行政办公管理规范化操作全案（下载文件）.doc

行政办公管理规范化操作全案周灿辉 等 编著目 录12 行政办公人员岗位职责5121 行政总监5122 办公室主任5123 行政部经理6124 后勤部经理6125 接待主管7126 行政主管7127 安全主管8128 保洁主管923 行政接待管理工具9231 行政接待申请表9232 贵宾接待信息表10233 接待费用预算表11234 前台来访登记表1224 行政接待管理模板12241 行政接待管理制度1233 会议组织与管理图表15331 会议申请表15332 会议议程表16333 会议签到表16334 会议记录表1734 会议组织与管理制度17341 会议管理制度1743 活动策划与组织管理工具21434 活动执行计划表21435 员工活动调查表2244 活动策划与组织管理模板23441 员工活动管理制度2353 员工出差管理工具25531 出差申请表25532 出差借款单26533 出差报告表27534 出差费用报销单2754 员工出差管理模板28541 员工出差管理制度28542 出差费用管理办法3163 行政公文管理工具33631 发文稿纸33632 发文登记表34633 收文登记表34634 收文处理单34635 公文催办单35636 文件传阅表3664 行政公文管理模板36641 行政公文管理制度3673 合同档案管理工具40731 合同管理台账40732 合同移交清单40733 文件归档登记表41734 归档文件目录41735 档案借阅登记表4274 合同档案管理模板42741 合同登记保管制度42742 档案管理制度4483 印信与证照管理工具47831 印章刻制申请表47832 印章使用登记表48833 介绍信登记表48834 证照管理台账49835 证照借用登记表4984 印信与证照管理模板49841 印章管理制度4993 员工提案管理工具52931 员工提案建议表52932 员工提案评审表53933 员工提案登记表54934 年度提案总结表5594 员工提案管理模板55941 员工提案管理制度55103 公关与危机管理工具581031 公关活动推进表581032 发布会媒体跟踪表591033 展会参展申请表591034 公关费用差异表60104 公关与危机管理模板601041 公共关系管理制度60113 办公用品与设备管理工具631131 办公用品申购表631132 办公用品领用登记表641133 办公用品库存清单641134 办公设备维修记录表65114 办公用品与设备管理模板651141 办公用品管理制度65123 企业知识产权管理工具681231 知识产权汇总表681232 专利申请表691233 专利实施情况表691234 商标情况登记表69124 企业知识产权管理模板701241 知识产权管理制度70133 信息管理与信息保密工具731331 信息接收登记表731332 信息分类记录表731333 机密信息借阅申请表73134 信息管理与信息保密模板741341 企业信息管理制度74143 计算机与网络管理工具771431 计算机硬件请购单771432 计算机硬件报修表771433 计算机软件维护表78144 计算机与网络管理模板781441 计算机管理制度78153 车辆管理工具811531 车辆信息登记卡811532 车辆使用申请单811533 车辆行驶记录表821534 车辆维修申请单821535 车辆保养记录表83154 车辆管理模板831541 车辆使用管理规定831542 车辆维修保养制度85163 安全管理工具871631 安全隐患排查表871633 消防设施一览表881634 门卫值班记录表881632 安全演练记录表89164 安全管理模板891631 门卫值班管理制度89173 环境卫生与绿化管理工具911731 企业绿化规划表911732 绿化养护检查记录表921733 卫生检查记录表92174 环境卫生与绿化管理模板921741 绿化管理制度92183 食堂宿舍管理工具941821 食堂卫生检查表941823 员工宿舍登记表951824 宿舍物品登记表95184 食堂宿舍管理模板961841 食堂管理制度9612 行政办公人员岗位职责121 行政总监行政总监岗位职责如表1-1所示。表1-1 行政总监岗位职责岗位名称行政总监直属上级总经理岗 位 概 述全面统筹规划企业行政办公管理流程，不断完善行政管理体系，控制行政办公费用支出，提升行政办公管理效率岗 位 职 责1.根据企业整体发展规划，拟定行政办公管理发展规划2.负责行政办公、后勤规范化管理体系建设，提升管理效率3.负责行政办公费用预算的审核与监督，控制费用支出4.负责行政管理组织架构设计，不断优化组织内部各项资源的配置5.负责监督行政办公、后勤管理工作的运行，并做出相应的指示6.负责企业公关危机的管理，及时处理各类突发事件7.完成领导临时交办的其他工作122 办公室主任办公室主任岗位职责如表1-2所示。表1-2 办公室主任岗位职责岗位名称办公室主任直属上级行政总监岗 位 概 述协调企业高层与各部门、外部单位之间关系，做好高层领导日程安排、行政资源调度、行政公文处理以及总务后勤事务管理等工作岗 位 职 责1.根据企业高层领导的安排，负责企业日常行政事务管理工作2.根据领导的指示，具体负责领导日程安排以及重要活动安排等工作3.负责代表公司做好外部单位、政府以及其他社会团体的接待工作4.负责公司各类行政办公管理制度、规范的编制工作5.根据领导的授权，为其起草讲稿、处理各类来往公文6.负责企业公关危机的管理，及时处理各类突发事件7.完成领导临时交办的其他工作123 行政部经理行政部经理岗位职责如表1-3所示。表1-3 行政部经理岗位职责岗位名称行政部经理直属上级行政总监岗 位 概 述全面统筹规划公司的行政办公管理事务，通过对行政、后勤等事务的监督管理，为企业正常生产运营提供支持岗 位 职 责1.根据企业年度工作计划，确定行政工作重点及工作计划2.负责编制行政费用预算，合理控制企业行政费用支出3.负责安排集中采购办公用品、办公设备等，并指派专人进行日常管理4.负责公司重要会议、活动的组织管理工作5.负责企业公关危机的管理，及时处理各类突发事件6.负责安排专人集中调度车辆，合理利用资源7.完成领导临时交办的其他工作124 后勤部经理后勤部经理岗位职责如表1-4所示。表1-4 后勤部经理岗位职责岗位名称后勤部经理直属上级行政总监岗 位 概 述全面负责公司后勤事务管理与规划，在不断提升后勤服务质量的前提下，尽量控制管理费用支出岗 位 职 责1.根据企业年度工作计划，确定后勤工作重点及工作计划2.负责编制后勤费用预算，合理控制后勤管理费用支出3.负责合理规划后勤服务设施，提升服务质量4.负责企业内部环境规划，不断美化、净化企业环境5.负责监督企业绿化、卫生、安全等工作，确保企业生产经营活动的顺利进行6.负责监督食堂宿舍日常管理工作，为企业员工提供良好的服务7.完成领导临时交办的其他工作125 接待主管接待主任岗位职责如表1-5所示。表1-5 接待主管岗位职责岗位名称接待主管直属上级行政部经理岗 位 概 述根据公司领导的指示，全面负责安排来宾或访客的接待工作岗 位 职 责1.根据高层领导的指示，负责制定重要来宾的接待计划2.负责具体安排来宾接待、来宾参观、来宾洽谈等事宜3.根据领导的意见，安排来宾主陪以及其他陪同人员4.负责安排来宾就餐、住宿、旅行等相关事宜5.负责接待人员商务礼仪的培训工作，以提升企业形象6.负责参与企业公关危机处理，并提出可供参考意见7.完成领导临时交办的其他工作126 行政主管行政主管岗位职责如表1-6所示。表1-6 行政主管岗位职责岗位名称行政主管直属上级行政部经理岗 位 概 述在部门经理的领导下，通过与各部门的协调与沟通，及时处理各项行政事务，保证企业生产经营活动的正常开展岗 位 职 责1.负责组织策划各类公务接待，体现本公司的良好形象2.负责办公用品申请的审批以及办公用品集中购买3.负责公司各类会议、活动的组织，并指定专人进行会议记录4.负责公司车辆的统一调度、维护与保养等管理工作5.负责对公司印信、公文等进行统一管理，防止核心信息外泄6.负责对公司办公设备等进行统一管理，做好办公设备维护与保养工作7.负责对各类突发事件进行处理，并及时上报相关领导8.完成领导临时交办的工作127 安全主管安全主管岗位职责如表1-7所示。表1-7 安全主管岗位职责岗位名称安全主管直属上级后勤部经理岗 位 概 述在部门经理的领导下，负责公司区域内的安全管理工作，通过建设安全防护设施和组织安全巡查，确保企业财产安全岗 位 职 责1.负责制定公司安全管理工作计划，并落实计划内容2.负责建设与维护公司内部的安全防护设施、设备，杜绝安全隐患3.负责组织保安员定时巡查，防止各类安全事件的发生4.负责制定保安员培训计划，提升保安员的业务水平5.落实安全责任制，及时处理突发性安全事故，并向主管领导汇报6.负责定期召开安全工作例会，检讨工作中的问题和不足7.完成领导临时交办的工作128 保洁主管保洁主管岗位职责如表1-8所示。表1-8 保洁主管岗位职责岗位名称保洁主管直属上级后勤部经理岗 位 概 述在部门经理的领导下，具体负责公司区域内的卫生保洁管理工作，监督保洁人员认真工作，为公司员工营造良好的工作环境岗 位 职 责1.按照公司的建筑布局，为下属保洁员设定专属责任区2.负责制定各项保洁指标与标准，确保公司卫生状况达标3.负责监督、指导保洁人员进行保洁作业4.负责定期检查保洁设备，确保其能够正常工作5.负责保洁工具、材料的发放、保管，合理控制保洁工具、材料的消耗6.完成领导临时交办的工作23 行政接待管理工具231 行政接待申请表申请部门申请人申请日期来访单位联系人来访事由来访日期主要来访人员名单姓名职务性别备注接待人员主要接待领导参与接待人员接待服务人员备注主要日程日期时间活动安排地点准备事项1.车辆（车型）：2.欢迎条幅内容：3.会议室准备：4.用餐：5.住宿：部门经理意见行政部经理意见主管副总意见总经理意见232 贵宾接待信息表来访贵宾信息英文姓名中文姓名国籍性别出生年月来访时间单位职务随行人员信息姓名职务备注来访目的接待安排信息接待负责人接待规格下榻宾馆航班信息接机人指定联络人陪同、翻译人员经费预算开支项目清单及金额行程安排用车安排总经理意见签字： 日期： 年 月 日董事长意见签字： 日期： 年 月 日233 接待费用预算表接待对象接待日期接待级别接待人数接待部门接待负责人接 待 费 用 预 算类别费用预算明细合计金额备注住宿餐饮场地租赁现场参观旅游观光礼品其他合计金额制表：日期：部门负责人：日期：行政经理：日期：财务经理：日期：主管副总：日期：总经理：日期：234 前台来访登记表序号日期姓名单位来访人数被访对象来访事由联系电话备注1234524 行政接待管理模板241 行政接待管理制度制度名称公司行政接待管理制度受控状态编 号第一章 总则第一条 为进一步加强和提高公司行政接待工作水平，规范各类行政接待活动，充分展现公司良好企业形象，特制订本制度。第二条 本制度所称行政接待，是指公司在日常工作中发生的、为开展各类经营业务需要而发生的接待、会务、应酬等活动。第三条 原则1.归口接待，统一管理；2.厉行节约、确保安全；3.文明礼貌、热情周到。第二章 责任分工第四条 行政部是接待工作的统一管理部门，主要有以下职责：1.制定和实施行政接待管理制度；2.编制公司接待费用总额预算；3.受理各部门的接待申请；4.制定各类行政接待方案；5.负责接待前期准备工作；6.负责来宾到访接待的实施工作，包括迎接、正式接待、送行等。7.负责对接待工作的总结、汇报工作。第五条 各业务部门是接待工作的归口部门，主要有以下职责：1.根据本部门业务实际需要，适时提出接待申请；2.向行政部提供有关来宾的准确信息；3.负责接待活动中业务方面的沟通；4.协助行政部实施接待工作。第三章 接待分类与规格第六条 公司行政接待活动分为以下几种类型：1.公务接待；2.会议接待；3.视察与检查接待；4.参观接待；5.经营活动接待；6.技术考察接待。第七条 公司行政接待规格由高到低分为A、B、C、D四个等级。具体如表2-4所示：表2-4 行政接待等级接待等级等级描述来宾接待负责人A级对公司有重要影响或与公司有重大关系的接待国家部委、省市级各主要部门领导董事长B级与公司有密切关系、或有战略合作意向且在行业内知名的来宾或单位企业负责人、核心高管人员总经理C级普通一级的接待，主要是一般客户或业务有关人员来公司参观企业副总、相关高管人员、社会名流主管副总D级主要是指一些临时性的接待，因业务需要临时决定来公司参观企业经理级人员业务部门经理或行政部经理第八条 行政部根据行政接待申请、公司领导指示、来宾与公司往来关系、影响等确定行政接待的等级。第四章 行政接待程序第九条 接待申请1.各归口部门根据业务需求，提出行政接待申请，填写行政接待申请表，经本部门经理审批后提交至公司行政部；2.行政部经理结合行政接待费用预算情况，审核行政接待申请表，填写行政部门意见，逐级报主管副总、总经理审批。接待规格为A级的，还应报董事长审批。3.各归口部门申请行政接待，有下列情形之一的，应及时告知行政部，以便顺利完成接待工作。（1）需要公司领导出面接待陪同的；（2）需要预订返程车船、飞机票的；（3）需要安排住宿、宴会的；（4）需要照相、摄像、礼品以及安排车辆的。第十条 接待准备1.行政部根据经审批的接待申请和归口部门提供的来宾信息，制定接待方案，编制接待经费预算；2.行政部根据接待方案安排专人负责以下细节的准备工作：（1）预订酒店食宿；（2）接机、接站；（3）会议场所布置；（4）相关物资采购。第十一条 接待实施1.一般情况下，接待按照以下程序展开：（1）迎接来宾；（2）双方业务负责人的会晤及技术交流活动；（3）介绍、参观本公司的各项情况；（4）宴请来宾；（5）陪同外地来宾游览本地名胜古迹。2.行政部可根据接待方案对接待程序进行适度变更。第十二条 接待完成1.接待活动结束后，行政部应妥当安排送行；2.可准备具有公司或地方特色的纪念品赠送来宾。第十三条 接待总结每次接待活动结束后，行政部应对接待活动进行全面认真总结，总结报告报主管副总审核批示。第五章 附则第十四条 本制度由行政部制定、修订和解释。第十五条 本制度报总经理审批通过后实施。相关说明编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期33 会议组织与管理图表331 会议申请表申请部门申请人会议时间会议地点主持人记录人会议主题与会人员会议准备部门负责人意见行政部意见主管副总意见332 会议议程表会议主题会议时间会议地点会议主持会议记录与会人员会 议 议 程序号时间议题发言人发言时间12345下次会议时间：地点：其他信息333 会议签到表会议主题会议时间地点与 会 人 员 签 到序号部门姓名签字备注12345334 会议记录表 会 议 记 录会议时间会议地点主持人记录人应到人数实到人数缺席人员迟到人员主要议题发言内容会议结论主持人签字：日期：记录人签字：日期：34 会议组织与管理制度341 会议管理制度制度名称公司会议管理制度受控状态编 号第一章 总则第一条 为进一步规范公司各类会议内容和程序，提高会议效率，健全决策机制，提升公司管理水平，特制订本制度。第二条 原则1.有效沟通，充分协调；2.注重质量，提高效率；3.认真准备，讲求实效；4.遵守纪律，准时与会。第三条 本制度适用于公司及各部门组织召开的各类会议。第二章 会议类型第四条 会议按类别、内容的不同分别由相关部门召集和主持，行政部负责做好会议组织、服务及管理工作。第五条 公司组织召开的各类会议包括但不局限于以下会议：1.总经理办公会主要对公司经营发展和管理中的重大事项进行研究与决策。2.生产经营协调会汇报生产经营有关工作，协调解决各车间、部门提出的问题，讨论研究并提出下期生产经营工作计划。3.各类专项会议研究公司近期成本管理、质量管理、安全管理、预算管理等专项工作存在的突出问题，提出解决办法，明确相关部门责任，并责成各部门按照会议要求保质保量完成任务。4.各部门管理例会了解本部门本期工作完成情况，总结存在问题，确定改进办法，提出处理意见，制定下期工作计划。5.总结计划会议总结公司及各部门月度/季度/年度工作情况，评定全体人员工作绩效，确定公司及各部门月度/季度/年度计划，分析存在问题，制定应变措施和落实办法第六条 公司各类会议简要说明如表3-2：表3-2 公司各类会议说明会议类别主持人主办部门与会人员周期总经理办公会总经理行政部各副总经理及其他高每半月生产经营协调会生产副总生产部各部门经理每月专项会议主管副总各归口部门各部门经理每月部门管理例会部门经理各部门各部门所属人员每月总结计划会议总经理行政部全体员工每月/季/年第三章 会议组织第七条 涉及公司多个部门共同召开并有公司领导参加的会议，由会议归口部门主办，行政部协办。第八条 会议主办部门主要负责以下工作：1.确定会议目标和主题；2.制定会议方案和议题；3.确定会议主持人及与会人员；4.准备会议议题相关资料、文件；5.控制会议进程，维持会议秩序。第九条 行政部主要负责以下工作：1.拟定和发布会议通知；2.会场安排和布置；3.会议用品准备；4.进行会议记录；5.会议照相、录像；6.撰写和印发会议纪要。第十条 会议通知1.召开会议需提前通知，一般会议应提前2个工作日以电话、短信或Email方式通知，大型会议需至少提前5个工作日下发正式书面通知。2.一般情况下，会议通知由行政部拟定和发布，但部门内部会议除外。3.会议通知应至少包括但不限于以下内容：（1）会议时间和地点；（2）参会人员；（3）会议主题和内容；（4）参会要求和准备。第十一条 重大会议会期较长的，行政部应准备茶水饮料，并指定专人提供会议服务。第条 公司会议室由行政部负责统一日常管理，包括但不限于会议室的安排使用、环境保洁、设施管理、会议服务等。第十二条 行政部应在会议开始前30分钟，做好会场各项准备工作，会议结束后30分钟，完成会议室清洁工作。第十三条 行政部进行会议室管理时，应注意以下事项：1.会前、会后均应检查各种试听设备及用品；2.清点与会人员借用的物品，确保所借物品的归还；3.会后及时清理会议室，使会议室恢复到备用状态；4.整理并回收所有剩余的、与会议有关的文件资料。第四章 会议纪律管理第十四条 会议开始前必须由本人签到，如不能到会应提前向会议主持人履行请假手续。第十五条 杜绝迟到、早退，中间确有急事需离开会场的，应向会议主持人请假。第十六条 会议期间应将移动通讯工具关闭或置于振动位置，如遇紧急事情应到会场外接听。第十七条 与会人员应注意倾听他人发言，积极参与讨论，充分尊重他人，不可随便打断他人发言，不可对他人进行人身攻击。第十八条 发言人员会前要做充分准备，要做到发言思路清晰、条理清楚、重点突出、表述明白。第十九条 与会人员应听从主持人的安排，减少与会议议题无关的争辩和讨论。第二十条 与会人员应妥善保管会议材料，不得泄露会议机密。第四章 会议资料管理第二十一条 会议记录1.会议期间由会议主办部门或行政部安排专人进行会议记录。2.会议记录应包括但不限于以下内容：（1）会议概况会议名称、地点、时间、主持人、列席和出席情况、记录人签名等。（2）会议内容会议议题、发言人及发言内容、会议决议事项、表决方式和结果等。3.会议结束后，会议记录人员应及时整理会议记录，确保会议记录的真实、准确、完整。第二十二条 会议纪要1.会议纪要由行政部在会议记录的基础上进行编写，概括反映会议精神和会议成果。2.会议纪要应包括但不限于以下内容：（1）会议概况会议目的、时间、地点、与会人员、议题及成果等。（2）会议精神阐发具体阐述会议讨论的问题、意见、结论和决定，以及对今后工作所提的要求，将会议的主要精神和成果全面、具体、详尽地反映出来。3.行政部根据会议的规模、性质及内容等情况确定是否编写会议纪要，会议纪要报总经理审核、签发后方可印发。第二十三条 各类会议资料由行政部按季度分次存档，部门内部会议资料由各归口部门自行存档。第二十四条 公司重大会议等会议资料存档实行一会一存。存档内容包括会议通知、会议记录、文字和宣传资料、影像录音资料、图片、会议记录及会议纪要等。第七章 附则第二十五条 对会议决议和决定事项，责任部门和人员必须认真履行，按照会议要求的时间完成，相关部门和人员予以支持、配合。第二十六条 行政部对会议决定事项进行分类整理，按照会议要求的时间对有关责任人和责任部门进行逐项督办，并定期向公司有关领导汇报。第二十七条 本制度由行政部负责制定和修改。第二十八条 本制度报总经理审批后自20年月日起执行。相关说明编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期43 活动策划与组织管理工具434 活动执行计划表阶段序号任务工作内容与要求负责人完成时间备注前期准备123活动现场456后期工作789435 员工活动调查表各位同事好： 为丰富公司员工的业余文化活动，推进公司精神风貌建设，行政部开展本次调查。请您根据自己实际情况在对应的选项前划勾，并提出宝贵意见。感谢您的支持和配合！1.您参加过公司组织的员工活动吗？ 经常 一般 很少 没有2.您参加员工活动的主要原因是什么？工作休闲平衡 活动有意义符合自己的兴趣、爱好 同事都参加2.您认为员工活动的重要作用是什么？建立和谐关系 提高团队意识增强同事间交流 公司核心价值观交流分享3.您认为公司应多长时间组织一次员工活动？每月 每季度 每半年 不定期4.您认为公司应在什么时间段组织员工活动？周末 节假日 工作时间 无所谓5.您认为员工活动的规模以多少为宜？全体员工 以部门为单位 兴趣相近的同事 无所谓6.您喜欢参加哪种类型的员工活动？体育 文艺 旅游拓展训练 无所谓7.如果公司组织体育方面的活动，您希望会是哪些活动？运动会 登山比赛 球类比赛棋牌赛 无所谓8.如果公司组织文艺方面的活动，您希望会是哪些活动？演讲比赛 知识竞赛 书画摄影展观看节目演出 无所谓9.如果公司组织员工旅游活动，你希望去哪些地方？天然景观 人文景观 无所谓10.您怎样看待公司组织的大部分员工活动？很喜欢 会积极参加 视活动内容而定 视时间安排而定 无所谓11.关于员工活动的费用问题，您认为怎样做比较合理？公司全部承担 如果合理自己可以承担一部分 自己不会承担12.请您对行政部开展员工活动提供一些参考建议（包括时间安排、活动内容、活动形式、组织等各个方面）：44 活动策划与组织管理模板441 员工活动管理制度制度名称公司员工活动管理制度受控状态编 号第一章 总则第一条 为丰富员工生活，保持员工身心健康，加强公司精神文明建设，规范公司员工活动的策划、组织与实施，特制定本制度。第二条 本制度所称员工活动，是公司组织实施的体育活动、娱乐活动、旅游活动、体检活动、聚餐活动、公司年会等各项活动的统称。第三条 原则1.积极上进；2.内容丰富；3.覆盖广泛；4.安全第一。第二章 责任分工第四条 行政部负责公司活动的组织实施，主要有以下职责：1.制定公司全年活动计划；2.活动经费预算的编制和报批；3.员工活动的策划、组织、执行与总结；第五条 行政副总负责公司活动的指导及监控。第六条 总经理负责公司活动计划、方案的审批。第七条 各部门可根据自身情况自行开展部门活动，部门活动的组织和实施，包括经费申请、活动策划和费用报销等，均由各部门负责。第八条 活动经费预算的审批权限：1.活动预算在元以内的，由部门经理审批；2.活动预算在元元的，由行政副总审批；3.活动预算超过元的，由总经理审批。第三章 活动计划与方案制定第九条 行政部每年12月份对全体员工开展一次员工活动意向调查，并分析总结调查结果。第十条 行政部根据员工活动调查结果，制定下一年度的员工活动计划及经费预算，逐级报行政副总、总经理审批通过后方可实施。第十一条 行政部组织员工活动，应提前2周编制具体的活动方案，但常规性的活动（如员工生日宴会，团队建设聚餐等），活动内容不变且金额在的元以内的，可不必编制活动方案。第十二条 活动方案应至少包含以下内容：1.活动目的和方式；2活动内容、时间、地点；3活动参与人员、组织人员；4.活动设施、物品等采购需求；5.活动进程安排及责任分工；6.开展活动所需经费的预算；7.活动注意事项及要求。第十三条 员工活动方案经行政部经理签字后逐级报行政副总、总经理审批通过后方可执行。第四章 活动组织与开展第十四条 行政部根据具体的活动方案召集相关部门及人员，进行活动分工，确定活动经费的落实情况及活动人员安排等。第十五条 行政部应提前1周做好以下活动准备工作：1.活动前期的宣传工作；2.活动所需物品的采购工作；3.组织人员责任分工准备；4.以书面形式通知各部门。第十六条 公司为参加旅游活动或比赛活动的所有员工统一购买意外伤害保险。第十七条 凡外出活动，活动负责人应随时清点人数，尤其是转换活动场地、上下车时及时清点，确保所有员工统一行动。第十八条 公司活动以集体组织形式进行，因特殊情况需要分组时，应强调分组活动的安全注意事项、关键时间点、集合地点等，并确立分组负责人。第十九条 行政部应做好活动应急预案，以及时应对并妥善处理活动过程中的突发事件。第五章 附则第二十条 行政部应在每次活动结束后及时做好活动的总结工作，向公司领导汇报活动情况，找出存在的缺点与不足，并填写活动评估记录及活动总结报告。第二十一条 行政部应将每次活动的所有资料进行整理、存档，妥善保管。第二十二条 本制度由行政部制定、修订，报总经理审批通过后生效。第二十三条 本制度解释权归行政部所有。相关说明编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期53 员工出差管理工具531 出差申请表姓名部门出差事由出差日期年 月 日 至 年 月 日出差目的地订票信息飞机 火车 轮船出发时间 月 日 时返回时间 月 日 时费用预算项目金额备注交通费住宿费通讯费其他合 计预计借款金额 元部门经理审核财务部审核总经理审批备 注1.凡境外出差，或出差时间持续一周以上的，须总经理批准；2.出差期间不得随意变更出差事项及路线，情况特殊的，须报直接上级批准；3.本表作为出差期间的考勤依据，出差前应将其副本交至行政部作为考勤备案。532 出差借款单资金性质： 年 月 日 编号：借款人部门付款凭证联出差事由出发日期返回日期借款金额人民币（大写） 领导批示财务主管意见付款记录 年 月 日以第 号支票或现金支出凭单付给：出纳签字借款人签字编号姓名报销凭证联金额日期用途核销金额交回金额尚欠金额会计出纳领款人编号姓名报销回执联金额日期用途核销金额交回金额尚欠金额出纳领款人备注：1.付款凭证联用于员工出差借款时财务做账； 2.报销凭证联用于员工出差报销时财务做账； 3.报销回执联在员工报销后交给员工个人，作为冲销借款凭证。533 出差报告表出差人员部门出差时间 年 月 日 至 年 月 日出差地点出差事由出差经过出差总结附件报告人 签字： 日期：部门负责人 签字： 日期：主管副总 签字： 日期：534 出差费用报销单申请日期： 年 月 日申请人部门出差事由出差起止时间自 年 月 日 时起至 年 月 日 时止共 天 时，附单据 张序号项目单据张数金额备注1城际交通费用2市内交通费用3住宿费用4餐费5其他合计-报销总额人民币（大写） 预借金额补领金额退还金额主管副总： 部门经理： 财务主管： 出纳： 领款人：54 员工出差管理模板541 员工出差管理制度制度名称公司员工出差管理制度受控状态编 号第一章 总则第一条 目的为规范公司员工出差管理，严格控制企业管理费用开支，确保员工出差有章可循，特制定本制度。第二条 适用范围本制度适用于公司全体员工。第三条 定义员工出差，是指公司员工因公赴外地（公司所在地市以外的地区）执行与其工作有关的业务活动、培训、考察、展览、开会等，且单次持续时间在1日以上的，视为出差。第四条 原则1.遵循先申请原则，获批后方可出差；2.按照高效、经济、安全原则选择交通工具；3.所有出差须提交书面出差报告。第二章 出差申请及审批第五条 员工出差应提前一周出差申请表，经具有审批权限的人员批准同意后，将其复印件发送至公司前台处，以便进行考勤统计、预订酒店及机票等。第六条 员工出差有关审批权限如下所示：1.各部门经理负责所属员工出差、出差费用的审批；2.总经理负责各部门经理出差、出差费用的审批；3.员工出差国外或港澳台地区，一律由集团公司总裁审批。第七条 财务部负责出差借款申请的审核、差旅费报销的审核。第八条 未事先申请或虽申请但未经核准的出差，其费用不得报支，其出勤考核按公司有关政策办理。第九条 出差人员凭出差申请表向财务部申请办理差旅费预借手续。第三章 出差费用及标准第十条 员工出差期间的出差费用，主要包括以下费用：1.交通工具费包括乘坐飞机、轮船、火车、出租车等的长短途交通费用。2.住宿费在出差地因过夜住宿发生的费用。3.出差津贴按地区标准发放的包含膳食补助在内的出差津贴。4.其它费用出差期间发生的与公务有关的其他费用。第十一条 出差费用除出差津贴直接以现金方式支付给出差人员外，其他费用须凭正式发票报销。第十二条 交通住宿标准根据出差人员级别及地区的不同，具体的交通住宿标准如表5-2所示：表5-2 出差交通住宿标准级别交通标准住宿标准（单位：元）飞机火车轮船一类地区二类地区三类地区总经理级别商务舱软卧一等舱部门经理经济舱软卧二等舱普通员工经济舱硬卧三等舱备注一类地区是指北京、天津、上海、重庆、广州、成都、深圳、厦门、珠海；二类地区是指郑州、济南、石家庄、合肥、太原、西安、长春、哈尔滨；三类地区是指除一类、二类城市之外的其他地区。第十三条 出差津贴标准根据出差地所在国家及地区的不同，具体的出差津贴标注如表5-3所示：表5-3 出差津贴标准出地区境内境外大陆地区港澳台地区德国美国韩国其他地区日出差津贴（元）备注出差津贴按照出差期间的工作日天数计算，不是一整天的，遵循以下计算规则：6小时以内的，不计算当日出差津贴；6小时至12小时的，按日出差津贴的50%计算；12小时以上的，按照日出差津贴的100%计算。第四章 出差报告及费用报销第十四条 出差结束后，出差人员应以书面形式提交出差报告，对当次出差的情况进行总结、汇报。第十五条 出差报告采取上行汇报制度，即出差人员在申请出差时的授权审批人为出差报告的听取人。第十六条 出差报告应详细说明出差目的、客户名称、出差结果、跟进事项等内容，报告听取人应对报告进行评估，针对有关问题提出处理意见或安排相应的跟进措施。第十七条 出差结束后，出差人员应填写出差费用报销单，附相关凭证及已核准的出差申请表，按照财务报销程序办理报销手续。第十八条 出差期间因业务需要而花费的业务公关费用，须另外填写报销申请，不能并入出差费用申请。第十九条 原则上，出差人员应在返回公司后一周内办理报销手续，逾期1月未报销的，财务部不再办理报销手续，一切费用自理。第二十条 住宿费用审核以实际过夜天数和限额标准确定，并附与出差时间、出差地点一致的正式报销凭证，超过限额标准的部分由出差人员自负。第二十一条 所有报销单据由出差人员粘贴整齐，粘附于出差费用报销单的背面，保证原始单据整洁、清楚，报销单据项目齐全。第二十二条 出差人员在一人以上的，应由其中一人负责向财务办理借款、报销手续，减少财务对报销费用的重复审核工作。第二十三条 出差人员办理完报销费用后，由财务部核算出差津贴的具体数额，并于次月汇入员工的工资账户中，出差津贴与员工当月的工资收入合并计税。第五章 附则第二十四条 本制度由行政部负责制定、解释及修改。第二十五条 本制度经总经理审批通过后生效。第二十六条 本制度自发布之日起执行。相关说明编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期542 出差费用管理办法制度名称公司出差费用管理办法受控状态编 号第一条