企业档案信息化建设对策研究.doc

论企业档案资源信息化建设存在问题与对策1企业档案信息化建设的探讨7浅析企业档案信息化建设存在问题及对策9论企业档案资源信息化建设存在问题与对策摘要本文从管理角度简要阐述了企业档案资源信息化建设中所面临的问题，谈一点粗浅的认识，在此基础上探讨解决问题的对策和做法。关键词企业档案信息化企业档案资源信息化是国民经济和社会信息化的重要组成部分，是当今档案资源开发利用和档案事业发展的大趋势，对于推动国民经济和社会信息化具有非常重要的战略意义和历史意义。搞好企业档案资源信息化建设，就必须正确认识和注重研究解决档案资源信息化建设进程中存在的问题，企业档案资源信息化建设不是单纯工程项目，它是企业档案管理不断创新的过程，企业档案资源信息化面临着亟待解决的问题，笔者从管理角度就企业档案资源信息化建设存在问题谈一些个人之见，以求得同仁的指教。一、企业档案资源信息化建设中存在的问题1、企业领导对档案资源信息化工作的重视程度不够，没有充分认识企业档案资源信息化的重要意义和作用，企业档案资源信息化的理念还没有从根本上转变，导致了疏于指导，经费上不予以支持等问题，使企业档案资源信息化建设进程缓慢。 2、企业档案管理软件还不能适应本行业的性质、特点、职能不同的档案资源信息管理的要求。当前，档案管理软件品种繁多，也都具有公文管理、档案立卷、编目、检索、查询和统计等一般性功能，有的软件不适合企业档案管理，对文书档案比较适用，而对科技档案适用性较差，设计中忽视企业档案资源信息开发和利用的管理软件，如档案管理软件安全性差、速度慢等问题，还未开发出能充分使档案工作适应本行业发展需要的企业档案管理软件。 3、企业档案资源信息化存储技术相对落后，阻碍了企业档案资源信息化建设进程，档案管理部门基础设施较差，缺少专门的磁介质档案存储设备，数字档案对设备的依赖性较强，给电子文件和电子档案管理带来了很多难以解决的问题。数字化文件的收集、管理不同于传统的纸质文件收集归档，数字化档案的收集手段还不够规范。4、档案人员素质无法完全适应信息技术的发展。随着计算机技术的成熟和普及，数据标准化工作的完善以及办公自动化设备的应用，新载体形态方式的公文将大幅增加，机读型、缩微型、视听型档案资源大量涌现。这些变化深刻影响着档案工作队伍结构及档案人员知识结构的变化，对档案人员素质提出了更高的要求。二、做好企业档案资源信息化建设的基本对策 1、企业各级领导都要重视档案资源信息化建设工作。真正把企业档案资源信息化建设作为企业公共财富加以开发利用，树立全新的档案资源信息化理念，有与时俱进、开拓创新的管理思路，加大经费投入，大力推动企业档案资源信息化建设。 2、企业档案资源信息化建设，重在档案管理软件的开发。要按照各行业特点，突出重点，注重应用，讲究实效，从强化管理的实际出发，开发、推广适应企业性质、特点、职能需要的档案信息管理软件，为企业档案工作人员创造出全新的工作模式，以提高工作效率。 3、研究解决和改进数字档案对设备信赖性过强的问题，配置高标准的磁介质档案存储设备，以解决电子文件和电子档案管理方面存在的问题。确保档案信息安全。电子文件和档案一体化管理是数字化档案归档的根本方式，主要通过计算机网络管理来完成，是一种很便捷的方式，一般应在完成逻辑归档后，把需要归档的电子文件集中下载到档案馆可脱机保存在存储介质上，完成物理归档，采取这种方式才可以保证数字化文件的内容、背景、原数据等信息的完整性，使其不至于时过境迁后将文件形成的背景、运行环境等信息被丢失或破坏掉。如照搬纸质档案收集方式，发现问题可能无法挽救，所以必须规范数字档案收集手段，重视和做好电子文件的归档及其档案管理工作，为档案资源信息化建设提供依据，为档案信息共享打下扎实的基础。 4、普及信息技术知识，提高档案工作人员的整体素质。一支业务过硬的专业技术队伍，是实现档案资源现代化需要的合格人才，特别是高层次专业人才。必须大力加强对档案专业知识和计算机专业知识的培训和再教育，及时掌握新知识、不断扩大知识面，完善知识结构。同时，要积极引进各层次、多类型的人才，合理调整档案工作队伍的专业结构、年龄结构和个体知识结构。三、镇海炼化公司档案资源信息化建设的做法1、加强管理力度，完善组织机构。镇海炼化公司领导十分重视档案资源信息化建设工作，以求让档案管理跟上现代企业的发展需要，由一名公司副总经理负责主管信息工作。于1989年成立信息中心（处级单位），下设商情部、档案馆、电讯站三个科级单位。现拥有科技图书馆9万多册科技图书，400多种中外文期刊以及大量的科技标准，已经投用的电子科技图书馆可以使公司员工通过身边的电脑进行图书资料的借阅和查询。拥有文书、科技、经营、财务各类档案10余万卷，并建立了计算机档案信息管理系统，使档案查询更加方便快捷。镇海炼化公司档案馆已于1999年通过国家企业档案管理一级资格认定。2、积极推行计算机管理档案，加快档案资源信息的开发利用步伐。我公司建厂三十年来，档案资源信息为企业的生产、建设、经营管理提供了大量有价值的信息。公司档案馆于1996年配置了计算机，用于档案的录入、搜索、信息传输、统计等方面，实施计算机管理有许多好处，其管理方式、载体形式、信息互动等方面对纸质档案形成了强大的冲击，所以，单一的原有管理模式已难以适应现时档案工作的发展要求，传统档案管理手段与计算机管理技术相融合形成的一种新型管理模式。企业档案资源信息化建设对档案的需求主要表现在两方面：一是对档案资源信息的需求量增加。我公司正处于改革改制时期，各项工作包括行政、经营、销售、财务管理、项目建设、装置改造，都需要借鉴和参考大量历史记录。如果用人工方式在浩如烟海的档案中搜寻如此大量的信息，效率必然低下，而通过现代化的计算机检索便可轻松快捷地实现。目前，档案馆员工每人配有一台计算机，档案管理充分发挥计算机管理优势，案卷封面、卷内文件目录、备考表全部用计算机录入、打印，使案卷填写速度快、使用简明、规范、准确、清晰，采用计算机管理企业档案后，档案工作者从过去繁重的手工劳动中解脱出来，加速了档案资源信息的开发利用，据统计，1999年-2003年档案馆共接待利用者3226人次，利用档案19314卷次。二是对档案信息需求和急切性更加突出。企业在生产经营管理中产生的档案信息需求往往是非常急切的，利用者希望在最短的时间内获得所需的档案信息。2002年5月镇海炼化局域网上建立档案主页后，实现了在公司内部档案资源信息共享，利用者通过网络便可轻松、及时、快速地在网上查阅有关档案信息，计算机的应用不仅为企业档案部门和用户带来许多便利，也扩大了档案馆的影响，档案利用由原来的被动服务变为主动服务，提高了企业职工的档案意识。随着公司生产规模不断扩大，老装置改造、新装置建设项目不断增加，设备随机文件的利用率越来越高。(见下图)。推行计算机管理档案后，增强了信息流动，扩大服务领域，档案工作的服务功能得以最大的发挥。3、加强档案编研工作，使死档案变成活信息。 2003年我公司实行岗位、工资制度改革，为加强档案资源信息的开发利用工作，档案馆增设了档案编研岗位，以加强档案编研工作的有序开展。每年按计划完成2-3篇有一定深度的与生产实际紧密结合的编研成果。对不同时期、不同类型、不同用户需求，从不同的视角选取档案资料进行编研，使档案资源信息从零散到综合，从无序到有序，从无向到有向，从无效到有效，瞄准用户所需，方便各类人员对档案编研成果的利用，以满足企业发展需求。4、做好ERP系统上线工作。镇海炼化公司是中石化集团公司系统内第一家确定为ERP（企业资源计划管理系统简称ERP系统）系统试点单位。经过一年零两个月的规划、设计和实施，镇海炼化ERP系统于2002年10月14日系统成功上线，实现物流、资金流、信息流“三流合一”，对促进企业提高科学管理和决策水平的优势已逐渐显现。随着ERP系统的成功上线，电算化系统的形成，档案系统电子文件随之产生。以会计档案为例：在ERP系统试运行时，会计档案电子文件不但要在计算机中备份，而且打印一份有会计主管签字（盖章），按归档要求装订成册接收进馆。目前，ERP系统的电子档案还没有与公司档案管理系统连网，电算化条件下生成的会计文件的归档未能转存到档案馆管理系统的服务器上，进入档案系统数据库。如何开展和加强电子文件归档管理，加快档案资源信息步伐,是今后档案资源信息化建设工作的重点。镇海炼化公司为改进和提高档案资源信息服务质量，做了大量的工作，随着公司信息化建设的不断发展，档案资源所提供的信息服务内容不断丰富和拓展，受到了公司领导和有关部门的好评。2002年2月28日，浙江省经贸委、省信息产业厅联合发文，公布了省首批12家信息化示范企业名单，我公司榜上有名，用信息化带动现代化，促进企业更加快速健康地发展，使之更好的地发挥信息建设的示范作用。结束语随着信息技术的迅猛发展和在企业的广泛应用，不仅对国民经济和社会发展产生了深刻影响，而且是对档案工作也提出了新的挑战和发展机遇。加强企业档案信息化建设，是企业档案管理适应时代和社会发展的必然选择，是企业档案管理现代工业化的客观要求，是提高档案信息服务水平的必由之路。因此，要立足现在，着眼未来，积极创造条件，充分利用先进技术与手段探索企业档案资源信息化建设的新途径、新方法。推进档案资源信息化建设进程，促进档案事业持续健康快速发展，为加快企业发展和现代化建设服务。作者简介 胡爱娟，女，大学，镇海炼化公司档案馆，馆员，联系电话86444615。企业档案信息化建设的探讨导读实现纸质档案的信息化，为企业各部门查阅利用档案资料提供一个现代化、高效率的管理平台。张 艳（大庆油田第一采油厂信息中心，黑龙江 大庆 163001）摘 要：文章从档案信息的数据流程、数据存储方式、安全性，充分利用计算机的网络技术，以网站的形式来管理和利用档案等方面对企业档案信息化建设进行探讨。关键词：企业档案；信息化；建设计算机应用于企业档案管理，无疑是一次档案管理的革命，企业档案的管理经历了从纯手工的目录检索方式，到目前的计算机目录检索，把档案管理人员从繁重的查找工作中解脱出来，提高了档案的查找速度和工作效率，使档案工作不再费时费力。计算机技术的飞速发展，给企业档案信息化的建设注入了活力，产生了质的飞跃，企业信息化建设不单单是实现档案目录检索，更重要的是实现纸制档案的网上全文检索，因此说，企业档案信息化的建设也应该有一个宏观的规划和目标，充分利用现代化设备和技术，采用先进科学的管理方法，实现纸质档案的信息化，为企业各部门查阅利用档案资料提供一个现代化、高效率的管理平台。鉴于企业的实际情况，在实现企业档案信息化建设中，根据笔者的实践和探索，认为在档案信息化建设的设计过程中要充分考虑到档案信息的数据流程、数据存储方式、安全性，充分利用计算机的网络技术，以网站的形式来管理和利用档案，实现企业档案信息的共享，以下主要从五个方面来谈一谈想法和建议。1 数据的流程和存储档案信息化建设在企业开发中应充分发挥计算机网络在档案信息管理和传输上的优势，避免“多渠道、多方式”传输档案信息导致信息重复、一致性差、工作量大等弊端，档案信息化建设数据流应建立公司、厂（二级单位）、矿（三级单位）三级网络体系，原则上公司保存的信息，各二级单位不再保存，二级单位保存的信息，各三级单位不再保存，保证档案信息的唯一性，三级单位的信息提交到二级单位的服务器上，二级单位的信息提交到公司的服务器上，建立企业的档案资源库，保证了企业档案信息的共享，需要强调的是要立足“转变观念、统一思想，立足全公司、落实局部”的原则，统一档案信息来源，统一传输渠道，统一各门类档案的数据结构，为档案信息化管理工作奠定良好的基础。2 数据的安全性由于档案资料的特殊性，在档案信息化建设中应充分考虑到档案资料的安全性，这种安全性应包括以下两个方面，一个是电子档案资料存储的安全性，另一个是电子档案资料查阅的安全性。2.1电子档案资料存储的安全性档案的信息化建设极大的方便了查阅，不仅提高了管理部门的工作效率和技术水平，而且可以有效的为科技人员提供科研服务，可以为领导层的决策提供有力的依据，档案资料是无形的资产，档案信息化管理后，要加强数据库管理，把档案的管理部门从档案的保管部门变为企业内部信息的信息中心，这样电子档案资料存储的安全性就尤为重要了，它也是档案信息化建设的关键，因此企业的电子档案备份方案要提供强有力的可靠保障。目前，虽然服务器的容错技术极大的降低了企业各种业务在各种不可预料灾难发生时的损失，但是理想的备份系统应该是全方位、多层次的管理，系统管理员利用集中式管理工具对全网的备份策略进行统一管理，备份服务器可以监控所有机器的备份作业，也可以修改备份策略，浏览所有的目录，所有的数据可以备份到同备份服务器或与应用服务器相连的任何一台磁带库内，保证数据存储的安全可靠。期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆2.2电子档案资料利用的安全性为了保障电子资料的保密，做好档案信息的密级划分，绝密档案一律不上网，机密以下的档案信息要设置登陆帐号和密码，只有经过管理员授权的用户才能访问，为了确保档案信息的安全，还要采取以下措施：（1）设置访问日志：日志中详细记录了用户访问档案原件的信息，在信息中包含用户的MAC地址、IP地址等信息，管理员可以根据访问用户MAC、IP的变化情况来了解访问的异常情况，还可以将授权用户的计算机和MAC、IP进行绑定，即使出现了状况，也很容易找到责任人。（2）设置限时限制：为了防止合法用户登陆了电子文档后因忘记关闭网页而泄密，可以对网页设置限时限制，当一个用户在10分钟内没有操作时，网页将自动关闭，要查询需要重新登陆。（3）制定完善的信息安全制度，定期对系统管理员和信息管理员进行培训和考核，制定信息安全的应急预案。3 数据的原件真实性档案的信息化建设，实现全文检索，是将纸质档案和照片等资料进机，主要通过扫描仪的扫描和数码相机拍摄将档案信息输入计算机，同时采用一些图形图像软件进行处理加工，在输入处理的过程中要注意保持纸质档案的原貌和文件尺寸的大小，使档案原件最终以图形文件的形式保存，以保证原件的真实、有效性。4 档案信息的高效性利用网页技术和数据库技术为用户高效利用电子档案打下了良好的基础。档案查询网站要使用统一、友好的浏览界面和操作方法，方便用户的浏览操作，同时要采用模糊查询技术，为用户提供多种快速查询方法，能够使用户在较短的时间内找到所需的档案资料。档案管理的信息化，使档案信息成为企业的无形资产，为企业的领导决策提供大量的依据，为科研人员进行学术研究提供参考，同时档案资料的电子化更便于科技人员的二次利用和开发，提高了工作效率。档案管理实现信息化后，档案的查借阅采用计算机管理，操作方便，同时自动产生催还记录，对过期不还的借阅者进行有效的催还，减少了档案人员的催还档案的诸多麻烦和不便。5 档案信息化人才队伍的建设档案信息化建设除了需要大量的技术支持以外，关键的问题在于要加强人才队伍建设。企业要做好档案信息化建设工作一是要加大档案信息化宣传教育力度，在全公司各级各类档案部门普及档案信息化知识。二是在公司档案系统的档案人员都要接受计算机专业知识培训，并获得市有关部门颁发的计算机等级考试证书，作为档案人员任职资格的必备条件之一。三是对档案专业技术人员实施继续教育，把信息化及其相关知识作为每年进修的内容，努力提高全公司档案工作者的档案科技意识和科研水平。四是加强档案信息化建设专门人才的培养，掌握先进的现代化知识和技能，为企业档案信息化建设提供人才支撑和技术保障。总之，企业档案实现信息化、数字化、网络化是时代发展的大方向，各级档案部门都应在此项工作中舍得投入，花大力气，加强档案信息资源的开发利用，为企业的生产建设提供更多的可利用的信息资源，只有实现企业档案工作的信息化，才能和企业的发展相协调，才能适应不断变化的外部环境的需要，为企业提高市场竞争力，实现可持续发展做出更大的贡献。浅析企业档案信息化建设存在问题及对策摘要：本文结合本单位（小型企业）的实际情况，浅析企业档案信息化建设中存在的问题及对策。关键词：企业档案信息化建设问题0引言在全国档案工作“十一五”规划中，档案信息化建设已放到突出位置，得到高度重视，但按现状看，档案信息化建设至今仍未全面普及推广，目前只限于政务公开、民生档案建设等层面，中小型企业对档案信息化建设工作的实际推广实在太少，这种发展的不平衡现象众所周知，不容忽视，现结合本单位（小型企业）的实际情况，浅析企业档案信息化建设中存在的问题及对策：1企业档案信息化建设存在的问题1.1领导重视不够。每件事情要大力推广，领导们的高度重视是离不开的，但目前大部分中小型企业的领导都没有认识到档案信息化建设的重要性，经费上不予以支持，使企业档案信息化建设进程缓慢。1.2软件不适用。本企业也在推行“无纸化”办公，设立OA平台，把档案的基本信息录入电脑，通过搜索关键字查找所需文件。但由于本企业的OA系统较适用于文书档案，对于科技档案的查找并不便利，所以得不到充分利用，效果并不理想。1.3存储设备落后。本企业的档案室是2001年建成，当时并未考虑对电子档案进行管理，缺少专门的磁介质档案存储设备，而数字档案对设备的依赖性是比较强的，这对电子档案的管理带来了一定困难。1.4电子文档管理