印章管理人员职责

1 / 9 印章管理人员职责 第一章总则 第一条为了使公司印章管理规范化，保证印章的安全和正常使用，特制定本制度。 第二条公司行政人事部或总经理指定的人员负责印章的管理工作。 第三条本制度适用于公司各部门。 第二章印章的种类 第四条公司印章分为正式印章、专用印章、钢印、名章、戳记五大类。 （一）正式印章是代表公司领导机构一定职责、权力的印信凭证，如：董事会章、公司公章等。 （二）专用印章代表某项专门业务内容和权力，适用于印章上标明的使用 范围，超过其限定范围就失去法律效力，如财务专用章、合同专用章、审计专用章等。 （三）钢印是用金属材料制作的上下凹凸相对，可以直接在文件材料上压出印迹的印章，多用于加盖各种证件。 （四）名章是刻有某人姓名的图章，加盖个人名章可做为个人对某事负责的凭信。 （五）戳记是刻有一定字样的，带有标识性质的印章。如财务单据上的 “ 现金收讫 ” ，公文处理中所用的收文专用章等。 2 / 9 第三章印章的效用 第五条印章的效用有以下三点： （一）权威性。代表一个公司、部门或个人的权利 。 （二）凭信作用。代表本公司、本部门或本人对事务起证明作用。凡是以公司、部门名义发出的公文加盖本公司、本部门印章才能生效。 （三）标志作用。代表一个公司或一个部门的合法标志。 第四章印章的刻制 第六条公司成立后或在工商登记机关完成名称变更后，即可刻制董事会章、公司公章、财务专用章、合同专用章、法定代表人名章。刻制其他印章应填写刻制印章审批单（格式见附表 1），报经公司总经理审批。 第七条印章由公司行政人事部负责到公安机关指定的刻字单位刻制，严禁个人或部门 私自刻制。 第五章印章的启用 第八条公司印章刻制完成后，由公司行政人事部办理印章备案手续，载明印章名称、印模和保管人员姓名等事项（备案表格式见附表 2），然后颁发正式文件，公布印章正式生效启用时间。启用印章的通知应附印模，新印章印在“” 内，用蓝色印油，以表示第一次使用。印章保管人变更，应在备案表上登记备案。 3 / 9 第九条启用印章的通知应抄报上级公司，通知发放范围应视该印章使用范围而定。 第六章印章的保管 第十条印章的保管指印章的妥善保存。 董事会章由董事 会办公室保管，未设董事会办公室的，由董事会指定部门或专人代为保管。 公司公章、合同专用章、钢印由公司行政人事部或总经理指定的专人保管。 财务专用章、法定代表人名章由资产财务部按照财务有关规定分别安排两人保管。 第十一条印章应随用随锁，假日加封。不能随意放置在办公桌上或敞开保管柜。 第十二条印章保管人员应明确责任，保证印章的正常使用，严防印章滥用或盗用，原则上不得委托他人代取代用。 第十三条保管人员要注意保养印章，进行必要的维护，以确保印迹清晰。 第 七章印章的使用 第十四条印章的保管人员在使用印章时，要注意： （一）审核。 用印前，由经办人办理审批手续。印章保管人员要检查是否有公司总经理及相关领导批准用印的签字，审阅、了解用印的内容，不能盲目盖章，同时检查留存材料是否齐全。 4 / 9 （二）登记。 每次用印进行登记，填写印章使用登记表（格式见附表 3）。 （三）盖印。 1、盖印时要精神集中，用力要均匀，使盖出的印章端正、清晰、美观，便于识别。 2、以公司或部门名义发出的公文、函件必 须加盖公司或部门的印章。 3、正式公文只在文末落款处盖章。在落款处加盖的印章，应加盖在成文日期上，并做到上不压正文，下压成文日期年、月、日处。若在成文日期上方有发文单位落款，印章应压在发文机关或成文日期上面。若没有成文单位落款，只要印章下压年、月、日即可。 4、带有存根的介绍信、证明信或公函等，除在落款处盖章外，还应在公函的骑缝线上盖章。 5、对外签定的合同、协议或提供的重要文字材料，除在落款处盖章外，还应加盖骑边章（即将多页材料沿边取齐后均匀错开，从首页到末页，骑各页之边，加 盖一完整公章），以证明材料各页是同时形成的，防止删改换页。 合同、协议的签字盖章页出现 “ 此页无正文 ” 的同时，要注明文件的名称，如 “ 此页无正文，为 的签字盖章页 ” 。 5 / 9 6、密级文件要用公文封套封好，并在公文封套封口处加盖弥封章（公章或部门印章）。 （四）整理留存材料。 把用印留存的材料进行整理，归卷存档。 第十五条使用印章应在保管部门内，由保管人员用印，原则上不能脱离印章保管人员的监督、不能将印章携带出公司以外使用，如遇特殊情况确需带出公司的，应由印章保管 部门指定人员随行，并根据印章种类，填写印章外带审批单（见附表 4），报请公司总经理审批。 印章交接要有文字记录，交接时应由本人亲自交接，不能交由其他人员代转。 第十六条原则上不应在空白的介绍信或公文纸上盖章，特殊情况应有公司总经理特批，并在空白的介绍信或公文纸上注明 “ 仅限 用 ” 的字样。 第十七条代章。有些公司或部门刚刚成立，或者因为改变名称，或者因为改变隶属关系，印章没有 刻制出来，而有些工作又急需使用印章，可以采取代章的方法，即用其他印章代替应使用的印章。代章要在落款的后面注明 “ 代 ”字。另外，代章必须是同级或上级代下级，下级或没有任何关系的单位不能代章，代章的使用手续和正式印章相同。 第八章印章的停用 第十八条因公司名称改变，机构撤消、印章式样改变6 / 9 或其他原因时，原印章停止使用。 第十九条印章停止使用后，应发文给有业务往来的单位，通知已停止印章的使用，并说明停用的原因，标明停用的印模和停用时间。 第二十条印章停用或作废，要发印章停用或作 废的通知，印章印在 “” ，用红色印油。 第九章印章的存档和销毁 第二十一条旧印章停用后，应将清查结果报告公司总经理，请总经理审定旧印章的处理方法。 第二十二条重要单位、具有保存价值的印章要妥善保存；临时性单位、没有保存价值或保存价值不大的印章，应报请公司总经理后集中销毁；属于领导个人的名章应退还给本人；一般戳记经批准可销毁。 第二十三条销毁废旧印章，必须报经公司总经理批准，销毁时应有印章保管人员监销。 第十章有关业务要求 第二十四条使用公司证照复印 件需加盖公章时，必须写明用途，且印章须骑压公司名称。 第二十五条复印件与原件相符的文件，只要注明用途（政府部门等有特别要求的除外），报公司总经理签字确认即可用印。 第二十六条涉及合同类用印，须仔细核对合同文本五7 / 9 大关键要素： 1、甲乙双方名称是否与审批表内填写内容完全一致； 2、合同文本金额是否与审批表内合同金额完全一致； 3、该合同审批是否符合最新管理权限要求； 4、合同审核流程是否完备，公司总经理是否都已经签署明确的 “ 同意 ” 意见； 5、 合同文本落款处必须由立项部门负责人或者公司总经理签名，并核对签订日期是否填写。 第十一章罚则 第二十七条对于印章管理人员。 一、印章保管和使用的安全是印章管理非常重要的部分，无论是在印章室内使用还是携印章外出工作，如果是因人为保管不当、责任意识不强导致遗失印章，每次扣罚印章管 员或携章外出的临时印章保管员当月工资 200 二、用印须严格执行公司各类管理文件的规定，未执行审批流程或者流程未执行完毕便用印，按公司失职问责处理； 三、坚持原则是印章管 理工作的关键，任何因迫于压力、原则性不强导致的错误用印，按公司失职问责处理； 四、明知相关手续不齐全却仍然违规用印，造成工作失误，每次扣罚当月工资 1000 元，情节严重的一律予以辞8 / 9 退； 五、公司下发的最新文件是印章管理的工作准绳，没有及时、认真和深入学习，不了解审批权限又没有积极求证便胡乱用印，导致出现工作失误，按公司失职问责处理； 六、印章管 员在核准用印时，没有仔细核对用印文书名称、涉及金额与审批表是否完全一致，盲目用印导致用印失误，按公司失职问责处理； 七、印 章管理工作的各类原始审批记录均须存档保管，擅自涂改、篡改、损坏、撕毁印章工作各类用表，每次扣罚当月工资 300，情节严重的给予降职降薪处理； 八、使用印章须谨慎严格规范，因粗心大意导致印章错盖，每次扣罚当月工资 200 元。 第二十八条对于公司其他员工。 凡本公司员工，均须严格遵守印章管理各项规定，如有违规，按公司规定进行失职问责： 一、利用职务或工作便利谋取私利而欺骗性用印，例如隐瞒真实用印意图，故意漏登、错登用印事项等，性质最为恶劣，按公司失职问责处理并进行 行政处分。 二、以文件公司下发的规章制度是公司管理的核心，全体员工都必须认真学习文件，领会文件要求。对于相关事项如果文件已有明确规定，但经办人遇到问题不积极沟通协调、不向上级领导汇报请示，却