写办公邮件的注意事项.doc

写办公邮件的一些注意事项第一部分 一封邮件所承载的信息1. 个人能力的体现邮件可以体现个人的理解力，分析力，决定能力，影响力，逻辑思考力，条理性2. 基本素养体现个人的语言水平（语法，用词，拼写），审美，礼貌3. 个人的气质，和性格特质 比如 Friendly，Responsible，Helpful, Generous, Demanding，甚至一个人的格局和气场第二部分 什么时候需要用邮件作为工具沟通1.日常工作中常用的沟通工具有哪些，分别的特点有哪些2. 什么时候需要用邮件作为沟通工具工作流程的传递时，事件进展跟进时，agreement的总结时，需要传达信息，给出通知时注意：当有些情况发生变化时应该立刻改变沟通工具，打电话，直接走过去谈话甚至召集会议比如当问题本身并不严重，但是双方气氛不够有好时，可以转换为相对轻松地沟通方式，电话，communicator, 或者走过去面谈，这样可以有效体现诚恳并且改善气氛当问题无法得到有效解决，比如双方产生已经产生分歧，可能存在误解的时候，或者事情相对复杂，信息量大，有些因素不确定时，应该转变为互动的沟通方式，提高沟通效率，促进解决必要时，可以通过邮件方式再次总结确认双方的agreement和decision第三部分 格式上的常见问题 1. 字体 颜色尽量不要使用超过3种的颜色不应该使用过于鲜艳的颜色，比如大红，翠绿，亮黄色等不要在改变颜色的同时改变字体，比如加粗，下划线，改变字体大小2. 段落根据需要表达的不同意思分段，每段不应过长，不超过4行如果段落超过3个，并且每段内容仍有层次，应该用并列加标号分别列出第四部分 结构上的常见问题：1.收件人不要发给与事情无关的人2.抄送人当出现公司内部矛盾需要内部解决时，不应发给公司外部人员，需要时应该分两份邮件分别发出当出现对部门内部人员的投诉时，不应抄送其它部门人员当出现需要对外部门人员投诉时，应采取问题逐步升级的方法，并注意用客观的方式沟通： 对方平级= 给信息到对方经理，确认对方知道此事，或者升级到本部门经理，再由上级之间直接沟通解决邮件责任方出现多方时，应该分开邮件，不同时抄送公司内外部，上下多个级别3.主题主题应能够体现邮件主旨，可以有效的体现重要程度及对对方的反应要求，体现重要程度当邮件主旨变化是应及时改变主题内容4.邮件主体 称呼如果需要对方做出反应，应尽量称呼对方名字，以免导致无人反应 摘要当邮件内容有多个意图，或者信息量较大，应该用一句话说明为什么写邮件, 帮助收件人从正确的角度开始阅读邮件，有利于充分理解邮件内容即便转发邮件，也应当简略作出总结，摘要，帮助收件人大致确定邮件信息，以确定是否需要详读 正文 -针对性根据对方的邮件的要点，需求作出回复，有时不一定要回答问题本身，而是回答对方的困惑对于对方的问题点，针对性的给出答复，可能需要从不同层次来回答，给出必要的证据，避免用夸张的角度，或用形容词的方式描述情况，比如everyday，a lot, huge work load. ,导致失去逻辑变成口水战- 感情色彩（好的是什么，用词是什么）正式的商务邮件应当展示积极，正面，负责的态度，而不应带有负面感情色彩即便面对困难或责备，也应表现得职业，诚恳5.签