电子邮件内容编写规范(最新).doc

邮件内容编写规范目 录1. 引言11.1 编写目的11.2 读者要求11.3 定义11.4 相关附件22. 准备23. 内容格式的选择24. HTML内容格式规范34.1 邮件标题34.2 链接的规范化34.3 Email地址的规范化44.4 图片的规范化44.5 特征码保护7 4.5关键字与敏感词汇84.6 整体说明85. 联系8邮件内容编写规范1. 引言1.1 编写目的搜狐智能邮件系统从投入市场以来，基本上得到了搜狐各客户朋友们的良好认可。但也有很多方面我们收到了客户朋友们的意见，建议，批评和指正。客户们真诚的意见是对我们搜狐工作团队最大的鼓励，在此我谨代表搜狐工作团队对所有支持搜狐的客户朋友们致以诚挚的谢意。在诸多的客户请求中，我收到的最多的一类客户请求就是很多客户向我索要在搜狐系统中的邮件内容编写规范的指导文件。的确，从搜狐推向市场至今，我们还没有一本完善的文档指导客户如何编写邮件的内容提高邮件的送达率这非常不应该。但回想起来，为自己稍加辩驳的是，各ESP各有各的标准，加上整个互联网是一个动态的环境，在内容上很难找到一种放之四海皆准的标准。但不管怎么样，搜狐从出生以来到现在，毕竟积累了很多自己的经验。这使我越来越觉得有责任将我们自己的经验分享给大家。希望能让客户朋友们在搜狐中的邮件发送效果更上一层楼。1.2 读者要求本文档主要为贵公司的邮件内容编辑人员（或者说设计人员）在内容格式的组织上提供帮助。由于文档大部分都在阐述html邮件内容的编写规范，所以要熟练阅读本文档的人必须具备基本的html知识。1.3 定义1. 域：2. url：3. 黑名单：4. 特征码：1.4 相关附件略2. 准备在您第一次申请使用搜狐的时候，我想我们的市场人员都会询问您以前是否使用过邮件群发方面的系统？发送量多大？使用过程中主要遇到过哪些方面的麻烦？等等问题。这里我想解释一下，并非我们的市场人员在“刺探军情”，而是只有了解了您以前的邮件群发历史才能更好的安排您使用搜狐智能邮件系统。因为如果您以前使用过其他不规范的群发系统，那么很可能您公司的域名、联系电话、联系人QQ号码等已经进入了对方（ESP或行业反垃圾组织）的黑名单。我们会您的各方面信息进行测试和准备，以保证您在使用搜狐系统的时候能获得最好的发送效果。当然，这里您也可以自己先通过下面的地址查询一下您公司的相关IP是否已经在黑名单中：/services/dnsbl.php3. 内容格式的选择常用的邮件格式有两种：文本（text）格式和html格式。采用文本格式的话，邮件内容中只能携带文字内容，而采用html格式则可以携带各类的信息（文字，图片，动画等）。但另一方面正因为html格式的邮件视觉效果好一般类的广告营销邮件都采用html格式的内容，加上html内容格式的邮件有可能携带有病毒文件和恶意代码，所以采用html格式发送邮件对方在给您的邮件垃圾指数打分的时候首先就会加上一个分值。所以在选择邮件格式的时候我们的建议是：1. 如果您确认邮件内容不需要图片，仅仅为日常通知，而且邮件内容中没有任何的敏感词汇那么您可以采用text格式。如果您无法判别这条标准，那么也请您采用html格式，因为实际上这类的邮件采用html格式也是很安全的。2. 反之请您采用html格式。3. 另外一方面，如果邮件内容是html格式，搜狐系统可以在不影响邮件显示的条件下对邮件的内容做一些自动规范化的处理，而如果是text格式，搜狐要对您的内容进行规范化处理就非常困难了。所以总的来说，我们倾向于您采用html的内容格式。补充说明一点：在搜狐系统中存在第三种格式：multipart格式。multipart格式其实就是html格式text的合集。也就是说同时将两种格式发送给您的客户，由您的客户的浏览器决定显示那种格式的内容。鉴于前面说的text格式的邮件内容很难自动规范化，所以在没有必要的情况下，我们同样不推荐您采用multipart格式。4. HTML内容格式规范4.1 邮件标题邮件标题的书写是我们首先需要注意的。在搜狐系统中，邮件标题唯一需要注意的就是不要含有敏感词汇（参4.5）。另外，我们曾经见到个别客户在编写邮件标题的时候直接在标题的每个字之间加上一个空格符（或者其他乱七八糟的符号），这在搜狐系统中是不允许的，因为这样做的直接后果就是让给您的邮件打上了“垃圾”的标记，不仅仅影响您的形象也影响了搜狐的形象。4.2 链接的规范化超链接（url）是HTML内容中常见的元素，搜狐系统在发送邮件之前会对内容中的超链接进行处理。但要确保系统平稳的运行仍需要您从一下的多方面给与支持：1. 所有html内容中的url都应该写成可点击的，不要仅仅只是简单的呈现，如。欢迎访问/ （程序清单4.1.1） 建议改成:欢迎访问/ (程序清单4.1.2)2. 超链接的标签中不要再包含任何的链接。上例中程序清单4.1.2中的代码应该改为如下：欢迎访问搜狐 (程序清单4.1.3)3. url的路径中尽量不要包含中文、全角符号、空格等一些陌生的字符。因为我们无法保证系统能正常识别您的url，另外即使搜狐能识别您的url，邮件发送出去后，您数以万计的接着者们在收到您的邮件后，他们的浏览器也未必能正常识别您的url。4.3 Email地址的规范化如果邮件内容中含有email地址，那么也请您写成超链接的形式，如下示例：欢迎访问 （程序清单4.2.1）与url超链接不一样的是，a标签的body部分可以是完整的email地址。4.4 图片的规范化要编辑一封漂亮的邮件，图片几乎是必不可少的。但另一方面，过多的使用图片或者使用过大的图片，都容易招来各ESP（Email Service Provider）的反垃圾屏蔽。不同的图片编写方式发送到各大ESP的邮箱中的显示效果也很不一样。本节我想从图片的功能、数量和大小控制以及图片的编写方式三个方面跟大家分享一些我们的经验。l 图片的功能，一般来讲采用图片主要起到两个方面的作用：1. 美化邮件内容。2. 隐藏敏感词汇，很多时候一封规范合法的邮件也常常不可避免的包含一些敏感的词汇。举例来说交友网向他的会员发送邮件，内容当然都是跟交友相关的。但这类的信息恰恰是各大ESP所高度警惕的。为了能达到更好的发送效果，我们有必要适当的把一些文字以图片的方式呈现。l 图片大小和数量的控制，总的来说，图片的数量越少越好，图片的尺寸越小越好（简直是废话是吧，哈哈）。但在图片大小和数量不能兼顾的条件下我们该如何处理呢？根据我们的经验我们倾向于将一张大图片分割成4到8张小图片。当然如果您看完下一小节您可能会倾向于其他的解决方案，如改成DIV。l 图片的编写方式，在html中显示图片主要有三种方式：1. 采用img标签。如下示例： (程序清单4.3.1)2. 采用div标签背景。 (程序清单4.3.2)3. 采用input标签。(程序清单4.3.3)第一种编写方式是最通常的编写方式，正因为如此也是各ESP所重点盯防的。采用这种发送编写图片在很多邮箱中都会默认屏蔽不显示（如gmail，yahoo，qq）。但话说回来，如果您的邮件内容中满是敏感词汇，有到处需要超链接，那么采用这种方式编写图片，然后在图片上加热点做超链接会让您感觉非常简单、高效。第二种编写方式实际上是将图片作为div的背景，当然实际使用的时候您很可能还需要添加其他的样式属性（如 background-repeat:no-repeat etc)。 记得最开始采用这种方式进行测试的时候，我满以为找到了一种逃避image检查的方式，而且在各大ESP邮箱中几乎都默认显示，但很快就发现采用这种方式有一个很严重的缺点就是在gmail邮箱中始终无法显示。第三种编写方式最大优点就是默认情况下在各ESP的邮箱中图片都会直接显示出来，但是采用这种方式也有一个很麻烦的就是如果您在图片外面添加了超链接跳转（也就是a标签）那么跳转会失效，因为input类型的image标签相当于表单中的提交按钮，您需要将a标签改成form才能正常跳转。如下：formpadding:0px;margin:0px; (程序清单4.3.4)当然，如果添加了form表单又会引来新的问题，那就是回事页面的显示效果发生变化，您需要上面代码示例中我给您提供的样式定义。搜狐工作组的成员们在经过了对这三种图片的编写方法进行反复严格的测试后，完成了下面的表格，表格中Y表示采用该种形式编写图片在改域的邮箱中图片默认就显示出来，N相反，希望能对您有所帮助。域ImgDivInput备注Outlook 2003FoxmailInput图片标签如果有链接，点击链接邮箱就会提示:出于安全考虑该操作已被屏蔽 取消屏蔽163&126SinaQqInput图片标签如果有链接，点击链接邮箱就会提示:出于安全考虑该操作已被屏蔽 取消屏蔽sohu&sogou邮件全部进垃圾邮箱21cnYahoo所有图片都无法显示Tom263EyouGmailInput标签如果有链接，点击链接邮箱就会跳出提示: You are submitting information to an external page, are you sure 确认框HotmailInput图片标签链接无效目前的搜狐系统中，每一封邮件只能编辑一种格式的邮件内容，实际发送的时候您可以根据您的列表中用户在各大域的分布情况进行适当的做些取舍。另外一方面我们正在调查是否有必要针对对发送效果有严格要求的用户提供支持让用户可以为每种域编辑适应各域的独立的内容。如果您在这方面有强烈的要求或者有更好的看法，不妨联系直接联系我们。我们将认真考虑您的意见。4.5 特征码保护不管您的邮件内容有多么的正规，如果您事先没有跟各大ESP进行良好沟通就直接进行大量的发送，那么各ESP都会对您的发送进行适当的控制。其中一种常见的一种做法就是识别您的邮件内容，将内容中的具有代表行的内容加黑。常见的这些内容如您的域名、联系电话、联系人姓名、联系人QQ号码等等，这样内容我们称之为特征码。一旦您的某个特征码被加黑了，那么以后携带同样特征码的邮件就很难再次发送到您的会员信箱中。我不知道您以前是否遇到类似的苦恼，但我确信没有骗您。不过在搜狐系统中，如果您确认邮件中某个部分内容为您的特征码，您只需要将该部分的内容按照我们的规范进行标记，那么搜狐会想办法对您的特征码进行保护。具体的标记方法是将您的特征码写在一个span标签中，并设置该标签的class属性等于helpme，如下面的示例代码：联系电话: 592-2956003 （程序清单4.4.1)有几个地方需要特别注意的是：1. 整个span标签的书写请严格示例中代码进行：全部小写、仅设置一个class属性、helpme属性采用双引号包含起来，等等。2. span标签的内部不允许再有任何的其他标签，也就是说span标签的整个body都应该是您的特征码；3. span标签中除了设置class=”helpme”属性外不要设置任何其他的属性信息；4. 如果您要设置span中的内容格式，那么您可以通过在内容中编写helpme的css样式来完成。其实这里采用class=”helpme”进行标记的主要原因就是为了方便您设置标签中文字的样式。最后补充说明一点的是，只有为特征码的地方才需要保护，其他方面的内容请您随处添加保护。如果添加太多可能让您的发送效果反而变差。4.5关键字与敏感词汇您是否了听说过贝叶斯反垃圾规则，简单的来说所谓贝叶斯规则就是分析一大堆（越多越好）的垃圾邮件，把学习过的内容中的出现频率最高的词汇抽取出来作为关键字（或者说敏感词汇）。在以后的垃圾识别中只要判断邮件内容中含有多少关键字就可以为邮件进行打分了。所以您的邮件内容中应该尽可能的避免出现这些关键字。常见的关键字主要是一些广告词汇，如免费、打折、发票等等。那么有什么办法避免这些词汇的出现呢，具体就要看您的了，您可以尽量绕开这些词汇或者采用一些替代词（如“免费”改成“零费用”）。4.6 整体说明虽然在内容上我们不可避免的需要对邮件做些处理，但是不管怎样，搜狐不管在邮件发送行为和内容上所倡导的仍是合法的规范化的邮件发送。我想这两者并不相互矛盾。因为