工程项目投标及工程承包合同管理制度ZTDJ-ZD-07-01_.doc

工程项目投标及工程承包合同管理制度ZTDJ-ZD-07-011.目的和适用范围为适应建筑市场的竞争环境，进一步规范和加强公司投标及施工合同管理工作，充分了解确定并满足发包方要求，保证建设工程施工合同的全面履行，维护公司的合法权益，减少公司风险，争取公司效益最大化，特制定本制度。本制度适用于公司参加工程投标及签订建设工程施工合同项目的管理。以集团公司名义参加工程投标及签订建设工程施工合同的项目，除应执行本制度外，还应符合集团公司关于工程投标和施工合同管理的相关规定。2.编制依据中华人民共和国建筑法、中华人民共和国招标投标法、中华人民共和国合同法、中华人民共和国环境保护法、建设工程质量管理条例和建设工程安全生产管理条例等法律法规；公司业务相关的地方法规；行业的技术或管理标准、规范；中铁电气化局集团有限公司工程投标及合同管理办法。3.职责与权限3.1公司经营副总经理为本制度的主管领导，总体负责工程项目投标方案的确定，以及工程承包合同的审批、签订和履行的组织工作。3.2经营开发部是本制度的主控部门和工程投标管理的具体实施单位，具体负责工程项目投标和工程承包合同的日常管理工作。3.3安全质量部、工程管理部、财务部、人力资源部和法律事务部是投标和合同管理工作的相关部门，按其各自的业务范围负责对招标文件、施工合同进行评审及对施工合同的履行进行指导、监督。3.4 项目经理部是工程承包合同管理的具体实施单位，代表公司履行施工合同的全部要求。3.5对投资500万元（不含）以上或技术结构复杂、有特殊工期、质量要求的项目，评审结果由公司经营副总经理或总经理审批。3.6对投资500万元（含）以下的一般工业与民用建筑工程、没有特殊工期、质量要求的项目，评审结果由经营开发部部长审批。4.工程项目投标管理要求4.1 工程投标阶段的管理流程如下：收集工程信息跟踪工程信息投标报名资格预审投标前评审购买招标文件和图纸答疑、踏勘现场招标文件评审编制投标文件召开投标分析会确定最终投标方案投标文件评审封标、送标参加开标会投标结果分析4.2 经营开发部负责对工程信息进行收集、跟踪、汇总、投标报名、购买并编制投标资格预审文件，工程管理部负责提供企业资质等级证书、营业执照，安全质量部负责提供企业管理体系认证证书、企业获奖证书，人力资源部负责提供投标所需人员证件、劳动合同、社会保险缴费证明，财务部负责提供企业财务报表、大型设备发票等资料。4.3 在收到招标人发出的“资格预审合格通知书”或“投标邀请书”后，根据招标人对投标人参加投标的具体要求和承诺条件，填写参加投标意见评审单，由公司主管领导决定是否参加投标。4.4 公司决定参加投标的项目，由经营开发部负责购买招标文件并交纳图纸押金，提交投标保证金。4.5 招标文件评审在拿到招标文件和施工图纸后，由经营开发部负责组织公司工程管理部、安全质量部、财务部、人力资源部和法律事务部及公司领导对招标文件进行评审并形成记录。一般工程采取汇签评审的方式，由经营开发部将招标文件复印件或电子文档及汇签单发送上述部门，上述部门对各自业务范围的内容进行识别、确认、评审并签署意见；对于国家、省、市重点工程，大型公共设施，采用“四新”具有特殊工艺的工程采取会议评审的方式，上述部门对招标文件进行集中讨论，经营开发部做好会议记录，整理保存。4.5.1招标文件评审应达到的目的确保准确理解项目要求及发包方的要求，包括发包方明示的要求；发包方虽未明示，但属于规定用途或已知的预期用途所必需的要求(通常的惯例要求)；与项目有关的法律、法规、规范、标准的要求(包括环境和安全健康方面的要求)；公司确定的附加要求(如地方或国家奖项)。依据本公司的资金、设备、技术、人员等资源情况，全面分析公司为满足发包方与产品的要求存在（潜在）的风险，确信通过初步策划，包括采取必要的、可实现的技术和资源上的措施，有能力满足项目的合格交付使用和保证服务等各方面要求。4.5.2经营开发部负责对招标文件并进行初步审查，并组织相关部门对招标文件进行评审，确认招标文件的有效性、完整性和合法性，充分理解招标文件要求和发包方意图，以及工程项目的现场条件。负责评审工程造价的计算规定与优惠、工程的计量方法等能否接受并做出反应。4.5.3工程管理部负责评审招标文件中的工期要求、施工技术要求、施工能力和新工艺、新技术要求、物资价格和物资供应方式和供应能力、施工机械设备配置与保障能力并做出反应。4.5.4安全质量部负责评审招标文件中的工程质量目标和质量要求能否实现，环境、健康、安全要求能否实现并做出反应。4.5.5财务部负责评审招标文件中资金风险、保证金、财务指标、工程款支付方式及额度等是否有能力满足并做出反应。4.5.6人力资源部负责评审招标文件中对项目经理、技术、财务、质量、安全、试验负责人以及各专业技术人员和管理人员等人力资源的要求是否有能力满足并作出反应。4.5.7法律事务部负责评审项目的风险程度，对法律、法规的适用性以及合同中的商务条款等能否接受做出反应。4.6公司对招标文件评审通过，决定投标。由经营开发部组织投标人员依据招标文件及施工图纸，根据市场行情和公司自身情况编制投标文件。4.7投标文件评审4.7.1投标文件编制完成后，经营开发部负责组织相关部门和人员对投标文件进行评审并形成评审记录，以决定最后的投标方案。4.7.2评审的内容1）投标文件是否符合招标文件要求，建设方提出的质量、工期和费用等各项明示及隐含的要求和法律法规的要求、公司确定的附加要求(文件或口头)在投标文件中是否得到明确规定；2）投标报价是否准确、合理；3）施工组织设计是否合理；4）与任何以前表述不一致的的要求是否得到解决；5）投标书有无重大疏漏。6）企业是否有能力满足承诺的各项要求。4.7.3评审的要求1）符合国家的有关法律、法规、条例、标准、规范，做到实事求是、同时充分考虑成本、效益和承担的风险。2）由工程造价人员负责对工程概（预）算书或清单报价书进行评审，要确保项目没有缺项，取费标准和投标价格合理；3）由技术人员负责对施工组织设计进行评审，要确保质量、环境、安全保证体系和保证措施能够满足发包方的要求，工程的技术措施能够满足工程的要求，施工进度计划能够满足施工要求，施工工序安排是否合理等。4）由商务人员负责评审投标文件商务部分是否符合招标文件和有关法律法规的要求；5）由投标项目负责人评审投标文件是否完整，投标文件有无重大疏漏。4.8投标文件评审并确定最终投标方案后，由经营开发部负责填报投标报价书，整理招标文件中规定的投标文件，封标。严格按招标文件中要求的时间和地点报送投标书。并按时参加开标会议，做好开标记录。4.9投标结束后，经营开发部负责对投标结果进行分析，总结经验，找出不足，以利于持续改进。5.合同管理要求5.1 建设工程施工合同的管理建设工程施工合同的管理主要流程如下：合同评审合同谈判合同签订合同备案合同交底合同发放合同变更控制合同履行情况监控合同履约情况分析竣工决算合同终止合同归档5.2合同的评审与签订5.2.1收到工程项目中标通知书，确定承发包关系后，经营开发部负责与建设单位联系有关合同事宜，并负责起草拟订施工合同。对工程项目的各项要求都在合同中明确规定，项目质量要求、项目交付要求和交付后的要求及发包方的其他明示的要求都已确定，合同中和各项条款没有含糊不清的情况；5.2.2合同起草完成后（或收到建设单位的合同草案后）由经营开发部组织公司工程管理部、安全质量部、财务部、人力资源部、法律事务部及项目经理部有关人员参加对合同草案评审的汇签。5.2.3经营开发部依据拟签订的合同，向参加评审的部门介绍发包方与产品的有关要求。5.2.4参加评审的部门结合本部门职责范围，对合同中相关条款的合法性、风险性、可操作性等进行评审并提出公司是否具有满足合同草案中规定的各项要求能力的具体意见，对评审中发现的新问题提出具体意见，不可只签名不发表评审意见。5.2.5当合同要求与以前投标的要求不一致时，已协商一致得到解决，应确保有能力满足那些不一致所带来的新的要求。对争议较大的问题（条款）组织相关部门的负责人、三总师、主管领导就分歧意见再度沟通，力求达成一致意见。5.2.6经营开发部负责对汇签结果进行整理，并将合同评审结果上报主管领导，公司主管领导根据各部门评审意见、发包方沟通情况，批示是否可以签订合同。5.2.7经营开发部和公司领导（必要时各相关部门同时参加）与发包方进行合同谈判，明确答复发包方的要求和公司所做承诺，协商有关问题，达成共识，形成正式合同文件。5.2.8由公司法定发表人或其授权人与发包方法定代表人或其授权人签订项目施工合同，并加盖合同专用章，需要时进行公证。5.2.9施工合同签订后，公司相关部门和项目部保存适当数量的合同副本原件（或复印件），其余合同原件由经营开发部负责保存。5.3经营开发部负责将带有甲、乙双方签字盖章生效的施工合同按照铁道部或工程所在地合同管理的要求进行施工合同备案，并及时将合同签订情况报集团公司市场开发中心。5.4 经营开发部负责向公司相关部门及项目经理部进行施工合同交底，并做好交底记录。项目经理部是负责全面履行建设工程施工合同的第一责任人，应对合同各项条款做全面、详细的了解，并对在项目部各部门和相关人员进行二次交底，并做好记录。5.5合同的变更5.5.1施工过程中产生的变更包括设计单位或建设单位提出的变更，以及施工企业提出的、经发包方认可的变更。变更范围包括设计变更和工程质量标准等其他实质性内容的变更，其中设计变更包括：1）更改工程有关部分的标高、基线、位置和尺寸；2）增减合同中约定的工程内容；3）改变有关工程的施工时间和顺序；4）其他有关工程变更需要的附加工作。5.5.2施工过程中发生工程变更，项目经理部与发包方协商后，出具书面变更合同或补充协议（合同）草本，并上报至经营开发部。经营开发部依据合同评审的要求组织公司相关部门及领导针对合同条款进行评审汇签工作，并将评审结果反馈给项目经理部。项目经理部针对反馈意见，负责与发包方进行洽谈，双方达成一致意见，并经公司主管领导确认后，签订变更合同或补充协议（合同），将变更合同或补充协议（合同）原件上报预算合约部，作为合同的组成部分。5.5.3 经营开发部将签订后的变更合同或补充协议（合同）副本或复印件分发至公司相关部门及项目部，作为合同履约依据。5.5.4 变更合同或补充协议（合同）签订后，项目经理部应及时对变更有关的文件（例如施工组织设计等）进行调整，并将调整后文件上报公司相关部门。5.6 合同履行情况的监控5.6.1经营开发部将备案后的合同文本复印件，分发至公司相关部门，在履约数据需要网上填报的地区（例如北京），负责组织和落实施工合同履约数据网上填报工作。5.6.2 工程管理部负责施工合同履约中工程进度、成本、施工组织、技术方案相关的管理工作。5.6.3 安全质量部负责施工合同履约中安全、质量、环境、职业健康、文明施工相关的管理工作。5.6.4 财务部负责按施工合同和中标通知书及时办理施工人员意外伤害保险、农民工工伤保险、承包履约保证担保及购买印花税税票。5.6.5 财务部会同审计部负责施工合同履约中资金使用相关的管理工作，并对各项工程费用组成的合理、合规性进行监控。5.6.6 经营开发部负责工程收入相关的管理工作，确保收入的完整性和合理性。5.6.7合同履行过程中项目部应负责合同变更资料（洽商变更、电话、传真、会议纪要、协议书，补充合同等）的签认、收集、整理、归档，做好竣工结算的基础性工作。5.5.8项目经理部年中及年末，针对工程范围及其质量、进度和成本的执行情况等进行分析，形成施工合同履约情况汇报，公司相关部门定期对项目经理部进行施工合同履约情况检查，并对项目部上报的施工合同履约情况汇报进行统计整理，分析出合同实施过程中的偏差及趋势。5.5.9根据合同偏差分析的结果，工程管理部负责组织召开施工合同履行情况评审会，查找造成偏差的原因，确定责任部门。相关责任部门应采取相应的纠偏措施，并将处理结果传递工程管理部，作为质量改进的依据。5.6与发包方或其代表沟通的要求5.6.1招投标及合同签订阶段：经营开发部、项目部和公司主管领导负责与发包方的沟通，充分了解发包方需求，经营开发部负责收集相关资料。5.6.2 施工准备、现场施工、竣工验收及交付阶段：1）施工准备阶段，以双方项目主要负责人之间的沟通作为主要沟通渠道，通过书面、交谈等方式，采取见面会、技术研讨会、项目需求方案、进度计划等等形式，对施工准备阶段的各项主要工作进行了商讨。沟通结果以会议、书面情况报告、电子邮件、传真、电话或其混合形式来进行确认。2）现场施工、竣工验收及交付阶段，项目部借助于定期召开的例会，注意收集、整理、归档参会人员签到表及会议纪要，总结工程进度完成情况和在工程中遇到的问题，提出工程中隐存的风险，探讨降低风险的手段。收集工程施工全过程中建设、设计、监理及其他部门的来访、来电、信函等形式的意见或建议，能够自行处理的由项目经理部自行解决，如果需要公司帮助处理的，应及时向公司相关责任部门报告。5.6.3保修阶段：项目部通过信函、电话、现场回访等形式，直接与建设方（或用户）进行沟通，做好工程竣工后的质量保修工作。5.7 合同的中止及解除5.7.1对于特殊情况下发生的合同履行中的合同中止（包括停建、缓建），项目经理部必须及时办理中止手续，收集因中止给我方造成损失的相关资料，做好索赔工作。中止的合同又恢复履行时，依程序办理恢复手续。5.7.2 对于合同终止，不再继续履行的，项目经理部应作好终止记录，收集履行过程中所有与合同有关的文件资料，作好经济往来和工程结算工作，经营开发部依据相应程序，办理解除合同手续。5.8竣工结算工程竣工后，项目部负责编制工程结算书，经公司经营开发部审核后在合同约定的时间内报送建设单位，并与建设单位充分沟通，做好结算工作。5.9 合同归档竣工项目的合同保存，将合同原件与工程竣工资料一同交由公司档案室存档。5.10罚则5.10.1 公司及所属各单位必须把施工合同管理工作作为一项重要的企业管理内容，凡不按合同管理办法执行的单位，公司将追究该单位责任人的责任。5.10.2 在订立、履行施工合同过程中玩忽职守、利用合同收受贿赂，损害国家和公司利益的，视情节轻重给予相应的行政处分，直至追究其法律责任。5.10.3未经授权、超越授权或授权终止，以公司名义订立合同的，由行为人承担全部责任，造成公司损失的，由行为人承担赔偿责任和行政责任。构成犯罪的，移交司法机关处理。6.本制度形成的记录6.1 招标文件评审汇签单 ZTDJ-JL-07-01-016.2 招标文件会议评审记录ZTDJ-JL-07-01-026.3 参加投标意见审批单ZTDJ-JL-07-01-036.4 投标文件评审纪录ZTDJ-JL-07-01-046.5 工程开标记录ZTDJ-JL-07-01-056.6 工程承包合同评审汇签单ZTDJ-JL-07-01-06 6.7 工程承包合同会议评审记录ZTDJ-JL-07-01-076.8 合同交底内容记录ZTDJ-JL-07-01-086.9 工程承包合同履行情况统计表ZTDJ-JL-07-01-096.10 工程承包合同台帐ZTDJ-JL-07-01-106.11 工程承包合同结算台帐ZTDJ-JL-07-01-11 141招 标 文 件 评 审 会 签 单ZTDJ-JL-07-01-01编 号： 评审日期： 年 月 日工程概况工程名称工程地点建筑面积投资规模建设单位要求工期设计单位开标时间招标范围部门评 审 意 见经营开发部项目风险程度、工程计量与计价的规定等能否接受，基本条款是否合理、明确： 工程管理部工期、施工技术和能力、物资供应、施工机械设备配置与保障能力是否满足要求：安全质量部工程质量目标和质量要求能否实现，环境、健康、安全要求能否实现：财务部资金风险、工程款支付方式及额度能否接受，保证金、财务指标等是否有能力满足：人力资源部项目管理人员和各专业技术人员等人力资源的要求是否有能力满足：法律事务部项目的风险程度公司是否能够接受，法律、法规的适用性以及商务条款等能否接受：领导审批意见： 招 标 文 件 会 议 评 审 记 录ZTDJ-JL-07-01-02编 号： 工程概况工程名称工程地点建筑面积投资规模建设单位要求工期设计单位开标时间招标范围会议时间会议地点召集部门记 录 人出席人员评审内容：评审小结：参会人员会签：参加投标意见审批单ZTDJ-JL-07-01-03项目名称招标人名称标 的 额投标保证金资质要求业绩要求人员要求财务要求其他要求经营开发部意见领导审批意见备 注投标文件评审记录ZTDJ-JL-07-01-04编 号： 评审日期： 年 月 日工程名称招 标 人工程规模投标报价工期要求质量要求服务/其他对工程概（预）算书或清单报价书是否无缺项、漏项，投标价格和取费标准是否准确、合理：是 否其他需要说明的问题：造价人员： 日期：质量、环境、安全保证体系和保证措施是否满足业主的要求，工程的技术措施是否满足工程的要求，施工进度计划是否满足施工要求，施工工序安排是否合理： 是 否其他需要说明的问题：技术人员： 日期：投标文件是否符合招标文件和有关法律法规的要求，工程隐含的或企业确定的附加要求是否得到明确规定： 是 否其他需要说明的问题：商务人员： 日期：投标文件是否完整，投标文件是否无重大疏漏： 是 否其他需要说明的问题：投标项目负责人： 日期：本文件评审结论： 公司领导： 日期：备注： 工程开标记录表 ZTDJ-JL-07-01-05项目编号：招标人： 开标时间： 年 月 日工程名称： 开标地点： 序号投标人投标报价（万元）投标工期（日历天）工程质量标 准投标人报价与评标基准价的比较（%）是否为有效标备注总价其 中安全文明措施费12345678标底或招标控制价（万元）标底总价（万元）其中安全文明措施费标底工期（日历天）工程质量标准评标基准价（万元）评标办法（或开标会上抽签确定的评标办法）开标会上抽取的降造系数开标会上抽取的调整系数记录人：工程承包合同评审会签单ZTDJ-JL-07-01-06编 号： 评审日期： 年 月 日工程概况工程名称工程地点建设单位建筑面积设计单位合同金额监理单位合同工期部门评 审 意 见经营开发部合同的价格以及价格调整方式、双方的权利、义务等条款是否合理、明确： 工程管理部施工组织、物资供应、工程验收、保修等条款是否合理、明确：安全质量部工程质量、环境、健康、安全条款是否合理、明确：财务部合同财务条款是否合理、明确：人力资源部工程人力资源要求是否合理、明确：法律事务部合同商务条款是否符合法律、法规的规定：合同条款修改项目：领导审批意见： 工程承包合同会议评审记录ZTDJ-JL-07-01-07编 号： 工程概况工程名称工程地点建设单位建筑面积设计单位合同金额监理单位合同工期工程内容会议时