物业管理有限公司合同管理办法.doc

非受控本发文编号： 现行版本：A 物业管理有限公司标准 合同管理办法 物业管理有限公司 发布前 言本文件根据GB/T19580-2004标准“4.4.4信息”的要求编制，是全面绩效管理手册的支持性文件。本程序文件的内容包括：1 目的2 范围3 术语4 职责5 合同分类与评审单位责任范围6 合同管理流程7 相关文件8 记录9 附件 0合同管理办法 A版 修改码：01 目 的维护公司合法权益，规范合同管理程序，防范合同签订和履行中的法律风险，提高管理水平。2 范 围本管理办法适用于公司总部及各单位。3 术语3.1 合同：指公司或分支机构与自然人、法人或其它组织等平等主体之间经协商一致，设立、变更、终止民事权利义务关系的法律文本，包括具有履行义务的协议书、备忘录和意向书等，但不包括劳动合同，劳动合同管理按公司HR-109CPM劳动关系管理手册执行。3.2 合同管理：指对合同立项、谈判、草拟、审查、签订、履行直至归档等各项环节实施的全过程管理。3.3 合同承办部门：指公司及各单位中负责发起合同，并对合同前期签订及后期履行实施跟踪负责的职能部门。3.4 合同审核部门：指公司及各单位中负责对合同的内容和形式进行审查并负责出具审查意见的职能部门。3.5 合同管理部门：指公司及各单位中负责合同管理综合事务的职能部门。公司的合同管理部门是行政管理部；分支机构的合同管理部门是其合同管理员所在的职能部门。3.6 重大合同：对公司将产生重大影响的合同。指标的额在5000万以上的合同或者因对外担保、重大投资、资产购买或处置等事宜签订的合同及合同承办人认为重大的其他合同。3.7 分支机构：指事业部、分公司、专业公司。4 职 责4.1 合同承办部门4.1.1合同承办部门应当指定专人承办合同，对合同管理实施全过程跟踪负责。合同承办人为直接责任人，合同承办部门负责人对承办人负直接领导责任。4.1.2合同承办部门的职责如下： 负责办理合同立项手续； 组织相关人员参与合同谈判； 对合同对方进行资信调查与履约能力评估； 草拟合同初稿，并组织相关部门审查会签； 按照相关程序办理合同签订手续； 按照相关程序报送合同存档与备案； 跟踪合同履行过程中的变更、终止或其他事项； 其他应当由合同承办部门负责处理的事项。4.2 合同审核部门4.2.1合同审核部门应当指定专人审查合同，审查人员应当在职责范围内审慎履行审查职责，并对其提供的专业意见负责，审核部门领导对审查人员负直接领导责任。4.2.2合同审核部门应当在本部门职能范围内对合同条款的合理性、合规性和可行性等方面进行审查，审慎出具专业意见。4.3 合同管理部门4.3.1建立、健全合同管理制度，监督、检查各承办部门合同管理情况；4.3.2负责合同的印章管理；4.3.3在审查会签或参与重大合同谈判过程中，提供专业意见；4.3.4其他应当由合同管理部门负责处理的事项。4.4 档案管理部门4.4.1 负责合同档案的管理工作。5 合同分类与评审单位责任范围5.1 合同的分类公司与各单位的合同根据公司组织架构分为总部类合同、事业部及分公司类合同、专业公司类合同，具体分类如下：5.2 合同评审责任单位5.2.1分支机构层面的合同评审责任单位5.2.1.1分支机构内部合同评审责任单位与责任人由分支机构参照公司设置的合同评审责任单位自行确定上报公司相应的责任部门。5.2.1.2事业部及分公司类合同上报总部评审的责任单位与责任人 非地产项目的物业服务合同上报市场拓展部。 地产项目的物业服务合同上报协同地产发展部。 延伸服务及其他收入合同上报市场拓展部。 专项服务合同（外部供方）、工程项目合同（外部供方）、内部供方合同、物资采购及其他支出合同上报运营管理部。5.2.1.3专业公司类合同上报总部评审的责任单位与责任人 楼宇公司合同上报财务部。 保安公司合同上报运营管理部。5.2.2公司层面的合同评审责任单位5.2.2.1公司总部类合同的评审责任单位为发起合同的职能部门。5.2.2.2重大项目的合同评审责任单位为财务部5.2.2.3事业部、分公司、专业公司上报总部审核的评审责任单位同5.2.1.2与5.2.1.3条。5.3 合同审核部门在合同评审中的责任范围5.3.1分支机构层面的合同审核部门在评审中的责任范围各分支机构的合同审核部门在评审中的责任范围由分支机构参照公司层面的合同审核部门在评审中的责任范围自行确定。5.3.2公司层面的合同审核部门在评审中的责任范围5.3.2.1市场拓展部/协同地产发展部 合同文本所规定的交易内容是否符合本公司的相关计划或经公司总经理特别批准。 合同承办部门是否对合同对方的资格能力和履约能力进行了有效的考评。 合同标的的名称、数量等是否准确并符合本企业相关业务计划的要求。 合同价格及付款方式是否合理、明确。 合同所约定的履行期限是否明确合理。 合同文本是否存在应约未约或约而不明的情形。5.3.2.2运营管理部 合同文本所规定的交易内容是否符合本公司的相关计划或经公司总经理特别批准。 合同承办部门是否对合同对方的资格能力和履约能力进行了有效的考评。 合同标的的名称、规格、型号、数量等是否准确并符合本企业相关业务计划的要求。 有关合同标的的技术、质量的规定是否明确并满足本企业的要求。 合同价格及付款方式是否合理、明确。 合同所约定的履行期限是否明确合理。 合同文本是否存在应约未约或约而不明的情形。5.3.2.3财务部 合同文本载明的价款结算期限和方式是否合适。 赊销或预付款条款是否符合公司有关制度的规定并有相应的风险防避措施。 合同文本有关税务的内容是否合法、明确，对公司是否有税务风险。 合同文本对价格及相关费用的约定是否明确、合理。5.3.2.4审计监察部 负责合同的形式审查。 对表明合同对方的资格能力和履约能力的文件或资料进行复审。 合同对交易的定性是否准确，权利义务是否明确，是否合法有效。 合同的生效条件和终止条件的约定是否明确、合法、有效。 对合同所载明的违约责任进行审查。 对关于争议的解决方式和管辖地的审查。 对合同风险是否有防避措施进行审查。 对合同可能存在的风险进行分析，并提出相应的补救措施。 对合同条款是否有应约未约、或约而不明、或前后不一致的进行审查。 对合同的合法性进行审查，确保合同有效。6 合同管理流程6.1 合同管理流程图公司及分支机构对外签订合同，按照如下流程办理：6.2 合同立项6.2.1根据相关规定需要办理合同立项手续的，由合同承办部门负责办理；6.2.2合同承办部门在合同立项时应当确定合同的主要商务条件；6.2.3根据公司相关规定必须通过招标方式确定签约对象的，依其规定；6.2.4合同承办部门应当对签约对象进行资信调查,评估其履约能力。6.3 合同谈判与起草6.3.1 合同谈判需要通过商务谈判确定合同内容的，由合同承办部门负责按照以下规定组织合同谈判：6.3.1.1 组建谈判小组，谈判小组应尽可能吸纳法律、财务及相关专业技术人员参加；6.3.1.2组织前期准备会议，明确谈判议题，确定谈判原则及谈判授权范围；6.3.1.3组织小组内部讨论会议，记录谈判会议纪要； 6.3.1.4及时通过书面形式固化阶段性谈判成果。6.3.2 合同起草6.3.2.1合同文本由合同承办部门负责起草。6.3.2.1.1对于有标准合同文本的，应当优先适用标准文本；若无标准文本，由合同承办部门负责拟定。6.3.2.1.2涉及到关联交易的合同，承办部门应在合同起草阶段填写关联交易报告表，连同关联方的相关资料和合同草稿上报公司行政管理部、财务部。由公司行政管理部汇总关联交易报告表向地产董秘处报送预计发生的关联交易信息。6.4合同的审核和审批6.4.1公司的所有合同原则上都应该通过OA合同审批流程进行合同审批，适用标准文本的租赁合同除外。租赁合同由相关负责人自行组织评审，不使用网上流程。6.4.1.1流程发起人在发起流程时必须按照流程发起的注意事项进行规范申报。6.4.1.2流程发起人在填写合同内容说明时包括但不限于合同期限、合同标的额及其他需要说明的事项。6.4.2合同评审责任单位组织合同的评审工作，并根据合同具体情况提出评审需求，由相关业务部门予以协助。 6.4.3合同审核部门一般在三个工作日内完成合同的审核工作，特别重大、复杂的合同经承办部门负责人同意可适当延长。6.4.4合同评审完成后，由合同承办部门按照审查修改意见对合同进行修改，承办部门对修改意见有异议的由主管领导确定。6.4.5合同承办部门对送审材料的真实性、合法性负责。合同审查人对送审材料有疑问或者认为材料不足的，可与送审部门联系，送审部门应积极配合。6.4.6合同审核完成后，按照管理权限报相关负责人审批。6.4.7 合同的审核与审批权限公司及各单位合同的审核与审批权限因合同类别与合同标的额的不同而有所区别，具体如下：22合同类别合同额度审核权限审批权限重大项目合同标的额5000万合同外担保合同对外投资合同对个借款合同无限额总部审核公司总经理（需经董事会）公司总部类合同总部业务合同1、单笔或年合同额10万（含）以下。总部审核公司主管副总经理2、单笔或年合同额10万以上。公司总经理事业部及分公司类合同收入合同物业服务合同非地产项目物业服务合同1、单笔或年合同额500万（含）以下。分支机构审核后报总部审核公司主管副总经理2、单笔或年合同额500万以上。公司总经理地产项目物业服务合同无限额公司总经理延伸服务及其他收入类合同1、单笔或年合同额50万（含）以下。分支机构自行组织审核分支机构负责人2、单笔或年合同额50万以上至100万（含）以下。分支机构自行组织审核公司主管副总经理3、单笔或年合同额100万以上。公司总经理支出合同专项服务类合同（外部供方）1、单笔或年合同额10万（含）以下。分支机构自行组织审核分支机构负责人2、单笔或年合同额10万以上至30万（含）以下。 公司主管副总经理3、单笔或年合同额30万以上。分支机构审核后报总部审核公司总经理工程项目合同（外部供方）1、单笔或年合同额5万（含）以下。分支机构自行组织审核分支机构负责人2、单笔或年合同额5万以上至10万（含）以下。公司主管副总经理3、单笔或年合同额10万以上。分支机构审核后报总部审核公司总经理内部供方合同无限额分支机构审核后报总部审核公司主管副总经理采购及其他支出合同合格供方1、单笔或年合同额5万（含）以下。 分支机构自行组织审核分支机构负责人2、单笔或年合同额5万以上至10万以下。公司主管副总经理3、单笔或年合同额10万以上。分支机构审核后报总部审核公司总经理非合格供方1、单笔或年合同额2万（含）以下。 分支机构自行组织审核分支机构负责人2、单笔或年合同额2万以上至5万以下。公司主管副总经理3、单笔或年合同额5万以上。分支机构审核后报总部审核公司总经理专业公司类合同楼宇类合同销售安装类合同、专项服务类合同、延伸服务收入类合同、工程项目类合同、物资采购类合同、其他支出类合同1、单笔或年合同额50万（含）以下。专业公司自行组织审核专业公司负责人2、单笔或年合同额50万以上至500万（含）以下。公司主管副总经理3、单笔或年合同额500（含）万以上。分支机构审核后报总部审核公司总经理保安类合同工程项目类合同（外部供方）1、单笔或年合同额10万（含）以下。专业公司自行组织审核专业公司负责人2、单笔或年合同额10万以上至500万（含）以下。公司主管副总经理3、单笔或年合同额500万以上。专业公司审核后报总部审核公司总经理专项服务类合同（外部供方）1、单笔或年合同额10万（含）以下。专业公司自行组织审核专业公司负责人2、单笔或年合同额10万以上至500万（含）以下。公司主管副总经理3、单笔或年合同额500万以上。专业公司审核后报总部审核公司总经理延伸服务及其他收入类合同1、单笔或年合同额50（含）万以下。 专业公司自行组织审核专业公司负责人2、单笔或年合同额50万以上至500（含）万以下。公司主管副总经理3、单笔或年合同额500万以上。专业公司审核后报总部审核公司总经理物资采购及其他支出类合同合格供方1、单笔或年合同额40（含）万以下。 专业公司自行组织审核专业公司负责人2、单笔或年合同额40万以上至500（含）万以下。公司主管副总经理3、单笔或年合同额500万以上。专业公司审核后报总部审核公司总经理非合格供方1、单笔或年合同额2（含）万以下。 专业公司自行组织审核专业公司负责人2、单笔或年合同额2万以上至500（含）万以下。公司主管副总经理3、单笔或年合同额500万以上。专业公司审核后报总部审核公司总经理6.4.8对于未经过公司总部进行审核的合同，由公司的合同管理部门会同审计监察部进行定期与不定期检查。6.4.9 合同的审批流程合同的审批流程见附件6.5 合同的签订6.5.1 公司或分支机构对外签订的合同，原则上由法定代表人签署；根据公司管理权限、CPM-CW-205授权审批控制程序中的合同授权权限规定及相关授权规定，可由授权代表签订。授权代表超越合同授权权限规定及相关授权规定所订立的合同由该授权代表承担相应的责任。6.5.2合同对方主体应由现行有效的营业执照副本确定的法定代表人或者其授权代表负责签订，由授权代表签订的，合同承办人负责审查对方授权手续的完整性和有效性。6.5.3对于续签的合同，即使合同条款不变，也必须通过OA合同审批流程进行合同审批后，方可签订。6.5.3所有合同（适用标准文本的租赁合同除外）必须凭合同审批流程单提请法定代表人或有权限的合同签订人签字，凭合同审批流程单申请盖章。合同文本内容超过一页的，必须加盖骑缝章。对于没有充足时间通过网上审批流程的合同，填写延迟网上审批流程申请单提请领导签字，凭延迟网上审批流程申请单申请盖章，合同签订后补走合同网上审批流程。6.5.4公司、分支机构的合同除即时清洁服务之外，一律采用书面形式。6.5.5对于重大合同在合同审批流程中承办部门负责人应该根据合同所涉及的专业条款项明确合同审查环节需要参与会签的审核部门，签订前由各相关职能部门通过审查会签最终确定重大合同风险评估、风险提示书的内容。6.5.6涉及关联交易的合同须依据交易金额，确定处理方式：6.5.6.1对于交易金额较大（一般单项交易金额在300万元人民币以上，且占地产最近一期经审计净资产绝对值0.5%以上的）的关联交易，如果该交易是在年度预计范围内，但金额超过原预计金额在地产最近一期经审计净资产绝对值0.5%以上或该交易不在年度预计范围内，则需要经地产董事会审批通过后才能签订合同；如果该交易是在年度预计范围内，且交易金额未超出原预计金额的，则无需报地产董事会审批即可签订合同。在合同签订后将合同文本及时报送地产董秘处。 6.5.6.2对于交易金额较小（一般交易金额在300万元人民币以上，且占地产最近一期经审计净资产绝对值0.5%以下的）的关联交易，如果在年度预计范围内，则无需报地产董事会审批即可签订合同；如果不在年度预计范围内，则与地产董秘处沟通确定处理方式。并在合同签订后填写关联交易信息报告表向董秘处报备实际发生的交易信息。 6.5.6.3由于地产最近一期经审计净资产绝对值0.5%，会随着地产最近一期经审计净资产绝对值的不同而有所变化，因此单项交易金额在300万元人民币以上，且占地产最近一期经审计净资产绝对值0.5%以上的具体的金额由公司行政管理部向地产董秘处询问确定。6.6合同的履行6.6.1合同生效后，即对双方当事人具有法律约束力。合同履行单位应当按照约定全面履行自己的义务。6.6.2合同履行完毕的标准，应以合同约定或法律规定为准。6.6.3合同承办部门应随时了解、掌握合同的履行情况，发现问题及时处理，并将相关情况向主管领导汇报，否则，由合同承办部门负责人承担合同不能履行或不能完全履行的相关责任。6.6.4合同签订后，合同履行或承办部门，需留存一份合同原件或复印件，并对合同执行情况进行跟踪，包括合同中收（付）款进度、合同续签、终止等。对于需要续签的合同，应建立合同定期检查、预警机制，及时提醒，确保提前做好续签的准备工作。6.6.5公司市场拓展部负责物业管理服务合同含全委托、前期管理协议、顾问合同的谈判、续签、终止等管理效果的跟踪6.7合同纠纷的处理6.7.1合同在履行过程中如与对方当事人产生纠纷，一般可通过协商、调解、仲裁以及诉讼的方式来解决。提请处理合同纠纷的程序如下：6.7.1.1合同履行部门负责人依据工作权限向相关领导汇报。6.7.1.2相关领导决定纠纷的处理方式以及参与处理的部门。6.7.1.3对于通过协商、调解即可处理的纠纷，由分支机构自行负责处理。6.7.1.4对于协商、调解不成，需要通过法律途径来解决的合同纠纷或分支机构认为有必要通过法律途径解决的合同纠纷，经公司主管领导或总经理批准（重大合同纠纷须报公司总经理办公会批准），可依法提起仲裁或诉讼，参与仲裁或诉讼的部门由公司主管领导确定。6.7.1.5通过协商、调解处理的合同纠纷，应签订书面协议，由双方代表签字并加盖公章。6.7.1.6合同履行部门跟进书面协议的履行，仲裁书、判决书、调解书等法律文书的执行。并依据工作权限向相关领导汇报跟进情况。对方当事人逾期不履行书面协议或不执行已经发生法律效力的判决书、调解书、裁决书，由审计监察部协同合同履行部门向人民法院申请强制执行。6.7.1.7合同纠纷处理或执行完毕的，档案管理部门应及时将有关资料归档。6.8合同的变更、解除6.8.1合同当事人协商一致，可以变更或解除合同。6.8.2变更、解除合同的流程，由合同承办部门按本办法规定的合同审批流程进行。6.8.3经报上级公司批准的合同，在达成变更、解除协议前，仍应经上级公司批准；6.8.4经公证机关公证的合同，在达成变更、解除协议后，必须报公证机关重新公证。6.8.5变更、解除合同，必须采用书面形式（包括当事人双方的信件、函电、电传等），不得采用口头形式。6.8.6因变更、解除合同而使公司利益遭受损失的，除法律规定免除责任外，合同承办部门应在变更、解除合同的协议中和对方当事人明确约定补偿或赔偿我方损失的条款。6.8.6变更、解除合同的协议在未签订之前，原合同仍有效，合同当事人应当按照合同约定继续履行合同义务。但经双方一致同意中止或终止履行的除外。6.9合同档案的管理6.9.1合同承办人负责整理合同档案并制作材料清单，在合同签订后，将合同原件交由档案管理部门归档。若合同履行过程中签订补充协议，因发生变更、解除的情形签订变更协议或解除协议，因合同纠纷签订相应的协议或因诉讼、仲裁而产生的法律文书，均应将相应的协议和法律文书及时归档。6.9.2所有以公司名义签订的合同均交由公司行政管理部归档，分支机构为合同承办部门的，可保留一份合同原件在分支机构的档案管理部门。6.9.3所有以分支机构名义签订的合同均由分支机构档案管理部门归档。但物业服务合同除外，所有的物业服务合同（即以公司名义签订的物业服务合同和以分支机构名义签订的物业服务合同）均交由公司行政管理部归档，分支机构可保留一份合同原件在分支机构的档案管理部门。6.9.4所有与合同相关的资料，如合同正本、补充协议、变更协议、解除协议的电子文档或复印件、会谈记录、备忘录、往来函件（传真、电子邮件、信函、扫描件）等由合同承办部门负责保管。6.9.5 为便于存档管理，所有合同交付存档时，公司行政管理部应使用统一的封面（见附件）。6.10其他规定6.10.1公司及分支机构的职能部门不得以部门名义对外签订任何合同；否则，由此给公司或分支机构造成的经济损失将由合同承办人承担，合同承办部门负责人承担直接领导责任。 6.10.2 各相关部门及人员应当严格按照本办法规定开展合同管理工作，凡因故意或重大过失行为给公司、分支机构带来重大影响或不利后果的，将依法承担相应责任。 6.10.3公司审计监察部负责对公司及各单位合同管理工作提供业务指导和专业支持,并通过不定期开展合同管理检查的方式实施监督管理。6.10.4为加强各单位的合同管理工作，分支机构应当在本办法实施后明确具体的合同归口管理部门，并配置专职或兼职人员负责合同管理工作。分支机构参照本办法并结合实际执行本单位合同管理的相关制度，报送公司合同管理部门备案后实施。7 相关文件中华人民共和国合同法授权审批控制程序QB/CPM-CW-2058 记 录序号记录名称记录编号保存地点保存期限附录A延迟网上审批流程申请单QB/CPMXZ219/01A申请单位长期附录B重大合同风险评估、风险提示书QB/CPMXZ219/02A行政管理部长期附录C物业管理关联交易报告表QB/CPMXZ219/03A行政管理部长期9 附 件合同审批流程图延迟网上审批流程申请单QB/CPMXZ219/01A申请单位合同名称延迟事由经办人核准人主管领导重大合同风险评估、风险提示书QB/CPMXZ219/02A合同名称合同编号项目名称合同类别承办部门承办人风险评估风险提示签名：日期：备注：本表可根据需要补充若干附件。关联交易报告表QB/CPMXZ219/03A关联方关联交易项目交易类型合同期限合同签订时间合同金额（元）合同洽谈情况备注1、 关联交易是指CPM与工业系统内除了地产股份有限公司及下属企业（如各项目公司、工业地产等）外的任何企业发生的交易，包括：集团、天马、飞亚达、天虹商场、广州国投、酒店管理公司及其下属酒店等。2、 填报时间是在合同洽谈阶段，有意向就要报告。待合同正式签署后再正式报告一次，