出差补助报销管理制度

1 / 24 出差补助报销管理制度 目的：为规范公司管理，规范差旅程序和费用报销政策，特制定本规定。 范围：本规定适用于公司所有员工因公出差办事，包括业务办理、会务、培训、驻派等（不含公司统一安排的带薪培训） 规定内容： 一、出差流程规定： 1、员工出差前两天应提前详细填写员工出差申请表。 2、获部门经理（主管）批准后，人事处留申请表复印件，原件交至财务处。 3、人事部门根据已批的申请表预订酒店及交通。 4、出差前两天将批准的借款单交 至财务处，领取预借的现金。 5、必须在出差完毕一周内将出差报告和出差费用整理完毕交至总经理处报批，批准后交至财务处报销。 6、财务处将在拿到报告后一周内进行核对及报销。 7、出差人员应尽快与财务处结清预借款及差旅费用。预借款必须在出差完毕两周内结清，两周内未结清，不得再预借现金。 二、补助标准规定： 2 / 24 1、住宿费： 1)报销标准 区域划分 类别 县级市、县、乡、镇地区 普通城市 省会城及二线城市 北上广及直辖市 住宿标准 员工级别 50 /天 70 /天 100 /天 120 /天 主管级别 70 /天 100 /天 120 /天 120 /天 经理级别 150 元 /天 200 元 /天 3 / 24 250 元 /天 300 元 /天 2)住宿规定： a、如外地召开的各类培训，出 具邀请方食宿费自理证明，凭住宿发票按规定标准执行。否则不予报销。 b、持有相应标注时间和公司名称的住宿发票按标准实报实销；未取得相应住宿发票的不予报销。 c、同性出差时，如无特殊原因，应入住标准间。因特殊原因无法入住标准间时，获总经理许可后，可分开居住。无批准擅自分开入住，则不予报销。 d、住宿期间使用宾馆电话只能用于公事。如使用宾馆电话，在退房时必须打出电话详单，报销时自行勾除私话。 e、员工短途出差，无住宿补助。 2、交通费： 1）报销标准：采 用实报实销。但须选择快捷、价格合理的交通工具。 2）报销规定： a、包括飞机票、火车票、轮船票、渡船票、客车票、出租票、公交票。 b、途中所用时间少于 4 个小时，出差员工应尽量乘坐火车、汽车或渡轮，选用最优惠的票价。 c、所有申请出差的员工如需乘坐飞机，必须乘坐普4 / 24 通舱，特殊情况下，经总经理批准，出差人员可乘普通舱以上舱位；没有批准就乘坐其他舱类，应自付与普通舱的差额。出差员工根据业务需要预计出差时间，应以最合理的价格预定航班，不能指定航空公司。只可报销与业务有关的行李费用。 d、自驾车出差所产生的过路费和油费经总经理批准后由凭据实报实销。 e、所有车费报销票据均应注明往返地点、时间和事由。 3、膳食费： 1）补助标准： 区域划分 类别 县级市、县、乡、镇地区 普通城市 省会城及二线城市 北上广及直辖市 膳食标准 员工级别 30 元 /天 40 元 /天 50 元 /天 5 / 24 60 元 /天 主管级别 30 元 /天 40 元 /天 50 元 /天 60 元 /天 经理级别 30 元 /天 40 元 /天 50 元 /天 60 元 /天 2）报销规定： a、员工短途出差，不享受出差膳食费用补助。 b、交际费用需填写报销单，写明原因后，报总经理批准方可。原则上不得超过 500 元 /餐。 c、如外地召开的各类培训，出具邀请方食宿费自理证明，凭餐饮发票按规定标准执行。否则不予报销。 4、综合补助： 1）补助标准： 补助标准 员工级别 主管级别 6 / 24 经理级别 10 元 /天 15 元 /天 20 元 /天 2）补助规定： a、综合补助主要包含员工通讯，出勤补贴等其他杂费。 b、员工短途出差，不享有综合补助。 c、业务人员不享有综合补助。 三、其他规定 1、员工出差分为 “ 长途 ” 和 “ 短途 ” 两种，当天能往返的为 “ 短途 ” ，出差时间在一天以上的为 “ 长途 ” 。 2、出差地点区分为 “ 县级市、县、乡、镇地区 ” ，“ 普通城市 ” ， “ 省会城市及二线城市 ” 和 “ 北上广及直辖市 ” 四类。参照各地经济消费水平不同予以不同标准报销及补助。 3、报销票据须持所乘当班交通工具的真实票据，不得用其他票据顶替，如发现虚假业务的费用票据或其它票据顶替报销的，按作废处理并以虚报金额 2的罚款责成当事人承担，累计两次立即开除。 4、财务处有权对不实的出差费用向员工出差居住酒店直接查询，如有虚假行为，公司将按情节轻重予以处罚。 7 / 24 5、超过 1 个月以上的出差单据、假票据或不符合规定的票据，财务处有权不予报销。 6、不被许可的 报销费用： 1)舱位的升级 2）航空意外附加险或其他附加的差旅保险 3）因出差人员本人没有及时取消预订（宾馆或交通）而产生的费用 4）个人娱乐费用。包括在机上观看电影，使用耳机，宾馆中按次计费的电影，各种社交活动，及其他相关杂费等 5）差旅中所饮用的酒精饮料喝烟草制品 6）同工作无关的招待费用 7）延迟结账和房间担保产生的费用 8）其他同出差目的无直接关系的费用 本规定自即日起开始执行。 为进一步规范 公司人员出差报销审批手续，加强公司出差补助报销管理，本着勤俭节约、反对浪费的原则，公司现对差旅费标准进行规范化、统一化管理，根据公司财务管理制度和具体实际情况，特制定本规定。 一、适用范围 本规定适用于河南亿立钢构建设工程有限公司所有人员。 二、报销范围 8 / 24 差旅费包括出差期间发生的住宿费、伙食补助、通讯费补贴、往返车费。出差期间发生的不属于差旅费的其他费用，应按相关审批程序与差旅费一并审核报销。 三、报销标准及报销规定 总体原则：对出差人员的住宿 费、伙食补助费、通讯费补贴和往返车费实行 “ 包干使用，节约归己，超支不补 ” 。 （ 1）住宿标准（金额单位：元。下同）： 报销规定： 1、住宿费报销时必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额，不予补偿；超出住宿标准部分自行承担。 2、出差人员由接待单位或住在亲友家的，一律不予报销住宿费。 3、住宿费标准一般指每天每间，若为同性二人同时出差，按一个房间标准报支。 共 3 页 1 （ 2）伙食补助费（金额单位：元。下同）： 报销规定 1、伙食费报销时必须提供餐饮发票或二联单据，超出报销标准的自行承担，实际未达到标准的不予补偿（销售人员除外）。 2、工程部或市场部需要宴请客户的，需向部门主管汇报，总经理批准后方可报销招待费。 9 / 24 （ 3）通讯费补贴（金额单位：元。下同）： 报销规定 1、每月电话费本人垫付，每月电话费用随当月的工资发放，超出话费自行承担。 2、公司执行总裁、总经理实报实销。因工作需要产生话费高的，可打报告申请，申请程序先有部门领导签字、总经理签字方可报销。 3、公司人员不得出现停机现象，出现停机一次，本月不再补贴话费。 （ 4）往返车费： 共 3 页 报销规定 1、对于自带车辆人员，交通补助费予以取消（乘坐出租车办事需经主管领导同意）。 2、出差人员原则上不得乘坐出租车，但下列情况除外： 1、出差目的地偏远，没有公共交通工具的； 2、陪同重要客人外出的； 3、执行特殊业务或夜间办事不方便的； 以上情况须请示部门经理同意后方可报销。 四、报销流程 1、报销人员将费用单据按规定粘贴到原始凭证粘贴单上并正确填写相应的项目。 10 / 24 2、报销流程：部门领导签字 总经理签字 董事长签字 财务部门审核、签字、付款或冲个人欠款。 3、票据粘贴要求： 左侧不超过装订线，其他三个边距离粘贴单边缘不少于 3 毫米。 所有报销单据均需字迹清晰、无涂改无刮擦、金额计算正确、填写日期、收款人签字并盖章。 粘贴后单据平整、不大于粘贴单的单据要求无折叠、无破损、无撕裂。 填写粘贴单上的用途、票据张数、大小写金额、经办人姓名）找部门主管 签字。 4、公司财会人员有权对一切报销单据和所发生经济业务的合理性、合法性、真实性进行审核，发现有问题的一律不予报销，并及时反馈给公司领导进行处理。 六、本制度由公司企管部负责解释，未尽事宜由财务科另行规定。 七、本制度自发布之日起执行 共 3 页 3 出差费用标准： 1 交通：以最合理的方式选择交通方式。按实报销 2 伙食 :全天 30 元 /每天的标准 . 3 住宿：不得超过 100 元 /每夜的标准。同性以一个房间报销为标准。 11 / 24 出差报销细则 1、公司所有人员出差，必须填写出差申请单并根据审批权限报批。 2、如有出差同行人，填写出差申请单和差旅费报销单时，须注明同行人姓名、职别。 3、差旅费实行按次报销制度，出差人员在出差归来一个周内必须到财务管理部门报销。多人一起出差时，可分开报销或合并报销，并注明同行人员姓名、职别。 4、差旅费报销单须附已获核准的出差申请单，否则财务管理部门有权拒收。 5、出差期间发生的招待费、办公用品、会议费等支出不能在差旅费中报销，另 外注明报销；办公用品费用报销需提供详细的清单。 6、住宿费、市内交通费必须凭发票在规定的标准内据实报销，超支自理。丢失发票须出示相关证明材料，由同行人或部门负责人签字证明后方可报销。 7、伙食补助：出差期间伙食补助按标准包干使用，参加会议等 如提供食宿，不得申请补助。伙食补助按早中晚分摊，比例分别：早餐 20%、中餐 40%、晚餐 40%，财务管理部门在审核时按交通票实际日期计算。 8、参加会议、学习、培训等活动时，由组织者统一12 / 24 支付费用（如住宿费、交通费、伙食费）的项目，出 差人不得重复报销。 9、出差人在出差期间住在其亲属、朋友家的，可按住宿标准的 50%给予补助，但需要发票进行冲销。 10、采用驾驶车辆方式出差的，发生的汽油费、过路、过桥费、停车费等，填写 “ 费用报销单 ” 报销，并注明出差目的地。出差补助部分填写 “ 差旅费报销单 ” 。 11、凡不符合上述规定的特殊情况，需总经理或董事长批准。 出差报销细则 1、公司所有人员出差，必须填写出差申请单并根据审批权限报批。 2、如有出差同行人，填写出差申请单和差旅费报销单时，须注 明同行人姓名、职别。 3、差旅费实行按次报销制度，出差人员在出差归来一个周内必须到财务管理部门报销。多人一起出差时，可分开报销或合并报销，并注明同行人员姓名、职别。 4、差旅费报销单须附已获核准的出差申请单，否则财务管理部门有权拒收。 5、出差期间发生的招待费、办公用品、会议费等支出不能在差 旅费中报销，另外注明报销；办公用品费用报销需提供详细的清单。 13 / 24 6、住宿费、市内交通费必须凭发票在规定的标准内据实报销，超支自理。丢失发票须出示相关证明材料，由同行人或部门负责人签字证明后方可报销。 7、伙食补助：出差期间伙食补助按标准包干使用，参加会议等如提供食宿，不得申请补助。伙食补助按早中晚分摊，比例分别：早餐 20%、中餐 40%、晚餐 40%，财务管理部门在审核时按交通票实际日期计算。 8、参加会议、学习、培训等活动时，由组织者统一支付费用（如住宿费、交通费、伙食费）的项目，出差人不得重复报销。 9、出差人在出差期间住在其亲属、朋友家的，可按住宿标准的 50%给予补助，但需要发票进行冲销。 10、采用驾驶车辆方式出差的，发生 的汽油费、过路、过桥费、停车费等，填写 “ 费用报销单 ” 报销，并注明出差目的地。出差补助部分填写 “ 差旅费报销单 ” 。 11、凡不符合上述规定的特殊情况，需总经理或董事长批准。 出差报销票据要求 1、所有票据原则上要求必须为国家税务部门监制的正式发票，并加盖开票单位的发票专用章或财务专用章，否则为无效票据不予报销。 2、住宿发票必须据实填开，并注明入住、退房时间及天数、单价，大小金额相符，开票人签名，开票单位盖章；14 / 24 且不得要求酒店 在 开票时加计电话费、餐费（酒店内包含有免费早餐的除外）、娱乐费用、酒店内提供的食品或日用品消费等金额，否则视为虚报。 3、不论是餐费发票、住宿发票、长途车票等有票面金额大于实际发生金额的，必须按实际发生金额在票据背面注明实报金额，未注明且按票面金额填报的视为虚报。 4、同一次发生的餐费发票、住宿发票、出租车票、长途车票票据不得连号，如有连号，必须有相应的合理解释，否则视情节为无效或虚报。 5、的士发票必须是机器打印的发票（没有机器打印发票的地区除外），交通费发票都必 须在票面上注明起止地点、日期、经办人。 6、发票抬头名称：根据实际情况按所在公司全称填写：无锡浩兴钢业制品有限公司。 7、票据粘贴：每次出差的原始票据应按时间顺序逐日填写，先交通票据、后住宿票据依次呈鱼鳞状粘贴在粘贴单上（粘贴单可用与报销单一样大小的无文字信息的纸张代替）。 8、票据填写：姓名、职务、出差事由、起止日期及地点、交通费、住宿费、出差补助等应分项逐日逐行填写，金额合计栏小写以 “ ￥ ” 封头，大写以 “ 零 ” 封头。注意大15 / 24 小写金额的正确、完整，并与原始票据金额相符。 9、报销时所需附件：差旅费报销单、出差申请审批单、有效单据。 报销违规罚则 1、所有票据原则上要求必须为国家税务部门监制的正式发票，并加盖开票单位的发票专用章或财务专用章，否则为无效票据不予报销。 2、发票原则上必须是当年度内的有效发票。 3、第一次虚报的对虚报的金额不予报销，并对报销人处以虚报金额二倍的罚款。 4、对第二次重犯者，无论金额大小，一律作无偿解除劳动合同处理 ,并扣除所有在公司末结清费用。 5、凡是虚报者，其直接上司承担相应的连带责任并处以虚报金额和罚款合计的 30%。 6、出差人员在出差返回后逾期报销的，公司不予报销。 第一条 目的 为规范员工出差流程、出差审批及差旅费报销，特制定本制度。 第二条 适用范围 本制度适用于公司和分公司全体员工。 第三条 出差审批权责 16 / 24 1、员工出差由部门经理审核报总经理审批。 2、部门经理出差由总经理审批。 第四条 出差管理原则 1、出差人员必须按照高效、经济、安全便捷原则选择交通工具、路线和时间，反对 浪费行为。 2、出差必须先获批准或被安排出差，对擅自主张者不予报销差旅费。 3、提倡力行节约并对限额控制的差旅费用实行超支自理。 第五条 出差审批 1、出差应填写因公出差审批表（附表），经有审批权限的领导批准同意。 2、出差人员凭因公出差审批表办理差旅费预借审批，向财务部暂支相当数额的旅差费，返回后应在十个工作日内报销费用、核销借款。对无故未报销者不予再次借款。超过一个月还未办理报销手续，账面有个人出差借款的，财务部有权从当月工资中先行扣回。 3、出差中途改变路线时，需报直属领导同意，报销审批时另附说明。 4、出差途中除因病或遇意外灾害，或因工作实际需要电话联系请示批准延时外，不得因私事或藉故延长出差时间，否则不予报销旅差费。 17 / 24 第六条 差旅费构成 列入本制度的差旅费是员工处理公务或公司外送学习培训、外出会议、考察等活动发生的费用，主要包括： 1、交通费：乘坐飞机、轮船、火车、长途客车的费用以及在市内发生的乘坐公共汽车、出租车、地铁等费用。 2、住宿费：异地出差因过夜住宿发生的费用。 3、膳食补助：按地区标准和出差期应就餐次数及补贴限额计发补助。 4、交际费：请客户吃饭、消费、送礼等发生的费用。 第七条 出差费报销标准 员工出差乘坐车、船、飞机和食宿费用都应力行节约，并按不超出规定限额报销。限额控制的具体标准 : 1、住宿费：出差人员的住宿费实行限额据实报销的办法，按出差实际住宿天数计算。 住宿费标准 以上费用超标自付，欠标不补（住宿主要以商务连锁宾馆为主） 2、交通费： 实报实销。包括飞机票、火车票、轮船票、渡船票、 出租车票和公共交通车票。 3、膳食补助：部门经理以上级别 60 元 /人 /天，普通员工 50 元 /人 /天。按实际出差天数计算（不报销个人餐饮费）； 18 / 24 4、出差人员如需请客户吃饭、送礼等产生的交际费用，需提前电话向总经理申请，经公司领导批准后凭据报销。 第八条 出差住宿费报销审核 1、住宿费审核以实际过夜天数和限额标准确定，并附与出差时间、出差地点一致的有效的住宿报销凭证，超过限额标准的部分自理。 2、因外事或重要业务需要招待客户住宿或需要提高宾客及随同人员住宿费标准的 ，应事先向分管领导报告。经审核同意后执行，报销时须附注事由说明。 3、总经理级（含）以上管理人员出差，可住单人间。其他同性员工两人一起出差的，应同住一间房，报销额不超过两人报销标准的合计额。 第九条 膳食补助报销审核 1、膳食补助费用报销额按出差期间应就餐天数计算确定。不满一天的按应就餐次数计算确定。各餐标准：早餐占日限额标准的 20%;午晚餐各占日限额标准的 40%。 2、出差期间因公发生对外业务招待费的按公司业务招待管理办法执行。但陪同招待就餐人员，按陪餐次数减发膳食 补贴。 第十条 交通费报销审核 1、出差乘坐飞机、火车、轮船或长途汽车应按不超过规定的等级执行，并凭出差地点、路线、时间一致的有效19 / 24 票据报销。 2、在出差地办理公务以乘坐公共交通工具为原则，任务紧急或携带公物重的可选择乘坐计程车。市（县、区）内交通费报销时按规定附有效报销凭证。 3、多人一起出差，同乘一辆计程车，其交通费只能由一个持票人代为报销，同行其他人员不得再报销。 4、出差期间有下列情况之一者，不予报销交通费： （ 1）未经同意，擅自乘坐超标准而 发生的超支部分； （ 2）借出差之际探亲、访友和旅游而发生的交通费增支部分； （ 3）未经批准，自带私车发生费用超过乘坐公共交通工具费用的部分。 第十一条 出差期间公休与延期的处理 1、出差中公休：出差过程中，若遇公休日，应以公务为重，继续执行出差任务，如遇到出差单位公休无法办公，可安排休息；为避免此类情况，出差前应事先与有关单位联系。 2、超期停留：出差过程中，因生病（未住院）、交通中断或其他不可抗拒因素造成超过预定期限停留的，在核清事实的基础上，按照实际差旅 费报销；因生病（需住院）原因造成的意外，按标准支付出差补贴，不报销住宿费和市内交通费；住院期间出差补贴不超过 20 天；超期停留报销时20 / 24 需附上情况说明。 3、出差期间不能按时回公司时，出差者必须向主管领导报告公务进展情况，并保持 24 小时开机。 第十二条 差旅费报销违规与失职追究 1、出差人员不得违反规定虚报差旅费；不允许以非出差期间发生的费用票据或非正式票据虚列支出。否则，财务部有权拒绝受理。 2、经查实为虚增报销者，责令退回虚报金额，并按虚报额处以三至五倍的罚款。 3、各级审签人员因把关不严而失职，使弄虚作假的票据得以报销，后经查实已无法收回，由此给公司造成经济损失的，由各级审签人员承担相应的连带责任。 4、部门负责人和分管领导如有故意包庇、纵容员工弄虚作假的违规行为，一经查实，按虚报额处以三至五倍的罚款，同时另视情节轻重给予行政处分。 因公出差审批表 1 适用范围 本标准适用于公司所有正式员工。 2 目的 为了进一步规范公司员工出差管理工作，强化成本管理意识，合理控制差旅费开支，特制定本标准。 3 出差审批程序和权限 21 / 24 差申请审批权限 出差期限划分：三日以内由部门经理批准，超过三日由总经理核准。 出差人员划分：总经理、副总、部门经理出差一律由董事长核准。 工出差需要填写出差申请单，并详细填写目的、行程，按相应权限审批后，转人力资源部备案。如情形特殊事情来不及办理时，应于出差回来后 3 日内补填。否者，按缺勤处理。 差人员预借差旅费，需填写 “ 借据 ” ，由部门经理、董事长或总经理签批方可借款； 工作需要参加外出培训，须按公司培训制度审批通过后，再按相应出差审批权限，方可外出参加培训。 差报告 差人员参加行业会、设备交易会、展览会等大型的与企业发展有关的重要会议以及培训学习，出差回来后要及时以书面形式报告总经理及相关人员。 它的出差以口头形式向有关人员汇报事情的完成情况。 4 费用标准 注：特区是指深圳、珠海、汕头、厦门、海南，直辖市是指天津、重庆。省辖市是指除省会以外的省辖及地级市。 22 / 24 Q/ 50 公里内出差，原则上应于当日返回，确因工作需要，经领导同意后按规定住宿标准报销。 差人员住宿费遵照 “ 据实报销、超额自负 ” 的原则，按实际出差住宿天数计算，在规定标准内报销，凡未实际住宿或采取其他方法住宿未取得正规住宿发票者，一律不予报销。业务人员出差在同一城市住宿七天以上，住宿费按八折报销，超过一月以上者按六折报销。 期在外地出差和长期驻外机构，应按照低于住宿标准的原则包租房住宿，包租房住宿应与出租方签订合同，并经主 管同意，公司据合同报销。 助费按标准填写差旅费报销单报销，超支自负，节约归己。 差补助天数采用计算方法为算头不算尾特殊情况早上走晚上回的需由