资料（包括中标工程）。2、工程部安排生产任务，明确工期等相关要求。3、每月的生产例会由工程部负责召开。就一月来的生产情况、所遇异常问题作汇报。应对下月工作做详细计划。4、工程部应负责对有特殊施工难度的单项工程编写施工及技术安全组织措施方案。应由技术人员向现场负责人及施工班组交底。5、凡施工过程中发生设计变更应办好相关手续。工程应办理设计追加预算、签订书面协议，明确如何处理应变更引起的费用增加。明确变更范围，应追加的工作内容、材料数量及价格，对方工程管理人员等均应签字认可并盖章。工程部应及时将追加预算交对方公司，并将其作为竣工资料及结算资料的附件。6、工程项目在工程完工一周内，应完成质量验收。即班组验收、主管负责人验收。工程部需对整改意见进行汇总，明确整改期限。7、质量验收后，组织竣工验收。由工程部负责联系运行单位，参加竣工验收，工程部对验收中发现的缺陷应做好统计，及时完成缺陷处理。将处理结果报送运行单位要求复验，将复验结果通知主管负责人。附件：1 工程月度报表序号工程编号工程名称预算价工程承接日期工程完工日期工程竣工日期报完工日期工程超工期原因工程竣工资料、结算资料管理1、现场工作负责人全面负责施工质量、材料控制，施工结束后应清点材料情况，将现场变更情况、多余材料情况（电缆等）填入工程竣工情况表中（附件：1），上交分工程部长。2、在涉及工程量变更时，必须在上报竣工资料前办理好签证手续及追加预算。3、工程竣工后15天，尽快提供结算资料。工程部在接收分公司提供的结算资料后，对一些原始凭证和签证资料，做好备份工作。根据完整的结算资料，正确编制工程结算书，如有不祥之处应及时与分公司联系使结算工作尽快完成。4、对于无锡供电公司和其他单位35kV及以上电压等级且投标报价在100万元及以上的输变电工程、结算金额100万元及以上的其他性质的工程、结算金额20万元及以上的自接工程工程结算资料由工程部负责召集相关部门进行会审。5、竣工资料的准确性控制6.1分公司保证现场施工情况与竣工图、竣工资料的一致性。特别是工程涉及外协时，资料编制人员必须与与现场施工负责人沟通，确保一致性与准确性。7.2分公司对工程量的增减负责。对照预算书掌握工程量的增减情况，对增加或超出预算范围的内容，及时办理变更或追加签证等手续。工程量变更时，各分公司必须在上报竣工资料前办好签证，如有需要可请工程部编制追加预算；涉及追加甲供材料时，必须编制追加材料预算并办理签证，杜绝事后办理。7.3分公司应保证领用材料清单的准确性。任何工程必须编制实际用料清单，避免以预算清单代替实际用料清单。实际用料清单必须与竣工资料相符（特别是线材、电杆等）。办好预算要求的旧料退料手续，旧料退料单应为正规退料单。分公司办好局器材公司退料单至器材分公司登记后直接归入结算资料内。准确编制甲、乙供材料清单，交器材分公司开具上级部门认可的材料清单，由器材分公司提供材料清单交工程部编制结算。分公司核对实际领料清单与预算材料清单的差额。若实际领料清单少于预算材料清单，由分公司将差额材料退回公司，器材分公司开具内部退料单并核收。若实际领料清单超出预算材料清单，分公司核实是否已办好变更签证并检查变更签证的准确性。8、结算资料的准确性控制8.1工程部按照工程结算资料移交清单及工程结算资料清单，审核上报竣工资料是否齐全。8.2工程部负责检查变更签证的准确性，包括部门是否齐全、印章是否齐全等。8.3工程部根据接收到的结算资料编制工程结算书，保证与结算资料的一致性和准确性。8.4工程部结算书编制过程中，如有不明之处，根据职责范围及时与分公司联系，必要时可去现场核实实际情况，确保结算工作的准确性和及时性。8.5工程部对分公司等其他部门提出相关技经指标的有关要求，给予最大限度的配合工作。附件1： 工程竣工情况表编 号施工单位工程名称竣工日期现场变更情况说明材料变化情况说明材料名称预算数实领数应领、退电缆线材其他其他备 注现场工作负责人签名分公司签 名附件2：35kV及以下工程竣工资料目录根据无锡供电公司35kV和10kV安装工程的归档要求，特编制以下工程竣工资料目录，各分公司可结合实际，增减资料项目。一、35kV及以下变电所，10kV开闭所、配电所工程应包括1、施工图会审记录（35kV及以上工程）2、施工安全、技术交底记录（施工难度较大工程）3、安装工程技术措施、作业指导书（35kV以上工程及施工难度较大工程）4、工程开工报告5、工程竣工报告6、工程进度记录7、35kV、10kV开关柜安装记录8、断路器试验报告9、压变试验报告10、流变试验报告11、通用试验记录单12、隐蔽工程验收记录13、工程项目验收记录14、工程缺陷记录15、竣工图（土建、电气）16、设备说明书、出厂试验报告、合格证等（35kV及以上、10kV配网工程增补）三、35kV及以下电缆工程应包括1、施工图会审记录（35kV及以上工程）2、施工安全、技术交底记录（施工难度较大工程）3、安装工程技术措施、作业指导书（35kV以上工程及施工难度较大工程）4、工程开工报告5、工程竣工报告6、工程进度记录7、管道疏通记录及电缆敷设记录8、电缆支架、接地极安装记录9、35kV、10kV电缆终端头、中间接头施工记录10、隐蔽工程验收记录11、工程项目验收记录12、工程缺陷记录13、竣工图（土建、电气）14、电缆走向图15、电缆沟、管、隧道等土建施工文件（施工记录、单项工程验收记录、质量评定测量记录、材料检测报告）16、产品说明书、合格证、出厂试验报告（35kV及以上、10kV配网工程增补）附件3： 工程结算资料清单一、35kV及以上输变电工程1、已签订好的合同文本（招投标工程附中标通知书复印件）；2、开、竣工报告复印件；3、上级部门认可的甲供材料实用清单、乙供材料清单、退料单；4、经签字和盖章的设计变更及工程量变动签证；5、其他经签证的资料二、10kV及以下工程1、已签订好的合同文本； 2、运行单位验收签证单；3、工程预算书； 4、预算要求的旧料退料单；5、设备线路电缆清单； 6、追加预算或签订的费用结算协议；三、其他工程1、工程说明书；2、工程预算书；3、开、竣工报告复印件；4、运行单位验收签证单；5、工程验收缺陷汇总表；6、土建部分结算书及图纸；7、已签订好的合同文本；8、经签字和盖章的设计变更及工程量变动签证；9、安装记录及调试报告；10、工程退料凭证复印件；11、结算工程需上级部门认可的甲供材料实用清单，乙供材料清单；12、竣工图（保证与现场一致）；三、档案管理（一）档案管理的基本任务1、认真贯彻档案法，贯彻党和国家对保密、档案工作的一系列规定和要求。2、集中统一管理公司的各种载体的档案和有关资料，积极开展利用工作，为公司的经营管理和工程建设服务。3、负责公司各种文件、资料的收集、整理、立卷、归档工作，做到完整、系统、正确、安全有效地提供利用。4、负责督促、指导公司各部门的资料整理和移交归档工作。（二）文件资料归档范围 详见附件1。（三）归档要求1、各部门移交的档案资料应做到：资料必须清晰、真实准确，手写资料一律用碳素或兰黑墨汁水，不得使用铅笔或原子笔。反映事件或事项的有关资料必须齐全，经过讨论修订的章程、制度、管理办法等应附原件，部门自留用复印件。公司或部门起草的文件(列入编号的发文)，均应将发文原稿和正式行文一起归档，且按公司规定的发文格式、完备拟稿、会稿、核稿、签发的签署。各部门向上级机关报送的请示、报告类及批复公文均应将正式文本交办公室备案，由办公室年度汇总归档。属照片、音像、磁盘等载体的入档资料应由移交部门负责加以标签说明。（四）归档时间归档资料以年度为限。各部门均于次年的三